メールで受信した見積書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
GmailやOutlookで特定の条件（例：件名に「見積書」と記載、特定の送信者からなど）に合うメールを受信した際に、添付された見積書ファイルを自動でOCR処理し、抽出データをGoogle スプレッドシートへ追加します。
これにより、メールの見落としや添付ファイルのダウンロード、そして手入力といった手間を削減できます。
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取引先から受け取る見積書ですが、PDFや画像など様々な形式で送られてくるこれらの書類から必要な情報を抜き出してシステムに入力する作業は、時間がかかる上に入力ミスも起こりがちですよね…。
特に、月末や期末など処理件数が増える時期には、担当者の負担は増える一方です。
また、入力されたデータの確認や共有にも手間がかかり、見積もり内容の承認や発注処理が遅れてしまう原因にもなりかねません。
<span class="mark-yellow">そこでこの記事では、そんな見積書処理のお悩みを解決するために、OCR（光学的文字認識）を活用した自動化の方法をご紹介します！</span>
受け取った見積書ファイルをOCRで読み取り、必要な情報を自動で抽出し、Google スプレッドシートなどのツールへ転記する。
この仕組みでどのように業務が効率化されるのか、具体的に見ていきましょう！
『様々な方法で受け取った見積書をOCRで読み取り、データを転記する』業務フローを自動化するテンプレートをご用意しています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
見積書の受け取り方法は、メールの添付ファイルだったり、オンラインストレージでの共有だったり、フォーム経由だったりと様々ですよね。どんな形で届いても、OCRを使えばスムーズにデータ化可能です！
まずは、業務内容に合わせて選べる「見積書×OCR」の自動化アイデアをいくつかご紹介します。なお、今回はOCRで抽出したデータの格納先にGoogle スプレッドシートを選択しましたが、もちろんそれ以外のツールに格納することも可能です！
気になる自動化例があったらクリックで試してみてくださいね！
Google DriveやBoxといったオンラインストレージに見積書ファイルがアップロードされると、自動でOCR処理が実行され、抽出されたデータがGoogle スプレッドシートに転記されます。
チームで共有しているストレージを活用する場合に便利で、ファイルが追加された後のデータ入力作業が不要になります。
GmailやOutlookで特定の条件（例：件名に「見積書」と記載、特定の送信者からなど）に合うメールを受信した際に、添付された見積書ファイルを自動でOCR処理し、抽出データをGoogle スプレッドシートへ追加します。
これにより、メールの見落としや添付ファイルのダウンロード、そして手入力といった手間を削減できます。
Googleフォームやその他のWebフォーム経由で見積書ファイルを受け取った場合に、自動でOCR処理を行い、抽出データをGoogle スプレッドシートに記録します。
取引先やパートナー企業からの見積書提出をフォームで受け付けているなら、提出後のデータ整理や入力作業を効率化できるでしょう。
ここでは、例として「Google Driveに見積書ファイルがアップロードされたら、OCRで内容を読み取り、Google スプレッドシートに転記する」フローの自動化についてご紹介します。
この自動化により、見積書管理がぐっとスムーズになります！
今回はYoomを使用してノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
では、さっそくGoogle Driveからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGoogle Driveと入力するとGoogle Driveのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.以下の画面が表示されます。
連携したいアカウントを選択してください。
3.以下の画面が表示されます。
「次へ」をクリックしてください。
その後、アクセスを求められるので、内容を確認した後「続行」をクリックしてください。
Google スプレッドシートも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.Gmailの時と似たような画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
そこから先は、先ほどマイアプリ登録したGmailと進め方は同じです。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogle DriveとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
まず、一番上の「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のアイコンをクリックします。
Google Driveと連携するアカウント情報を設定します。
トリガーは「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
各項目を設定していきます。
設定が終わったらGoogle Driveを開いて指定したフォルダ内に実際にファイルをアップロードしてみましょう！
なお、今回はテストとして以下のファイルをアップロードしています。
アップロードが終わったらフローボットに戻り、テストしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、メールから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
次に、「ファイルをダウンロードする」のアイコンをクリックします。
Google Driveと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「ファイルをダウンロードする」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
ファイルIDを入力します。
ファイルIDは取得した値→ファイルIDから引用できます。
今回はデフォルトで引用されているので、問題がなければそのまま「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、以下のような画面が表示されます。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
次に、「画像・PDFから文字を読み取る」のアイコンをクリックします。
※OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープランやミニプランではこのオペレーションを使うことができず、設定してもエラーになりますのでご注意くださいね。
なお、ミニプランをはじめとする有料プランは2週間の無料トライアルが可能です！
タイトルとアクションを設定します。
今回はデフォルトのままにしておきます。
なお、デフォルトのアクションでは、5タスクが使われます。タスク実行数について詳しくはこちらを参考にしてみてください。
設定に関する具体的な手順や注意点については、以下のリンク先をご参照ください。
「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと
各項目を設定していきます。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、ファイルから抽出した情報を引用できるようになります。
テストが成功したら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
最後に、「レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「レコードを追加する」を選択します。
データベースの連携を設定していきます。
今回は、以下のスプレッドシートを使用しています。
設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。
追加するレコードの値を設定しましょう。
各項目は入力欄をクリックすると、OCRで抽出した値を引用できます。
設定し終えたら、「テスト」をクリックしましょう。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックしましょう！
Google スプレッドシートの画面でもちゃんと追加されているか確認しておくと安心です。
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Gmailで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する方法でした！
YoomにはOCR処理を活用した様々な業務自動化が可能です。
ここでは、OCRに関連する他の便利な自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
今回は、見積書のOCR処理をテーマに、業務を自動化する方法について解説しました。メール、オンラインストレージ、Webフォームなど、様々な経路で受け取る見積書ですが、そのファイル内容を自動で読み取りツールに転記すれば、面倒な手入力作業から解放されるでしょう！
これにより、見積もり承認や発注といった後続プロセスもスムーズに進めることが期待できますよね。
<span class="mark-yellow">なお、ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識は不要！画面上の簡単な設定だけで、今回ご紹介したような業務自動化フローを構築できます。</span>さらにテンプレートなどを活用すれば、すぐに自動化を試すことが可能です。
日々の定型的な見積書処理に課題を感じている方は、ぜひこの機会にOCRと自動化ツールの連携を検討してみてはいかがでしょうか。
手作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を実現しましょう！
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