・
【ラクラク設定】Zoom会議の録画を自動で文字起こししてGoogle Driveに保存する方法
「Zoom会議が終わるたびに、録画データをダウンロードして、文字起こしサービスにかけて、その結果を整形してドキュメントにまとめて、さらにGoogle Driveの特定のフォルダにアップロードして…」
このように、Zoomでのオンライン会議後に行う議事録作成や情報共有の一連の作業に、多くの時間と手間を感じていませんか？手作業が多いため、うっかりミスが発生したり、共有が遅れてしまうこともありますよね。
そこで、Zoom会議が終了したら、その録画データを自動的に文字起こしして、議事録としてGoogle Driveに保存される仕組みをご紹介！
この仕組みを活用すれば、煩わしい手作業から解放され、もっと創造的な業務や戦略的なタスクに集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に構築できます。ぜひ最後までチェックして、業務効率化の参考にしてみてくださいね！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoom会議が終了した後に録画データを自動で文字起こしし、議事録としてGoogle Driveに保存する業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
■概要
Zoom会議後の議事録作成は、録画の視聴や文字起こし、要約、ファイル管理など多くの手間がかかる業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Zoomでの会議が終了するだけで、録画データから自動で文字起こしと要約を行い、議事録としてPDF化した上でGoogle Driveに保存します。
一連の作業を自動化することで、議事録作成にかかる負担を解消し、より重要な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoom会議のたびに発生する録画の文字起こしや議事録作成に手間を感じている方
- 会議内容の共有を迅速化し、チームの生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
- 手作業による議事録作成を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議終了後の文字起こしから要約、PDFでのファイル保存までを自動化し、議事録作成にかかる時間を短縮します。
- 手作業による文字の聞き間違いや転記ミス、要約の抜け漏れ、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
- トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定して、自動化を開始するきっかけを作ります。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、取得した情報をもとにZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションで音声ファイルを取得します。
- オペレーションでYoomの文字起こし機能を選択し、ダウンロードした音声ファイルを文字起こしします。
- 次に、要約機能で文字起こししたテキストを指定し、会議内容を要約します。
- 続いて、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションで、要約テキストを反映した議事録を作成します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、作成した議事録を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定で、フローボットの起動対象としたいユーザーのメールアドレスを任意で設定してください。
- 文字起こし機能や要約機能では、文字数に応じた設定や、処理対象となる音声ファイルやテキストを任意で指定してください。
- 要約機能では、出力したい文字数や箇条書きなどの要約条件を任意で設定できます。
- Googleドキュメントのアクションでは、あらかじめ用意した議事録の雛形や、要約を反映させる箇所などを任意で設定してください。
- Google Driveのアクションでは、作成した議事録を格納するフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
■概要
Zoom会議後の議事録作成は、録画の視聴や文字起こし、要約、ファイル管理など多くの手間がかかる業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Zoomでの会議が終了するだけで、録画データから自動で文字起こしと要約を行い、議事録としてPDF化した上でGoogle Driveに保存します。
一連の作業を自動化することで、議事録作成にかかる負担を解消し、より重要な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoom会議のたびに発生する録画の文字起こしや議事録作成に手間を感じている方
- 会議内容の共有を迅速化し、チームの生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
- 手作業による議事録作成を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議終了後の文字起こしから要約、PDFでのファイル保存までを自動化し、議事録作成にかかる時間を短縮します。
- 手作業による文字の聞き間違いや転記ミス、要約の抜け漏れ、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
- トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定して、自動化を開始するきっかけを作ります。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、取得した情報をもとにZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションで音声ファイルを取得します。
- オペレーションでYoomの文字起こし機能を選択し、ダウンロードした音声ファイルを文字起こしします。
- 次に、要約機能で文字起こししたテキストを指定し、会議内容を要約します。
- 続いて、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションで、要約テキストを反映した議事録を作成します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、作成した議事録を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定で、フローボットの起動対象としたいユーザーのメールアドレスを任意で設定してください。
- 文字起こし機能や要約機能では、文字数に応じた設定や、処理対象となる音声ファイルやテキストを任意で指定してください。
- 要約機能では、出力したい文字数や箇条書きなどの要約条件を任意で設定できます。
- Googleドキュメントのアクションでは、あらかじめ用意した議事録の雛形や、要約を反映させる箇所などを任意で設定してください。
- Google Driveのアクションでは、作成した議事録を格納するフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
ZoomとGoogle Driveを連携してできること
ZoomとGoogle Drive間で発生する録画データの処理や議事録作成といった作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、会議後の面倒な手作業から解放され、重要な情報を迅速かつ正確にチーム内で共有できるようになるでしょう。
気になるテンプレートがあれば、ぜひクリックして試してみてくださいね！
Zoomの録画データを加工・変換してGoogle Driveに自動で保存する
Zoom会議が終了すると、その録画データが自動的に文字起こしされ、さらに要約や翻訳といった処理が加えられた上で、議事録としてGoogle Driveに保存できます。
手作業による議事録作成の手間を大幅に削減し、多言語対応や情報整理の質の向上に期待できます。
■概要
Zoom会議後の議事録作成は、録画の視聴や文字起こし、要約、ファイル管理など多くの手間がかかる業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Zoomでの会議が終了するだけで、録画データから自動で文字起こしと要約を行い、議事録としてPDF化した上でGoogle Driveに保存します。
一連の作業を自動化することで、議事録作成にかかる負担を解消し、より重要な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoom会議のたびに発生する録画の文字起こしや議事録作成に手間を感じている方
- 会議内容の共有を迅速化し、チームの生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
- 手作業による議事録作成を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議終了後の文字起こしから要約、PDFでのファイル保存までを自動化し、議事録作成にかかる時間を短縮します。
- 手作業による文字の聞き間違いや転記ミス、要約の抜け漏れ、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
- トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定して、自動化を開始するきっかけを作ります。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、取得した情報をもとにZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションで音声ファイルを取得します。
- オペレーションでYoomの文字起こし機能を選択し、ダウンロードした音声ファイルを文字起こしします。
- 次に、要約機能で文字起こししたテキストを指定し、会議内容を要約します。
- 続いて、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションで、要約テキストを反映した議事録を作成します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、作成した議事録を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定で、フローボットの起動対象としたいユーザーのメールアドレスを任意で設定してください。
- 文字起こし機能や要約機能では、文字数に応じた設定や、処理対象となる音声ファイルやテキストを任意で指定してください。
- 要約機能では、出力したい文字数や箇条書きなどの要約条件を任意で設定できます。
- Googleドキュメントのアクションでは、あらかじめ用意した議事録の雛形や、要約を反映させる箇所などを任意で設定してください。
- Google Driveのアクションでは、作成した議事録を格納するフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
■概要
Zoom会議後の録画データの処理、例えば文字起こしや要約、さらには翻訳といった作業に多くの時間を費やしていませんか？ また、作成した議事録を適切な場所に保存する手間も、日々の業務の中で負担になっているのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Zoom会議終了後の録画データ取得から、AIによる文字起こし、要約、翻訳、そしてGoogle Driveへの議事録保存までの一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのオンライン会議が多く、議事録作成に時間を要しているビジネスパーソンの方
- 会議の録画データを手作業で文字起こし、要約、翻訳している担当者の方
- Google Driveで議事録を管理しており、保存作業の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議終了後の録画処理から議事録作成、Google Driveへの保存までを自動化することで、作業時間を短縮できます。
- 手作業による文字起こしの誤りや、要約・翻訳時の内容の抜け漏れといったヒューマンエラーの発生を抑えることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定することで、会議が終了したことを検知します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、該当ミーティングの録画情報を取得します。
- 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定し、録画ファイルをYoom内にダウンロードします。
- 次に、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした録画ファイルの音声データからテキストを抽出します。
- 続いて、AI機能の「要約する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを指定の形式で要約します。
- 次に、AI機能の「翻訳する」アクションを設定し、要約されたテキストを任意の言語に翻訳します。
- 続いて、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、文字起こしされたテキスト、要約、翻訳結果などを盛り込んだ議事録を作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成された議事録を指定のフォルダに自動で保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「要約する」では、音声データをどのように要約するか、例えば要点の抽出方法や文字数、箇条書き形式といった出力形式などを任意で設定できます。
- Googleドキュメントの「書類を発行する」では、あらかじめ作成済みの議事録の雛形を使用することで、企業ロゴや特定のフォーマットに沿った任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
■注意事項
- Zoom、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Zoom会議後の議事録作成は、録画の視聴や文字起こし、要約、ファイル管理など多くの手間がかかる業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Zoomでの会議が終了するだけで、録画データから自動で文字起こしと要約を行い、議事録としてPDF化した上でGoogle Driveに保存します。
一連の作業を自動化することで、議事録作成にかかる負担を解消し、より重要な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoom会議のたびに発生する録画の文字起こしや議事録作成に手間を感じている方
- 会議内容の共有を迅速化し、チームの生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
- 手作業による議事録作成を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議終了後の文字起こしから要約、PDFでのファイル保存までを自動化し、議事録作成にかかる時間を短縮します。
- 手作業による文字の聞き間違いや転記ミス、要約の抜け漏れ、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
- トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定して、自動化を開始するきっかけを作ります。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、取得した情報をもとにZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションで音声ファイルを取得します。
- オペレーションでYoomの文字起こし機能を選択し、ダウンロードした音声ファイルを文字起こしします。
- 次に、要約機能で文字起こししたテキストを指定し、会議内容を要約します。
- 続いて、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションで、要約テキストを反映した議事録を作成します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、作成した議事録を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定で、フローボットの起動対象としたいユーザーのメールアドレスを任意で設定してください。
