.png)
・
紙の請求書やアンケートをOCRでデータ化した後、そのCSVファイルを開いて、内容を一つひとつGoogle スプレッドシートにコピー＆ペーストしていませんか？
ファイルを開いてコピーし、正しい場所に貼り付けるという単純作業の繰り返しは、時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">OCRで読み取ったCSVファイルのデータが、自動でGoogle スプレッドシートの特定の行に追記される仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、データの分析や活用といった、より本質的な業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OCRで読み取ったCSVファイルの情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
OCRで処理したCSVデータをGoogle スプレッドシートに自動で連携させることで、手動でのデータ入力作業をなくし、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
ここでは、メール受信やファイルアップロードといった様々なシーンを想定した具体的な自動化の例をテンプレートとして紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">GmailやOutlookで特定のCSVファイルを受信したり、BoxやGoogle DriveにCSVファイルがアップロードされたりしたタイミングをきっかけに、そのファイル内のデータをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する</span>フローであり、手動でのファイルダウンロードやコピー＆ペーストの手間を完全に省くことで、リアルタイムかつ正確なデータ集約を実現できます！
それではここから代表的な例として、Gmailで受信したCSVファイルをOCRで読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに行として自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Gmailのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択してください。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
次の画面で、Yoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったらページ下部の「続行」を選択します。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
【Google Driveのマイアプリ連携】
Gmailの手順と同様に、マイアプリから「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓にGoogle Driveと入力して、Google Driveを選択しましょう。
こちらもGmailと同様に赤枠部分の「Sign with Google」をクリックし、使用しているアカウントでログインしてください。
以下の画面が表示されたら、ログインするアカウントをクリックしてください。
こちらの画面が表示されたら、「次へ」をクリックしましょう。
先にGmailのマイアプリ登録を行っているため、すでに一部のアクセス権限が付与されています。
問題なければ「続行」をクリックし、連携を完了します。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
GmailやGoogle Driveと同様にマイアプリの「新規登録」からGoogle スプレッドシートを選択し、赤枠部分の「Sign with Google」を押下してください。
そのあともGmailやGoogle Driveの手順と同様です。
今回連携したいアカウントを選択し、「続行」を選択してマイアプリ登録を完了します。
マイアプリの一覧に各アプリのアイコンが表示されていたら、次のステップに進みましょう！
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！
ここから「Gmailで受信したCSVファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローを設定していきます！
以下の赤枠をクリックしてください。
続いて、以下の内容を確認後、「次へ」をクリックして進んでください。
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。
ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、キーワードを含めた文章を送信しましょう！
※今回は、以下のメールを受け取った設定で進めていきます。キーワードは「CSVファイル」に設定しました。CSVファイルの添付を忘れないように注意してくださいね。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプットが表示されます。アウトプットはこの後の設定で活用します！
先ほどテスト送信したメールの内容が反映されていれば、OKです。
最後に、「保存する」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
以下の赤枠をクリックしてください。
※分岐は一部有料プランで利用可能な機能です。他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
設定が完了したら、「保存」をクリックします。
これで、分岐の設定は完了です！
赤枠部分をクリックしましょう！ここでは、メールにファイルが添付されていた場合にGoogleDriveにファイルをアップロードする設定を行います。
次の画面で、下記の設定をしましょう。
続いて、APi接続設定の画面で必須項目を設定してください。
上記の設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
アウトプットが表示され、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックしましょう！
ここでは、CSVファイルをスプレッドシートに変換する設定を行います。赤枠部分をクリックしましょう！
以下の内容を確認後、次に進みましょう！
続いて、API接続設定の画面に遷移します。ここでは、必須項目を設定しましょう！
入力を終えたら、テストを実行します。テストに成功すると、アウトプットが表示されます。
