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「ファイル名を手作業でコピー＆ペーストするのが面倒…」
「複数のスクリーンショットやPDFをGoogleドキュメントに変換するのが大変…」
このように、スクリーンショットやPDFを手作業でデータ化するのに時間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">特定のフォルダにスクリーンショットなどの画像ファイルを保存するだけで、自動的に処理が行われGoogleドキュメントに変換される仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業から解放され、企画の立案や資料のブラッシュアップといった、より創造的な業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">スクリーンショットの画像をOCRで読み取りテキスト化する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Google Driveに保存されたスクリーンショットのPDFファイルを自動で読み取り、Googleドキュメントにテキストとして変換・保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[Google Drive]
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
こちらで紹介しているGoogle スプレッドシートの連携方法を参考に、Google Driveのマイアプリ連携を進めましょう。
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
まず事前準備として、Google Driveの特定フォルダにファイルを格納してください。
今回は、フォルダを作成し、スクリーンショットのPDFファイルをアップロードしました。
このフォルダにファイルがアップロードされたら、トリガーが起動するよう設定していきます！
なお、アップロードした書類の内容は下記の通りです。
この後のステップでは、ここに記載された文字を読み取る設定を行います。
Google Driveの準備ができたらYoomの設定画面に戻り、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリック。
アクションはテンプレート通りに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のままにしてください。
連携するアカウント情報は、トリガーとしたいアカウントが設定されているか確認し、「次へ」をクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずはトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
続いて、「フォルダID」の入力欄をクリックして表示された候補から選択しましょう。
ここでは、先ほど作成した「テスト」フォルダにファイルが作成された時にフローボットが起動するように設定しました！
なお、この候補は前のページで選択したアカウント情報に紐づいて表示されます。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、「取得した値」にGoogle Driveの情報が反映されます。
この値は次のステップで活用します！
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
最後に、ページ最下部の「保存」を選択しましょう。
分岐「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
こちらのステップでは、任意のファイルのみ後続の処理を行うために分岐設定をします。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
オペレーションに「特定のラベルのメールを受信したら」、取得した値に検知したい項目を設定しましょう。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定してください。
以下画像のように設定することで、ファイル名に「pdf」というキーワードが含まれている場合のみ、後続のアクションに進むよう指定できます。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
続いて、ファイル名から特定の文字を読み取る設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
下記のような画面になるので、必要に応じて「変更」ボタンよりアクションを変更してください。
アクションを変更する際は、記載されているタスク数の分だけ消費されるため、注意して選びましょう。
続いて、対象のテキストを下記画像のように設定しましょう。
「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しく文字が読み取れていることを確認しましょう。
確認後、「保存する」をクリックします。
「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」をクリックしましょう。
設定内容を確認し、次へ進みましょう。
ファイル名には取得した値を活用して設定してください。
作成したGoogleドキュメントを格納するフォルダIDを設定しましょう。
設定できれば、テストをクリック。
テストが成功すると、変換したファイルIDが作成されます。
忘れずに「保存」を押してください。
実際に、Google DriveにGoogleドキュメントが作成されているか確認してみましょう。
下記のように、指定したファイル名でGoogleドキュメントが作成されていればOKです！
作成されたGoogleドキュメントを確認してみましょう。
正しくファイルが保存されていれば成功です。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回ご紹介した連携以外でも、Google DriveのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Google Driveに保存されたファイルをOCR処理し、自動でSalesforceにリードを登録することができます。
これにより、営業活動のスピードが向上し、手動で行っていたリード管理の手間が省けるでしょう。
複数ツール間でのデータ連携をスムーズにするため、ビジネスをさらに効率化したい方に最適です。
複数のスクリーンショットやPDFの資料を保管することで、<span class="mark-yellow">効率よくGoogleドキュメントに変換して作業効率を向上させ、手作業での転記を省くことができます。</span>
これにより、日々の作業をが効率化され、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を創出できるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：この自動化にかかる具体的なコスト感を教えてください。
A：Yoomには「フリープラン」「ミニプラン」「チームプラン」「サクセスプラン」があり、各プランごとに利用可能な機能や、毎月の無料タスク数・無料ライセンス数が異なります。
なお、今回のフローでは最低でも
の計4タスクを消費します。
月に25件以上、特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されることが見込まれる場合、有料プランがおすすめです
Q：この自動化はどの料金プランで実現できますか？
A：この自動化は、Yoomのフリープランで利用できるアプリです。
Yoomには「フリープラン」「ミニプラン」「チームプラン」「サクセスプラン」があり、各プランごとに利用可能な機能や、毎月の無料タスク数・無料ライセンス数が異なります。
詳しい機能比較や料金プランについては、以下のヘルプページをご参照ください。
Q：エラーになった場合、どうなりますか？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。
また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。
原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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