- 文字起こし機能や要約機能では、文字数に応じた設定や、処理対象となる音声ファイルやテキストを任意で指定してください。
- 要約機能では、出力したい文字数や箇条書きなどの要約条件を任意で設定できます。
- Googleドキュメントのアクションでは、あらかじめ用意した議事録の雛形や、要約を反映させる箇所などを任意で設定してください。
- Google Driveのアクションでは、作成した議事録を格納するフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
■概要
Zoom会議後の録画データの処理、例えば文字起こしや要約、さらには翻訳といった作業に多くの時間を費やしていませんか？ また、作成した議事録を適切な場所に保存する手間も、日々の業務の中で負担になっているのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Zoom会議終了後の録画データ取得から、AIによる文字起こし、要約、翻訳、そしてGoogle Driveへの議事録保存までの一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのオンライン会議が多く、議事録作成に時間を要しているビジネスパーソンの方
- 会議の録画データを手作業で文字起こし、要約、翻訳している担当者の方
- Google Driveで議事録を管理しており、保存作業の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議終了後の録画処理から議事録作成、Google Driveへの保存までを自動化することで、作業時間を短縮できます。
- 手作業による文字起こしの誤りや、要約・翻訳時の内容の抜け漏れといったヒューマンエラーの発生を抑えることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定することで、会議が終了したことを検知します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、該当ミーティングの録画情報を取得します。
- 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定し、録画ファイルをYoom内にダウンロードします。
- 次に、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした録画ファイルの音声データからテキストを抽出します。
- 続いて、AI機能の「要約する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを指定の形式で要約します。
- 次に、AI機能の「翻訳する」アクションを設定し、要約されたテキストを任意の言語に翻訳します。
- 続いて、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、文字起こしされたテキスト、要約、翻訳結果などを盛り込んだ議事録を作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成された議事録を指定のフォルダに自動で保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「要約する」では、音声データをどのように要約するか、例えば要点の抽出方法や文字数、箇条書き形式といった出力形式などを任意で設定できます。
- Googleドキュメントの「書類を発行する」では、あらかじめ作成済みの議事録の雛形を使用することで、企業ロゴや特定のフォーマットに沿った任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
■注意事項
- Zoom、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
特定条件のZoom録画データをGoogle Driveに自動で保存する
特定の議題や参加者など、あらかじめ設定した条件に合致するZoom会議の録画データを対象として文字起こしや議事録作成を行い、Google Driveに自動で保存することも可能です。
必要な情報だけを選択的に記録・共有できることで、ストレージの効率的な利用や情報過多の防止にも役立ちます。
■概要
Zoom会議後の録画データの処理は、手間がかかる作業の1つではないでしょうか？特に、録画を文字起こしし、要約して議事録を作成、さらにGoogle Driveへ保存といった一連の作業は、多くの時間を要します。このワークフローを活用すれば、Zoom会議終了をトリガーに、これらの作業を自動化し、議事録作成の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのオンライン会議が多く、議事録作成に時間を要しているビジネスパーソンの方
- 会議の録画データを手作業で文字起こし・要約し、非効率を感じている担当者の方
- 議事録をGoogle Driveで一元管理し、保存作業の自動化を目指すチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議終了後の録画取得からGoogle Driveへの議事録保存までの一連の作業が自動化され、手作業の時間を削減します。
- 手作業による文字起こしのミスや要約の偏り、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションの分岐機能で、特定の条件に応じて後続処理を分岐させる設定をします。
- 次に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- その後、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声ファイルからテキストを抽出します。
- 次に、AI機能の「要約する」アクションで、文字起こしされたテキスト内容を要約します。
- 続いて、書類を発行する機能でGoogleドキュメントを元に、文字起こしと要約結果を含む議事録をPDFで作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成された議事録のPDFを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ミーティングのレコーディング情報など前段階で取得した情報に基づき、任意の条件を指定して後続の処理を分岐させることが可能です。
- AI機能の要約では、文字起こしされたテキストの中から、特定の情報やセクションを指定し、任意の条件で要約内容を調整することが可能です。
- 書類を発行する機能では、使用する議事録の雛形を任意で指定し、会議名、日付、文字起こし内容、要約結果などを所定の箇所に自動で挿入する設定ができます。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で選択・指定することが可能です。
■注意事項
- Zoom、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細はこちらをご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Zoom会議後の録画データの処理は、手間がかかる作業の1つではないでしょうか？特に、録画を文字起こしし、要約して議事録を作成、さらにGoogle Driveへ保存といった一連の作業は、多くの時間を要します。このワークフローを活用すれば、Zoom会議終了をトリガーに、これらの作業を自動化し、議事録作成の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのオンライン会議が多く、議事録作成に時間を要しているビジネスパーソンの方
- 会議の録画データを手作業で文字起こし・要約し、非効率を感じている担当者の方
- 議事録をGoogle Driveで一元管理し、保存作業の自動化を目指すチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議終了後の録画取得からGoogle Driveへの議事録保存までの一連の作業が自動化され、手作業の時間を削減します。
- 手作業による文字起こしのミスや要約の偏り、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションの分岐機能で、特定の条件に応じて後続処理を分岐させる設定をします。
- 次に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- その後、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声ファイルからテキストを抽出します。
- 次に、AI機能の「要約する」アクションで、文字起こしされたテキスト内容を要約します。
- 続いて、書類を発行する機能でGoogleドキュメントを元に、文字起こしと要約結果を含む議事録をPDFで作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成された議事録のPDFを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ミーティングのレコーディング情報など前段階で取得した情報に基づき、任意の条件を指定して後続の処理を分岐させることが可能です。
- AI機能の要約では、文字起こしされたテキストの中から、特定の情報やセクションを指定し、任意の条件で要約内容を調整することが可能です。
- 書類を発行する機能では、使用する議事録の雛形を任意で指定し、会議名、日付、文字起こし内容、要約結果などを所定の箇所に自動で挿入する設定ができます。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で選択・指定することが可能です。
■注意事項
- Zoom、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細はこちらをご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ZoomとGoogle Driveの連携フローを作ってみよう
それでは、「Zoom会議が終了した際に、録画データを自動で文字起こし・要約し、議事録を作成してGoogle Driveに保存する」フローの作成手順を解説していきます！
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみ利用できる機能です。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションがエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoom／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ZoomとGoogle Drive、Google ドキュメントのマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- Zoomのトリガー設定（会議終了）と各アクション設定
- トリガーをONにしてフローの動作確認
■概要
Zoom会議後の議事録作成は、録画の視聴や文字起こし、要約、ファイル管理など多くの手間がかかる業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Zoomでの会議が終了するだけで、録画データから自動で文字起こしと要約を行い、議事録としてPDF化した上でGoogle Driveに保存します。
一連の作業を自動化することで、議事録作成にかかる負担を解消し、より重要な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoom会議のたびに発生する録画の文字起こしや議事録作成に手間を感じている方
- 会議内容の共有を迅速化し、チームの生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
- 手作業による議事録作成を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議終了後の文字起こしから要約、PDFでのファイル保存までを自動化し、議事録作成にかかる時間を短縮します。
- 手作業による文字の聞き間違いや転記ミス、要約の抜け漏れ、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
- トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定して、自動化を開始するきっかけを作ります。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、取得した情報をもとにZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションで音声ファイルを取得します。
- オペレーションでYoomの文字起こし機能を選択し、ダウンロードした音声ファイルを文字起こしします。
- 次に、要約機能で文字起こししたテキストを指定し、会議内容を要約します。
- 続いて、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションで、要約テキストを反映した議事録を作成します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、作成した議事録を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定で、フローボットの起動対象としたいユーザーのメールアドレスを任意で設定してください。
- 文字起こし機能や要約機能では、文字数に応じた設定や、処理対象となる音声ファイルやテキストを任意で指定してください。
- 要約機能では、出力したい文字数や箇条書きなどの要約条件を任意で設定できます。
- Googleドキュメントのアクションでは、あらかじめ用意した議事録の雛形や、要約を反映させる箇所などを任意で設定してください。
- Google Driveのアクションでは、作成した議事録を格納するフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
■概要
Zoom会議後の議事録作成は、録画の視聴や文字起こし、要約、ファイル管理など多くの手間がかかる業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Zoomでの会議が終了するだけで、録画データから自動で文字起こしと要約を行い、議事録としてPDF化した上でGoogle Driveに保存します。
一連の作業を自動化することで、議事録作成にかかる負担を解消し、より重要な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoom会議のたびに発生する録画の文字起こしや議事録作成に手間を感じている方
- 会議内容の共有を迅速化し、チームの生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
- 手作業による議事録作成を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議終了後の文字起こしから要約、PDFでのファイル保存までを自動化し、議事録作成にかかる時間を短縮します。
- 手作業による文字の聞き間違いや転記ミス、要約の抜け漏れ、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
- トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定して、自動化を開始するきっかけを作ります。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、取得した情報をもとにZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションで音声ファイルを取得します。
- オペレーションでYoomの文字起こし機能を選択し、ダウンロードした音声ファイルを文字起こしします。
- 次に、要約機能で文字起こししたテキストを指定し、会議内容を要約します。
- 続いて、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションで、要約テキストを反映した議事録を作成します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、作成した議事録を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定で、フローボットの起動対象としたいユーザーのメールアドレスを任意で設定してください。
- 文字起こし機能や要約機能では、文字数に応じた設定や、処理対象となる音声ファイルやテキストを任意で指定してください。