Google Driveの画面に移り、変換されたファイルがアップロードされているか確認をします。
確認後、Yoomの画面に戻り、「保存する」をクリックして、完了です！
ここでは、Googleスプレッドシートをダウンロードする設定を行います。赤枠部分をクリックしましょう！
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。
ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
続いて、以下の内容を確認後、「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、「ファイルID」と「ファイルタイプ」を設定します。
「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットの「CSVファイルをスプレッドシートに変換する」から選択してください。
「ファイルタイプ」は、プルダウンから「pdf」を選択します。入力を終えたら、「テスト」をクリックしましょう！
アウトプットに表示されたら、「保存する」を押下して、次のステップに進んでください。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRは一部有料プランで利用可能な機能です。他プランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されるので、設定を確認し、次に進みましょう！
詳細設定の画面に遷移したら、注意事項を確認します。ここでは、必須項目を設定していきましょう！
使用するAIと言語を任意で選択しましょう。
設定できたら、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると「取得した値」に表示されます。問題がなければ「保存する」をクリックします。
これで、画像・PDFから文字を読み取る設定は完了です！
以下の赤枠をクリックしましょう！
※繰り返し処理のオペレーションは、ミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっています。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるので、ぜひこの機会に試してみてくださいね！
ここでは、繰り返しGoogle スプレッドシートに追加するための設定を行います。
「繰り返し対象で取得した値」で設定した値に応じて、すべてのデータ追加が自動的に順番に行われるようになります。
※繰り返し処理の詳しい設定方法については、こちらをご参照ください。
下図のように、Google スプレッドシートにデータを追加する際に使用する項目を、全て「アウトプット」欄に設定してください。
アウトプットは、プルダウンメニューから選択できます。
※「＋取得した値を追加」をクリックすると設定欄が追加されます。
設定が完了したら、「保存する」を押下します。以上で、コマンドオペレーションの設定が完了です！
ここでは、 Googleスプレッドシートにレコードを追加する設定をします。
以下の赤枠をクリックしましょう！
次の画面で、連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。タイトルは任意で修正します。
実行アクションは変更せず、画面を下にスクロールしましょう！
データベース連携の項目は、入力欄下の部分を参照して入力しましょう！
「スプレッドシートID」や「タブ名」はボックスをクリックして表示される「候補」から選択可能です。
注意点として、Google スプレッドシート内にはレコードを追加するためにヘッダを登録する必要があります。
ヘッダがテーブル範囲内に含まれているかを確認し、「次へ」のボタンを押下してください。
※今回はテスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は「A1:H」になります。
すると、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
ここで先ほど設定したヘッダが登録されていることが確認できます。
入力欄をクリックして表示されるアウトプットを引用して、「追加するレコードの値」を設定していきましょう！
以下は例として、「商品名」欄に「商品名のループ変数」のアウトプットを選択します。
このように、先ほどコマンドオペレーションで設定した「繰り返し対象のアウトプット」を引用することで、Googleスプレッドシートから取得したレコード情報のすべてを、自動的に繰り返して、Google スプレッドシートに追加されるようになります。
すべての情報を入力した後、「テスト」をクリックしてください。
Google スプレッドシートの画面に移り、レコードが追加されているか確認をしてみましょう。
正しく反映されていたら、「保存する」をクリックします。
以上で、「Gmailで受信したCSVファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローボットの完成です。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Yoomには、今回紹介したテンプレート以外にもOCRとGoogle スプレッドシートを活用したテンプレートが多数あります。
あなたの業務に合わせて、興味のあるものを試してみてください！
GoogleスプレッドシートのAPIを活用すれば、入力や更新のたびに他ツールと連携させることで、手作業の転記や確認作業を減らし、業務全体の効率を高められます。
データの整理・共有・活用を効率化したい方に最適なフローがそろっています。
画像やPDFに含まれる文字情報をOCRで自動抽出し、各種ツールに連携することで、これまで手作業で行っていた確認や入力作業を大幅に削減できます。
ファイル確認や転記の手間が減るだけでなく、紙や画像データを有効活用したい方にぴったりの自動化フローが、すぐに始められます。
OCRで読み取ったCSVデータをGoogle スプレッドシートへ自動で連携させることで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルのダウンロード、内容の確認、コピー＆ペーストといった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクも根本からなくすことができます。</span>
これにより、担当者は時間のかかる単純なデータ入力作業から解放され、より付加価値の高いデータの分析や活用といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
.avif)
.avif){kind=small}
.webp)
.webp)