【簡単設定】見積書をOCRで読み取りデータを自動転記する方法

取引先から受け取る見積書ですが、PDFや画像など様々な形式で送られてくるこれらの書類から必要な情報を抜き出してシステムに入力する作業は、時間がかかる上に入力ミスも起こりがちですよね…。
特に、月末や期末など処理件数が増える時期には、担当者の負担は増える一方です。
また、入力されたデータの確認や共有にも手間がかかり、見積もり内容の承認や発注処理が遅れてしまう原因にもなりかねません。

そこでこの記事では、そんな見積書処理のお悩みを解決するために、OCR（光学的文字認識）を活用した自動化の方法をご紹介します！
受け取った見積書ファイルをOCRで読み取り、必要な情報を自動で抽出し、Google スプレッドシートなどのツールへ転記する。
この仕組みでどのように業務が効率化されるのか、具体的に見ていきましょう！

とにかく早く試したい方へ

『様々な方法で受け取った見積書をOCRで読み取り、データを転記する』業務フローを自動化するテンプレートをご用意しています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！

Google Driveに見積書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要
「Google Driveに見積書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」フローを利用すると、見積書の管理が効率化します。
OCRで読み取ったデータが自動でスプレッドシートに追加されるため、手作業が減少します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に活用している企業
・見積書を迅速に処理し、管理したい方
・見積書のデータを正確に記録し、分析に役立てたい方
・手動でのデータ入力に手間を感じている方
・Google スプレッドシートを使って、データを一元管理している企業
・業務の効率化を図りたいと考えている方

■注意事項
・Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

見積書とOCRを組み合わせた様々な自動化例

見積書の受け取り方法は、メールの添付ファイルだったり、オンラインストレージでの共有だったり、フォーム経由だったりと様々ですよね。どんな形で届いても、OCRを使えばスムーズにデータ化可能です！
まずは、業務内容に合わせて選べる「見積書×OCR」の自動化アイデアをいくつかご紹介します。なお、今回はOCRで抽出したデータの格納先にGoogle スプレッドシートを選択しましたが、もちろんそれ以外のツールに格納することも可能です！

気になる自動化例があったらクリックで試してみてくださいね！

ストレージサービスに追加された見積書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

Google DriveやBoxといったオンラインストレージに見積書ファイルがアップロードされると、自動でOCR処理が実行され、抽出されたデータがGoogle スプレッドシートに転記されます。
チームで共有しているストレージを活用する場合に便利で、ファイルが追加された後のデータ入力作業が不要になります。

Google Driveに見積書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要
「Google Driveに見積書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」フローを利用すると、見積書の管理が効率化します。
OCRで読み取ったデータが自動でスプレッドシートに追加されるため、手作業が減少します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に活用している企業
・見積書を迅速に処理し、管理したい方
・見積書のデータを正確に記録し、分析に役立てたい方
・手動でのデータ入力に手間を感じている方
・Google スプレッドシートを使って、データを一元管理している企業
・業務の効率化を図りたいと考えている方

■注意事項
・Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Boxに見積書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

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■概要
「Boxに見積書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」フローを利用すると、見積書の管理が容易になります。
OCRで読み取った情報が自動でGoogle スプレッドシートに追加されるため、手作業が減ります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを利用してドキュメント管理を行っている方
・見積書などの重要な書類を素早く整理・管理したい方
・紙の書類からデジタルデータに変換することで、作業を効率化したいと考えている方
・Google スプレッドシートを活用してデータ管理を行っている方
・手動でのデータ入力に時間を取られている方
・OCR技術を利用して、紙の書類をデジタル化する業務に興味がある方

■注意事項
・BoxとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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メールで受信した見積書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する　

GmailやOutlookで特定の条件（例：件名に「見積書」と記載、特定の送信者からなど）に合うメールを受信した際に、添付された見積書ファイルを自動でOCR処理し、抽出データをGoogle スプレッドシートへ追加します。
これにより、メールの見落としや添付ファイルのダウンロード、そして手入力といった手間を削減できます。

