「あれ、このフォルダって最新の資料に更新されてるっけ…？」
プロジェクトの進行にあわせて資料を整理したり、定期的にバックアップをとったりするのって結構大変…。手作業に頼っていることで、うっかりミスが発生してしまいがちですよね。Boxを使っている方なら、そんな“更新漏れ”や“整理不足”に心当たりがあるのではないでしょうか？実は、Boxはちょっとした工夫で自動更新をすることが可能なんです。たとえば、毎月決まったタイミングでフォルダのコピーを自動作成したり、会議日程の変更にあわせて関連ファイルの名前を一括変更したりといったことができます。
この記事では、Boxと他のアプリの連携でできることをご紹介します！気になる連携フローがあれば、「試してみる」ボタンからすぐに体験可能です。面倒な確認作業を自動化してみませんか？
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
毎月Boxで指定のフォルダのバックアップを作成する
試してみる
■概要
Boxに保存されている重要なデータを、手作業で毎月バッグアップする作業は手間ではありませんか？
定期的な作業であるがゆえに、対応漏れやコピーミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでBox内にバックアップ用フォルダを作成し、データを複製することが可能になります。
手作業による手間やミスをなくし、確実なデータ管理を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxでの定期的なフォルダバックアップ作業に、手間や煩わしさを感じている方
- 重要なデータのバックアップを自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- 定型的な管理業務から解放され、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月決まった日時にBoxのバックアップが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることが可能になります。
- 手作業によるファイルのコピー漏れや誤ったフォルダへの保存といったリスクがなくなり、データの安全な保管と管理体制が構築できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、バックアップを実行したい日時を設定します。
- 続けて、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、バックアップデータを格納するためのフォルダを作成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダをコピー」アクションを設定し、バックアップしたいフォルダを3で作成したフォルダにコピーします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxの「フォルダを作成」アクションでは、作成するフォルダの名称や、作成先の親フォルダを設定してください。
- Boxの「フォルダをコピー」アクションでは、バックアップ対象となる複製元のフォルダを設定してください。
■注意事項
Boxのデータを自動更新する様々な方法
いろいろな方法で、Boxのデータを自動更新することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにBoxの自動更新を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
スケジュールツールを起点にBoxのデータを自動更新する
定期的な作業やスケジュール変更に追われる業務において、情報の管理ミスが大きなロスに繋がることもあります。
それらを自動化し、業務効率の向上とヒューマンエラーの軽減を実現しましょう。
以下のフローでは、毎月の指定した日時に自動的にフォルダのコピーを作成することで、手作業によるバックアップ漏れを防止。
また、会議日程が変更された場合などには、関連資料のファイル名を自動で最新の予定に合わせて更新するため、情報の整合性が保たれます。
毎月Boxで指定のフォルダのバックアップを作成する
試してみる
■概要
Boxに保存されている重要なデータを、手作業で毎月バッグアップする作業は手間ではありませんか？
定期的な作業であるがゆえに、対応漏れやコピーミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでBox内にバックアップ用フォルダを作成し、データを複製することが可能になります。
手作業による手間やミスをなくし、確実なデータ管理を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxでの定期的なフォルダバックアップ作業に、手間や煩わしさを感じている方
- 重要なデータのバックアップを自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- 定型的な管理業務から解放され、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月決まった日時にBoxのバックアップが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることが可能になります。
- 手作業によるファイルのコピー漏れや誤ったフォルダへの保存といったリスクがなくなり、データの安全な保管と管理体制が構築できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、バックアップを実行したい日時を設定します。
- 続けて、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、バックアップデータを格納するためのフォルダを作成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダをコピー」アクションを設定し、バックアップしたいフォルダを3で作成したフォルダにコピーします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxの「フォルダを作成」アクションでは、作成するフォルダの名称や、作成先の親フォルダを設定してください。
- Boxの「フォルダをコピー」アクションでは、バックアップ対象となる複製元のフォルダを設定してください。
■注意事項
Googleカレンダーで予定が更新されたらBoxのファイル名を更新する
試してみる
■概要
Googleカレンダーの予定が変更される度に、関連するBox上のファイル名を手作業で更新していませんか？
こうした作業は手間がかかるだけでなく、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローでは、Googleカレンダーで予定が更新された際に、AIが予定情報から必要なデータを抽出して、Boxのファイル名を自動で変更します。
ファイル管理に伴う課題を解消して、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとBoxを連携させ、ファイル管理を効率化したいと考えている方
