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【ノーコードで実現】OCRで読み取ったCSVデータをGoogle スプレッドシートに自動で転記・追加する方法
■概要
Gmailに添付された請求書や注文書などのCSVファイル、その内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加するため、転記作業の手間とミスを減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するCSVファイルの内容を、手作業で転記している方
- 日々のデータ入力作業における、入力ミスや確認の手間を削減したい方
- 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの受信からデータ転記までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮し、他の業務に充てられます。
- 手作業によるコピー＆ペーストや目視での確認が不要になるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションで、まず受信したメールに添付ファイルがあるかなどの条件で処理を分けるための分岐を設定します。
- 次に、メールに添付されたファイルをGoogle Driveにアップロードします。
- 続いて、アップロードしたCSVファイルをGoogle Drive上でスプレッドシートに変換し、さらにそのファイルをダウンロードします。
- ダウンロードしたファイルに対してOCR（光学的文字認識）を実行し、ファイル内のテキストデータを抽出します。
- 最後に、抽出したデータをGoogle スプレッドシートの指定したファイルに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、特定の差出人や件名に含まれるキーワードなどを指定し、自動化の対象となるメールを任意に設定してください。
- OCRで読み取ったどのテキストデータを、Google スプレッドシートのどの列に追加するかを、お使いの業務に合わせて設定してください。
- 最終的にデータを追加するGoogle スプレッドシートのファイルとシートを、任意のファイル・シートに変更してご利用ください。
■概要
Gmailに添付された請求書や注文書などのCSVファイル、その内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加するため、転記作業の手間とミスを減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するCSVファイルの内容を、手作業で転記している方
- 日々のデータ入力作業における、入力ミスや確認の手間を削減したい方
- 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの受信からデータ転記までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮し、他の業務に充てられます。
- 手作業によるコピー＆ペーストや目視での確認が不要になるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションで、まず受信したメールに添付ファイルがあるかなどの条件で処理を分けるための分岐を設定します。
- 次に、メールに添付されたファイルをGoogle Driveにアップロードします。
- 続いて、アップロードしたCSVファイルをGoogle Drive上でスプレッドシートに変換し、さらにそのファイルをダウンロードします。
- ダウンロードしたファイルに対してOCR（光学的文字認識）を実行し、ファイル内のテキストデータを抽出します。
- 最後に、抽出したデータをGoogle スプレッドシートの指定したファイルに行として追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、特定の差出人や件名に含まれるキーワードなどを指定し、自動化の対象となるメールを任意に設定してください。
- OCRで読み取ったどのテキストデータを、Google スプレッドシートのどの列に追加するかを、お使いの業務に合わせて設定してください。
- 最終的にデータを追加するGoogle スプレッドシートのファイルとシートを、任意のファイル・シートに変更してご利用ください。
紙の請求書やアンケートをOCRでデータ化した後、そのCSVファイルを開いて、内容を一つひとつGoogle スプレッドシートにコピー＆ペーストしていませんか？
ファイルを開いてコピーし、正しい場所に貼り付けるという単純作業の繰り返しは、時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりがちです。
もし、OCRで読み取ったCSVファイルのデータが、自動でGoogle スプレッドシートの特定の行に追記される仕組みがあれば、こうした定型業務から解放され、データの分析や活用といった、より本質的な業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して日々の作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOCRで読み取ったCSVファイルの情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Gmailに添付された請求書や注文書などのCSVファイル、その内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加するため、転記作業の手間とミスを減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するCSVファイルの内容を、手作業で転記している方
- 日々のデータ入力作業における、入力ミスや確認の手間を削減したい方
- 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの受信からデータ転記までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮し、他の業務に充てられます。
- 手作業によるコピー＆ペーストや目視での確認が不要になるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションで、まず受信したメールに添付ファイルがあるかなどの条件で処理を分けるための分岐を設定します。
- 次に、メールに添付されたファイルをGoogle Driveにアップロードします。
- 続いて、アップロードしたCSVファイルをGoogle Drive上でスプレッドシートに変換し、さらにそのファイルをダウンロードします。
- ダウンロードしたファイルに対してOCR（光学的文字認識）を実行し、ファイル内のテキストデータを抽出します。
- 最後に、抽出したデータをGoogle スプレッドシートの指定したファイルに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、特定の差出人や件名に含まれるキーワードなどを指定し、自動化の対象となるメールを任意に設定してください。
- OCRで読み取ったどのテキストデータを、Google スプレッドシートのどの列に追加するかを、お使いの業務に合わせて設定してください。
- 最終的にデータを追加するGoogle スプレッドシートのファイルとシートを、任意のファイル・シートに変更してご利用ください。
■概要
Gmailに添付された請求書や注文書などのCSVファイル、その内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加するため、転記作業の手間とミスを減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するCSVファイルの内容を、手作業で転記している方
- 日々のデータ入力作業における、入力ミスや確認の手間を削減したい方
- 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの受信からデータ転記までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮し、他の業務に充てられます。
- 手作業によるコピー＆ペーストや目視での確認が不要になるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションで、まず受信したメールに添付ファイルがあるかなどの条件で処理を分けるための分岐を設定します。
- 次に、メールに添付されたファイルをGoogle Driveにアップロードします。
- 続いて、アップロードしたCSVファイルをGoogle Drive上でスプレッドシートに変換し、さらにそのファイルをダウンロードします。
- ダウンロードしたファイルに対してOCR（光学的文字認識）を実行し、ファイル内のテキストデータを抽出します。
- 最後に、抽出したデータをGoogle スプレッドシートの指定したファイルに行として追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、特定の差出人や件名に含まれるキーワードなどを指定し、自動化の対象となるメールを任意に設定してください。
- OCRで読み取ったどのテキストデータを、Google スプレッドシートのどの列に追加するかを、お使いの業務に合わせて設定してください。
- 最終的にデータを追加するGoogle スプレッドシートのファイルとシートを、任意のファイル・シートに変更してご利用ください。
OCRで読み取ったCSVデータをGoogle スプレッドシートに連携する自動化の方法
OCRで処理したCSVデータをGoogle スプレッドシートに自動で連携させることで、手動でのデータ入力作業をなくし、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
ここでは、メール受信やファイルアップロードといった様々なシーンを想定した具体的な自動化の例をテンプレートとして紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メール受信やファイルアップロードを起点に、OCR処理したCSVデータをGoogle スプレッドシートに自動で追加する
GmailやOutlookで特定のCSVファイルを受信したり、BoxやGoogle DriveにCSVファイルがアップロードされたりしたタイミングをきっかけに、そのファイル内のデータをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加するフローであり、手動でのファイルダウンロードやコピー＆ペーストの手間を完全に省くことで、リアルタイムかつ正確なデータ集約を実現できます！
■概要
Gmailに添付された請求書や注文書などのCSVファイル、その内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加するため、転記作業の手間とミスを減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するCSVファイルの内容を、手作業で転記している方
- 日々のデータ入力作業における、入力ミスや確認の手間を削減したい方
- 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの受信からデータ転記までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮し、他の業務に充てられます。
- 手作業によるコピー＆ペーストや目視での確認が不要になるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションで、まず受信したメールに添付ファイルがあるかなどの条件で処理を分けるための分岐を設定します。
