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「Slackの重要なメッセージをGoogle スプレッドシートにまとめて管理したい！」
「特定の報告や依頼をSlackからコピペしてスプレッドシートに転記するのが面倒...」
このように、日常的な情報共有でSlackとGoogle スプレッドシートを使いながらも、その間のデータ連携が手作業のために非効率だと感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Slackに投稿された特定のメッセージを自動でGoogle スプレッドシートに記録する仕組み</span>を構築できれば、面倒な作業から解放されます。情報の集約漏れや入力ミスといったヒューマンエラーも防いで、より重要な業務に集中できる時間が生まれます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングなどの専門知識は一切不要で、誰でも簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して日々の業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SlackとGoogle スプレッドシートを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SlackとGoogle スプレッドシートのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたSlackのメッセージ内容の転記作業などを自動化できます。
例えば、特定のキーワードを含むメッセージを自動でスプレッドシートに記録したり、内容を要約して追加したりすることが可能です。
これにより、情報収集や報告書作成の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎます。
これから具体的な自動化例を複数ご紹介するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Slackの特定のチャンネルに投稿される日報や問い合わせなどを手動でスプレッドシートに転記していると、手間がかかるだけでなく転記漏れも発生しがちです。
この連携は、メッセージから特定のデータを抽出して連携する処理を含むため、<span class="mark-yellow">指定したテキストを含むメッセージが投稿された際に、その内容を自動でGoogle スプレッドシートの新しい行に追加できる</span>ので、素早い情報集約が可能となり、転記作業の手間とミスを根本からなくすことができます。
長文の報告や議論がSlackで行われた場合、その内容をすべてスプレッドシートに転記すると情報が煩雑になり、後から見返すのが大変です。
この連携はAIによる要約処理を含むため、<span class="mark-yellow">Slackに投稿された長文のメッセージをAIが自動で要約し、その結果をGoogle スプレッドシートに記録</span>します。
これにより、情報の要点を素早く把握できるようになり、報告書の作成や状況確認の時間を短縮できます。
それでは、SlackとGoogle スプレッドシートを連携する自動化フローを作成していきましょう。
今回ご紹介する方法は、プログラミングの知識がなくても画面の指示に従って設定するだけで、誰でも簡単に連携を実現できます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はSlackから指定のテキストを含むメッセージが送信されたら、Google スプレッドシートに追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
事前準備
テスト用にSlackにメッセージを追加します。
今回は以下のメッセージから、ミーティング名と開催日時を抽出し、Google スプレッドシートに追加する流れです。
情報を追加するGoogle スプレッドシートも以下のように準備しておきましょう。
はじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
基本的な設定方法やSlackとGoogle スプレッドシートの連携を解説しているナビをご覧ください！
SlackとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携が完了したらステップ2へ進みましょう！
ここからフローを作成していきます！
あらかじめ用意されているフロー「テンプレート」を使えば、簡単に設定が可能です。
まずはテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、下のバナーから「試してみる」をクリックしてください。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここではSlackに特定のテキストを含むメッセージが送信されたら、フローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
チャンネルIDを候補から選択します。
連携したいチャンネルを選択してください。
トリガー条件のテキストを入力しましょう。
今回は「定例ミーティング」というテキストを含む投稿がある度に、フローボットが起動するように設定しました。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値(アウトプット)が出力されます。
アウトプットについてはこちらの記事も参考にしてください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
AIを使用して、テキストからデータを抽出する設定を行います。
変換タイプは、使用するAIやデータの文字数によって、消費するタスク数が異なります。
文字数などから適切な変換タイプを選択してください。
タスクについてはこちらのヘルプページもご覧ください。
対象のテキストを、前項で取得した値から選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに最新のテキストが反映されます。
抽出したい項目は、今回は「ミーティング名」「開始日時」と入力しました。
任意で他の項目を設定することも可能です。
AIが判定しやすい、複雑ではない項目を設定しましょう。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、以下のように表示されデータが抽出されます。
確認し「保存する」をクリックします。
次に3つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、Google スプレッドシートにレコードを追加する設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま下の項目を入力します。
スプレッドシートIDは、フィールドをクリックし候補の中から選択してください。
同様に、スプレッドシートのタブ名も候補から選択します。
準備したシートを選択しましょう。
テーブル範囲も注釈に従って入力したら、「次へ」をクリックします。
追加するレコードの値は、前項で取得した値から設定します。
取得した値を選択することで、内容が固定化されず、フローボットが起動する度に新しく抽出した値が反映されます。
通知可否に任意のテキストを入力し、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、以下のように表示されGoogle スプレッドシート側にもレコードが追加されています。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Slackから指定のテキストを含むメッセージが送信されたら、Google スプレッドシートに追加する方法は以上です。
これまではSlackからGoogle スプレッドシートへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle スプレッドシートの情報をトリガーとしてSlackに通知する自動化も可能です。
例えば、スプレッドシートに新しいタスクが追加された際に担当者へ通知するなど、様々な業務に応用できます。
Google スプレッドシートからSlackへのデータ連携を行いたい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google スプレッドシートで管理しているタスクリストや問い合わせ管理表が更新された際、関係者への通知が遅れたり、そもそも共有を忘れてしまうことがあります。
この連携を使えば、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートに新しい行が追加されたタイミングで、その内容を即座にSlackの指定チャンネルに通知できる</span>ため、早く情報共有ができ、対応漏れや確認の遅延を防ぎます。
スプレッドシートに議事録や調査結果などの長文データが追加された場合、その全文をSlackに通知しても、内容を把握するのに時間がかかってしまいます。
この連携はAIによる要約処理を含むため、<span class="mark-yellow">スプレッドシートに追加された長文の内容をAIが自動で要約し、その要点だけをSlackに通知</span>します。これにより、チームメンバーは重要な情報を素早くキャッチアップでき、素早い意思決定をサポートします。
SlackやGoogle スプレッドシートのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、Slackに通知したり、Zoho CRMで取引先が新規作成されたらSlackに通知したりできます。また、Yoomデータベースにレコードが登録されたらSlackに通知したり、フォームで応募があったら、応募内容に併せてルートを変え別々のSlackチャンネルに通知したりすることも可能です。さらに、HubSpotで新規取引が作成されたらSlackでメッセージを送付するといった自動化も行えます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Salesforceにレコードを追加したり、Google スプレッドシートで行が更新されたら、HubSpotのコンタクト情報も更新したりできます。また、Google スプレッドシートで行が追加されたら、Microsoft Teamsに通知したり、Zendeskにチケットを作成したりすることも可能です。さらに、Google スプレッドシートで行が追加されたら、Googleカレンダーに予定を追加するといった自動化も行えます。
SlackとGoogle スプレッドシートの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメッセージの転記や情報共有といった定型業務にかかる時間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーも未然に防ぐことができるため、</span>担当者は情報の集約や管理といった単純作業から解放され、本来注力すべき分析や企画などのコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：AIのデータ抽出がうまくいかない場合の対処法は？
A：うまくいかない場合、抽出したい項目を、より判定しやすい項目に変更して再度テストを行ってください。
AI機能では、テスト実行回数に上限がございますのでご注意ください。
Q：もっと複雑な条件で自動化を起動させることはできますか？
A：今回紹介したフロー以外にも、SlackやGoogle スプレッドシートの自動化は可能です。
以下のAPI連携についての詳細もご覧ください。
SlackとGoogle スプレッドシート の連携
Q：連携フローがエラーで止まった場合、どうなりますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
詳しくは、こちらのヘルプページをご参照ください。
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