取引先から受け取る見積書ですが、PDFや画像など様々な形式で送られてくるこれらの書類から必要な情報を抜き出してシステムに入力する作業は、時間がかかる上に入力ミスも起こりがちですよね…。
そこでこの記事では、そんな見積書処理のお悩みを解決するために、OCR（光学的文字認識）を活用した自動化の方法をご紹介します！
とにかく早く試したい方へ
『様々な方法で受け取った見積書をOCRで読み取り、データを転記する』業務フローを自動化するテンプレートをご用意しています。
Google Driveに見積書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Google Driveに保存した見積書の内容を、都度Google スプレッドシートに手入力で転記する作業に手間を感じていませんか。この作業は件数が増えるほど入力ミスや確認作業の負担が大きくなることもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveへの見積書アップロードをきっかけに、OCR機能がファイルの内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートに転記するため、見積もり管理業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとGoogle スプレッドシートで見積書管理を行っている営業担当者の方 見積書からの手作業によるデータ転記に、時間的な負担や入力ミスを感じている方 書類のデータ化や管理業務の自動化によって、チームの生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
見積書の内容をOCRで自動読み取りしGoogle スプレッドシートへ転記するため、手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮します。 手作業での転記に伴う入力間違いや項目の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、起動対象としたいフォルダのIDや、フローが起動する間隔を任意で設定してください。 ファイルをダウンロードするアクションでは、前のステップであるトリガーで取得したファイルIDをアウトプット情報から選択して指定します。 OCR機能では、ファイルの添付方法や抽出したい項目、使用するAI、言語を自由に設定し、読み取り精度を調整することが可能です。 Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、書き込み対象のスプレッドシートIDやシート名、テーブル範囲を任意で指定できます。また、どのセルにどのデータを追加するかも自由に設定してください。 ■注意事項
Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
見積書とOCRを組み合わせた様々な自動化例
見積書の受け取り方法は、メールの添付ファイルだったり、オンラインストレージでの共有だったり、フォーム経由だったりと様々ですよね。どんな形で届いても、OCRを使えばスムーズにデータ化可能です！
気になる自動化例があったらクリックで試してみてくださいね！
ストレージサービスに追加された見積書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
Google DriveやBoxといったオンラインストレージに見積書ファイルがアップロードされると、自動でOCR処理が実行され、抽出されたデータがGoogle スプレッドシートに転記されます。ファイルが追加された後のデータ入力作業が不要になります。
Google Driveに見積書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Google Driveに保存した見積書の内容を、都度Google スプレッドシートに手入力で転記する作業に手間を感じていませんか。この作業は件数が増えるほど入力ミスや確認作業の負担が大きくなることもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveへの見積書アップロードをきっかけに、OCR機能がファイルの内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートに転記するため、見積もり管理業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとGoogle スプレッドシートで見積書管理を行っている営業担当者の方 見積書からの手作業によるデータ転記に、時間的な負担や入力ミスを感じている方 書類のデータ化や管理業務の自動化によって、チームの生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
見積書の内容をOCRで自動読み取りしGoogle スプレッドシートへ転記するため、手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮します。 手作業での転記に伴う入力間違いや項目の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、起動対象としたいフォルダのIDや、フローが起動する間隔を任意で設定してください。 ファイルをダウンロードするアクションでは、前のステップであるトリガーで取得したファイルIDをアウトプット情報から選択して指定します。 OCR機能では、ファイルの添付方法や抽出したい項目、使用するAI、言語を自由に設定し、読み取り精度を調整することが可能です。 Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、書き込み対象のスプレッドシートIDやシート名、テーブル範囲を任意で指定できます。また、どのセルにどのデータを追加するかも自由に設定してください。 ■注意事項
Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxに見積書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
Boxにアップロードされた見積書の内容を確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する作業は、件数が増えるほど大きな負担になりませんか。こうした手作業は、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Boxへの見積書アップロードをきっかけに、OCR機能がファイルの内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加するため、一連の作業を自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに保管した見積書の情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 見積書データの入力作業における、入力ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 煩雑なデータ入力作業を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへの見積書アップロードを起点に情報が自動でGoogle スプレッドシートに追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。 手作業によるデータ入力がなくなることで、転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防止し、データの正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルの内容を読み取ります。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報をスプレッドシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。 Boxのファイルダウンロード設定では、ダウンロード対象のコンテンツIDを指定できます。 OCR機能のアクション設定では、ファイルの添付方法や読み取りたい項目、使用するAIモデル、言語を自由に設定できます。 Google スプレッドシートへのレコード追加設定では、対象のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を任意で指定し、追加するレコードの値を設定してください。 ■注意事項
BoxとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
メールで受信した見積書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
GmailやOutlookで特定の条件（例：件名に「見積書」と記載、特定の送信者からなど）に合うメールを受信した際に、添付された見積書ファイルを自動でOCR処理し、抽出データをGoogle スプレッドシートへ追加します。メールの見落としや添付ファイルのダウンロード、そして手入力といった手間を削減できます。
Gmailで受信した見積書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
取引先からGmailで受信する見積書の内容を、都度Google スプレッドシートへ手入力で転記する作業は、時間がかかるうえに入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取る見積書の情報をGoogle スプレッドシートで管理している方 手作業によるデータ転記に時間がかかり、入力ミスを減らしたいと考えている方 ルーティンワークを自動化して、より生産性の高い業務に時間を活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット
見積書の内容確認から転記までの一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 自動でデータが入力されるため、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。（例：「見積書」ラベルなど） 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、メールに添付された見積書ファイルから情報を抽出するように設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のOCR設定では、対象となるファイルの添付方法や、抽出したい項目（例：会社名、金額、発行日など）、読み取り言語を任意で設定してください。 Google スプレッドシートへのレコード追加設定では、連携するデータベースID（スプレッドシート）を指定し、どの列にどの値を追加するかを任意で設定してください。 ■注意事項
GmailとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した見積書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
Outlookで受信した見積書の内容を、都度ファイルを開いて確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受け取った見積書をGoogle スプレッドシートで管理している営業・経理担当者の方 手作業によるデータ入力の時間を削減し、業務の非効率を解消したいと考えている方 OCR機能を活用して、PDFや画像などの書類からのデータ抽出を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信からGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記がなくなるため、金額の打ち間違いや項目の入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人など、条件を指定することも可能です。 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」を設定し、受信したメールから見積書ファイルを取得します。 オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいメールの条件（特定の差出人や件名など）を任意で設定してください。 AI OCRのオペレーションでは、抽出したい項目（例：会社名、金額、発行日など）やファイルの言語などを任意で設定してください。 Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、対象のスプレッドシートやシートを指定し、どの列にどの情報を追加するかを任意で設定してください。 ■注意事項
OutlookとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで受け取った見積書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
Googleフォームやその他のWebフォーム経由で見積書ファイルを受け取った場合に、自動でOCR処理を行い、抽出データをGoogle スプレッドシートに記録します。提出後のデータ整理や入力作業を効率化できるでしょう。
Googleフォームで受け取った見積書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
Googleフォームで受け取った見積書などのファイルを、一つひとつ手作業で内容を確認し、Google スプレッドシートに転記する作業は手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルを自動でOCRが読み取り、指定のGoogle スプレッドシートに内容を追加します。これにより、面倒な転記作業を自動化し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで見積書を受け付け、内容を手作業で転記しているご担当者の方 受け取ったPDFや画像ファイルの内容をデータ化し、業務に活用したいと考えている方 定型的なデータ入力作業を自動化し、より重要な業務に時間を充てたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答送信からスプレッドシートへのデータ追加までが自動化され、手作業による転記業務にかかっていた時間を削減できます。 OCRによる自動読み取りと転記を行うため、手入力によって発生しがちな転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防止します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを指定します。 次に、オペレーションで、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。 最後に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガーでは、対象のフォームIDやフローの起動間隔を任意で設定できます。 Google Driveからファイルをダウンロードするアクションでは、前のステップで取得したアウトプットを活用して、対象のファイルIDを動的に指定します。 OCR機能では、読み取り対象のファイルだけでなく、抽出したい項目（会社名、金額など）や使用するAI、言語などを自由に設定できます。 Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、書き込み対象のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を任意で指定できます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google スプレッドシート、Google Driveを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで受け取った見積書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