- 次に、メールに添付されたファイルをGoogle Driveにアップロードします。
- 続いて、アップロードしたCSVファイルをGoogle Drive上でスプレッドシートに変換し、さらにそのファイルをダウンロードします。
- ダウンロードしたファイルに対してOCR（光学的文字認識）を実行し、ファイル内のテキストデータを抽出します。
- 最後に、抽出したデータをGoogle スプレッドシートの指定したファイルに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、特定の差出人や件名に含まれるキーワードなどを指定し、自動化の対象となるメールを任意に設定してください。
- OCRで読み取ったどのテキストデータを、Google スプレッドシートのどの列に追加するかを、お使いの業務に合わせて設定してください。
- 最終的にデータを追加するGoogle スプレッドシートのファイルとシートを、任意のファイル・シートに変更してご利用ください。
■概要
「Outlookで受信したCSVファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、メール添付のCSVを自動で解析し、スプレッドシートに整理する業務ワークフローです。
手動でのデータ入力や転記作業を減らし、効率的なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookを頻繁に利用し、添付ファイルのCSVを管理しているビジネスパーソンの方
- 手動でのデータ入力に時間を取られ、業務効率化を図りたい方
- OCRやCSVデータの活用に関心があり、Google スプレッドシートでのデータ管理を強化したい方
- 複数のSaaSアプリを連携させて、業務プロセスを自動化したい企業のIT担当者
- データの正確性を保ちながら、効率的なデータ集計を目指すチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- データ入力の手間削減：Outlookの添付ファイルを自動でOCR処理し、Google スプレッドシートにCSV形式で追加するため、手動入力の時間を短縮できます。
- データの正確性向上：OCR技術により、誤入力や転記ミスを防ぎ、正確なデータ管理を実現します。
- 業務効率の向上：自動化により、繰り返し作業から解放され、他の重要な業務に集中できます。
- スピーディーなデータ更新：受信したデータがGoogle スプレッドシートに反映されるため、最新情報を常に把握できます。
■概要
フォームで受け取ったファイルを手動で確認し、内容を転記する作業に手間を感じていませんか。特に添付ファイルが複数ある場合や、内容を目視で確認して入力する作業は、時間がかかる上にミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームで受信したファイルからAI-OCRで文字情報を読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加することが可能です。これにより、データ入力に関わる一連の作業を自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った添付ファイルの内容を、手作業で転記している方
- AI-OCRを活用して、紙やPDFの書類からのデータ入力作業を自動化したいと考えている方
- Google スプレッドシートへのデータ入力を効率化し、手作業によるミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームの送信を起点に、ファイルからの文字抽出とスプレッドシートへの追加が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、フォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、フォームに添付されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、アップロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 続いて、「同じ処理を繰り返す」オペレーションを設定し、抽出したデータを項目ごとに処理できるようにします。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、抽出・整形したデータを指定のスプレッドシートに1行ずつ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで利用しているAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションと、「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプランまたはサクセスプランで利用可能な機能です。フリープランやミニプランではエラーとなりますのでご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用できる機能は、2週間の無料トライアルで全てお試しいただけます。この機会に、高度な自動化による業務効率化をご体験ください。
■概要
Googleフォームで受け付けた回答に添付されたファイルの内容確認や転記作業は、手間がかかる定型業務の一つです。
特に、ファイルを開いて必要な情報を手作業で抜き出すプロセスは、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルの内容をOCRで自動的に読み取り、AIで要約して通知するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームに添付されたファイルの内容を手作業で確認、転記しているご担当者の方
- OCRやAIを活用して、定型的なデータ読み取りや入力業務を効率化したいと考えている方
- 手作業による情報処理での確認漏れや転記ミスを防止したい業務ご担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からファイル読取、要約、通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ確認や転記が不要になるため、確認漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、SlackをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答から添付ファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- さらに、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキストの内容を要約します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、要約結果を任意のGoogle スプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、実際に業務で使用しているフォームのIDを任意で設定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードする際、対象のファイルIDはトリガーで取得したGoogleフォームの回答情報から選択します。
- OCR機能で画像を読み取るアクションでは、ファイル内のどの項目をテキストとして抽出するかを任意で設定できます。
- AI機能で要約するアクションでは、前のステップのOCR機能で抽出したテキストを要約対象として選択してください。
- Google スプレッドシートには、AI機能で生成した要約結果をレコードに追加します。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーション、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「BoxにアップロードされたCSVファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、データ管理の効率化を図るための自動化ワークフローです。
BoxにCSVファイルをアップロードすると、YoomのOCR機能が自動で内容を読み取り、必要なデータを抜き出し、Google スプレッドシートに自動的に追加されるため、手動でのデータ入力作業が不要になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを利用して大量のCSVファイルを管理している方
- 手動でCSVデータをGoogle スプレッドシートに入力する作業に時間を取られている方
- OCR技術を活用してデータ処理を自動化したいと考えている業務担当者
- データの正確性を高め、作業効率を向上させたい企業のIT担当者
- 複数のSaaSアプリ間でのデータ連携をスムーズに行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 作業時間の短縮：手動入力が不要になるため、データ処理にかかる時間を削減できます。
- エラーの防止：OCR技術により、データの読み取りミスや入力エラーを減らすことができます。
- 業務効率の向上：自動化により、他の重要な業務にリソースを集中させることが可能です。
■概要
「Google DriveにアップロードされたCSVファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、データの自動処理と管理を効率化する業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、Google DriveにアップロードされたCSVファイルをOCRで正確に読み取り、自動的にGoogle スプレッドシートにデータを追加できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに定期的にCSVファイルを保存しているビジネスユーザーの方
- 手動でCSVデータをGoogle スプレッドシートに入力する作業を減らしたい方
- データ入力の自動化を通じて業務効率を向上させたいチームリーダーや管理者の方
- OCR技術を活用して異なる形式のデータを統一的に管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 作業時間の短縮：CSVファイルのデータ入力を自動化することで、手作業にかかる時間を削減できます。
- データ精度の向上：OCR技術を活用して正確なデータ読み取りを実現し、入力ミスを防止します。
- 業務効率化：自動化により、他の重要な業務に集中できる時間を確保できます。
■概要
Gmailに添付された請求書や注文書などのCSVファイル、その内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加するため、転記作業の手間とミスを減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するCSVファイルの内容を、手作業で転記している方
- 日々のデータ入力作業における、入力ミスや確認の手間を削減したい方
- 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの受信からデータ転記までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮し、他の業務に充てられます。
- 手作業によるコピー＆ペーストや目視での確認が不要になるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションで、まず受信したメールに添付ファイルがあるかなどの条件で処理を分けるための分岐を設定します。
