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「Zoom会議が終わるたびに、録画データをダウンロードして、文字起こしサービスにかけて、その結果を整形してドキュメントにまとめて、さらにGoogle Driveの特定のフォルダにアップロードして…」
このように、Zoomでのオンライン会議後に行う議事録作成や情報共有の一連の作業に、多くの時間と手間を感じていませんか？手作業が多いため、うっかりミスが発生したり、共有が遅れてしまうこともありますよね。
そこで、Zoom会議が終了したら、その録画データを自動的に文字起こしして、議事録としてGoogle Driveに保存される仕組みをご紹介！
この仕組みを活用すれば、煩わしい手作業から解放され、もっと創造的な業務や戦略的なタスクに集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に構築できます。ぜひ最後までチェックして、業務効率化の参考にしてみてくださいね！
YoomにはZoom会議が終了した後に録画データを自動で文字起こしし、議事録としてGoogle Driveに保存する業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
■概要
Zoom会議後の議事録作成は、録画の視聴や文字起こし、要約、ファイル管理など多くの手間がかかる業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Zoomでの会議が終了するだけで、録画データから自動で文字起こしと要約を行い、議事録としてPDF化した上でGoogle Driveに保存します。
一連の作業を自動化することで、議事録作成にかかる負担を解消し、より重要な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ZoomとGoogle Drive間で発生する録画データの処理や議事録作成といった作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、会議後の面倒な手作業から解放され、重要な情報を迅速かつ正確にチーム内で共有できるようになるでしょう。
気になるテンプレートがあれば、ぜひクリックして試してみてくださいね！
Zoom会議が終了すると、その録画データが自動的に文字起こしされ、さらに要約や翻訳といった処理が加えられた上で、議事録としてGoogle Driveに保存できます。
手作業による議事録作成の手間を大幅に削減し、多言語対応や情報整理の質の向上に期待できます。
■概要
Zoom会議後の議事録作成は、録画の視聴や文字起こし、要約、ファイル管理など多くの手間がかかる業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Zoomでの会議が終了するだけで、録画データから自動で文字起こしと要約を行い、議事録としてPDF化した上でGoogle Driveに保存します。
一連の作業を自動化することで、議事録作成にかかる負担を解消し、より重要な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoom会議後の録画データの処理、例えば文字起こしや要約、さらには翻訳といった作業に多くの時間を費やしていませんか？ また、作成した議事録を適切な場所に保存する手間も、日々の業務の中で負担になっているのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Zoom会議終了後の録画データ取得から、AIによる文字起こし、要約、翻訳、そしてGoogle Driveへの議事録保存までの一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
特定の議題や参加者など、あらかじめ設定した条件に合致するZoom会議の録画データを対象として文字起こしや議事録作成を行い、Google Driveに自動で保存することも可能です。
必要な情報だけを選択的に記録・共有できることで、ストレージの効率的な利用や情報過多の防止にも役立ちます。
■概要
Zoom会議後の録画データの処理は、手間がかかる作業の1つではないでしょうか？特に、録画を文字起こしし、要約して議事録を作成、さらにGoogle Driveへ保存といった一連の作業は、多くの時間を要します。このワークフローを活用すれば、Zoom会議終了をトリガーに、これらの作業を自動化し、議事録作成の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、「Zoom会議が終了した際に、録画データを自動で文字起こし・要約し、議事録を作成してGoogle Driveに保存する」フローの作成手順を解説していきます！
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみ利用できる機能です。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションがエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoom／Google Drive
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Zoom会議後の議事録作成は、録画の視聴や文字起こし、要約、ファイル管理など多くの手間がかかる業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Zoomでの会議が終了するだけで、録画データから自動で文字起こしと要約を行い、議事録としてPDF化した上でGoogle Driveに保存します。
一連の作業を自動化することで、議事録作成にかかる負担を解消し、より重要な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Zoomのマイアプリ登録】
登録方法は以下の手順をご覧ください。
【Google Driveのマイアプリ登録】
先ほど同様に、検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomと連携するGoogleアカウントでログインしたら連携完了です！
※認証時にGoogle Driveへの権限を全て許可してください。
【Google ドキュメントのマイアプリ登録】
Google Driveのマイアプリ登録と同じ手順で、Yoomと連携するGoogleアカウントにログインしたら連携完了です！
※認証時に、Google ドキュメントへの権限を全て許可してください。
ここから実際に、フローを作成していきます。
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用しているので、以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要
Zoom会議後の議事録作成は、録画の視聴や文字起こし、要約、ファイル管理など多くの手間がかかる業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Zoomでの会議が終了するだけで、録画データから自動で文字起こしと要約を行い、議事録としてPDF化した上でGoogle Driveに保存します。