- 要約機能では、出力したい文字数や箇条書きなどの要約条件を任意で設定できます。
- Googleドキュメントのアクションでは、あらかじめ用意した議事録の雛形や、要約を反映させる箇所などを任意で設定してください。
- Google Driveのアクションでは、作成した議事録を格納するフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
ステップ1：ZoomとGoogle Drive、Google ドキュメントのマイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Zoomのマイアプリ登録】
- Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
- 現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっています。詳しくはZoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点をチェックしてみてください。
登録方法は以下の手順をご覧ください。
【Google Driveのマイアプリ登録】
先ほど同様に、検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomと連携するGoogleアカウントでログインしたら連携完了です！
※認証時にGoogle Driveへの権限を全て許可してください。
【Google ドキュメントのマイアプリ登録】
Google Driveのマイアプリ登録と同じ手順で、Yoomと連携するGoogleアカウントにログインしたら連携完了です！
※認証時に、Google ドキュメントへの権限を全て許可してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際に、フローを作成していきます。
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用しているので、以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要
Zoom会議後の議事録作成は、録画の視聴や文字起こし、要約、ファイル管理など多くの手間がかかる業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Zoomでの会議が終了するだけで、録画データから自動で文字起こしと要約を行い、議事録としてPDF化した上でGoogle Driveに保存します。
一連の作業を自動化することで、議事録作成にかかる負担を解消し、より重要な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoom会議のたびに発生する録画の文字起こしや議事録作成に手間を感じている方
- 会議内容の共有を迅速化し、チームの生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
- 手作業による議事録作成を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議終了後の文字起こしから要約、PDFでのファイル保存までを自動化し、議事録作成にかかる時間を短縮します。
- 手作業による文字の聞き間違いや転記ミス、要約の抜け漏れ、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
- トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定して、自動化を開始するきっかけを作ります。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、取得した情報をもとにZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションで音声ファイルを取得します。
- オペレーションでYoomの文字起こし機能を選択し、ダウンロードした音声ファイルを文字起こしします。
- 次に、要約機能で文字起こししたテキストを指定し、会議内容を要約します。
- 続いて、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションで、要約テキストを反映した議事録を作成します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、作成した議事録を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定で、フローボットの起動対象としたいユーザーのメールアドレスを任意で設定してください。
- 文字起こし機能や要約機能では、文字数に応じた設定や、処理対象となる音声ファイルやテキストを任意で指定してください。
- 要約機能では、出力したい文字数や箇条書きなどの要約条件を任意で設定できます。
- Googleドキュメントのアクションでは、あらかじめ用意した議事録の雛形や、要約を反映させる箇所などを任意で設定してください。
- Google Driveのアクションでは、作成した議事録を格納するフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
■概要
Zoom会議後の議事録作成は、録画の視聴や文字起こし、要約、ファイル管理など多くの手間がかかる業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Zoomでの会議が終了するだけで、録画データから自動で文字起こしと要約を行い、議事録としてPDF化した上でGoogle Driveに保存します。
一連の作業を自動化することで、議事録作成にかかる負担を解消し、より重要な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoom会議のたびに発生する録画の文字起こしや議事録作成に手間を感じている方
- 会議内容の共有を迅速化し、チームの生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
- 手作業による議事録作成を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議終了後の文字起こしから要約、PDFでのファイル保存までを自動化し、議事録作成にかかる時間を短縮します。
- 手作業による文字の聞き間違いや転記ミス、要約の抜け漏れ、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
- トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定して、自動化を開始するきっかけを作ります。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、取得した情報をもとにZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションで音声ファイルを取得します。
- オペレーションでYoomの文字起こし機能を選択し、ダウンロードした音声ファイルを文字起こしします。
- 次に、要約機能で文字起こししたテキストを指定し、会議内容を要約します。
- 続いて、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションで、要約テキストを反映した議事録を作成します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、作成した議事録を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定で、フローボットの起動対象としたいユーザーのメールアドレスを任意で設定してください。
- 文字起こし機能や要約機能では、文字数に応じた設定や、処理対象となる音声ファイルやテキストを任意で指定してください。
- 要約機能では、出力したい文字数や箇条書きなどの要約条件を任意で設定できます。
- Googleドキュメントのアクションでは、あらかじめ用意した議事録の雛形や、要約を反映させる箇所などを任意で設定してください。
- Google Driveのアクションでは、作成した議事録を格納するフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
ステップ3：Zoomのトリガー設定
まずは、Zoomでミーティングが終了したらフローボットが起動するようにする、アプリトリガー設定をしていきます。
コピーしたテンプレートの、「ミーティングが終了したら」をクリックしてください。
タイトルは任意で編集し、連携するアカウントが使用するアカウントで誤りがないかを確認しましょう。トリガーアクションは「ミーティングが終了したら」のままにして、「次へ」をクリックしてください。
次にAPI接続設定を行います。
トリガーの起動間隔を、プルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「メールアドレス」欄には、フローで使用するZoomアカウントのメールアドレスを入力しましょう。
ここで入力したメールアドレスのZoomアカウントで開催したミーティングが終了すると、フローボットが自動的に起動するようになります。
設定が完了したらテストを行います。
テスト用に、先ほど「メールアドレス」欄に入力したZoomアカウントで、実際にミーティングを開始して終了してください。
ミーティングを終了したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると「取得した値」に、アウトプットとしてミーティング情報が抽出されます。
※Zoomの無料プランだとテストが失敗となり、アウトプットが取得できないのでご注意ください。
今回は無料プランを使用しているため、ミーティング情報を取得することができませんでした…
有料プランをご利用中の場合は反映されますので、ぜひ試してみてくださいね！
正しく情報が取得できていることを確認したら「保存する」をクリックし、次に進みましょう！
ステップ4：Zoomのレコーディング情報取得設定
続いて、ステップ3で取得したミーティングの、レコーディング情報を取得する設定を行います。
「ミーティングのレコーディング情報を取得」をクリックしてください。
連携アカウントとアクション選択画面に切り替わるので、先ほどと同様に、タイトルは任意で変更し、連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは変更せずに「次へ」をクリックします。
「ミーティングID」には、ステップ3で取得したミーティングIDを設定します。
入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
設定完了後は「テスト」をクリックし、ステップ3で取得したミーティングのレコーディング情報が「取得した値」に抽出されることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
ステップ5：Zoomのレコーディングファイルのダウンロード設定
ここでは、ステップ4で取得したレコーディング情報を基に、ファイルをダウンロードする設定を行います。
「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
これまでと同様にタイトルの任意編集と、連携するアカウント情報の確認を行い、アクションは変更せずに次へ進みます。
「ダウンロードURL」を、ステップ4で取得したアウトプットを使って設定します。
入力欄をクリックして表示されるアウトプットから、「ダウンロードURL(MP4)」を選択してください。
設定完了後、「テスト」をクリックし、レコーディングファイルのダウンロードURLが「取得した値」に抽出されることを確認します。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みましょう！
ステップ6：音声データの文字起こし設定
続いて、ステップ5で取得したレコーディングファイルから、AIを使って文字起こしする設定です。
「音声データを文字起こしする」をクリックしてください。
タイトルを任意で編集し、アクションをミーティング時間に合わせて選択します。
デフォルトでは「最大30分の音声文字起こし（25タスク）」が設定されていますが、活用シーンに合わせて設定してみてくださいね！
続いて、詳細の設定を下記のようにしていきます。
- ファイルの添付方法：ステップ5で取得したレコーディングファイルを使用するので、下図のように設定してください。
- 言語：文字起こしするレコーディングファイルの音声を選択します。言語は下図の中から選択可能です。
- AIモデル：文字起こしに使用するAIモデルを選択します。お好みに合わせて選択してみてくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックして、レコーディングファイルを文字起こしした内容が「取得した値」に抽出されることを確認しましょう。
テスト用に、音声ファイルをアップロードして、正常に文字起こしされるのかチェックしてみました！
文字起こしされた内容を確認したら「保存する」をクリックして、次に進みましょう！
ステップ7：要約設定
続いて、ステップ6で取得した文字起こしデータを基に、内容を要約する設定を行います。
「要約する」をクリックしてください。
タイトルを任意で編集し、アクションを活用シーンに合わせて選択します。
デフォルトでは、「GPT4o-mini｜15,000文字以内の文章の要約（2タスク）」が設定されていますが、下図から選択可能なので活用する業務内容に合わせて選択してみてくださいね！
設定したら「次へ」をクリックし、詳細設定をしていきます。
「要約対象のテキスト」に、ステップ6で文字起こしした内容を設定します。入力欄をクリックして表示されるアウトプットから、「解析結果」を選択してください。
「文字数」には、要約後の文字数の指定をします。たとえば、100文字以内に収めたい場合は、「100」と入力してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
ミーティングの内容を要約したデータが「取得した値」に抽出されることを確認してみてくださいね！
確認後は「保存する」を押して次のステップに進みます。
ステップ8：議事録を作成する設定
ここでは、ステップ7で要約したデータを基に、ミーティングの議事録を作成する設定を行います。
「書類を発行する」をクリックしてください。
タイトルを任意で編集し、連携するアカウント情報を確認してページを下にスクロールします。
次に、議事録を作成するGoogle ドキュメントの雛形との連携設定です。
設定を進める前に、Google ドキュメントで議事録の雛形を作成しておいてくださいね！
※雛形作成時の注意事項は、こちらをご参照ください。
今回はテスト用に、下図のような雛形を作成しました。（とっても簡易的ですが…）
雛形の準備ができたらYoomの画面に戻って、データベースの連携設定を進めていきます。
- ドキュメントのファイルID：入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されます。候補から該当のファイルIDを選択してください。
- 格納先のGoogle DriveフォルダID：作成した議事録の格納先となるフォルダIDを、候補から選択しましょう。
- 出力ファイル名：作成した議事録のファイル名を設定します。たとえば、日付のアウトプットを活用することで、「⚪︎年⚪︎月⚪︎日_議事録」などとすることができますよ！
設定が完了したら「次へ」をクリックし、置換条件の設定をしていきましょう。
ここでは、事前に用意しておいた書類の雛形に、要約したデータが反映されるように設定します。
この際、雛形の中で{ }で囲っている部分を、アウトプットで取得したデータに置き換えることができます。
今回は雛形の「{内容}」部分に、ステップ7で要約したデータを反映したいので、下図のように設定しました。
設定後は「テスト」をクリックします。テストが成功すると、作成された議事録のダウンロードボタンが表示されるので、ダウンロードして内容を確認してみましょう！
下図のように、要約したデータが雛形の「{内容}」部分に無事反映されました。
格納先に指定していたGoogle Driveに、議事録が保存されているかどうかもチェックしてみてくださいね！
確認したらYoomの画面に戻って「保存する」をクリックしてください。
ステップ9：Google Driveに議事録をアップロードする設定
最後に、自動作成した議事録を、Google Driveにアップロードする設定を行います。
「ファイルをアップロードする」をクリックしてください。
タイトルを任意で編集し、連携するアカウント情報に誤りがないかを確認しましょう。
アクションは「ファイルをアップロードする」のままにして、次に進みます。
次に、API接続設定をしていきます。
- 格納先のフォルダID：入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されます。格納先として指定するフォルダIDを、候補から選択してください。