- 次に、メールに添付されたファイルをGoogle Driveにアップロードします。
- 続いて、アップロードしたCSVファイルをGoogle Drive上でスプレッドシートに変換し、さらにそのファイルをダウンロードします。
- ダウンロードしたファイルに対してOCR（光学的文字認識）を実行し、ファイル内のテキストデータを抽出します。
- 最後に、抽出したデータをGoogle スプレッドシートの指定したファイルに行として追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、特定の差出人や件名に含まれるキーワードなどを指定し、自動化の対象となるメールを任意に設定してください。
- OCRで読み取ったどのテキストデータを、Google スプレッドシートのどの列に追加するかを、お使いの業務に合わせて設定してください。
- 最終的にデータを追加するGoogle スプレッドシートのファイルとシートを、任意のファイル・シートに変更してご利用ください。
■概要
「Outlookで受信したCSVファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、メール添付のCSVを自動で解析し、スプレッドシートに整理する業務ワークフローです。
手動でのデータ入力や転記作業を減らし、効率的なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookを頻繁に利用し、添付ファイルのCSVを管理しているビジネスパーソンの方
- 手動でのデータ入力に時間を取られ、業務効率化を図りたい方
- OCRやCSVデータの活用に関心があり、Google スプレッドシートでのデータ管理を強化したい方
- 複数のSaaSアプリを連携させて、業務プロセスを自動化したい企業のIT担当者
- データの正確性を保ちながら、効率的なデータ集計を目指すチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- データ入力の手間削減：Outlookの添付ファイルを自動でOCR処理し、Google スプレッドシートにCSV形式で追加するため、手動入力の時間を短縮できます。
- データの正確性向上：OCR技術により、誤入力や転記ミスを防ぎ、正確なデータ管理を実現します。
- 業務効率の向上：自動化により、繰り返し作業から解放され、他の重要な業務に集中できます。
- スピーディーなデータ更新：受信したデータがGoogle スプレッドシートに反映されるため、最新情報を常に把握できます。
■概要
フォームで受け取ったファイルを手動で確認し、内容を転記する作業に手間を感じていませんか。特に添付ファイルが複数ある場合や、内容を目視で確認して入力する作業は、時間がかかる上にミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームで受信したファイルからAI-OCRで文字情報を読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加することが可能です。これにより、データ入力に関わる一連の作業を自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った添付ファイルの内容を、手作業で転記している方
- AI-OCRを活用して、紙やPDFの書類からのデータ入力作業を自動化したいと考えている方
- Google スプレッドシートへのデータ入力を効率化し、手作業によるミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームの送信を起点に、ファイルからの文字抽出とスプレッドシートへの追加が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、フォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、フォームに添付されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、アップロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 続いて、「同じ処理を繰り返す」オペレーションを設定し、抽出したデータを項目ごとに処理できるようにします。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、抽出・整形したデータを指定のスプレッドシートに1行ずつ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで利用しているAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションと、「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプランまたはサクセスプランで利用可能な機能です。フリープランやミニプランではエラーとなりますのでご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用できる機能は、2週間の無料トライアルで全てお試しいただけます。この機会に、高度な自動化による業務効率化をご体験ください。
■概要
Googleフォームで受け付けた回答に添付されたファイルの内容確認や転記作業は、手間がかかる定型業務の一つです。
特に、ファイルを開いて必要な情報を手作業で抜き出すプロセスは、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルの内容をOCRで自動的に読み取り、AIで要約して通知するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームに添付されたファイルの内容を手作業で確認、転記しているご担当者の方
- OCRやAIを活用して、定型的なデータ読み取りや入力業務を効率化したいと考えている方
- 手作業による情報処理での確認漏れや転記ミスを防止したい業務ご担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からファイル読取、要約、通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ確認や転記が不要になるため、確認漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、SlackをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答から添付ファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- さらに、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキストの内容を要約します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、要約結果を任意のGoogle スプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、実際に業務で使用しているフォームのIDを任意で設定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードする際、対象のファイルIDはトリガーで取得したGoogleフォームの回答情報から選択します。
- OCR機能で画像を読み取るアクションでは、ファイル内のどの項目をテキストとして抽出するかを任意で設定できます。
- AI機能で要約するアクションでは、前のステップのOCR機能で抽出したテキストを要約対象として選択してください。
- Google スプレッドシートには、AI機能で生成した要約結果をレコードに追加します。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーション、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「BoxにアップロードされたCSVファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、データ管理の効率化を図るための自動化ワークフローです。
BoxにCSVファイルをアップロードすると、YoomのOCR機能が自動で内容を読み取り、必要なデータを抜き出し、Google スプレッドシートに自動的に追加されるため、手動でのデータ入力作業が不要になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを利用して大量のCSVファイルを管理している方
- 手動でCSVデータをGoogle スプレッドシートに入力する作業に時間を取られている方
- OCR技術を活用してデータ処理を自動化したいと考えている業務担当者
- データの正確性を高め、作業効率を向上させたい企業のIT担当者
- 複数のSaaSアプリ間でのデータ連携をスムーズに行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 作業時間の短縮：手動入力が不要になるため、データ処理にかかる時間を削減できます。
- エラーの防止：OCR技術により、データの読み取りミスや入力エラーを減らすことができます。
- 業務効率の向上：自動化により、他の重要な業務にリソースを集中させることが可能です。
■概要
「Google DriveにアップロードされたCSVファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、データの自動処理と管理を効率化する業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、Google DriveにアップロードされたCSVファイルをOCRで正確に読み取り、自動的にGoogle スプレッドシートにデータを追加できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに定期的にCSVファイルを保存しているビジネスユーザーの方
- 手動でCSVデータをGoogle スプレッドシートに入力する作業を減らしたい方
- データ入力の自動化を通じて業務効率を向上させたいチームリーダーや管理者の方
- OCR技術を活用して異なる形式のデータを統一的に管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 作業時間の短縮：CSVファイルのデータ入力を自動化することで、手作業にかかる時間を削減できます。
- データ精度の向上：OCR技術を活用して正確なデータ読み取りを実現し、入力ミスを防止します。
- 業務効率化：自動化により、他の重要な業務に集中できる時間を確保できます。
Gmailで受信したCSVファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで受信したCSVファイルをOCRで読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに行として自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
- フローをONにし、テストメールを送信して動作を確認
■概要
Gmailに添付された請求書や注文書などのCSVファイル、その内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加するため、転記作業の手間とミスを減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するCSVファイルの内容を、手作業で転記している方
- 日々のデータ入力作業における、入力ミスや確認の手間を削減したい方
- 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの受信からデータ転記までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮し、他の業務に充てられます。