一連の作業を自動化することで、議事録作成にかかる負担を解消し、より重要な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
まずは、Zoomでミーティングが終了したらフローボットが起動するようにする、アプリトリガー設定をしていきます。
コピーしたテンプレートの、「ミーティングが終了したら」をクリックしてください。
タイトルは任意で編集し、連携するアカウントが使用するアカウントで誤りがないかを確認しましょう。トリガーアクションは「ミーティングが終了したら」のままにして、「次へ」をクリックしてください。
次にAPI接続設定を行います。
トリガーの起動間隔を、プルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「メールアドレス」欄には、フローで使用するZoomアカウントのメールアドレスを入力しましょう。
ここで入力したメールアドレスのZoomアカウントで開催したミーティングが終了すると、フローボットが自動的に起動するようになります。
設定が完了したらテストを行います。
テスト用に、先ほど「メールアドレス」欄に入力したZoomアカウントで、実際にミーティングを開始して終了してください。
ミーティングを終了したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると「取得した値」に、アウトプットとしてミーティング情報が抽出されます。
※Zoomの無料プランだとテストが失敗となり、アウトプットが取得できないのでご注意ください。
今回は無料プランを使用しているため、ミーティング情報を取得することができませんでした…
有料プランをご利用中の場合は反映されますので、ぜひ試してみてくださいね！
正しく情報が取得できていることを確認したら「保存する」をクリックし、次に進みましょう！
続いて、ステップ3で取得したミーティングの、レコーディング情報を取得する設定を行います。
「ミーティングのレコーディング情報を取得」をクリックしてください。
連携アカウントとアクション選択画面に切り替わるので、先ほどと同様に、タイトルは任意で変更し、連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは変更せずに「次へ」をクリックします。
「ミーティングID」には、ステップ3で取得したミーティングIDを設定します。
入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
設定完了後は「テスト」をクリックし、ステップ3で取得したミーティングのレコーディング情報が「取得した値」に抽出されることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
ここでは、ステップ4で取得したレコーディング情報を基に、ファイルをダウンロードする設定を行います。
「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
これまでと同様にタイトルの任意編集と、連携するアカウント情報の確認を行い、アクションは変更せずに次へ進みます。
「ダウンロードURL」を、ステップ4で取得したアウトプットを使って設定します。
入力欄をクリックして表示されるアウトプットから、「ダウンロードURL(MP4)」を選択してください。
設定完了後、「テスト」をクリックし、レコーディングファイルのダウンロードURLが「取得した値」に抽出されることを確認します。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みましょう！
続いて、ステップ5で取得したレコーディングファイルから、AIを使って文字起こしする設定です。
「音声データを文字起こしする」をクリックしてください。
タイトルを任意で編集し、アクションをミーティング時間に合わせて選択します。
デフォルトでは「最大30分の音声文字起こし（25タスク）」が設定されていますが、活用シーンに合わせて設定してみてくださいね！
続いて、詳細の設定を下記のようにしていきます。
設定が完了したら「テスト」をクリックして、レコーディングファイルを文字起こしした内容が「取得した値」に抽出されることを確認しましょう。
テスト用に、音声ファイルをアップロードして、正常に文字起こしされるのかチェックしてみました！
文字起こしされた内容を確認したら「保存する」をクリックして、次に進みましょう！
続いて、ステップ6で取得した文字起こしデータを基に、内容を要約する設定を行います。
「要約する」をクリックしてください。
タイトルを任意で編集し、アクションを活用シーンに合わせて選択します。
デフォルトでは、「GPT4o-mini｜15,000文字以内の文章の要約（2タスク）」が設定されていますが、下図から選択可能なので活用する業務内容に合わせて選択してみてくださいね！
設定したら「次へ」をクリックし、詳細設定をしていきます。
「要約対象のテキスト」に、ステップ6で文字起こしした内容を設定します。入力欄をクリックして表示されるアウトプットから、「解析結果」を選択してください。
「文字数」には、要約後の文字数の指定をします。たとえば、100文字以内に収めたい場合は、「100」と入力してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
ミーティングの内容を要約したデータが「取得した値」に抽出されることを確認してみてくださいね！
確認後は「保存する」を押して次のステップに進みます。
ここでは、ステップ7で要約したデータを基に、ミーティングの議事録を作成する設定を行います。
「書類を発行する」をクリックしてください。
タイトルを任意で編集し、連携するアカウント情報を確認してページを下にスクロールします。
次に、議事録を作成するGoogle ドキュメントの雛形との連携設定です。
設定を進める前に、Google ドキュメントで議事録の雛形を作成しておいてくださいね！
※雛形作成時の注意事項は、こちらをご参照ください。
今回はテスト用に、下図のような雛形を作成しました。（とっても簡易的ですが…）
雛形の準備ができたらYoomの画面に戻って、データベースの連携設定を進めていきます。
設定が完了したら「次へ」をクリックし、置換条件の設定をしていきましょう。
ここでは、事前に用意しておいた書類の雛形に、要約したデータが反映されるように設定します。
この際、雛形の中で{ }で囲っている部分を、アウトプットで取得したデータに置き換えることができます。
今回は雛形の「{内容}」部分に、ステップ7で要約したデータを反映したいので、下図のように設定しました。
設定後は「テスト」をクリックします。テストが成功すると、作成された議事録のダウンロードボタンが表示されるので、ダウンロードして内容を確認してみましょう！
下図のように、要約したデータが雛形の「{内容}」部分に無事反映されました。
格納先に指定していたGoogle Driveに、議事録が保存されているかどうかもチェックしてみてくださいね！
確認したらYoomの画面に戻って「保存する」をクリックしてください。
最後に、自動作成した議事録を、Google Driveにアップロードする設定を行います。
「ファイルをアップロードする」をクリックしてください。
タイトルを任意で編集し、連携するアカウント情報に誤りがないかを確認しましょう。
アクションは「ファイルをアップロードする」のままにして、次に進みます。
次に、API接続設定をしていきます。
