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「Zendeskで受けた問い合わせチケットの内容を、作業時間計測のためにTogglに手作業でコピーしている…」
「チケットIDや顧客からの要件を転記する際にミスが発生したり、タスクの作成自体を忘れたりしてしまうことがある…」
このように、ZendeskとToggl間での手作業によるデータ連携に、非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Zendeskで新しいチケットが作成されたら、関連情報がTogglのタスクとして自動で作成される仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい転記作業から解放されるかもしれません。
また、入力ミスや計上漏れのリスクをなくし、より正確な工数管理を実現しながら顧客対応の品質の向上を図れるはずです。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ZendeskとTogglを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ZendeskとTogglのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていたZendeskのチケット情報をTogglに転記するといった作業を自動化できます。
この連携により、手作業による時間と労力を削減できます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Zendeskに新しいサポートチケットが作成されると、その情報を基にしてTogglに自動でタスクを作成するフローです。
<span class="mark-yellow">作業時間の計測漏れやタスクの作成忘れ防止に繋がり、サポート業務の工数管理を正確に行えるはずです。</span>
この連携は、Zendeskのデータを直接Togglに連携するシンプルな構成のため、すぐに設定して利用を開始できます。
Zendeskで作成されたチケットの中から、例えば「緊急」といった特定の優先度を持つものや、特定のキーワードが含まれるものだけを抽出し、自動でTogglにタスクを作成することも可能です。
<span class="mark-yellow">重要な問い合わせへの対応状況を優先的に可視化し、工数管理の効率化に繋がります。</span>
この連携は、特定の条件で処理を分岐させる設定を含んでいるため、より柔軟な業務フローの構築が可能です。
それでは、実際にZendeskとTogglを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでZendeskとTogglの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zendesk／Toggl
[Yoomとは]
今回はZendeskで新しいチケットが作成されたら、TogglでTaskを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
※Zendeskは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
また、有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているZendeskも問題なくお試しいただけます。
ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
検索ボックスにTogglと入力し、Togglのアイコンをクリックします。
TogglよりAPIトークンを取得し、入力したら追加ボタンをクリックしましょう。
※画面にも記載がありますが、API Tokenの取得についてはこちらの記事もご確認ください。
マイアプリにTogglが追加されたことを確認出来たら、Togglのマイアプリ登録は完了となります。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
まずはフローが動き出すきっかけとなるZendeskのトリガー設定を行います。
画面赤枠の「新しいチケットが作成されたら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしてください。
また、次の画面を操作する前にZendeskで新たにチケットを作成しておきましょう。
今回は下記のようなチケットを作成した想定で進めていきます。
Yoom画面に戻り、下記を設定しましょう。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックしましょう。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
次にTogglの設定を行います。
画面赤枠の「Create Task」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしてください。
API接続設定画面ではTogglに登録するタスクの詳細内容を設定していきます。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
（※実際にTogglにタスクが作成されます。）
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
Togglを参照し、タスクが作成されていることを確認しましょう。
テスト結果に問題がなければ画面下の保存するボタンをクリックしましょう。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
今回はZendeskからTogglへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にTogglからZendeskへのデータ連携を実施することも可能です。
下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Togglで新しいタスクを作成した際に、その内容をZendeskのチケットとして自動で起票するフローです。
<span class="mark-yellow">プロジェクト管理ツールで発生したタスクとカスタマーサポートの情報を一元化し、作業依頼や情報共有の連携をスムーズにします。</span>
Togglで作成されたタスクの中から、特定のプロジェクトやキーワードをタイトルに含むものだけをZendeskのチケットとして自動作成することも可能です。
<span class="mark-yellow">関連部署へのエスカレーションが必要なタスクだけを効率的に連携し、対応漏れを防ぎます。</span>
ZendeskやTogglのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化できます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
Microsoft Teamsなどのチャットツールと連携することで、Zendeskでチケットが作成されたことを指定のチャネルに自動通知できます。
テンプレートを設定するだけでチケットの作成をスムーズに共有できるため、チケット対応を効率化したいときにおすすめです。
Todoistなどと連携することで、Togglに新しいタスクが追加されたら、Todoistにも自動で登録できます。
簡単な設定だけで、タスクの転記漏れを防げるため、人為的ミスを防ぎたいときに利用してみてください。
ZendeskとTogglの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまでチケットごとに手作業で行っていたTogglへのタスク登録作業の手間を削減し、転記ミスや計上漏れといったヒューマンエラーを減少させることができます。</span>
これにより、担当者は手動でのデータ入力作業から解放され、より正確な情報に基づいた工数管理ができます。
さらに、本来注力すべき顧客対応などのコア業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Zendeskの件名以外もTogglに連携できますか？
A：はい。
今回は件名のみを連携しましたが、以下の画像のように詳細や優先度、ステータスなども連携することが可能です。
Q：チケット内容に応じてTogglのプロジェクトを自動で振り分けられますか？
A：はい。分岐や進行先を切り替えるオペレーションを使用することで対応が可能です。
例えば下記の画像では優先度がhighのチケットのみを連携するように条件を設定しています。
※なお、「分岐する」「進行先を切り替える」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：チケットの「更新」時にも連携は可能ですか？
A：はい。
今回のフローは「新しいチケットが作成されたら」がトリガーとなっていますが、Zendeskのトリガーアクションを選択する際に「チケットが更新されたら」を選んでフローいただければ、チケットの更新時に連携を行うことも可能です。
その他のZendeskやTogglで利用できるアクションは以下をご確認ください。
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