Gmailで受信した見積書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

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■概要
「Gmailで受信した見積書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローを利用すると、受信した見積書を自動で処理できます。
OCRとGoogle スプレッドシート連携で、手動作業を減らし業務効率を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用してビジネスメールを管理している方
・受信した見積書を手動で管理するのに時間を取られている方
・迅速に見積書の内容をGoogle スプレッドシートにまとめたい方
・チームでGoogle スプレッドシートを使って情報を共有している方
・スピーディに見積書データの更新を行いたい方
・自動化ツールを活用して業務効率化を図りたいと考えている方

■注意事項
・GmailとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Outlookで受信した見積書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

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■概要
「Outlookで受信した見積書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローを利用すると、受信した見積書からデータを素早く取得できます。
手作業でのデータ入力が減り、Google スプレッドシートの管理がより簡便になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを使用して業務連絡やメールの管理を行っている方
・見積書を受信した際、それをGoogle スプレッドシートに手動で入力する手間を感じている方
・見積書のデータをスピーディに管理し、処理の効率を向上させたい方
・Google スプレッドシートを業務で活用している企業
・Google スプレッドシートを使用して見積書のデータを一元管理したい方
・見積書の処理に時間をかけず、他の業務に集中したい方

■注意事項
・OutlookとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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フォームで受け取った見積書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

Googleフォームやその他のWebフォーム経由で見積書ファイルを受け取った場合に、自動でOCR処理を行い、抽出データをGoogle スプレッドシートに記録します。
取引先やパートナー企業からの見積書提出をフォームで受け付けているなら、提出後のデータ整理や入力作業を効率化できるでしょう。

Googleフォームで受け取った見積書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

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■概要
「Googleフォームで受け取った見積書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローを利用すると、見積書の管理が簡単になります。
OCRを使って自動的にGoogle スプレッドシートに追加されるため、作業の手間が省けます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使用して見積書を受け取っている方
・見積書データを迅速に管理したいと考えている方
・OCR技術を活用して、PDFや画像からテキストデータを抽出したい方
・Googleスプレッドシートでデータ管理を行っている方
・手動でのデータ入力に時間を割きたくない方
・データの追加を自動化して効率的に作業を進めたい方

■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、Google Driveを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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フォームで受け取った見積書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

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■概要
「フォームで受け取った見積書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローを利用すると、見積書の処理がスムーズになります。
OCRとGoogle スプレッドシートの自動連携で、手作業の手間を減らせます。

■このテンプレートをおすすめする方
・フォームで受け取った見積書をスムーズに管理したい方
・手動で見積書を入力する手間を省き、業務効率を高めたいと考えている方
・企業の経費管理や請求管理を効率化したい方
・Google スプレッドシートを活用してデータ管理を行っている方
・見積書のデータを迅速に共有し、チーム全体で確認できるようにしたい方
・大量の見積書を取り扱う業務に従事している方

■注意事項
・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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見積書のOCR処理を自動化するフローを作ってみよう

ここでは、例として「Google Driveに見積書ファイルがアップロードされたら、OCRで内容を読み取り、Google スプレッドシートに転記する」フローの自動化についてご紹介します。
この自動化により、見積書管理がぐっとスムーズになります！
今回はYoomを使用してノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

作成の流れは大きく分けて以下です。

• Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Google Driveのトリガー設定とOCR、Google スプレッドシートのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

Google Driveに見積書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要
「Google Driveに見積書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」フローを利用すると、見積書の管理が効率化します。
OCRで読み取ったデータが自動でスプレッドシートに追加されるため、手作業が減少します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に活用している企業
・見積書を迅速に処理し、管理したい方
・見積書のデータを正確に記録し、分析に役立てたい方
・手動でのデータ入力に手間を感じている方
・Google スプレッドシートを使って、データを一元管理している企業
・業務の効率化を図りたいと考えている方

■注意事項
・Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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ステップ1:Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。

Google Driveのマイアプリ登録

では、さっそくGoogle Driveからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGoogle Driveと入力するとGoogle Driveのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.以下の画面が表示されます。
連携したいアカウントを選択してください。