- ファイル名：議事録を格納する際のファイル名を指定します。
ステップ8で発行した際のファイル名をそのまま使用したい場合は、アウトプットを使って「発行した書類」を選択しましょう。
活用シーンに合わせて、自由に設定してみてください！
- ファイルの添付方法：ステップ8で発行した議事録を使用するので、下図のように設定してください。
設定完了後は「テスト」をクリックして、指定のフォルダ内に議事録が格納されていることを確認してみてくださいね！
確認後はYoomの画面に戻って「保存する」をクリックし、設定完了です！
ステップ10：トリガーをONにしてフローの動作確認
以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」をにし、設定したフローの動作チェックをしましょう！
以上が、「Zoom会議が終了した際に、録画データを自動で文字起こし・要約し、議事録を作成してGoogle Driveに保存する」フローの作成手順でした！
ZoomやGoogle Driveを使ったその他の自動化例
ZoomとGoogle Driveの連携以外にも、Yoomには様々な業務フローを自動化するテンプレートが豊富に用意されています！
ここではその一部をご紹介するので、気になるテンプレートがあれば「試してみる」をクリックし、気軽に試してみてください。
Zoomを使ったその他の便利な自動化例
Google Driveとの連携以外にも、様々なツールと連携することで多様な業務フローを自動化することが可能です。
たとえば、会議終了後にレコーディングURLをチャットツールに通知したり、データベースの情報を基にして会議URLを自動作成することもできちゃいます！
■概要Web会議後の議事録作成、特にZoomミーティングの録画を聞き返して文字起こしする作業に手間を感じていませんか。 手作業での文字起こしは時間がかかるだけでなく、聞き漏らしなどのミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Zoomでのミーティング終了後、録画データから自動で音声を文字起こしし、議事録としてNotionに保存するため、こうした課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方
- Notionを活用して、会議の議事録や関連情報を一元管理しているチームの方
- 会議後のタスクの抜け漏れを防ぎ、迅速な情報共有の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- Zoomミーティング終了をトリガーに文字起こしからNotionへの保存までが自動化されるため、議事録作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による文字起こしでの聞き漏らしや、Notionへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、会議の記録をより正確に残すことができます。
■フローボットの流れ- はじめに、ZoomとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、次に「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで音声文字起こし機能の「音声データを文字起こしする」を設定し、ダウンロードした音声データをテキスト化します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「ページを作成」アクションを設定し、文字起こししたテキストなどを指定のデータベースに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティングホストのメールアドレスを任意で設定することが可能です。
- Notionにページを作成する際、保存先のデータベースやページタイトル、文字起こしテキスト以外に連携する会議情報などを任意で設定できます。
■注意事項- Zoom、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要ZoomでのWebミーティングが増える中で、録画したレコーディング動画の共有に手間を感じていませんか？ミーティング終了後に手動でURLを共有する作業は、数が多くなると負担になり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了を検知し、自動でSlackにレコーディングURLを通知することが可能になり、こうした共有作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomでのミーティングが多く、レコーディング共有を手作業で行っている方
- Slackを活用して、チームへの迅速な情報共有を徹底したいと考えている方
- ミーティングの録画共有漏れを防ぎ、業務の抜け漏れを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット- Zoomミーティング終了後、自動でSlackに通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていたレコーディングURLの共有時間を短縮できます。
- 手作業による共有漏れやURLの貼り付けミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、ZoomとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにレコーディングURLを送る」アクションを設定し、取得した情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティング主催者のメールアドレスを任意で設定してください。
- Slackへ通知するメッセージは、レコーディングURLだけでなく、ミーティングのトピックや日時など、取得した情報を組み合わせて任意でカスタマイズが可能です。
■注意事項- Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■概要ウェビナーの参加者管理において、Google スプレッドシートの申込者リストからZoomへ手作業で情報を登録する業務は、手間がかかる上に登録漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートに新しい行が追加されると、その情報を基にZoomのウェビナーへ登録者を自動で追加できるため、手作業による登録業務の負担を減らし、より円滑なウェビナー運営を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートとZoomを使い、手作業でウェビナー登録者を追加している方
- ウェビナー申し込み者リストの管理と登録作業の効率化を目指すマーケティング担当者の方
- 手作業による登録情報の入力ミスや、登録漏れなどのリスクをなくしたいイベント運営者の方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートへの行追加をきっかけにZoomへの登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータ転記で発生しがちな入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ウェビナーに登録者を追加」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した申込者情報を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、登録が完了した行にステータスなどを追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたい任意のスプレッドシートIDやシートIDを設定してください。
- Zoomへの登録者追加オペレーションでは、前段のトリガーで取得したスプレッドシートの値を引用し、氏名やメールアドレスなどの各フィールドに自由に設定できます。
■注意事項- Google スプレッドシート、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データを手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに保存する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。また、保存のし忘れやファイル名の付け間違いといったミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データを自動でDropboxに保存できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、録画データのダウンロードや共有に手間を感じている方
- 手作業によるファイルのアップロードで、保存漏れなどのミスを防ぎたい方
- ZoomとDropboxを連携させ、議事録やナレッジの管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティングが終了すると、録画データが自動でDropboxに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのアップロード作業が不要になることで、保存のし忘れやファイル名の誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、録画情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomの各オペレーションでは、トリガーで取得した情報をもとに、対象となるミーティングIDやレコーディングのダウンロードURLを設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名は固定のテキストだけでなく、ミーティングのトピックや開催日時といった情報を組み合わせて任意に設定することが可能です。
■注意事項
- Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
- クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご確認ください。
■概要
Salesforceで顧客情報を管理し、Zoomでオンライン会議を行う際、手作業で会議URLを発行して情報を転記する作業に手間を感じていませんか。こうした個別の作業は、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションの時間を奪ってしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Salesforce上の情報をもとにZoomの会議URLが自動で作成されるため、日程調整にかかる作業を効率化し、よりスムーズな営業活動を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとZoomを利用したオンライン会議の日程調整を効率化したい営業担当者の方
- 手作業によるURL発行や情報転記によるミスをなくし、顧客対応を円滑にしたい方
- 営業チーム全体の業務プロセスを標準化し、生産性の向上を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceから直接Zoomミーティングを作成できるため、アプリ間の手作業による情報転記がなくなり、日程調整にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるURLの発行漏れや、会議情報の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、一貫した品質での顧客対応を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトのレコードから起動」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を活用して会議を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、利用環境に合わせてマイドメインURL、カスタムオブジェクトのAPI参照名、起動ページのURLサンプルを任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、Salesforceから取得した情報を活用し、ミーティングのトピックや説明などを任意の内容に設定できます。
■注意事項
- SalesforceとZoomのそれぞれと、Yoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Salesfoece上から直接トリガーを起動させることができます。
■概要
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleフォームを活用している方
・Googleフォームを情報収集のツールとして利用している方
2.Zoomでミーティングを開催している方
・手動によるZoomへの操作を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomの会議を作成する際に手動で登録する必要があり、Googleフォームで収集した情報を元に入力している場合、時間がかかり手間だと感じているかもしれません。
[Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成する]を活用することで、自動でZoomの会議をすることができ、手動による入力作業を効率化します。
また、入力誤りなどのヒューマンエラーを防止できるため、管理工数を削減することが可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要kintoneで管理している案件のステータスが更新された後、商談設定のためにZoomの会議URLを発行し、手作業でメールを送付する業務に手間を感じていませんか？こうした一連の作業は、URLの貼り間違いや送付漏れといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、Zoomの会議URL発行からGmailでの案内メール送付までを自動化し、スムーズな顧客対応を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとZoom、Gmailを利用した顧客対応に手間を感じている営業担当者の方
- kintone上のステータスに応じたオンライン会議の設定を効率化したいと考えている方
- 手作業による会議URLの発行やメール送付でのミスを減らしたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneのステータス更新を起点に、Zoom会議URLの発行とGmailでの送付が自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記が不要になることで、会議URLの貼り間違えや送付漏れなどのヒューマンエラーを防止し、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、kintone、Zoom、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードのステータスが更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成する」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を元に会議を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールで送付する」アクションを設定し、作成したZoomの会議URLを含む案内メールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、特定のステータスに更新された場合にのみフローが起動するよう、条件を任意で設定してください。
- Zoomで作成する会議の議題や、Gmailで送付するメールの件名・本文には、kintoneから取得した顧客名や案件名などの情報を自由に組み込めます。
■注意事項- kintone、Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要予約フォームに回答があるたびに、手動でZoomミーティングを発行し、Googleカレンダーに登録、そして参加者へメールで案内を送る作業は、手間がかかる上にミスも発生しがちです。特に日程調整の件数が多いと、本来の業務を圧迫してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、Zoomミーティングの発行からGoogleカレンダーへの予定追加、Gmailでの通知までの一連の流れが自動化され、日程調整業務を効率化できます。■このテンプレートをおすすめする方- 予約フォームからの日程調整で、Zoom発行やカレンダー登録を手作業で行っている方