- 手作業によるコピー＆ペーストや目視での確認が不要になるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションで、まず受信したメールに添付ファイルがあるかなどの条件で処理を分けるための分岐を設定します。
- 次に、メールに添付されたファイルをGoogle Driveにアップロードします。
- 続いて、アップロードしたCSVファイルをGoogle Drive上でスプレッドシートに変換し、さらにそのファイルをダウンロードします。
- ダウンロードしたファイルに対してOCR（光学的文字認識）を実行し、ファイル内のテキストデータを抽出します。
- 最後に、抽出したデータをGoogle スプレッドシートの指定したファイルに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、特定の差出人や件名に含まれるキーワードなどを指定し、自動化の対象となるメールを任意に設定してください。
- OCRで読み取ったどのテキストデータを、Google スプレッドシートのどの列に追加するかを、お使いの業務に合わせて設定してください。
- 最終的にデータを追加するGoogle スプレッドシートのファイルとシートを、任意のファイル・シートに変更してご利用ください。
■概要
Gmailに添付された請求書や注文書などのCSVファイル、その内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加するため、転記作業の手間とミスを減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するCSVファイルの内容を、手作業で転記している方
- 日々のデータ入力作業における、入力ミスや確認の手間を削減したい方
- 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの受信からデータ転記までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮し、他の業務に充てられます。
- 手作業によるコピー＆ペーストや目視での確認が不要になるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションで、まず受信したメールに添付ファイルがあるかなどの条件で処理を分けるための分岐を設定します。
- 次に、メールに添付されたファイルをGoogle Driveにアップロードします。
- 続いて、アップロードしたCSVファイルをGoogle Drive上でスプレッドシートに変換し、さらにそのファイルをダウンロードします。
- ダウンロードしたファイルに対してOCR（光学的文字認識）を実行し、ファイル内のテキストデータを抽出します。
- 最後に、抽出したデータをGoogle スプレッドシートの指定したファイルに行として追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、特定の差出人や件名に含まれるキーワードなどを指定し、自動化の対象となるメールを任意に設定してください。
- OCRで読み取ったどのテキストデータを、Google スプレッドシートのどの列に追加するかを、お使いの業務に合わせて設定してください。
- 最終的にデータを追加するGoogle スプレッドシートのファイルとシートを、任意のファイル・シートに変更してご利用ください。
ステップ1：Gmail・Google Drive・Google スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※Google スプレッドシートの連携方法は以下をご確認ください。
【Gmailのマイアプリ連携】
GmailとYoomの連携方法については、下記のナビをご参照ください。
【Google Driveのマイアプリ連携】
Gmailの手順と同様に、マイアプリから「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓にGoogle Driveと入力して、Google Driveを選択しましょう。
こちらもGmailと同様に赤枠部分の「Sign in with Google」をクリックし、使用しているアカウントでログインしてください。
以下の画面が表示されたら、ログインするアカウントをクリックしてください。
こちらの画面が表示されたら、「次へ」をクリックしましょう。
先にGmailのマイアプリ登録を行っているため、すでに一部のアクセス権限が付与されています。
問題なければ「続行」をクリックし、連携を完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
■概要
Gmailに添付された請求書や注文書などのCSVファイル、その内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加するため、転記作業の手間とミスを減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するCSVファイルの内容を、手作業で転記している方
- 日々のデータ入力作業における、入力ミスや確認の手間を削減したい方
- 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの受信からデータ転記までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮し、他の業務に充てられます。
- 手作業によるコピー＆ペーストや目視での確認が不要になるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションで、まず受信したメールに添付ファイルがあるかなどの条件で処理を分けるための分岐を設定します。
- 次に、メールに添付されたファイルをGoogle Driveにアップロードします。
- 続いて、アップロードしたCSVファイルをGoogle Drive上でスプレッドシートに変換し、さらにそのファイルをダウンロードします。
- ダウンロードしたファイルに対してOCR（光学的文字認識）を実行し、ファイル内のテキストデータを抽出します。
- 最後に、抽出したデータをGoogle スプレッドシートの指定したファイルに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、特定の差出人や件名に含まれるキーワードなどを指定し、自動化の対象となるメールを任意に設定してください。
- OCRで読み取ったどのテキストデータを、Google スプレッドシートのどの列に追加するかを、お使いの業務に合わせて設定してください。
- 最終的にデータを追加するGoogle スプレッドシートのファイルとシートを、任意のファイル・シートに変更してご利用ください。
■概要
Gmailに添付された請求書や注文書などのCSVファイル、その内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加するため、転記作業の手間とミスを減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するCSVファイルの内容を、手作業で転記している方
- 日々のデータ入力作業における、入力ミスや確認の手間を削減したい方
- 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの受信からデータ転記までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮し、他の業務に充てられます。
- 手作業によるコピー＆ペーストや目視での確認が不要になるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションで、まず受信したメールに添付ファイルがあるかなどの条件で処理を分けるための分岐を設定します。
- 次に、メールに添付されたファイルをGoogle Driveにアップロードします。
- 続いて、アップロードしたCSVファイルをGoogle Drive上でスプレッドシートに変換し、さらにそのファイルをダウンロードします。
- ダウンロードしたファイルに対してOCR（光学的文字認識）を実行し、ファイル内のテキストデータを抽出します。
- 最後に、抽出したデータをGoogle スプレッドシートの指定したファイルに行として追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、特定の差出人や件名に含まれるキーワードなどを指定し、自動化の対象となるメールを任意に設定してください。
- OCRで読み取ったどのテキストデータを、Google スプレッドシートのどの列に追加するかを、お使いの業務に合わせて設定してください。
- 最終的にデータを追加するGoogle スプレッドシートのファイルとシートを、任意のファイル・シートに変更してご利用ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！
ここから「Gmailで受信したCSVファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローを設定していきます！
以下の赤枠をクリックしてください。
続いて、以下の内容を確認後、「次へ」をクリックして進んでください。
- タイトル：任意で修正
- 連携するアカウント：合っているか確認
- アクション：「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。
ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、キーワードを含めた文章を送信しましょう！
※今回は、以下のメールを受け取った設定で進めていきます。キーワードは「CSVファイル」に設定しました。CSVファイルの添付を忘れないように注意してくださいね。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
- 「トリガーの起動間隔」は任意で設定してください。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！
ここでは、5分で設定をしています。※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。 - 「キーワード」は先ほどテスト送信したメールの文章に含まれているキーワードを入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプットが表示されます。アウトプットはこの後の設定で活用します！
先ほどテスト送信したメールの内容が反映されていれば、OKです。
最後に、「完了」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
ステップ4：分岐の設定
以下の赤枠をクリックしてください。
※「分岐する」オペレーションは、パーソナルプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
パーソナルプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますよ。
詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひ活用してみてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
- 分岐対象のアウトプット
オペレーション：特定のキーワードに一致するメールを受信したら
取得した値：添付ファイル1
- 分岐条件
添付ファイルの有無を判別する分岐設定のため、「取得した値が空ではない」を選択しましょう。
設定が完了したら、「完了」をクリックします。
これで、分岐の設定は完了です！
ステップ5：Google Driveの設定