3.以下の画面が表示されます。
「次へ」をクリックしてください。
その後、アクセスを求められるので、内容を確認した後「続行」をクリックしてください。

Google スプレッドシートのマイアプリ登録

Google スプレッドシートも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.Gmailの時と似たような画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
そこから先は、先ほどマイアプリ登録したGmailと進め方は同じです。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogle DriveとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されているか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

Google Driveに見積書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要
「Google Driveに見積書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」フローを利用すると、見積書の管理が効率化します。
OCRで読み取ったデータが自動でスプレッドシートに追加されるため、手作業が減少します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に活用している企業
・見積書を迅速に処理し、管理したい方
・見積書のデータを正確に記録し、分析に役立てたい方
・手動でのデータ入力に手間を感じている方
・Google スプレッドシートを使って、データを一元管理している企業
・業務の効率化を図りたいと考えている方

■注意事項
・Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます

ステップ3:特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら起動するトリガーの設定

まず、一番上の「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のアイコンをクリックします。

Google Driveと連携するアカウント情報を設定します。
トリガーは「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

各項目を設定していきます。

• トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、事前に確認してくださいね！
  

• フォルダID：入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択しましょう。
  

設定が終わったらGoogle Driveを開いて指定したフォルダ内に実際にファイルをアップロードしてみましょう！
なお、今回はテストとして以下のファイルをアップロードしています。

アップロードが終わったらフローボットに戻り、テストしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、メールから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！

ステップ4:OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する設定

次に、「ファイルをダウンロードする」のアイコンをクリックします。

Google Driveと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「ファイルをダウンロードする」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

ファイルIDを入力します。
ファイルIDは取得した値→ファイルIDから引用できます。
今回はデフォルトで引用されているので、問題がなければそのまま「テスト」をクリックしましょう。

テストが成功すると、以下のような画面が表示されます。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。

次に、「画像・PDFから文字を読み取る」のアイコンをクリックします。

※OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープランやミニプランではこのオペレーションを使うことができず、設定してもエラーになりますのでご注意くださいね。
なお、ミニプランをはじめとする有料プランは2週間の無料トライアルが可能です！

タイトルとアクションを設定します。
今回はデフォルトのままにしておきます。
なお、デフォルトのアクションでは、5タスクが使われます。タスク実行数について詳しくはこちらを参考にしてみてください。
設定に関する具体的な手順や注意点については、以下のリンク先をご参照ください。
「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと

各項目を設定していきます。

• ファイルの添付方法：プルダウンで「ファイルをアップロード」か「取得した値を使用」か選択できます。今回は「取得した値を使用」を選択しています。
  ※アップロードできるファイルは、最大で300MBまでです。
  使っているアプリの仕様によっては、それより少し小さくなることもあります。
  そのため、実際に操作する前に一度チェックしておくのがおすすめです！
  トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細はこちらから確認できます。
  

• 抽出したい項目：デフォルトで「小計」「合計」「発行日」「支払い期限」などを抽出できます。
  追加で抽出したい項目がある場合は、カンマ（,）で区切って入力しましょう。
  今回は入力していません。
  

• 使用するAI：プルダウンから選択できます。
  

• 言語：デフォルトでは英語になっています。今回は日本語にしています。
  設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう。

テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、ファイルから抽出した情報を引用できるようになります。
テストが成功したら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！

最後に、「レコードを追加する」のアイコンをクリックします。

Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「レコードを追加する」を選択します。

データベースの連携を設定していきます。

• スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名：入力欄をクリックし、候補から選択しましょう。
  

• テーブル範囲：必須ではありませんが、もし指定したいときは「A1:G30」のように入力しましょう。

今回は、以下のスプレッドシートを使用しています。
設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。

追加するレコードの値を設定しましょう。
各項目は入力欄をクリックすると、OCRで抽出した値を引用できます。
設定し終えたら、「テスト」をクリックしましょう。

画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックしましょう！
Google スプレッドシートの画面でもちゃんと追加されているか確認しておくと安心です。

