メールで受信した帳票をOCRで読み取る
<span class="mark-yellow">GmailやOutlookなどのメールツールで特定の条件に合致するメール（件名や添付ファイル名など）を受信した際に、添付された帳票ファイルを自動でOCR処理し、抽出したデータをGoogle スプレッドシートなどに整理する</span>ことができるます。
メールチェックとデータ入力の手間を大幅に削減できて便利です！
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「帳票の整理に追われて、本来の業務が後回しに…」
そんな状況に心当たりはありませんか？ファイルのダウンロードやテキストの転記、データの整理など…。手作業での帳票処理は手間も多く、ヒューマンエラーも起きがちです。
でも、もし受け取った帳票を自動で読み取って、必要な情報だけを自動転記できるとしたらどうでしょうか？たとえば、Google Driveにアップロードされた請求書を自動検知してOCRで読み取り、明細情報をそのまま表に記録することや、Gmailで受け取った帳票の添付ファイルを自動で開いて中身を抽出して、必要な項目を整理して保存することができます。さらに、フォームで受け取ったファイルをそのままデータベースに登録することも可能です。
この記事では、OCR機能を使った自動化方法を画像付きが詳しく解説します。日々の業務を少しでもラクにしたいと思っている方はぜひチェックしてみてください！
Yoomには<span class="mark-yellow">受け取った帳票をOCRで読み取る業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールで受け取った帳票ファイルを起点として、OCR処理を自動化する方法を具体的なテンプレートを使って紹介します！
様々なシーンに対応した自動化が可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてください！
<span class="mark-yellow">Google DriveやBoxなどのストレージサービスに帳票ファイルがアップロードされたことをトリガーにし、OCRでテキスト情報を抽出してGoogle スプレッドシートなどのデータベースに自動で記録する</span>ことができます。
ファイル管理とデータ入力を連携させて帳票処理を効率化しましょう！
<span class="mark-yellow">GmailやOutlookなどのメールツールで特定の条件に合致するメール（件名や添付ファイル名など）を受信した際に、添付された帳票ファイルを自動でOCR処理し、抽出したデータをGoogle スプレッドシートなどに整理する</span>ことができるます。
メールチェックとデータ入力の手間を大幅に削減できて便利です！
<span class="mark-yellow">GoogleフォームやYoom独自のフォーム機能などでファイル添付項目を含むフォームが送信された際に、添付された帳票ファイルをOCRで読み取り、その結果をGoogle スプレッドシートなどに自動で記録する</span>ことが可能です。
申請受付からデータ化までを一気通貫で自動化できます！
それではここから代表的な例として、Google Driveに帳票ファイルがアップロードされた際に、OCR機能でファイル内のテキスト情報を読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogle DriveとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Google Driveと検索し、ログインしましょう。
アカウントが複数ある場合は、連携したいアカウントを選択します。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックし操作を進めてください。
続いてGoogle スプレッドシートと連携します。
先ほどと同様にログインを進めてください。
Google Drive・Google スプレッドシートの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を入力してください。
ここでGoogle Driveの該当フォルダに、下記のようなテストファイルをアップロードしてみましょう。
フローボットに戻り、テストします。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に利用していきます！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ここまでできたら保存しましょう。
続いて「ファイルをダウンロードする」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
デフォルトで設定されているので変更せず、テストします。
成功したら保存しましょう。
続いて、添付ファイルをOCRで読み取る設定を行なうため「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
「任意のPDF・画像ファイル（●●文字以内）から文字情報を読み取る」アクションは複数あるので、用途に合わせて選択しましょう。
()内のタスクを消費するので注意してください!
・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
次に進み、必須項目を設定します。
その他の項目は必要に応じて変更してください。
完了したらテストし、アウトプットに読み取り結果が取得できたら保存します。
続いて「レコードを追加する」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
データベースの連携を行ないます。
次に進み、追加するレコードの値を下記のようにアウトプットから設定します。
設定が完了したらテストし、保存します。
※テストを行うと、Google スプレッドシートに追加されるのでご注意ください。
Google スプレッドシートを確認します。
無事に追加されましたね。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Google Driveに帳票がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加されるかを確認してみましょう。
以上が「Google Driveに帳票がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」方法でした。
OCRを活用することで、さまざまな帳票処理の自動化が実現可能です。
Googleフォームで受け取った帳票をOCRで読み取りNotionに記録したり、Slackで送信されたファイルを処理してGoogle Apps Scriptのスクリプトを自動実行したりできます。さらに、フォームに添付されたPDFをOCRで読み取りMicrosoft Excelに情報を転記したり、カタログや手書き文字を読み取ってNotionに追加することも可能です。
この記事では、「帳票をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動転記する方法」について、ノーコードで実現できる具体的な手順をご紹介しました。
OCRを活用することで、ファイルのダウンロードや手入力といった煩雑な作業を省き、帳票処理のスピードと正確性を大きく向上させることができます。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したOCRによる自動転記のほかにも、ファイル受信やフォーム入力、チャット連携など、さまざまな業務に対応したテンプレートが多数用意されています。</span>
「手書き帳票の入力作業に時間がかかる」「添付ファイルの処理ミスを防ぎたい」「定型作業を効率化したい」といったお悩みがある方には、まさにぴったりの自動化手段です。
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