- 予定の変更に伴うファイル名の更新作業で、漏れやミスを防ぎたいプロジェクト管理者の方
- 手作業による定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーの予定更新をきっかけにBoxのファイル名が自動で変更されるため、更新にかかる時間を短縮できます。
- ファイル名の変更ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、予定の情報からファイル名に必要なデータを抽出します。
- 同じくオペレーションでBoxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、名称変更の対象となるファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイル名を変更」アクションを設定し、AIで抽出したデータを用いてファイル名を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、自動化の監視対象としたいカレンダーを指定してください。
- AI機能でのテキスト抽出では、取得した予定情報からどの項目を抽出するかを指定してください。
また、抽出を指示するプロンプトも任意で設定できます。 - Boxのファイル名変更アクションでは、抽出したデータなどを活用し、日付や予定名を含む動的なファイル名を設定できます。
■注意事項
- Box、GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
データベース/CRMサービスのデータをBoxに自動更新する
案件管理や顧客対応など、情報の更新が頻繁に発生すると、関連データの整理にも時間を割かれてしまいます。
こうした状況を改善するのが、データベースとBoxを組み合わせた自動化です。
例えば、Notionでプロジェクトの進捗ステータスが変更された際に、Box上の関連資料のファイル名も自動で更新することによって、最新の状況を一目で把握できます。
同様に、案件名の変更にあわせてBoxのフォルダ名を自動で切り替えることで、検索性や整理整頓を大幅に向上。
情報更新の手間を削減し、常に「今の状態」に整ったファイル構成を維持できます。
Notionでレコードが更新されたら、Boxのファイル名を更新する
試してみる
■概要
Notionでタスクやプロジェクトの情報を更新した際に、関連するBox上のファイル名を手動で変更していませんか？
こうした作業は手間がかかる上に、更新漏れや命名規則の不統一といったミスの原因にもなりかねません。
このワークフローでは、Notionのデータベースが更新されたら、Box上の関連ファイルの名前を自動で変更します。
手作業による同期の手間をなくし、ファイル管理の正確性を高めましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとBoxを連携させて、ファイル管理をより効率的に行いたいと考えている方
- 手作業でのファイル名変更に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
- Notionの情報とBoxのファイル名の整合性を保ち、ヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのレコード更新に連動してBoxのファイル名が自動で変更されるため、ファイル名の更新作業にかかる時間を短縮できます。
- ファイル名の変更漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性と一貫性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで取得したページIDを基に詳細情報を取得します。
- 同じくオペレーションで「分岐機能」を設定し、ページの作成時と更新時などで処理を分けます。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイル名を変更」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとにファイル名を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガーおよび「レコードを取得する」アクションでは、連携の対象としたいデータベースを設定してください。
- 分岐処理では、ページの作成か更新かで処理を分けるだけでなく、Notionから取得した値などを条件に柔軟なフローを構築できます。
- Boxの「ファイル名を変更」アクションでは、Notionから取得したプロジェクト名などの動的な値を用いてファイル名を設定することが可能です。
■注意事項
- Box、NotionとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやオペレーションを使用することができます。
Notionでレコードが更新されたら、Boxのフォルダ名を更新する
試してみる
■概要
Notionのプロジェクト情報をBoxに紐づけている場合、情報の更新に合わせてフォルダ名を変更するのは手間がかかりますよね。
このワークフローでは、Notionのレコード更新をトリガーにBoxの関連フォルダ名が自動で更新されます。
手作業による手間やミスをなくし、情報の整合性を保ちましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとBoxでプロジェクトや顧客情報を管理しており、手動での更新に手間を感じている方
- Notionのデータベース更新時に、Boxのフォルダ名の変更漏れや入力ミスを防ぎたい方
- 複数ツール間の情報同期を自動化し、チーム全体の業務効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのレコードが更新されるとBoxのフォルダ名も自動で変更されるため、二重入力の手間を省き、作業時間を短縮できます。
- 手動での情報更新に伴うフォルダ名の変更漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防止し、情報の正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで取得したIDを基にページの詳細情報を取得します。
- 同じくオペレーションの分岐機能を使い、レコードが新規作成された場合と更新された場合などで処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダ名を変更する」を設定し、Notionから取得した情報をもとにフォルダ名を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、監視対象とするデータベースを指定してください。
- 分岐処理では、作成か更新かの分岐だけでなく、Notionから取得した値によって柔軟に条件を設定することも可能です。
- Boxのフォルダ名変更では、Notionから取得したタイトルやプロジェクト名を用いて動的なフォルダ名を設定できます。
■注意事項
- Box、NotionとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやオペレーションを使用することができます。
