・
「Google DriveとMicrosoft SharePointの両方に同じファイルを置いて、毎回移動やコピーをしている…」
「慌ただしい中で、もっと効率的に管理できる方法があればと思うこともある…」
こんな経験に覚えがある方は多いのではないでしょうか。
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointにファイルを保存したら、自動でGoogle Driveの指定フォルダにも反映される仕組み</span>があったらどうでしょう。
同じ作業を繰り返す必要がなくなり、ファイルの整理にかけていた時間を減らせます。
Yoomならノーコードで設定できるため、専門的な知識がなくてもすぐに自動化を始められます。
ぜひこの機会に自動化を導入して、よりスマートなファイル管理を実現しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointとGoogle Driveを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft SharePointとGoogle DriveのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたファイル転送やバックアップ作業を自動化できます。
例えば、Microsoft SharePointの特定フォルダにファイルが追加されたら、自動でGoogle Driveの対応フォルダへ同一ファイルを格納できます。
ここからは、どんな自動化ができるのか具体例を紹介していきましょう。気になる自動化があれば、ぜひクリックしてみてくださいね！
Microsoft SharePointの指定したフォルダに新しいファイルが格納されたことをトリガーに、そのファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダにも格納できます。
この自動化の活用により、<span class="mark-yellow">手動でのファイル転送作業が不要となり、迅速な情報共有とバックアップ体制の構築</span>ができます。
部署ごとにストレージが異なっていても問題なく、ファイルのやり取りがシンプルになり業務効率が高まります。
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書といったファイルをOCRで読み取り、抽出した文字データを元のファイルと一緒にGoogle Driveに保管する連携です。
<span class="mark-yellow">紙の書類や画像に書かれた内容をデジタルテキストとして扱えるようになり、あとから検索したり活用したりするのが楽になります</span>
それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft SharePointとGoogle Driveの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint／Google Drive
[Yoomとは]
今回は「Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、Google Driveにも格納する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【注意事項】
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されますMicrosoft SharePointを検索して選択しましょう。
Yoomと連携したいアカウント情報を入力しましょう。
「パスワード」を入力して「サインイン」しましょう。
「マイアプリ」にMicrosoft SharePointが表示されていれば連携完了です！
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。Google Driveを検索して選択しましょう。
「Sign in with Google」を選択します。
Yoomと連携したいアカウントを選択します。
アクセス権限について確認して「続行」を選択しましょう。
「マイアプリ」にGoogle Driveが表示されていれば連携完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーしましょう。
バナーの「試してみる」をクリックします。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Microsoft SharePointの指定フォルダに新しくファイルを作成していない方はこのタイミングで作成しましょう。
今回は例として「0918テスト」というフォルダに「テスト用書類.pdf」を作成しました！
トリガーの起動間隔を設定します。トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「サイトID」と「フォルダID」を候補から選択しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
ここでは、Microsoft SharePointで新しく作成されたファイルの情報が反映されています。
「保存する」を選択しましょう。
【注意】
「コマンドオペレーション」を選択します。
「分岐条件を指定」はデフォルトで設定されています。
「タイトル」は任意で変更可能です。
「分岐対象の取得した値」と「分岐条件」が以下の画像と同じように設定されているか確認してみてくださいね。
今回はMicrosoft SharePointでファイルが作成されたときにフローボットが起動するようにしたいので、「分岐条件」が「作成日時」と「最終更新日時」が等しいときに設定されています。
確認できたら「保存する」を選択しましょう。
【注意】
「ファイルをダウンロード」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「サイトID」と「ドライブID」を候補から選択します。
「アイテムID」を「取得した値」から設定しましょう。
「取得した値」は変数となるので、Microsoft SharePointでサイト内の指定フォルダにファイルが作成される度にそのデータを活用可能になります！
設定できたら「テスト」を行いましょう。テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
「ファイルをアップロード」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「格納先のフォルダID」を候補から選択しましょう。
例としてGoogle Drive内の「テスト」というフォルダにアップロードするように設定しました！
「ファイル名」を「取得した値」から設定しましょう。
「ファイルの添付方法」が「取得した値を使用する」に、「ファイル」が「ダウンロードしたファイル」に設定されていることを確認します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
Google Driveにファイルがアップロードされました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
今回はMicrosoft SharePointからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle DriveからMicrosoft SharePointへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google Driveの指定フォルダに新しいファイルがアップロードされたことをトリガーに、そのファイルを自動でMicrosoft SharePointの指定フォルダにも格納する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">Google Driveを起点としたファイル共有フローを構築し、組織全体の情報資産をMicrosoft SharePointに集約・一元管理することが可能</span>になります。
Google Driveにアップロードされたファイルの中から、ファイル名や種類など特定の条件に合致するものだけを抽出し、Microsoft SharePointに格納する連携です。
この連携では、<span class="mark-yellow">不要なファイルの転送を防ぎ、必要な情報だけを整理してSharePointに格納できる</span>ため、効率的なファイル管理につながります。
Yoomでは、Microsoft SharePointとGoogle Driveに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてくださいね！
他にも、kintoneでレコードが登録されたタイミングで自動的にMicrosoft SharePoint上にフォルダを作成したり、スケジュールに応じて新規フォルダを生成してChatworkに通知を送ることができます。
契約や承認といった進捗に応じてフォルダが整理されるので、関係者との情報共有もスピーディーになります。
DocuSignの締結ファイルを自動でDriveに保存したり、Shopifyの商品登録やBacklogの課題作成をトリガーにGoogle Driveに新しいフォルダを生成することも可能です。
営業や企画の場面でも、資料の更新をきっかけに動き出せるので、チーム全体が安心して次のアクションに移れるようになるでしょう。
Microsoft SharePointとGoogle Driveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル転送やバックアップ作業の手間を削減し、転送漏れや更新ミスといったヒューマンエラーを防げます。</span>
チーム内で同じ資料をすぐに確認できるようになることで、資料探しや整理にかける時間を減らして、落ち着いて業務に取り組めるようになるでしょう。
ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、専門知識がなくても直感的な操作で業務フローを自動化できます。
自動化を試してみたいと感じた方は、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携エラーが発生した場合の通知や対処法は？
A：進行中のフローボットがエラーで停止された場合、Yoomに登録したメールアドレス宛てに通知が届きます。
エラーの原因として、設定内容・フローボット起動時の取得した値の誤りやアプリの接続切れなどが挙げられます。エラー時の対応方法については以下をご覧ください。
Q：Microsoft SharePoint上のファイルの権限設定はGoogle Driveに引き継がれますか？
A：Microsoft SharePointで設定したアクセス権限は、Google Driveには引き継がれません。
Q：Google Driveに同じ名前のファイルが存在した場合どうなりますか？
A：Google Driveに既に同じ名前のファイルがあっても、新しいファイルが作成されます。
例えば、Microsoft SharePointで「テスト書類.pdf」を作成した際に、Google Driveに既に「テスト書類.pdf」というファイルがあったとしても、新しく「テスト書類.pdf」がGoogle Driveに作成されます。
.avif)
.webp)
.webp)