- Google スプレッドシートやGmailを活用し、顧客との連絡を効率化したい営業担当者の方
- 手作業による連絡ミスや日程の登録漏れを防ぎたいと考えている全ての方
■このテンプレートを使うメリット- フォームへの回答後、Zoomミーティング発行からGoogleカレンダーへの登録、メール通知までが自動化され、日程調整にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるZoom URLの貼り間違いやカレンダーへの登録漏れ、参加者への連絡忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な日程調整を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシート、Zoom、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「セルに値を入力」アクションを設定し、フォームの回答内容をスプレッドシートに記録します。
- 続けて、Google スプレッドシートの「値を取得する」アクションで、後続の処理に必要な情報を取得します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、Zoomミーティングの情報を含めて予定を登録します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、回答者にミーティングの詳細を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Yoomのフォームトリガーでは、氏名や連絡先、希望日時など、予約に必要な回答項目を自由に設定できます。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、回答を記録したい任意のスプレッドシートIDやタブ名を指定することが可能です。
- Zoomのミーティング作成では、トピック名などにフォームで取得した回答者の氏名といった値を埋め込むなど、自由に設定できます。
- Googleカレンダーへの予定作成時にも、予定のタイトルや概要欄に、前段のオペレーションで取得した値を引用して動的に設定することが可能です。
- Gmailでの通知メールでは、宛先を自由に設定できるほか、本文に固定の案内文を入れたり、フォームの回答内容や発行したZoomのURLを変数として埋め込んだりできます。
■注意事項- Google スプレッドシート、Zoom、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■概要Zoomでのミーティング後、録画を聞き返して議事録を作成し、要約して共有する作業に時間を取られていませんか？このワークフローは、ミーティングの終了をきっかけに、Zoomの録画から自動で文字起こしと要約を行い、完成した議事録をMicrosoft Teamsに通知します。一連の作業を完全に自動化するため、議事録作成にかかる手間を省き、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomミーティング後の議事録作成や共有に手間を感じている担当者の方
- Microsoft Teamsを活用し、チームへの迅速な情報共有を実現したいマネージャーの方
- ミーティングの録画データを活用して、業務の効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- ミーティング終了から議事録の文字起こし、要約、共有までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による共有漏れや、文字起こしの聞き間違いなどのヒューマンエラーを防ぎ、議事録の品質と情報共有の確実性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、ZoomとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」し、録画ファイルをダウンロードします。
- 次に、ダウンロードした音声ファイルをYoomの文字起こし機能でテキスト化し、さらに要約機能で内容をまとめます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、要約された議事録を指定のチャネルに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Zoomのトリガー設定では、特定のミーティングIDを指定して、特定の定例会議などだけを自動化の対象にすることが可能です。
- 文字起こし機能では対象の音声ファイルを、要約機能では対象のテキストや要約後の文字数などを任意で設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知では、通知先のチームやチャネルを自由に設定でき、本文に要約結果などの変数を埋め込むことも可能です。
■注意事項- Zoom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 音声文字起こし、要約はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Zoomでの会議後、録画データから手作業で文字起こしを行い、kintoneに議事録として格納する作業は手間がかかるものです。また、重要な内容の聞き逃しや、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、AIが自動で音声を文字起こしし、その内容をkintoneへ格納するため、面倒な議事録作成業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのオンライン会議が多く、議事録の作成に課題を感じているご担当者様
- kintoneで会議のナレッジを管理しており、入力の手間を省きたいと考えている方
- 会議内容の共有や振り返りのプロセスを効率化し、チームの生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティング終了後の一連の作業が自動化されるため、手作業での文字起こしやkintoneへの入力にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業による文字起こしの聞き逃しや、kintoneへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、議事録の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を起動条件として設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、対象のミーティング情報を取得します。
- 次に、取得した情報をもとに、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションで録画データを取得します。
- 次に、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声ファイルをテキストに変換します。
- 最後に、kintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたテキストデータを議事録としてkintoneに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、フローを起動する間隔や、対象となるミーティング主催者のメールアドレスを任意で指定することが可能です。
- 「ミーティングのレコーディング情報を取得」のアクションでは、前のトリガーで取得したアウトプット情報からミーティングIDを動的に指定できます。
- 「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」のアクションでは、前のステップで取得したダウンロードURLを指定します。
- AI機能による「音声データを文字起こしする」では、文字起こし対象のファイルの添付方法や、音声の言語を指定できます。
- kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、レコードを追加したいkintoneアプリのIDや、文字起こししたテキストをどのフィールドに格納するかを指定します。
■注意事項
- Zoom、kinotneそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
- レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方
- Notionを活用して、会議の議事録や関連情報を一元管理しているチームの方
- 会議後のタスクの抜け漏れを防ぎ、迅速な情報共有の仕組みを構築したい方
- Zoomミーティング終了をトリガーに文字起こしからNotionへの保存までが自動化されるため、議事録作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による文字起こしでの聞き漏らしや、Notionへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、会議の記録をより正確に残すことができます。
- はじめに、ZoomとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、次に「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで音声文字起こし機能の「音声データを文字起こしする」を設定し、ダウンロードした音声データをテキスト化します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「ページを作成」アクションを設定し、文字起こししたテキストなどを指定のデータベースに保存します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティングホストのメールアドレスを任意で設定することが可能です。
- Notionにページを作成する際、保存先のデータベースやページタイトル、文字起こしテキスト以外に連携する会議情報などを任意で設定できます。
- Zoom、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Zoomでのミーティングが多く、レコーディング共有を手作業で行っている方
- Slackを活用して、チームへの迅速な情報共有を徹底したいと考えている方
- ミーティングの録画共有漏れを防ぎ、業務の抜け漏れを減らしたい方
- Zoomミーティング終了後、自動でSlackに通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていたレコーディングURLの共有時間を短縮できます。
- 手作業による共有漏れやURLの貼り付けミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
- はじめに、ZoomとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにレコーディングURLを送る」アクションを設定し、取得した情報を指定のチャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティング主催者のメールアドレスを任意で設定してください。
- Slackへ通知するメッセージは、レコーディングURLだけでなく、ミーティングのトピックや日時など、取得した情報を組み合わせて任意でカスタマイズが可能です。
- Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- Google スプレッドシートとZoomを使い、手作業でウェビナー登録者を追加している方
- ウェビナー申し込み者リストの管理と登録作業の効率化を目指すマーケティング担当者の方
- 手作業による登録情報の入力ミスや、登録漏れなどのリスクをなくしたいイベント運営者の方
- Google スプレッドシートへの行追加をきっかけにZoomへの登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータ転記で発生しがちな入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Google スプレッドシートとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ウェビナーに登録者を追加」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した申込者情報を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、登録が完了した行にステータスなどを追記します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたい任意のスプレッドシートIDやシートIDを設定してください。
- Zoomへの登録者追加オペレーションでは、前段のトリガーで取得したスプレッドシートの値を引用し、氏名やメールアドレスなどの各フィールドに自由に設定できます。
- Google スプレッドシート、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データを手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに保存する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。また、保存のし忘れやファイル名の付け間違いといったミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データを自動でDropboxに保存できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、録画データのダウンロードや共有に手間を感じている方
- 手作業によるファイルのアップロードで、保存漏れなどのミスを防ぎたい方
- ZoomとDropboxを連携させ、議事録やナレッジの管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティングが終了すると、録画データが自動でDropboxに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのアップロード作業が不要になることで、保存のし忘れやファイル名の誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、録画情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomの各オペレーションでは、トリガーで取得した情報をもとに、対象となるミーティングIDやレコーディングのダウンロードURLを設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名は固定のテキストだけでなく、ミーティングのトピックや開催日時といった情報を組み合わせて任意に設定することが可能です。
■注意事項
- Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
- クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご確認ください。
■概要
Salesforceで顧客情報を管理し、Zoomでオンライン会議を行う際、手作業で会議URLを発行して情報を転記する作業に手間を感じていませんか。こうした個別の作業は、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションの時間を奪ってしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Salesforce上の情報をもとにZoomの会議URLが自動で作成されるため、日程調整にかかる作業を効率化し、よりスムーズな営業活動を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとZoomを利用したオンライン会議の日程調整を効率化したい営業担当者の方
- 手作業によるURL発行や情報転記によるミスをなくし、顧客対応を円滑にしたい方