チャットツールのデータをBoxに自動更新する
日々のやり取りが集中するチャットツールには、重要な情報や指示が埋もれがちです。
そんなチャットツールの情報も自動で抽出し、Boxに反映させられます。
Slackで「完了」など特定のキーワードを含む投稿があれば、関連するBoxのファイル名を「完了済み」変更。
チーム全体で進行状況を共有しやすくなります。
プロジェクト名の確定などを機にフォルダ名を自動で変更するフローも、合わせて活用できるでしょう。
Slackで特定の投稿が送信されたら、Boxのファイル名を更新する
試してみる
■概要
Slackへの投稿から情報を抜き取り、Boxの関連ファイルのファイル名を変更する作業は手間がかかりますよね。
それだけでなく、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローでは、Slackの特定チャンネルへの投稿をトリガーとして、AIが投稿内容を解析してBoxのファイル名を自動で更新します。
ファイル管理における手間とミスを減らし、業務の正確性とスピードを向上させましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- SlackとBoxを連携させ、ファイル管理のフローを効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイル名の変更に時間を取られ、コア業務に集中できていない方
- 特定の報告や依頼に関するファイル管理を標準化し、属人化を防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿だけでBoxのファイル名が自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるファイル名の入力や更新作業が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、Slackの投稿内容が特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理が実行されるようにします。
- 同じくオペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、Slackの投稿内容からファイル名の更新に必要な情報を抽出します。
- 最後に、Boxの「ファイル名を変更」アクションを設定し、AIが抽出した情報をもとに対象のファイル名を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、監視の対象としたいチャンネルを指定してください。
- 分岐機能では、Slackから取得した投稿内容などの値を用いて、以降の処理を実行するための条件を自由に設定できます。
- AI機能のテキスト抽出では、Slackの投稿から抽出したい項目や、抽出精度を高めるためのプロンプトを設定できます。
- Boxのファイル名変更アクションでは、AIが抽出したデータなど、取得した値を用いて動的なファイル名を設定することが可能です。
■注意事項
- Slack、NotionとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやオペレーションを使用することができます。
Slackで特定の投稿が送信されたら、Boxのフォルダ名を更新する
試してみる
■概要
Slackで特定の連絡を受けた後、Boxのフォルダ名を手作業で一つひとつ変更していませんか？
こうした作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、変更ミスや対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへの投稿をきっかけに、Boxのフォルダ名を自動で更新する処理を自動化できます。
情報管理の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackでの報告を基に、Boxのフォルダ名を手作業で変更している方
- 手動でのフォルダ名変更による、入力ミスや対応漏れを防ぎたいと考えている方
- SlackとBoxを連携させ、情報管理の効率化を図りたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿後、自動でBoxのフォルダ名が更新されるため、同期に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、フォルダ名の入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します。
- 次にトリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 続いてオペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した投稿の場合のみ、以降の処理を実行するようにします。
- 同じくオペレーションでAI機能を設定し、Slackの投稿内容からフォルダ名の変更に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダ名を変更」アクションを設定し、AIで抽出した情報を用いてフォルダ名を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、監視対象としたいチャンネルを指定してください。
- 分岐機能では「Slackの投稿に特定のキーワードが含まれていた場合」など、以降の処理を実行する条件を自由に設定できます。
- AI機能では、Slackの投稿から抽出したい項目を設定してください。
抽出を指示するプロンプトも任意で設定可能です。 - Boxのフォルダ名変更アクションでは、AI機能で抽出した値などを組み合わせて、動的なフォルダ名を自由に設定できます。
■注意事項
- Slack、NotionとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやオペレーションを使用することができます。
Boxのデータを自動更新するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にBoxのデータを自動更新するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomのアカウント発行リンクからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「毎月Boxで指定のフォルダのバックアップを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- Boxのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- フロー稼働のスケジュールとバックアップファイルの設定
- フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
毎月Boxで指定のフォルダのバックアップを作成する
試してみる
■概要