赤枠部分をクリックしましょう！ここでは、メールにファイルが添付されていた場合にGoogle Driveにファイルをアップロードする設定を行います。
次の画面で、下記の設定をしましょう。
- タイトル：必要に応じて変更可能
- Google Driveと連携するアカウント情報：アカウントが合っているか確認
- 実行アクション：「ファイルをアップロードする」を選択
続いて、API接続設定の画面で必須項目を設定してください。
- 格納先のフォルダID：入力欄をクリックして表示される「候補」から選択できます。
- ファイル名：入力欄をクリックして表示されるアウトプットを選択
- ファイルの添付方法：「取得した値を使用」を選択
- ファイル：「添付ファイル1」を選択
上記の設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
アウトプットが表示され、エラーが発生しなければ、下部にある「完了」をクリックしましょう！
ステップ6：Google Driveの設定
ここでは、CSVファイルをスプレッドシートに変換する設定を行います。赤枠部分をクリックしましょう！
以下の内容を確認後、次に進みましょう！
- タイトル：任意で修正
- 連携するアカウント：合っているか確認
- アクション：「CSVファイルをスプレッドシートに変換する」を選択
続いて、API接続設定の画面に遷移します。ここでは、必須項目を設定しましょう！
- 「ファイルID」：入力欄をクリックして表示されるアウトプットの「ファイルをアップロードする」から引用して設定。
- 「ファイル名」：今回は、アウトプットを引用して設定。手動で入力も可能です。
- 「フォルダID」：入力欄をクリックして表示される「候補」から選択。もしくは、Google DriveのURL内の「/drive/folders/●●●●」部分がフォルダIDとなります。
入力を終えたら、テストを実行します。テストに成功すると、アウトプットが表示されます。
Google Driveの画面に移り、変換されたファイルがアップロードされているか確認をします。
確認後、Yoomの画面に戻り、「完了」をクリックして、完了です！
ステップ7：Google Driveの設定
ここでは、Google スプレッドシートをダウンロードする設定を行います。赤枠部分をクリックしましょう！
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。
ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
続いて、以下の内容を確認後、「次へ」をクリックして進んでください。
- タイトル：任意で修正
- 連携するアカウント：合っているか確認
- アクション：「Google スプレッドシートをダウンロード」を選択
次の画面で、「ファイルID」と「ファイルタイプ」を設定します。
「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットの「CSVファイルをスプレッドシートに変換する」から選択してください。
「ファイルタイプ」は、プルダウンから「pdf」を選択します。入力を終えたら、「テスト」をクリックしましょう！
アウトプットに表示されたら、「完了」を押下して、次のステップに進んでください。
ステップ8：OCRでの読み取り設定
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう！
- タイトル：画像・PDFから文字を読み取る
- アクション：【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字を読み取る（5タスク）
詳細設定の画面に遷移したら、注意事項を確認します。ここでは、必須項目を設定していきましょう！
- 「OCR画像」：取得した値を使用するため、以下のように設定してください。
- 「抽出したい項目」：ファイルから抽出したい項目を入力します。入力する際は、入力欄下の注釈に沿って入力しましょう。
使用するAIと言語を任意で選択しましょう。
設定できたら、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると「取得した値」に表示されます。問題がなければ「完了」をクリックします。
これで、画像・PDFから文字を読み取る設定は完了です！
ステップ9：コマンドオペレーションの設定
以下の赤枠をクリックしましょう！
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、パーソナルプラン以上のプランが必要です。フリープランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。パーソナルプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えますよ。
ここでは、繰り返しGoogle スプレッドシートに追加するための設定を行います。
「繰り返し対象で取得した値」で設定した値に応じて、すべてのデータ追加が自動的に順番に行われるようになります。
※繰り返し処理の詳しい設定方法については、こちらをご参照ください。
下図のように、Google スプレッドシートにデータを追加する際に使用する項目を、全て「アウトプット」欄に設定してください。
アウトプットは、プルダウンメニューから選択できます。
※「＋取得した値を追加」をクリックすると設定欄が追加されます。
設定が完了したら、「完了」を押下します。以上で、コマンドオペレーションの設定が完了です！
ステップ10：Google スプレッドシートにレコードを追加する
ここでは、 Google スプレッドシートにレコードを追加する設定をします。
以下の赤枠をクリックしましょう！
次の画面で、連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。タイトルは任意で修正します。
実行アクションは変更せず、画面を下にスクロールしましょう！
データベース連携の項目は、入力欄下の部分を参照して入力しましょう！
「スプレッドシートID」や「タブ名」はボックスをクリックして表示される「候補」から選択可能です。
注意点として、Google スプレッドシート内にはレコードを追加するためにヘッダを登録する必要があります。
ヘッダがテーブル範囲内に含まれているかを確認し、「次へ」のボタンを押下してください。
※今回はテスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は「A1:H」になります。
すると、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
ここで先ほど設定したヘッダが登録されていることが確認できます。
入力欄をクリックして表示されるアウトプットを引用して、「追加するレコードの値」を設定していきましょう！
以下は例として、「商品名」欄に「商品名のループ変数」のアウトプットを選択します。
このように、先ほどコマンドオペレーションで設定した「繰り返し対象のアウトプット」を引用することで、OCRで抽出したデータを繰り返し処理で1件ずつ取り出し、Google スプレッドシートに追加できます。
すべての情報を入力した後、「テスト」をクリックしてください。
Google スプレッドシートの画面に移り、レコードが追加されているか確認をしてみましょう。
正しく反映されていたら、「完了」をクリックします。
以上で、「Gmailで受信したCSVファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローボットの完成です。
ステップ11：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Google スプレッドシートとOCR機能を活用したその他の便利な自動化例
Yoomには、今回紹介したテンプレート以外にもOCRとGoogle スプレッドシートを活用したテンプレートが多数あります。
あなたの業務に合わせて、興味のあるものを試してみてください！
Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例
Google スプレッドシートのAPIを活用すれば、入力や更新のたびに他ツールと連携させることで、手作業の転記や確認作業を減らし、業務全体の効率を高められます。
データの整理・共有・活用を効率化したい方に最適なフローがそろっています。
■概要Webサイトの問合せフォームから届く内容は重要な情報ですが、その都度内容をコピーしてGoogle スプレッドシートに転記する作業は手間がかかり、入力ミスなども起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォームが送信されると、その内容が自動でGoogle スプレッドシートに記載されるため、こうした課題を削減できます。問合せ対応の初動を自動化し、正確な情報管理を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Webサイトの問合せフォームからの情報を手作業でリスト化しているWeb担当者の方
- 問合せ内容の転記ミスや対応漏れを防ぎ、顧客対応の質を向上させたいCS担当者の方
- フォームからのリード情報を迅速にチームで共有し、営業活動を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォームが送信されると自動でGoogle スプレッドシートに内容が記載されるため、手作業での転記時間を削減することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるコピー＆ペーストでの転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■ワークフローの流れ- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、お問い合わせ受付用のフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、フォームを送信した方への自動返信メールを作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームで受け付けた内容を指定のスプレッドシートに記載するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- 「メールを送る」オペレーションでは、自動返信するメールの宛先、件名、本文を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するオペレーションでは、書き込み対象としたいスプレッドシートやシートを任意で設定してください。
■注意事項- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
■概要複数のGoogle スプレッドシートでデータを管理しており、一方のシートへの追記に伴い、関連データを別のシートから探して転記する作業に手間を感じていないでしょうか。手作業による転記は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、特定のGoogle スプレッドシートに行が追加されたことをきっかけに、関連する複数の行を自動で取得し、目的のシートへ追加する一連の処理を自動化し、データ管理の正確性と効率性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートを跨いだデータ連携や転記を手作業で行っている方
- データの転記作業における入力ミスや参照元の間違いを防止したいと考えている方