フォームで受け取った見積書の内容を確認し、Google スプレッドシートへ手入力で転記する作業は、時間がかかるうえに入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームで受け取った見積書をOCR機能で自動的に読み取り、指定のGoogle スプレッドシートへ情報を追加する一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォーム経由の見積書をGoogle スプレッドシートで管理している経理や営業事務の方 見積書データの転記作業を自動化し、手作業による入力ミスをなくしたい方 定型的なデータ入力業務を効率化し、チームの生産性を高めたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信を起点に見積書の情報が自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、金額の打ち間違いや項目の入力漏れといった、手作業によるヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、見積書ファイルを受け付けるためのフォームを作成します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け取った見積書ファイルを読み取り対象として指定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーでは、見積書のファイル添付以外にも、担当者名や備考といった質問項目を自由に追加・修正することが可能です。 OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、ファイルの添付方法や読み取りたい項目、使用するAIモデル、言語などを任意で設定できます。 Google スプレッドシートの「レコードを追加する」では、書き込み対象のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を自由に指定できます。また、どの列にどのデータを追加するかも設定可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシートとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
見積書のOCR処理を自動化するフローを作ってみよう
ここでは、例として「Google Driveに見積書ファイルがアップロードされたら、OCRで内容を読み取り、Google スプレッドシートに転記する」 フローの自動化についてご紹介します。登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
作成の流れは大きく分けて以下です。
Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携 テンプレートをコピーする Google Driveのトリガー設定とOCR、Google スプレッドシートのアクション設定 トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Google Driveに見積書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
Google Driveに保存した見積書の内容を、都度Google スプレッドシートに手入力で転記する作業に手間を感じていませんか。この作業は件数が増えるほど入力ミスや確認作業の負担が大きくなることもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveへの見積書アップロードをきっかけに、OCR機能がファイルの内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートに転記するため、見積もり管理業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとGoogle スプレッドシートで見積書管理を行っている営業担当者の方 見積書からの手作業によるデータ転記に、時間的な負担や入力ミスを感じている方 書類のデータ化や管理業務の自動化によって、チームの生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
見積書の内容をOCRで自動読み取りしGoogle スプレッドシートへ転記するため、手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮します。 手作業での転記に伴う入力間違いや項目の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、起動対象としたいフォルダのIDや、フローが起動する間隔を任意で設定してください。 ファイルをダウンロードするアクションでは、前のステップであるトリガーで取得したファイルIDをアウトプット情報から選択して指定します。 OCR機能では、ファイルの添付方法や抽出したい項目、使用するAI、言語を自由に設定し、読み取り精度を調整することが可能です。 Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、書き込み対象のスプレッドシートIDやシート名、テーブル範囲を任意で指定できます。また、どのセルにどのデータを追加するかも自由に設定してください。 ■注意事項
Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1:Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。初めてのYoom
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Google Drive、Google スプレッドシートともに以下のナビ内にあるGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携の方法で連携可能です。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
Google Driveに見積書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Google Driveに保存した見積書の内容を、都度Google スプレッドシートに手入力で転記する作業に手間を感じていませんか。この作業は件数が増えるほど入力ミスや確認作業の負担が大きくなることもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveへの見積書アップロードをきっかけに、OCR機能がファイルの内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートに転記するため、見積もり管理業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとGoogle スプレッドシートで見積書管理を行っている営業担当者の方 見積書からの手作業によるデータ転記に、時間的な負担や入力ミスを感じている方 書類のデータ化や管理業務の自動化によって、チームの生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