Boxに保存されている重要なデータを、手作業で毎月バッグアップする作業は手間ではありませんか？
定期的な作業であるがゆえに、対応漏れやコピーミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでBox内にバックアップ用フォルダを作成し、データを複製することが可能になります。
手作業による手間やミスをなくし、確実なデータ管理を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxでの定期的なフォルダバックアップ作業に、手間や煩わしさを感じている方
- 重要なデータのバックアップを自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- 定型的な管理業務から解放され、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月決まった日時にBoxのバックアップが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることが可能になります。
- 手作業によるファイルのコピー漏れや誤ったフォルダへの保存といったリスクがなくなり、データの安全な保管と管理体制が構築できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、バックアップを実行したい日時を設定します。
- 続けて、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、バックアップデータを格納するためのフォルダを作成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダをコピー」アクションを設定し、バックアップしたいフォルダを3で作成したフォルダにコピーします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxの「フォルダを作成」アクションでは、作成するフォルダの名称や、作成先の親フォルダを設定してください。
- Boxの「フォルダをコピー」アクションでは、バックアップ対象となる複製元のフォルダを設定してください。
■注意事項
ステップ1：Boxのマイアプリ連携
先ずはBoxをマイアプリに登録し、Yoomと連携させます。
- Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
- マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
- 「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでBoxを検索して選択。
- 任意のアカウントでログイン。
- 内容を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリック。
「マイアプリ」の画面に戻り、Boxが追加されていれば連携は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Boxとの連携が完了したら、使用するテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
毎月Boxで指定のフォルダのバックアップを作成する
試してみる
■概要
Boxに保存されている重要なデータを、手作業で毎月バッグアップする作業は手間ではありませんか？
定期的な作業であるがゆえに、対応漏れやコピーミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでBox内にバックアップ用フォルダを作成し、データを複製することが可能になります。
手作業による手間やミスをなくし、確実なデータ管理を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxでの定期的なフォルダバックアップ作業に、手間や煩わしさを感じている方
- 重要なデータのバックアップを自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- 定型的な管理業務から解放され、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月決まった日時にBoxのバックアップが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることが可能になります。
- 手作業によるファイルのコピー漏れや誤ったフォルダへの保存といったリスクがなくなり、データの安全な保管と管理体制が構築できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、バックアップを実行したい日時を設定します。
- 続けて、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、バックアップデータを格納するためのフォルダを作成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダをコピー」アクションを設定し、バックアップしたいフォルダを3で作成したフォルダにコピーします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxの「フォルダを作成」アクションでは、作成するフォルダの名称や、作成先の親フォルダを設定してください。
- Boxの「フォルダをコピー」アクションでは、バックアップ対象となる複製元のフォルダを設定してください。
■注意事項
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
ステップ3：Boxのトリガー設定
先ずは、フローを起動させる日時を設定しましょう。
- スケジュールトリガーの「指定したスケジュールになったら」をクリック。
- スケジュール設定の「日」と「時刻」に任意の値を設定。
デフォルトでは毎月1日の9時にフローが起動する設定になっています。
- 「保存する」をクリック。
これでスケジュールの設定は完了です。
ステップ4：作成するフォルダの設定
次に、Boxのバックアップ先となるフォルダを作成していきます。
- Boxの「フォルダを作成」をクリック。
- 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
- 「フォルダ名」に重複しないフォルダ名を設定。
デフォルトでは「<フロー実行時の日時>_バックアップ」となっています。
目的に応じた名称に変更してください。
入力欄クリック時の「日付」のタブから、任意の日時表記が選択可能です。
- 「親フォルダのコンテンツID」に、フォルダを作成する親フォルダのコンテンツIDを設定。
コンテンツIDはBoxのフォルダのURL（app.box.com/folder/<ID部分>）で確認できます。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
指定した親フォルダに新しいフォルダが作成されます。
テストが成功すると、Boxに新しいフォルダが作成され、「アウトプット」に作成したフォルダのコンテンツIDが追加されます。
アウトプットに問題がなければ、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