- 営業チーム全体の業務プロセスを標準化し、生産性の向上を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceから直接Zoomミーティングを作成できるため、アプリ間の手作業による情報転記がなくなり、日程調整にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるURLの発行漏れや、会議情報の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、一貫した品質での顧客対応を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトのレコードから起動」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を活用して会議を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、利用環境に合わせてマイドメインURL、カスタムオブジェクトのAPI参照名、起動ページのURLサンプルを任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、Salesforceから取得した情報を活用し、ミーティングのトピックや説明などを任意の内容に設定できます。
■注意事項
- SalesforceとZoomのそれぞれと、Yoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Salesfoece上から直接トリガーを起動させることができます。
■概要
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleフォームを活用している方
・Googleフォームを情報収集のツールとして利用している方
2.Zoomでミーティングを開催している方
・手動によるZoomへの操作を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomの会議を作成する際に手動で登録する必要があり、Googleフォームで収集した情報を元に入力している場合、時間がかかり手間だと感じているかもしれません。
[Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成する]を活用することで、自動でZoomの会議をすることができ、手動による入力作業を効率化します。
また、入力誤りなどのヒューマンエラーを防止できるため、管理工数を削減することが可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- kintoneとZoom、Gmailを利用した顧客対応に手間を感じている営業担当者の方
- kintone上のステータスに応じたオンライン会議の設定を効率化したいと考えている方
- 手作業による会議URLの発行やメール送付でのミスを減らしたいチームリーダーの方
- kintoneのステータス更新を起点に、Zoom会議URLの発行とGmailでの送付が自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記が不要になることで、会議URLの貼り間違えや送付漏れなどのヒューマンエラーを防止し、業務品質の向上に繋がります。
- はじめに、kintone、Zoom、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードのステータスが更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成する」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を元に会議を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールで送付する」アクションを設定し、作成したZoomの会議URLを含む案内メールを送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、特定のステータスに更新された場合にのみフローが起動するよう、条件を任意で設定してください。
- Zoomで作成する会議の議題や、Gmailで送付するメールの件名・本文には、kintoneから取得した顧客名や案件名などの情報を自由に組み込めます。
- kintone、Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 予約フォームからの日程調整で、Zoom発行やカレンダー登録を手作業で行っている方
- Google スプレッドシートやGmailを活用し、顧客との連絡を効率化したい営業担当者の方
- 手作業による連絡ミスや日程の登録漏れを防ぎたいと考えている全ての方
- フォームへの回答後、Zoomミーティング発行からGoogleカレンダーへの登録、メール通知までが自動化され、日程調整にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるZoom URLの貼り間違いやカレンダーへの登録漏れ、参加者への連絡忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な日程調整を実現します。
- はじめに、Google スプレッドシート、Zoom、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「セルに値を入力」アクションを設定し、フォームの回答内容をスプレッドシートに記録します。
- 続けて、Google スプレッドシートの「値を取得する」アクションで、後続の処理に必要な情報を取得します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、Zoomミーティングの情報を含めて予定を登録します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、回答者にミーティングの詳細を通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomのフォームトリガーでは、氏名や連絡先、希望日時など、予約に必要な回答項目を自由に設定できます。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、回答を記録したい任意のスプレッドシートIDやタブ名を指定することが可能です。
- Zoomのミーティング作成では、トピック名などにフォームで取得した回答者の氏名といった値を埋め込むなど、自由に設定できます。
- Googleカレンダーへの予定作成時にも、予定のタイトルや概要欄に、前段のオペレーションで取得した値を引用して動的に設定することが可能です。
- Gmailでの通知メールでは、宛先を自由に設定できるほか、本文に固定の案内文を入れたり、フォームの回答内容や発行したZoomのURLを変数として埋め込んだりできます。
- Google スプレッドシート、Zoom、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomミーティング後の議事録作成や共有に手間を感じている担当者の方
- Microsoft Teamsを活用し、チームへの迅速な情報共有を実現したいマネージャーの方
- ミーティングの録画データを活用して、業務の効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング終了から議事録の文字起こし、要約、共有までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による共有漏れや、文字起こしの聞き間違いなどのヒューマンエラーを防ぎ、議事録の品質と情報共有の確実性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」し、録画ファイルをダウンロードします。
- 次に、ダウンロードした音声ファイルをYoomの文字起こし機能でテキスト化し、さらに要約機能で内容をまとめます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、要約された議事録を指定のチャネルに通知するよう設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、特定のミーティングIDを指定して、特定の定例会議などだけを自動化の対象にすることが可能です。
- 文字起こし機能では対象の音声ファイルを、要約機能では対象のテキストや要約後の文字数などを任意で設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知では、通知先のチームやチャネルを自由に設定でき、本文に要約結果などの変数を埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Zoom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 音声文字起こし、要約はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Zoomでの会議後、録画データから手作業で文字起こしを行い、kintoneに議事録として格納する作業は手間がかかるものです。また、重要な内容の聞き逃しや、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、AIが自動で音声を文字起こしし、その内容をkintoneへ格納するため、面倒な議事録作成業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのオンライン会議が多く、議事録の作成に課題を感じているご担当者様
- kintoneで会議のナレッジを管理しており、入力の手間を省きたいと考えている方
- 会議内容の共有や振り返りのプロセスを効率化し、チームの生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティング終了後の一連の作業が自動化されるため、手作業での文字起こしやkintoneへの入力にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業による文字起こしの聞き逃しや、kintoneへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、議事録の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を起動条件として設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、対象のミーティング情報を取得します。
- 次に、取得した情報をもとに、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションで録画データを取得します。
- 次に、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声ファイルをテキストに変換します。
- 最後に、kintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたテキストデータを議事録としてkintoneに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、フローを起動する間隔や、対象となるミーティング主催者のメールアドレスを任意で指定することが可能です。
- 「ミーティングのレコーディング情報を取得」のアクションでは、前のトリガーで取得したアウトプット情報からミーティングIDを動的に指定できます。
- 「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」のアクションでは、前のステップで取得したダウンロードURLを指定します。
- AI機能による「音声データを文字起こしする」では、文字起こし対象のファイルの添付方法や、音声の言語を指定できます。
- kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、レコードを追加したいkintoneアプリのIDや、文字起こししたテキストをどのフィールドに格納するかを指定します。
■注意事項
- Zoom、kinotneそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
- レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveを使ったその他の便利な自動化例
こちらも様々なツールと連携することができ、自動化できる業務フローは多岐に渡ります。
テンプレートは自由にカスタマイズできるので、実際の活用シーンに近いテンプレートを探して、最適なフローを作成してみてください！
■概要Google Driveに保存される請求書や申込書などのPDFファイルの内容を手作業で確認し、データベースに入力する作業は手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をトリガーに、OCR機能でPDFからテキストを自動で抽出し、内容確認の依頼からデータベースへの登録、関係者への通知までの一連の流れを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消します。■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveで受け取るPDF書類のデータ入力に手間を感じている経理や営業事務の方
- OCRツールを導入しているが、その後の確認や通知作業が手動で行われている方
- 紙やPDFで届く書類の管理を効率化し、ペーパーレス化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- PDFが格納されると自動でOCR処理が実行され、手作業での転記が不要になるため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記による、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」で、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 次に、「担当者に対応依頼」を設定し、抽出したデータの内容確認とYoomのデータベースへの登録を依頼します。
- 最後に、LINE WORKSの「指定のトークルームに通知する」を設定し、処理が完了した旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取りたいPDFのフォーマットに合わせて、抽出するテキスト項目を任意で設定できます。
- 担当者への対応依頼では、依頼する担当者や確認・登録を依頼する内容などを自由にカスタマイズしてください。
- Yoomのデータベースは、管理したい項目に合わせて任意のプロジェクトやデータベースを設定することが可能です。
- LINE WORKSへの通知では、通知先のトークルームや送信するメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項- Google Drive、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCR AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「こちらの記事」をご参照ください。
■概要特定の相手から定期的に送られてくるメールの添付ファイルを、都度手動でGoogle Driveに保存する作業は手間がかかる上に、保存忘れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定の条件のメールを受信した際に、添付されたファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダに格納できます。これにより、ファイル管理の手間を減らし、業務を効率化します。■このテンプレートをおすすめする方- 取引先からの請求書など、メールの添付ファイルをGoogle Driveで管理している方
- 手作業でのファイル保存に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方
- 添付ファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- 特定のメールを受信するだけで、添付ファイルが自動でGoogle Driveに格納されるため、手作業での保存にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の精度が向上します。
■フローボットの流れ- はじめに、お使いのGoogle DriveアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「特定の条件のメールを受信したら」を選択し、フローボットを起動するメールの条件を設定します。
- 次に、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、ファイル内容の確認依頼を特定の担当者へ送付します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「Google Driveにファイルを格納」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定のフォルダへ格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガー設定では、フローボットを起動する条件として、特定のメールアドレスや件名に含まれるキーワードなどを任意で設定できます。