見積書の内容をOCRで自動読み取りしGoogle スプレッドシートへ転記するため、手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮します。 手作業での転記に伴う入力間違いや項目の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、起動対象としたいフォルダのIDや、フローが起動する間隔を任意で設定してください。 ファイルをダウンロードするアクションでは、前のステップであるトリガーで取得したファイルIDをアウトプット情報から選択して指定します。 OCR機能では、ファイルの添付方法や抽出したい項目、使用するAI、言語を自由に設定し、読み取り精度を調整することが可能です。 Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、書き込み対象のスプレッドシートIDやシート名、テーブル範囲を任意で指定できます。また、どのセルにどのデータを追加するかも自由に設定してください。 ■注意事項
Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
ステップ3:特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら起動するトリガーの設定
まず、一番上の「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のアイコンをクリックします。
Google Driveと連携するアカウント情報を設定します。
各項目を設定していきます。
トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
フォルダID： 入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択しましょう。
設定が終わったらGoogle Driveを開いて指定したフォルダ内に実際にファイルをアップロードしてみましょう！
アップロードが終わったらフローボットに戻り、テストしましょう。※取得した値 とは？テストの重要性：「取得した値」のテスト値について
完了を選択しましょう。
ステップ4:OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する設定
次に、「ファイルをダウンロードする」のアイコンをクリックします。
Google Driveと連携するアカウント情報を設定します。
ファイルID を入力します。
テストが成功すると、以下のような画面が表示されます。
次に、「画像・PDFから文字を読み取る」のアイコンをクリックします。
アクションを設定します。 今回はデフォルトのままにしておきます。
変更したい場合は「変更」からアクションを変えることができます。こちら 「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法 画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと
各項目を設定していきます。
ファイルの添付方法： プルダウンで「ファイルをアップロード」か「取得した値を使用」か選択できます。今回は「取得した値を使用」を選択しています。※アップロードできるファイルは、最大で300MBまでです。 こちら から確認できます。
抽出したい項目： デフォルトで「小計」「合計」「発行日」「支払い期限」などを抽出できます。
言語： デフォルトでは英語になっています。今回は日本語にしています。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、ファイルから抽出した情報を引用できるようになります。
最後に、「レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を設定します。
データベースの連携を設定していきます。
スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名： 入力欄をクリックし、候補から選択しましょう。
テーブル範囲： 必須ではありませんが、もし指定したいときは「A1:G30」のように入力しましょう。今回は、以下のスプレッドシートを使用しています。
追加するレコードの値 を設定しましょう。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「完了」をクリックしましょう！
ステップ5:テストと確認
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
以上が、Gmailで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する方法でした！
OCR処理を活用したその他の自動化例
YoomにはOCR処理を活用した様々な業務自動化が可能です。
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書や注文書など、添付ファイルの内容を手作業でMicrosoft Excelに転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローは、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、抽出したデータをMicrosoft Excelへ追加する一連のプロセスを自動化します。Outlookの添付ファイルからのデータ抽出と転記作業を効率化し、より重要な業務へ集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを手作業で転記している経理担当者の方 添付ファイルからのデータ抽出作業に時間がかかり、業務効率化を検討している方 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookの添付ファイルを開き、データ抽出からMicrosoft Excelへの追加までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます 手作業での転記がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人など、条件を指定することも可能です 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを指定します 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータを指定のセルに追加します ■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、受信トレイ全体ではなく、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定し、添付ファイルのレイアウトに合わせてデータ抽出が可能です Microsoft Excelへの追加設定では、対象となるファイルやシートを任意で指定し、OCRで抽出したどのデータをどの列に追加するかを自由にマッピングできます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■注意事項
OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して 」をご参照ください。
DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、契約書をダウンロードして内容を確認し、関係部署に手動で通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、対応漏れや連絡ミスの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、書類内容をOCRで自動読み取りし、Microsoft Teamsへ通知するまでを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
DocuSignでの契約完了後、社内への共有や連携作業に手間を感じている方 契約書の内容確認や特定情報の転記を手作業で行っており、効率化したいと考えている方 Microsoft Teamsを活用し、契約関連の情報を迅速かつ正確にチームで共有したい方 ■このテンプレートを使うメリット
DocuSignでの契約完了から内容の読み取り、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。 手作業による書類の確認漏れや、通知内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、DocuSignとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションと「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションを設定します。 オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした書類からテキストを抽出します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクション設定では、読み取りたい契約書の中から、契約者名や金額、契約期間など、任意の項目を自由に指定してテキストを抽出できます。 Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で指定できるだけでなく、メッセージ本文に固定のテキストや、前段のオペレーションで取得した情報を変数として組み込むことも可能です。 ■注意事項
・DocuSignとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
名刺データをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに格納
試してみる
■概要
展示会や日々の営業活動で受け取った名刺の管理に手間を感じていませんか？ 手作業でのデータ入力は時間がかかる上に、入力ミスが発生する可能性もあり、正確な顧客リストの作成を妨げる一因にもなります。 このワークフローを活用すれば、フォームに名刺の画像をアップロードするだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Google スプレッドシートへ情報を格納するため、こうした課題を円滑に削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
受け取った名刺のデータ入力に時間がかかり、コア業務を圧迫している営業担当者の方 Google スプレッドシートで顧客リストを管理しており、手入力によるミスや手間を削減したい方 名刺情報の管理を自動化することで、チーム全体の営業効率を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームに名刺画像をアップロードするだけで文字の読み取りから転記までが自動化され、これまで手作業で行っていた入力時間を短縮できます 手作業でのデータ転記が減るため、会社名や連絡先などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します 次に、トリガーでフォームを選択し、「名刺データをアップロード」など任意のフォームを設定し、これがフローボット起動のきっかけとなります その後、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、アップロードされた名刺画像からテキスト情報を抽出します 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、抽出した情報を指定のスプレッドシートに書き込みます 最後に、オペレーションでGmailの「お礼メールを送る」アクションを設定し、名刺交換後のお礼メールなどを自動で送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるフォームでは、名刺画像のアップロード欄以外に、担当者名など任意の質問項目を追加・設定することが可能です Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どのスプレッドシートやシートに情報を書き込むか、またどの列にどの情報を格納するかを任意で設定してください Gmailでメールを送るオペレーションでは、送信先の宛先や件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに自動追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存した請求書や申込書の内容を、Airtableへ手作業で転記していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
DropboxとAirtable間で、請求書などのデータ転記を手作業で行っている方 紙媒体やPDFの書類をOCRでデータ化し、業務を効率化したいと考えている方 定型的なデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxへのファイル追加からAirtableへの転記までが自動化され、手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮します。 手作業による転記ミスや項目確認の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることができます。 ■フローボットの流れ
DropboxとAirtableをYoomと連携します。 トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。 オペレーションでAirtableの「レコードを作成する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を各項目にマッピングします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、ファイル追加時にワークフローを起動させるフォルダを指定してください。 OCR機能では、ファイルから抽出したい項目（会社名、金額など）を設定できます。 Airtableのレコード作成では、どのテーブルにレコードを追加するかを指定し、各項目にOCR機能で取得した情報を紐付けてください。 ■注意事項
Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
まとめ
今回は、見積書のOCR処理をテーマに、業務を自動化する方法について解説しました。メール、オンラインストレージ、Webフォームなど、様々な経路で受け取る見積書ですが、そのファイル内容を自動で読み取りツールに転記すれば、面倒な手入力作業から解放されるでしょう！これにより、見積もり承認や発注といった後続プロセスもスムーズに進めることが期待できますよね。
なお、ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識は不要！画面上の簡単な設定だけで、今回ご紹介したような業務自動化フローを構築できます。 さらにテンプレートなどを活用すれば、すぐに自動化を試すことが可能です。
日々の定型的な見積書処理に課題を感じている方は、ぜひこの機会にOCRと自動化ツールの連携を検討してみてはいかがでしょうか。