フローの画面に戻り、「フォルダを作成」にチェックマークがついていれば完了です。
ステップ5：コピーするフォルダの設定
ステップ4で作成したフォルダに、バックアップをとりたいフォルダのデータをコピーしていきます。
- Boxの「フォルダをコピー」をクリック。
- 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
- 「複製するフォルダのコンテンツID」にコピーするフォルダのコンテンツIDを設定。
- 「フォルダ名」にコピー後のフォルダ名を設定。
目的に応じた名称に変更してください。
- 「コピー先フォルダのコンテンツID」に、ステップ3で作成したフォルダのコンテンツIDを設定。
入力欄クリック時に表示されるメニューから「フォルダを作成」→「作成したフォルダのコンテンツID」を選択し、ステップ3で取得したアウトプットを利用しましょう。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
指定したフォルダが作成したフォルダにコピーされます。
テストが成功したら、指定した通り作成したフォルダにコピーが生成されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
BoxのAPIを使ったその他の自動化例
BoxのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Boxを使った自動化例
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに自動保存したり、DocuSignの証明書をBoxへ格納することが可能です。Salesforceで新規レコードが作成された際にBoxにフォルダを自動生成したり、Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートへ同期することもできます。さらに、毎月月初にBoxでフォルダを自動作成することも可能です。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
試してみる
■概要
BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。
BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとOneDriveをそれぞれ利用されている方
2.BoxとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方
3.BoxとOneDriveのどちらにも同じファイルを格納する業務がある方
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルを入れば、自動でOneDriveにもファイルがアップロードできるので、どちらのツールにもファイルをアップする手間を削減できます。
・自動でファイルをアップロードするので、漏れやミスを削減できます。
■注意事項
・Box、OneDriveそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。
・BoxのフォルダIDやOneDriveの格納先のフォルダの設定は自由に変更してご利用ください。
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する
試してみる
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
- 手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
- BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
- 定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、Boxの特定のフォルダに格納します。
Salesforceに新規レコードが登録されたらBoxにフォルダを作成
試してみる
◼️概要
SalesforceとBoxをAPIで連携し、Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載するフ
ローボットです。
フォルダ名は取引先名で作成されるため、わざわざフォルダを手動で作成する必要がありません。
Boxで新たにフォルダを作成する親フォルダのIDを変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Box、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
毎月月初に発生する定例業務として、Boxで新しいフォルダを手作業で作成している方もいらっしゃるのではないでしょうか。この作業は単純ですが、忘れると後続の業務に影響が出る可能性があり、地味に手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてBox内に自動でフォルダが作成されるため、毎月のフォルダ作成業務から解放され、作成忘れの心配もなくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで定期的にフォルダを作成しており、手作業での対応に手間を感じている方
- 毎月の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名規則の間違いといったミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の重要な業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎月フォルダを作成したい日時を設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成したいフォルダ名や保存先のフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、フローボットを起動させたい日時を任意で設定してください。例えば、「毎月1日の午前9時」や「毎週月曜日の午前8時」など、業務に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
終わりに
いかがでしたか？Boxを活用することで、「定期的なファイル更新の手間を省きたい」「最新情報の管理をスムーズにしたい」「チームでの情報共有を効率化したい」といった課題を解決できるはずです。フォルダ作成やファイル名変更を自動化することで、ヒューマンエラーを防ぎながら、日々の業務をもっとシンプルにできます。
ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミング不要でBoxの自動更新フローを簡単に構築できます！気になった方は、まずは無料アカウントを作成して、実際にその便利さを体験してみてください。登録はたったの30秒で完了！すぐに自動化を始められます。
今すぐ無料でアカウントを発行する
自動更新の仕組みを取り入れて、日々のファイル管理をもっとシンプルにしてみませんか？