設定完了後は「テスト」をクリックして、指定のフォルダ内に議事録が格納されていることを確認してみてくださいね！
確認後はYoomの画面に戻って「保存する」をクリックし、設定完了です！
以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」をにし、設定したフローの動作チェックをしましょう！
以上が、「Zoom会議が終了した際に、録画データを自動で文字起こし・要約し、議事録を作成してGoogle Driveに保存する」フローの作成手順でした！
ZoomとGoogle Driveの連携以外にも、Yoomには様々な業務フローを自動化するテンプレートが豊富に用意されています！
ここではその一部をご紹介するので、気になるテンプレートがあれば「試してみる」をクリックし、気軽に試してみてください。
Google Driveとの連携以外にも、様々なツールと連携することで多様な業務フローを自動化することが可能です。
たとえば、会議終了後にレコーディングURLをチャットツールに通知したり、データベースの情報を基にして会議URLを自動作成することもできちゃいます！
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・部門ごとにツールのアカウント情報を登録している企業
・外出先でもシートの編集を行なっている営業担当
2.Zoomを活用してコミュニケーションを図っている方
・Web上での集団面接を行なっている人事担当者
・セミナーの企画運営を行うカスタマーサービス部門の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートはアクセス権限を付与することができるため、業務情報の安全性を高く保ことができるツールです。
しかし、Googleスプレッドシートに追加された情報を、改めてZoomのウェビナー登録者に追加するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
手作業による入力ミスや、データの消失を防ぎたいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートに情報が登録されたら、登録内容を基に自動でZoomにも登録するため、手作業を省くことができます。
また引用した内容を使用して登録を行うことで、情報の正確性を保ちます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
◼️概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしデータをNotionに保存します。
各アクションの設定内容を変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Zoom、NotionそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleフォームを活用している方
・Googleフォームを情報収集のツールとして利用している方
2.Zoomでミーティングを開催している方
・手動によるZoomへの操作を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomの会議を作成する際に手動で登録する必要があり、Googleフォームで収集した情報を元に入力している場合、時間がかかり手間だと感じているかもしれません。
[Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成する]を活用することで、自動でZoomの会議をすることができ、手動による入力作業を効率化します。
また、入力誤りなどのヒューマンエラーを防止できるため、管理工数を削減することが可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Salesforceで顧客情報を管理し、Zoomでオンライン会議を行う際、手作業で会議URLを発行して情報を転記する作業に手間を感じていませんか。こうした個別の作業は、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションの時間を奪ってしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Salesforce上の情報をもとにZoomの会議URLが自動で作成されるため、日程調整にかかる作業を効率化し、よりスムーズな営業活動を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、SlackにレコーディングURLを通知するフローです。
このフローにより、チーム全体宛てのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行うことができます。
通知先や通知文は自由にアレンジいただけます。
■注意事項
・各アプリとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.会議の内容を迅速に共有し、チームの生産性を向上させたい方
2.手動での会議録の作成や共有を減らし、自動化したいと考えている方
3.ZoomとMicrosoft Teamsを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・ミーティング終了後に自動的に文字起こしと要約を行うことで、人手による作業時間を大幅に節約することができます。
・AIオペレーションを使用して自動で文字起こしおよび要約することにより、会議での議論や決定事項を正確に記録することが可能です。
■注意事項
・Zoom、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Zoomでの会議後、録画データから手作業で文字起こしを行い、kintoneに議事録として格納する作業は手間がかかるものです。また、重要な内容の聞き逃しや、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、AIが自動で音声を文字起こしし、その内容をkintoneへ格納するため、面倒な議事録作成業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データを手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに保存する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。また、保存のし忘れやファイル名の付け間違いといったミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データを自動でDropboxに保存できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneの特定のレコードのステータスが更新されたら、更新されたレコード情報でZoomの会議URLを発行し、メールで自動送信します。
メールの送信先のアドレスや送信者名、本文や件名も自由にカスタマイズ可能です。
■設定方法
・kintone、Zoom、GmailそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・kintoneの「指定のステータスに更新されたら」というトリガーで取得できるWebhookURLをkintoneの該当のアプリのWebhookURLとして設定してください。