- Google スプレッドシートを用いた定型的なデータ集計や更新業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット- 行の追加をトリガーに、情報の取得から別シートへの転記までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるコピー＆ペーストで発生しがちな転記ミスや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■ワークフローの流れ- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに関連データを取得します
- 次に、コマンドオペレーションの「処理繰り返し」を設定し、取得した複数レコードを一つずつ処理できるようにします
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、指定のスプレッドシートにデータを追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーで設定するGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」アクションで、監視したいスプレッドシートのIDとシート名を設定してください。
- オペレーションの「複数のレコードを取得する」アクションでは、関連データを取得したいスプレッドシートのIDとシート名を設定してください。
- オペレーションの「レコードを追加する」アクションでは、最終的にデータを追加したいスプレッドシートのIDとシート名を設定してください。
■注意事項- GoogleスプレッドシートとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■概要Googleフォームで集めた回答をもとに、都度Google スプレッドシートをコピーして個別管理シートを作成する作業に手間を感じていませんか？手作業でのファイル複製やリネームは、件数が増えるほど負担が大きくなり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されるたびに、指定したテンプレートのGoogle スプレッドシートが自動で複製されるため、こうした定型業務を効率化できます。■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームで集めた情報を、回答ごとに個別のGoogle スプレッドシートで管理している方
- 既存のGoogle スプレッドシートのテンプレートを手動でコピーして運用している業務担当者の方
- データの転記やファイル作成作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答をトリガーに、自動でGoogle スプレッドシートが複製されるため、ファイル作成の手間を削減することができます。
- 手作業によるファイルのコピー忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■ワークフローの流れ- はじめに、Google Drive、Google スプレッドシート、GoogleフォームをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルを複製する」アクションを設定し、コピー元となるGoogle スプレッドシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、複製したファイルのURLなどを管理用の一覧シートに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームをトリガーに設定する際、どのフォームの回答をきっかけにワークフローを起動させるか、対象のフォームIDを任意で設定してください。
■注意事項- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■概要Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、一件ずつDocuSignで契約書を作成・送信する作業は手間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートの特定の行が更新されると、その情報をもとにDocuSignのテンプレートからエンベロープを自動で作成し、送信までを完結させることが可能になり、契約業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートとDocuSignを用いた契約業務に手間を感じている法務・営業担当者の方
- 手作業による契約書の作成や送信業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
- 契約締結までのリードタイムを短縮し、より迅速な業務プロセスを構築したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートの更新を起点に、DocuSignでのエンベロープ作成・送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや送信先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、契約業務の正確性を高めることに繋がります。
■ワークフローの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとDocuSignをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDocuSignを選択し、「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定で、監視対象とするスプレッドシートやシートを任意で設定してください。
- DocuSignに連携する情報は、スプレッドシートのどの列のデータをエンベロープの宛先や件名、本文などに反映させるか、任意で設定することが可能です。
■注意事項- Google スプレッドシート、DocusignのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■概要Google スプレッドシートで管理しているタスクリストや顧客情報を、手作業でNotionに転記する作業に手間を感じてはいないでしょうか。この単純作業は時間を要するだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、自動でNotionに指定のテンプレートページが作成されるため、こうした定型業務の負担を解消し、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートとNotionを併用し、情報転記に手間を感じている方
- プロジェクト管理やタスク管理における手作業でのデータ入力ミスを減らしたい方
- 定型的な入力業務を自動化し、より創造的なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにNotionのページが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータのコピー＆ペーストが不要になることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保ちます。
■ワークフローの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「ページを作成」アクションを設定し、Google スプレッドシートで追加された行の情報を元にページが作成されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定で、自動化の起点としたいファイル（スプレッドシートID）や特定のシート（シートID）を任意で設定してください。
- 自動化の対象とするGoogle スプレッドシート内のテーブル範囲も、任意で指定することが可能です。
- Notionのオペレーションでは、ページを作成する先のデータベースIDを任意で設定することが可能です。
- Notionで作成するページのコンテンツには、トリガーで取得したGoogle スプレッドシートの情報を変数として埋め込むことができます。
■注意事項- Google スプレッドシート、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- Webサイトの問合せフォームからの情報を手作業でリスト化しているWeb担当者の方
- 問合せ内容の転記ミスや対応漏れを防ぎ、顧客対応の質を向上させたいCS担当者の方
- フォームからのリード情報を迅速にチームで共有し、営業活動を効率化したいと考えている方
- フォームが送信されると自動でGoogle スプレッドシートに内容が記載されるため、手作業での転記時間を削減することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるコピー＆ペーストでの転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、お問い合わせ受付用のフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、フォームを送信した方への自動返信メールを作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームで受け付けた内容を指定のスプレッドシートに記載するように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- 「メールを送る」オペレーションでは、自動返信するメールの宛先、件名、本文を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するオペレーションでは、書き込み対象としたいスプレッドシートやシートを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートを跨いだデータ連携や転記を手作業で行っている方
- データの転記作業における入力ミスや参照元の間違いを防止したいと考えている方
- Google スプレッドシートを用いた定型的なデータ集計や更新業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 行の追加をトリガーに、情報の取得から別シートへの転記までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるコピー＆ペーストで発生しがちな転記ミスや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに関連データを取得します
- 次に、コマンドオペレーションの「処理繰り返し」を設定し、取得した複数レコードを一つずつ処理できるようにします
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、指定のスプレッドシートにデータを追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーで設定するGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」アクションで、監視したいスプレッドシートのIDとシート名を設定してください。
- オペレーションの「複数のレコードを取得する」アクションでは、関連データを取得したいスプレッドシートのIDとシート名を設定してください。
- オペレーションの「レコードを追加する」アクションでは、最終的にデータを追加したいスプレッドシートのIDとシート名を設定してください。
■注意事項
- GoogleスプレッドシートとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- Googleフォームで集めた情報を、回答ごとに個別のGoogle スプレッドシートで管理している方
- 既存のGoogle スプレッドシートのテンプレートを手動でコピーして運用している業務担当者の方