- Google Driveにファイルをアップロードする際は、格納先のフォルダや、保存する際のファイル名を任意で設定できます。
■注意事項- Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要取引先から受け取った紙やPDFの受領書データを、手作業で管理表に転記していませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーが発生する原因にもなります。 このワークフローは、フォームにアップロードされた受領書をAI-OCRが自動で読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに転記するため、手作業によるデータ入力業務を効率化し、正確なデータ管理を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- 紙やPDFの受領書を、手作業でGoogle スプレッドシートなどに転記している経理担当者の方
- 書類のデータ化と保管作業に時間がかかり、本来のコア業務に集中できていない方
- 受領書をはじめとする帳票類の処理を、AI-OCRなどを活用して自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 受領書をフォームにアップロードするだけで、データ転記とファイル保管が自動で完了するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が減るため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシート、Google Drive、SlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、フォームトリガーを選択し、受領書データをアップロードするためのフォームを設定します
- 次に、オペレーションで、OCR機能を使い、アップロードされた受領書ファイルから文字情報を読み取ります
- 次に、オペレーションで、読み取った内容に間違いがないか「担当者へ対応を依頼する」アクションで確認依頼を送ります
- 次に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、読み取ったデータを指定のシートに転記します
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、元の受領書ファイルを指定のフォルダに格納します
- 最後に、オペレーションで、Slackの「Slackチャンネルに通知」アクションを設定し、処理の完了を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームで設定する質問項目（例：担当者名や備考欄など）は、業務内容に合わせて任意で設定できます
- Google スプレッドシートでデータを追加するシートや列は、管理しているファイルに合わせて任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名は、運用ルールに合わせて任意で設定可能です
- Slackへの通知は、通知先のチャンネルやメッセージの本文を任意でカスタマイズすることができます
■注意事項- Google スプレッドシート、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したいチーム
・データの整理とアクセスを効率化したい部門
2.プロジェクト管理チーム
・新しいプロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際に、プロジェクトごとにフォルダを自動生成してドキュメントを管理したいチーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や商談データがJUST.DBに追加された際に、顧客ごとにフォルダを作成して資料を整理したいチーム
4.カスタマーサポートチーム
・顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、ケースごとにフォルダを作成して関連資料を一元管理したいチーム
5.マーケティング部門
・キャンペーンデータや分析データがJUST.DBに追加された際に、フォルダを自動生成して資料を整理したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・手作業の負担が減り、担当者がより重要な業務に集中できるようになります。
・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でGoogle Driveにフォルダを作成するため、迅速な対応が可能になります。
■注意事項
・JUST.DB、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Google Driveに特定のファイルが承認・格納されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.雇入をした人に対するフォローアップをを行う担当者
・人事部の採用担当者や事務職員
・企業の総務部
2.人事の采配を行う上席者の方
・各部門の部門長
・チームリーダーやプロジェクトリーダー
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・多方面のタスクを抱える事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動化することで、連絡や手入力の手間を省き業務効率を大幅に向上させることができます。
■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
boardで新規案件が登録されたら、Google Driveに連携して案件名のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Google Driveでデータの格納を行う方
・企業情報ごとにフォルダを作成している営業アシスタント
・共有フォルダを使用して各部署で情報共有している企業の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・多方面のタスクを抱える事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ファイルの格納用フォルダを登録内容を基にして、自動で作成することができます。
・boardで新規案件が登録されたら、Google Driveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務の効率が向上します。
・boardに登録された案件ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルを整理しやすく、必要な情報をすぐに見つけることができます。
■注意事項
・board、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Google Driveに新しくファイル・フォルダが作成されたら、LINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業のファイル類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveに新しくファイル・フォルダが作成されたら、LINE WORKSに通知することで、業務の効率化を図ることができます。
・LINE WORKSへの通知を自動化できるため、手作業による作業を省くことができます。
■注意事項
・Google Drive、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を収集する際、回答があるたびにファイルをダウンロードし、指定の管理フォルダへ手動で移動する作業に手間を感じてはいないでしょうか。こうした定型的な作業は、他の業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、添付されたファイルデータを自動で指定のGoogle Driveフォルダに格納できるため、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで応募書類や課題提出物など、ファイルの収集を行っている担当者の方
- Google Driveに保存されるファイルを、手作業でフォルダ分けしている方
- 手動でのファイル移動による格納漏れや、格納先のミスを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答があるたびに発生していたファイルの移動作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル整理に伴う格納先の指定ミスや移動漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の確実性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogleフォームの回答情報を取得し、添付されたファイルIDなどの情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、前のステップで取得したファイル情報を指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガーでは、自動化の対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。
- Google Driveでダウンロードするファイルは、前のステップで取得したフォームの回答情報から変数としてファイルIDを設定します。
- Google Driveへファイルをアップロードする際は、保存先のフォルダIDなどを任意で指定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとGoogle Chatを連携させ、情報共有を円滑にしたいと考えている方
- 手作業による通知の手間や、共有漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
- チーム内でのファイル共有プロセスを標準化し、業務効率を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル作成時に自動で通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 通知プロセスが自動化されることで、連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。この際、監視対象としたいフォルダを指定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したい内容を記述します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送付したいスペースやダイレクトメッセージを任意で指定することが可能です
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定できるだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込み、動的な内容にすることもできます
■注意事項
- Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
- https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
- https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要会議やインタビュー後の音声ファイルを文字起こしし、さらに要約を作成する作業に多くの時間を費やしていませんか。この一連の作業を手作業で行うと、手間がかかるだけでなく情報の抜け漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Google Driveに音声ファイルを追加するだけで、Yoomが自動で文字起こしを行い、DeepSeekで要約した上でGoogleドキュメントに保存するため、議事録作成などの業務を効率化できます。■このテンプレートをおすすめする方- 会議の議事録やインタビュー記録の作成を効率化したいと考えている方
- Google DriveやGoogleドキュメント上で、音声ファイルの管理や情報共有を行っている方
- 手作業による文字起こしや要約作成に、多くの工数がかかっていると感じている方
■このテンプレートを使うメリット- 音声ファイルのアップロードから要約作成、ドキュメント保存までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 文字起こしテキストの転記ミスや要約の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメントの品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google Drive、DeepSeek、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションで音声文字起こし機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDeepSeekの「テキストを生成」アクションを設定し、文字起こしした内容を要約します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションと「文末にテキストを追加」アクションを設定し、要約内容をドキュメントに記載します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、フローボットを起動する対象のフォルダを任意で指定してください。
- DeepSeekでテキストを生成するアクションでは、文字起こしした内容を変数として利用し、要約のプロンプトを任意で設定できます。
- Googleドキュメントでドキュメントを作成するアクションとテキストを追加するアクションでは、ファイル名や記載内容を任意で設定でき、前段階で取得した情報を変数として利用可能です。
■注意事項 - DeepSeek、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Google Driveで受け取るPDF書類のデータ入力に手間を感じている経理や営業事務の方
- OCRツールを導入しているが、その後の確認や通知作業が手動で行われている方
- 紙やPDFで届く書類の管理を効率化し、ペーパーレス化を推進したいと考えている方
- PDFが格納されると自動でOCR処理が実行され、手作業での転記が不要になるため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記による、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めます。
- はじめに、Google DriveとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」で、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 次に、「担当者に対応依頼」を設定し、抽出したデータの内容確認とYoomのデータベースへの登録を依頼します。
- 最後に、LINE WORKSの「指定のトークルームに通知する」を設定し、処理が完了した旨を関係者に通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取りたいPDFのフォーマットに合わせて、抽出するテキスト項目を任意で設定できます。
- 担当者への対応依頼では、依頼する担当者や確認・登録を依頼する内容などを自由にカスタマイズしてください。
- Yoomのデータベースは、管理したい項目に合わせて任意のプロジェクトやデータベースを設定することが可能です。
- LINE WORKSへの通知では、通知先のトークルームや送信するメッセージ内容を任意で設定してください。
- Google Drive、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCR AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「こちらの記事」をご参照ください。
- 取引先からの請求書など、メールの添付ファイルをGoogle Driveで管理している方
- 手作業でのファイル保存に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方
- 添付ファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