・Zoomの「ミーティングを作成」というオペレーションでkintoneから取得した情報をもとに、設定を行なってください。
・Gmailの「メールで送付」というオペレーション内で、任意のメール文面や送信先に設定を変更してください。
■注意事項
・kintone、Zoom、GmailそれぞれでYoomとの連携が必要です。
■概要
Yoomのフォームに回答が行われたら、Zoomのミーティングを発行し、Googleカレンダーへの予定追加とメール案内を行うフローです。
フォームの回答のみミーティングの発行と予定の追加、ミーティングのURL案内まで一貫して行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・会議の予約が入ったら手動でZoomミーティングを発行して、相手へのメール通知、カレンダー登録を行なっている方
・会議の調整や管理をする営業事務担当者
・メールを頻繁に確認することができない営業担当者
■このテンプレートを使うメリット
Yoomのフォームに回答が行われたらZoomのミーティングを発行してGoogleカレンダーへの予定追加とメール案内するフローを一貫して実施できますので、人がやらなければいけない業務を時間を削減できます。また、自動で行うため人による転記ミスや対応漏れを防ぐことができます。
フォームに回答が行われたらすぐにフローが起動するため、担当者が不在の場合でもスムーズに会議設定ができます。
■注意点
Zoom、Googleカレンダー、Googleスプレッドシート、GmailとYoomを連携する必要があります。
こちらも様々なツールと連携することができ、自動化できる業務フローは多岐に渡ります。
テンプレートは自由にカスタマイズできるので、実際の活用シーンに近いテンプレートを探して、最適なフローを作成してみてください！
■概要
Google Driveに新しくファイル・フォルダが作成されたら、LINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業のファイル類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveに新しくファイル・フォルダが作成されたら、LINE WORKSに通知することで、業務の効率化を図ることができます。
・LINE WORKSへの通知を自動化できるため、手作業による作業を省くことができます。
■注意事項
・Google Drive、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■事前準備
・Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc
■作成方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。
②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。
③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。
⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑥＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑦アクションから「画像・PDFファイルを読み取る」を選択し、次に進みます。
⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。
⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。
※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑪＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。
⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑭＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
⑯＋マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。
⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178
■概要
Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google Driveに特定のファイルが承認・格納されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.雇入をした人に対するフォローアップをを行う担当者
・人事部の採用担当者や事務職員
・企業の総務部
2.人事の采配を行う上席者の方
・各部門の部門長
・チームリーダーやプロジェクトリーダー
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・多方面のタスクを抱える事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動化することで、連絡や手入力の手間を省き業務効率を大幅に向上させることができます。
■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したいチーム
・データの整理とアクセスを効率化したい部門
2.プロジェクト管理チーム
・新しいプロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際に、プロジェクトごとにフォルダを自動生成してドキュメントを管理したいチーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や商談データがJUST.DBに追加された際に、顧客ごとにフォルダを作成して資料を整理したいチーム
4.カスタマーサポートチーム
・顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、ケースごとにフォルダを作成して関連資料を一元管理したいチーム
5.マーケティング部門
・キャンペーンデータや分析データがJUST.DBに追加された際に、フォルダを自動生成して資料を整理したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・手作業の負担が減り、担当者がより重要な業務に集中できるようになります。
・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でGoogle Driveにフォルダを作成するため、迅速な対応が可能になります。
■注意事項
・JUST.DB、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を収集する際、回答があるたびにファイルをダウンロードし、指定の管理フォルダへ手動で移動する作業に手間を感じてはいないでしょうか。こうした定型的な作業は、他の業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、添付されたファイルデータを自動で指定のGoogle Driveフォルダに格納できるため、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
