■概要
Microsoft Teamsでの会議設定後、議事録や関連資料を保管するために都度Microsoft SharePointでフォルダを手作業で作成していませんか。
この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れや命名ルールの不徹底といったミスにも繋がりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが登録されるだけで、関連するフォルダがMicrosoft SharePointに自動で作成され、Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsを連携させた効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsを連携させ、ファイル管理を効率化したいと考えている方
- 会議やプロジェクトごとの情報整理を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
- 手作業によるフォルダ作成の漏れや命名規則のバラつきといったミスをなくしたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsでイベントを登録するだけでMicrosoft SharePointにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- フォルダ作成のルールが統一され、作成漏れなどのヒューマンエラーを防止できるため、情報管理の品質向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションで抽出機能を設定し、「正規表現による抽出」でイベントの件名などからフォルダ名として利用したいテキストを抜き出します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」を設定し、抽出したテキストを元に指定の場所にフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 抽出機能では、Microsoft Teamsのイベント情報の中から、件名や本文など、どの項目からテキストを抽出するかを任意で設定できます
- Microsoft SharePointのフォルダ作成アクションでは、フォルダを作成するサイトや親フォルダを任意に指定したり、フォルダ名に固定の文言とイベント名などを組み合わせて設定したりすることが可能です
■注意事項
- Microsoft Teams、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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