- データの転記やファイル作成作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
- Googleフォームへの回答をトリガーに、自動でGoogle スプレッドシートが複製されるため、ファイル作成の手間を削減することができます。
- 手作業によるファイルのコピー忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
- はじめに、Google Drive、Google スプレッドシート、GoogleフォームをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルを複製する」アクションを設定し、コピー元となるGoogle スプレッドシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、複製したファイルのURLなどを管理用の一覧シートに記録します。
- Googleフォームをトリガーに設定する際、どのフォームの回答をきっかけにワークフローを起動させるか、対象のフォームIDを任意で設定してください。
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Google スプレッドシートとDocuSignを用いた契約業務に手間を感じている法務・営業担当者の方
- 手作業による契約書の作成や送信業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
- 契約締結までのリードタイムを短縮し、より迅速な業務プロセスを構築したいチームリーダーの方
- Google スプレッドシートの更新を起点に、DocuSignでのエンベロープ作成・送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや送信先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、契約業務の正確性を高めることに繋がります。
- はじめに、Google スプレッドシートとDocuSignをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDocuSignを選択し、「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定します
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定で、監視対象とするスプレッドシートやシートを任意で設定してください。
- DocuSignに連携する情報は、スプレッドシートのどの列のデータをエンベロープの宛先や件名、本文などに反映させるか、任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシート、DocusignのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとNotionを併用し、情報転記に手間を感じている方
- プロジェクト管理やタスク管理における手作業でのデータ入力ミスを減らしたい方
- 定型的な入力業務を自動化し、より創造的なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにNotionのページが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータのコピー＆ペーストが不要になることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保ちます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「ページを作成」アクションを設定し、Google スプレッドシートで追加された行の情報を元にページが作成されるように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定で、自動化の起点としたいファイル（スプレッドシートID）や特定のシート（シートID）を任意で設定してください。
- 自動化の対象とするGoogle スプレッドシート内のテーブル範囲も、任意で指定することが可能です。
- Notionのオペレーションでは、ページを作成する先のデータベースIDを任意で設定することが可能です。
- Notionで作成するページのコンテンツには、トリガーで取得したGoogle スプレッドシートの情報を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
OCR機能を活用した便利な自動化例
画像やPDFに含まれる文字情報をOCRで自動抽出し、各種ツールに連携することで、これまで手作業で行っていた確認や入力作業を大幅に削減できます。
ファイル確認や転記の手間が減るだけでなく、紙や画像データを有効活用したい方にぴったりの自動化フローが、すぐに始められます。
■概要Outlookに届く請求書や注文書など、添付ファイルの内容を手作業でMicrosoft Excelに転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローは、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、抽出したデータをMicrosoft Excelへ追加する一連のプロセスを自動化します。Outlookの添付ファイルからのデータ抽出と転記作業を効率化し、より重要な業務へ集中できる環境を構築します。■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを手作業で転記している経理担当者の方
- 添付ファイルからのデータ抽出作業に時間がかかり、業務効率化を検討している方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookの添付ファイルを開き、データ抽出からMicrosoft Excelへの追加までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手作業での転記がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■ワークフローの流れ- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人など、条件を指定することも可能です
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを指定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータを指定のセルに追加します
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、受信トレイ全体ではなく、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます
- OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定し、添付ファイルのレイアウトに合わせてデータ抽出が可能です
- Microsoft Excelへの追加設定では、対象となるファイルやシートを任意で指定し、OCRで抽出したどのデータをどの列に追加するかを自由にマッピングできます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項- OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
■概要展示会や日々の営業活動で受け取った名刺の管理に手間を感じていませんか？ 手作業でのデータ入力は時間がかかる上に、入力ミスが発生する可能性もあり、正確な顧客リストの作成を妨げる一因にもなります。 このワークフローを活用すれば、フォームに名刺の画像をアップロードするだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Google スプレッドシートへ情報を格納するため、こうした課題を円滑に削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- 受け取った名刺のデータ入力に時間がかかり、コア業務を圧迫している営業担当者の方
- Google スプレッドシートで顧客リストを管理しており、手入力によるミスや手間を削減したい方
- 名刺情報の管理を自動化することで、チーム全体の営業効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォームに名刺画像をアップロードするだけで文字の読み取りから転記までが自動化され、これまで手作業で行っていた入力時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が減るため、会社名や連絡先などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■ワークフローの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「名刺データをアップロード」など任意のフォームを設定し、これがワークフロー起動のきっかけとなります
- その後、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、アップロードされた名刺画像からテキスト情報を抽出します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、抽出した情報を指定のスプレッドシートに書き込みます
- 最後に、オペレーションでGmailの「お礼メールを送る」アクションを設定し、名刺交換後のお礼メールなどを自動で送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームでは、名刺画像のアップロード欄以外に、担当者名など任意の質問項目を追加・設定することが可能です
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どのスプレッドシートやシートに情報を書き込むか、またどの列にどの情報を格納するかを任意で設定してください
- Gmailでメールを送るオペレーションでは、送信先の宛先や件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます
■注意事項- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、契約書をダウンロードして内容を確認し、関係部署に手動で通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、対応漏れや連絡ミスの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、書類内容をOCRで自動読み取りし、Microsoft Teamsへ通知するまでを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後、社内への共有や連携作業に手間を感じている方
- 契約書の内容確認や特定情報の転記を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