- 特定のメールを受信するだけで、添付ファイルが自動でGoogle Driveに格納されるため、手作業での保存にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の精度が向上します。
- はじめに、お使いのGoogle DriveアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「特定の条件のメールを受信したら」を選択し、フローボットを起動するメールの条件を設定します。
- 次に、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、ファイル内容の確認依頼を特定の担当者へ送付します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「Google Driveにファイルを格納」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定のフォルダへ格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガー設定では、フローボットを起動する条件として、特定のメールアドレスや件名に含まれるキーワードなどを任意で設定できます。
- Google Driveにファイルをアップロードする際は、格納先のフォルダや、保存する際のファイル名を任意で設定できます。
- Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 紙やPDFの受領書を、手作業でGoogle スプレッドシートなどに転記している経理担当者の方
- 書類のデータ化と保管作業に時間がかかり、本来のコア業務に集中できていない方
- 受領書をはじめとする帳票類の処理を、AI-OCRなどを活用して自動化したいと考えている方
- 受領書をフォームにアップロードするだけで、データ転記とファイル保管が自動で完了するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が減るため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
- はじめに、Google スプレッドシート、Google Drive、SlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、フォームトリガーを選択し、受領書データをアップロードするためのフォームを設定します
- 次に、オペレーションで、OCR機能を使い、アップロードされた受領書ファイルから文字情報を読み取ります
- 次に、オペレーションで、読み取った内容に間違いがないか「担当者へ対応を依頼する」アクションで確認依頼を送ります
- 次に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、読み取ったデータを指定のシートに転記します
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、元の受領書ファイルを指定のフォルダに格納します
- 最後に、オペレーションで、Slackの「Slackチャンネルに通知」アクションを設定し、処理の完了を関係者に通知します
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームで設定する質問項目（例：担当者名や備考欄など）は、業務内容に合わせて任意で設定できます
- Google スプレッドシートでデータを追加するシートや列は、管理しているファイルに合わせて任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名は、運用ルールに合わせて任意で設定可能です
- Slackへの通知は、通知先のチャンネルやメッセージの本文を任意でカスタマイズすることができます
- Google スプレッドシート、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したいチーム
・データの整理とアクセスを効率化したい部門
2.プロジェクト管理チーム
・新しいプロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際に、プロジェクトごとにフォルダを自動生成してドキュメントを管理したいチーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や商談データがJUST.DBに追加された際に、顧客ごとにフォルダを作成して資料を整理したいチーム
4.カスタマーサポートチーム
・顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、ケースごとにフォルダを作成して関連資料を一元管理したいチーム
5.マーケティング部門
・キャンペーンデータや分析データがJUST.DBに追加された際に、フォルダを自動生成して資料を整理したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・手作業の負担が減り、担当者がより重要な業務に集中できるようになります。
・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でGoogle Driveにフォルダを作成するため、迅速な対応が可能になります。
■注意事項
・JUST.DB、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Google Driveに特定のファイルが承認・格納されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.雇入をした人に対するフォローアップをを行う担当者
・人事部の採用担当者や事務職員
・企業の総務部
2.人事の采配を行う上席者の方
・各部門の部門長
・チームリーダーやプロジェクトリーダー
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・多方面のタスクを抱える事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動化することで、連絡や手入力の手間を省き業務効率を大幅に向上させることができます。
■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
boardで新規案件が登録されたら、Google Driveに連携して案件名のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Google Driveでデータの格納を行う方
・企業情報ごとにフォルダを作成している営業アシスタント
・共有フォルダを使用して各部署で情報共有している企業の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・多方面のタスクを抱える事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ファイルの格納用フォルダを登録内容を基にして、自動で作成することができます。
・boardで新規案件が登録されたら、Google Driveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務の効率が向上します。
・boardに登録された案件ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルを整理しやすく、必要な情報をすぐに見つけることができます。
■注意事項
・board、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Google Driveに新しくファイル・フォルダが作成されたら、LINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業のファイル類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveに新しくファイル・フォルダが作成されたら、LINE WORKSに通知することで、業務の効率化を図ることができます。
・LINE WORKSへの通知を自動化できるため、手作業による作業を省くことができます。
■注意事項
・Google Drive、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を収集する際、回答があるたびにファイルをダウンロードし、指定の管理フォルダへ手動で移動する作業に手間を感じてはいないでしょうか。こうした定型的な作業は、他の業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、添付されたファイルデータを自動で指定のGoogle Driveフォルダに格納できるため、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで応募書類や課題提出物など、ファイルの収集を行っている担当者の方
- Google Driveに保存されるファイルを、手作業でフォルダ分けしている方
- 手動でのファイル移動による格納漏れや、格納先のミスを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答があるたびに発生していたファイルの移動作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル整理に伴う格納先の指定ミスや移動漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の確実性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogleフォームの回答情報を取得し、添付されたファイルIDなどの情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、前のステップで取得したファイル情報を指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガーでは、自動化の対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。
- Google Driveでダウンロードするファイルは、前のステップで取得したフォームの回答情報から変数としてファイルIDを設定します。
- Google Driveへファイルをアップロードする際は、保存先のフォルダIDなどを任意で指定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとGoogle Chatを連携させ、情報共有を円滑にしたいと考えている方
- 手作業による通知の手間や、共有漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
- チーム内でのファイル共有プロセスを標準化し、業務効率を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル作成時に自動で通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 通知プロセスが自動化されることで、連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。この際、監視対象としたいフォルダを指定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したい内容を記述します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送付したいスペースやダイレクトメッセージを任意で指定することが可能です
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定できるだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込み、動的な内容にすることもできます
■注意事項
- Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
- https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
- https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 会議の議事録やインタビュー記録の作成を効率化したいと考えている方
- Google DriveやGoogleドキュメント上で、音声ファイルの管理や情報共有を行っている方
- 手作業による文字起こしや要約作成に、多くの工数がかかっていると感じている方
- 音声ファイルのアップロードから要約作成、ドキュメント保存までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 文字起こしテキストの転記ミスや要約の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメントの品質向上に繋がります。
- はじめに、Google Drive、DeepSeek、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションで音声文字起こし機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDeepSeekの「テキストを生成」アクションを設定し、文字起こしした内容を要約します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションと「文末にテキストを追加」アクションを設定し、要約内容をドキュメントに記載します。
- Google Driveのトリガー設定では、フローボットを起動する対象のフォルダを任意で指定してください。
- DeepSeekでテキストを生成するアクションでは、文字起こしした内容を変数として利用し、要約のプロンプトを任意で設定できます。
- Googleドキュメントでドキュメントを作成するアクションとテキストを追加するアクションでは、ファイル名や記載内容を任意で設定でき、前段階で取得した情報を変数として利用可能です。
- DeepSeek、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
まとめ
いかがでしたか？
Zoom会議の録画とGoogle Driveへの保存、そしてその間の文字起こしや議事録作成といった一連のプロセスを自動化することで、これまで会議後にかかっていた多くの時間と手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。
これにより、担当者は煩雑なルーティンワークから解放され、会議内容の活用や次のアクションプラン策定といった、より本質的な業務に集中できる環境が整うでしょう。
Yoomを使えば、便利な自動化の仕組みがノーコードで構築できるのも魅力ですよね。
「本当に誰でも設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。
登録は30秒ほどで完了！
その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね！
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？
業務効率化の第一歩としてまずは1つ、会議終了後の業務フローを自動化する仕組みの活用からスタートしてみてください。
よくあるご質問
Q：AIによる文字起こしの精度はどのくらいですか？
A：
Zoomの文字起こしは英語に最も強く、日本語にも対応していますが、いくつか注意点があります。
1.医療や法律、ITなどの専門用語は、一部、正確に認識されないことがあります。
2.早口すぎると、言葉の区切りが認識できず、誤変換が起こる可能性があります。
3.複数人が同時に話すと誰が何を言ったか分かりにくくなり、精度がかなり下がります。
具体的な制度に関しては、下記ご確認をお願い致します。
【ざっくりとした精度のイメージ（日本語の場合）】
状況：精度の目安
普通の会話（1人ずつ・ゆっくり）：約80〜90％
専門用語が多い：約60〜75％
早口や重なった会話あり：約50〜70％
Q：話者ごとの発言を分離して記録できますか？
A：
残念ながら、今の段階で話者ごとの発言を分離することはできません。
誰が発言したかが重要な場面ではレコーダーを設置しておくなど、他の処置も同時に行うことをおすすめします。
Q：途中でエラーが起きた場合、どうなりますか？
A：
フローボットがエラーになった場合、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールにはエラーの詳細が記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご利用いただけます。
また、修正後はご自身で再度テストを行い、手動でフローボットをONにしてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