ステップ5:テストと確認

おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。

以上が、Gmailで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する方法でした！

OCR処理を活用したその他の自動化例

YoomにはOCR処理を活用した様々な業務自動化が可能です。
ここでは、OCRに関連する他の便利な自動化テンプレートをいくつかご紹介します。

DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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■概要
「DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローを利用すると、DocuSignで完了した契約書類が即座に処理されます。
OCRで読み取った内容がMicrosoft Teamsに自動通知されるため、効率的に情報を共有できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignを使用して契約書の取り交わしや管理を行っている方
・契約書が完了した際に迅速に内容を確認し、次のアクションを取りたいと考える方
・書類の内容を自動的にOCRで読み取り、社内で共有したい方
・コミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを利用している方
・Microsoft Teamsを活用して、重要な通知をチームメンバーとスピーディに共有したい方
・現在手動で書類の確認や通知を行っていて、その手間を省きたいと感じている方

■注意事項
・DocuSignとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに自動追加する

試してみる

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■概要
「Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに自動追加する」ワークフローは、ドキュメント管理をスムーズにする自動化プロセスです。
手動でのデータ入力や情報整理の手間を省き、業務効率を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを日常的に利用している方
　・大量のファイルをDropboxに保存しており、内容の整理や検索に時間がかかっている方
・Airtableでデータ管理を行っている方
　・Airtableを使ってデータベースを構築しているが、手動でのデータ入力に手間を感じている方
・業務効率化を目指しているチームリーダーや経営者
　・ワークフローの自動化を通じて、チーム全体の作業効率をアップさせたいと考えている方
・OCR技術を活用して情報を整理したい方
　・ファイル内のテキスト情報を自動的に抽出し、活用したい方

■注意事項
・Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する

試してみる

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■概要
Outlookに届く請求書や注文書などの添付ファイル、その内容を確認して手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付されたファイルをOCR機能で自動で読み取り、Microsoft Excelへデータとして追加するため、こうしたデータ入力作業の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookに届く添付ファイルの内容をMicrosoft Excelへ手入力している方
・請求書や注文書などの定型的なデータ入力作業の効率化を目指している経理・営業事務担当者の方
・OCR機能を活用して、紙やPDFの情報をデータ化する業務の自動化を検討している方

■注意事項
・OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

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Slackで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する

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■概要
「Slackで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する」フローは、Slackに送られたファイルを自動的にOCRで解析し、その内容に基づいてGoogle Apps Scriptを実行する業務ワークフローです。
日常業務でSlackを活用してファイル共有を行う際、手動で内容を確認しスクリプトを実行するのは時間と手間がかかります。
このワークフローを導入すれば、ファイルの自動解析とスクリプト実行が連携し、業務効率が大幅に向上します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Slackで頻繁にファイルを共有し、その内容を自動で処理したいビジネスユーザーの方
・Google Apps Scriptを活用して定型業務を自動化したい開発者の方
・OCR機能を利用して画像やPDFから情報を抽出し、他のアプリと連携させたい方
・手動でのファイル処理に時間を取られ、業務効率化を図りたい企業担当者の方
・Yoomを活用して多様なSaaSアプリを連携させ、業務フローを最適化したい方

■注意事項
・Slack、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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名刺データをAI-OCRで読み取りGoogleスプレッドシートに格納

試してみる

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名刺データをフォームで送信すると、AIが自動で任意の情報を読み取りGoogleスプレッドシートに格納しメールを送信します。

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まとめ

今回は、見積書のOCR処理をテーマに、業務を自動化する方法について解説しました。メール、オンラインストレージ、Webフォームなど、様々な経路で受け取る見積書ですが、そのファイル内容を自動で読み取りツールに転記すれば、面倒な手入力作業から解放されるでしょう！
これにより、見積もり承認や発注といった後続プロセスもスムーズに進めることが期待できますよね。

なお、ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識は不要！画面上の簡単な設定だけで、今回ご紹介したような業務自動化フローを構築できます。さらにテンプレートなどを活用すれば、すぐに自動化を試すことが可能です。

日々の定型的な見積書処理に課題を感じている方は、ぜひこの機会にOCRと自動化ツールの連携を検討してみてはいかがでしょうか。
手作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を実現しましょう！