- Microsoft Teamsを活用し、契約関連の情報を迅速かつ正確にチームで共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了から内容の読み取り、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業による書類の確認漏れや、通知内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■ワークフローの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションと「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした書類からテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、読み取りたい契約書の中から、契約者名や金額、契約期間など、任意の項目を自由に指定してテキストを抽出できます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で指定できるだけでなく、メッセージ本文に固定のテキストや、前段のオペレーションで取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
■注意事項
・DocuSignとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Dropboxに保存した請求書や申込書の内容を、Airtableへ手作業で転記していませんか？
そうして作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローなら、Dropboxに追加されたファイルをOCR機能で読み取り、抽出したデータをAirtableのデータベースに自動で追加できます。
ファイル管理の課題を解消し、定型業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとAirtable間で、請求書などのデータ転記を手作業で行っている方
- 紙媒体やPDFの書類をOCRでデータ化し、業務を効率化したいと考えている方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からAirtableへの転記までが自動化され、手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮します。
- 手作業による転記ミスや項目確認の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることができます。
■ワークフローの流れ
- DropboxとAirtableをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- オペレーションでAirtableの「レコードを作成する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を各項目にマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、ファイル追加時にワークフローを起動させるフォルダを指定してください。
- OCR機能では、ファイルから抽出したい項目（会社名、金額など）を設定できます。
- Airtableのレコード作成では、どのテーブルにレコードを追加するかを指定し、各項目にOCR機能で取得した情報を紐付けてください。
■注意事項
- Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを手作業で転記している経理担当者の方
- 添付ファイルからのデータ抽出作業に時間がかかり、業務効率化を検討している方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
- Outlookの添付ファイルを開き、データ抽出からMicrosoft Excelへの追加までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手作業での転記がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人など、条件を指定することも可能です
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを指定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータを指定のセルに追加します
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、受信トレイ全体ではなく、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます
- OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定し、添付ファイルのレイアウトに合わせてデータ抽出が可能です
- Microsoft Excelへの追加設定では、対象となるファイルやシートを任意で指定し、OCRで抽出したどのデータをどの列に追加するかを自由にマッピングできます
■注意事項
- OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- 受け取った名刺のデータ入力に時間がかかり、コア業務を圧迫している営業担当者の方
- Google スプレッドシートで顧客リストを管理しており、手入力によるミスや手間を削減したい方
- 名刺情報の管理を自動化することで、チーム全体の営業効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに名刺画像をアップロードするだけで文字の読み取りから転記までが自動化され、これまで手作業で行っていた入力時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が減るため、会社名や連絡先などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「名刺データをアップロード」など任意のフォームを設定し、これがワークフロー起動のきっかけとなります
- その後、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、アップロードされた名刺画像からテキスト情報を抽出します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、抽出した情報を指定のスプレッドシートに書き込みます
- 最後に、オペレーションでGmailの「お礼メールを送る」アクションを設定し、名刺交換後のお礼メールなどを自動で送信します
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、名刺画像のアップロード欄以外に、担当者名など任意の質問項目を追加・設定することが可能です
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どのスプレッドシートやシートに情報を書き込むか、またどの列にどの情報を格納するかを任意で設定してください
- Gmailでメールを送るオペレーションでは、送信先の宛先や件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、契約書をダウンロードして内容を確認し、関係部署に手動で通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、対応漏れや連絡ミスの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、書類内容をOCRで自動読み取りし、Microsoft Teamsへ通知するまでを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後、社内への共有や連携作業に手間を感じている方
- 契約書の内容確認や特定情報の転記を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
- Microsoft Teamsを活用し、契約関連の情報を迅速かつ正確にチームで共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了から内容の読み取り、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業による書類の確認漏れや、通知内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■ワークフローの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションと「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした書類からテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、読み取りたい契約書の中から、契約者名や金額、契約期間など、任意の項目を自由に指定してテキストを抽出できます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で指定できるだけでなく、メッセージ本文に固定のテキストや、前段のオペレーションで取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
■注意事項
・DocuSignとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Dropboxに保存した請求書や申込書の内容を、Airtableへ手作業で転記していませんか？
そうして作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローなら、Dropboxに追加されたファイルをOCR機能で読み取り、抽出したデータをAirtableのデータベースに自動で追加できます。
ファイル管理の課題を解消し、定型業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとAirtable間で、請求書などのデータ転記を手作業で行っている方
- 紙媒体やPDFの書類をOCRでデータ化し、業務を効率化したいと考えている方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からAirtableへの転記までが自動化され、手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮します。
- 手作業による転記ミスや項目確認の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることができます。
■ワークフローの流れ
- DropboxとAirtableをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- オペレーションでAirtableの「レコードを作成する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を各項目にマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、ファイル追加時にワークフローを起動させるフォルダを指定してください。
- OCR機能では、ファイルから抽出したい項目（会社名、金額など）を設定できます。
- Airtableのレコード作成では、どのテーブルにレコードを追加するかを指定し、各項目にOCR機能で取得した情報を紐付けてください。
■注意事項
- Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
まとめ
OCRで読み取ったCSVデータをGoogle スプレッドシートへ自動で連携させることで、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロード、内容の確認、コピー＆ペーストといった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクも根本からなくすことができます。
これにより、担当者は時間のかかる単純なデータ入力作業から解放され、より付加価値の高いデータの分析や活用といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