boardで新規案件が登録されたら、Google Driveに連携して案件名のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Google Driveでデータの格納を行う方
・企業情報ごとにフォルダを作成している営業アシスタント
・共有フォルダを使用して各部署で情報共有している企業の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・多方面のタスクを抱える事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ファイルの格納用フォルダを登録内容を基にして、自動で作成することができます。
・boardで新規案件が登録されたら、Google Driveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務の効率が向上します。
・boardに登録された案件ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルを整理しやすく、必要な情報をすぐに見つけることができます。
■注意事項
・board、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
◼️概要
メールに添付されたファイルを管理者の承認後、GoogleDriveの指定のフォルダに自動的に格納します。
トリガーを起動するメールは特定の条件のメールのみに限定することも可能です。
◼️設定方法
1.Google DriveとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.メールトリガーで、任意のメールアドレスを設定してください。
3.承認オペレーションの「ファイル内容を確認」で任意の承認担当者を指定してください。
4.Google Driveのオペレーションで、メールから取得した添付ファイルと、保存先のフォルダを設定してください。
5.メールトリガーで設定したメールアドレス宛にメールが届くと、フローボットが起動し、添付ファイルがGoogle Driveに格納されます。
◼️注意事項
・GoogleDriveのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・GoogleDriveの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・承認が不要な場合は、承認オペレーションを削除してご利用ください。
■概要
フォームで提出された受領書データをAIを用いて自動的に読み取り、その情報をGoogleスプレッドシートに格納するワークフローです。
受領書の内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
■設定方法
1.Googleスプレッドシート、Slack、Google DriveとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.フォームトリガーの作成で受領書データを添付できるフォームを作成します。
3.「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションの「PDFや画像ファイルから文字情報を読み取る」アクションで、抽出したい項目を設定してください。
4.「担当者へ対応を依頼する」オペレーションで読み取り情報の格納前に人によるチェックを入れます。
5.入力フォームに「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションで設定した抽出項目を設定してください。
6.「データベースを操作する」オペレーションの「レコードを追加する」アクションで取得した情報をスプレッドシートに追加します。
7.スプレッドシートに設定した列と読み取り項目を対応させて設定をしてください。
8.GoogleDriveの「ファイルをアップロードする」アクションでファイルの格納先やファイル名の設定を行なってください。
9.Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、任意のメッセージや送信先のチャンネルなどの設定を行ってください。
■注意事項
・抽出項目やスプレッドシートの項目はご自由に設定してください。
・スプレッドシート内の列と抽出情報を適切に対応させてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
いかがでしたか？
Zoom会議の録画とGoogle Driveへの保存、そしてその間の文字起こしや議事録作成といった一連のプロセスを自動化することで、これまで会議後にかかっていた多くの時間と手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。
これにより、担当者は煩雑なルーティンワークから解放され、会議内容の活用や次のアクションプラン策定といった、より本質的な業務に集中できる環境が整うでしょう。
Yoomを使えば、便利な自動化の仕組みがノーコードで構築できるのも魅力ですよね。
「本当に誰でも設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。
登録は30秒ほどで完了！
その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね！
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？
業務効率化の第一歩としてまずは1つ、会議終了後の業務フローを自動化する仕組みの活用からスタートしてみてください。
Q：AIによる文字起こしの精度はどのくらいですか？
A：
Zoomの文字起こしは英語に最も強く、日本語にも対応していますが、いくつか注意点があります。
1.医療や法律、ITなどの専門用語は、一部、正確に認識されないことがあります。
2.早口すぎると、言葉の区切りが認識できず、誤変換が起こる可能性があります。
3.複数人が同時に話すと誰が何を言ったか分かりにくくなり、精度がかなり下がります。
具体的な制度に関しては、下記ご確認をお願い致します。
【ざっくりとした精度のイメージ（日本語の場合）】
状況：精度の目安
普通の会話（1人ずつ・ゆっくり）：約80〜90％
専門用語が多い：約60〜75％
早口や重なった会話あり：約50〜70％
Q：話者ごとの発言を分離して記録できますか？
A：
残念ながら、今の段階で話者ごとの発言を分離することはできません。
誰が発言したかが重要な場面ではレコーダーを設置しておくなど、他の処置も同時に行うことをおすすめします。
Q：途中でエラーが起きた場合、どうなりますか？
A：
フローボットがエラーになった場合、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールにはエラーの詳細が記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご利用いただけます。
また、修正後はご自身で再度テストを行い、手動でフローボットをONにしてください。
