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「あれ、このフォルダって最新の資料に更新されてるっけ…？」
プロジェクトの進行にあわせて資料を整理したり、定期的にバックアップをとったりするのって結構大変…。手作業に頼っていることで、うっかりミスが発生してしまいがちですよね。Boxを使っている方なら、そんな“更新漏れ”や“整理不足”に心当たりがあるのではないでしょうか？実は、Boxはちょっとした工夫で自動更新をすることが可能なんです。たとえば、毎月決まったタイミングでフォルダのコピーを自動作成したり、会議日程の変更にあわせて関連ファイルの名前を一括変更したりといったことができます。
この記事では、Boxと他のアプリの連携でできることをご紹介します！気になる連携フローがあれば、「試してみる」ボタンからすぐに体験可能です。面倒な確認作業を自動化してみませんか？
YoomにはBoxを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
いろいろな方法で、Boxのデータを自動更新することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにBoxの自動更新を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
定期的な作業やスケジュール変更に追われる業務において、情報の管理ミスが大きなロスに繋がることもあります。
それらを自動化し、業務効率の向上とヒューマンエラーの軽減を実現しましょう。
以下のフローでは、毎月の指定した日時に自動的にフォルダのコピーを作成することで、手作業によるバックアップ漏れを防止。
また、会議日程が変更された場合などには、関連資料のファイル名を自動で最新の予定に合わせて更新するため、情報の整合性が保たれます。
案件管理や顧客対応など、情報の更新が頻繁に発生すると、関連データの整理にも時間を割かれてしまいます。
こうした状況を改善するのが、データベースとBoxを組み合わせた自動化です。
例えば、Notionでプロジェクトの進捗ステータスが変更された際に、Box上の関連資料のファイル名も自動で更新することによって、最新の状況を一目で把握できます。
同様に、案件名の変更にあわせてBoxのフォルダ名を自動で切り替えることで、検索性や整理整頓を大幅に向上。
情報更新の手間を削減し、常に「今の状態」に整ったファイル構成を維持できます。
日々のやり取りが集中するチャットツールには、重要な情報や指示が埋もれがちです。
そんなチャットツールの情報も自動で抽出し、Boxに反映させられます。
Slackで「完了」など特定のキーワードを含む投稿があれば、関連するBoxのファイル名を「完了済み」変更。
チーム全体で進行状況を共有しやすくなります。
プロジェクト名の確定などを機にフォルダ名を自動で変更するフローも、合わせて活用できるでしょう。
それでは、さっそく実際にBoxのデータを自動更新するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomのアカウント発行リンクからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「毎月Boxで指定のフォルダのバックアップを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
先ずはBoxをマイアプリに登録し、Yoomと連携させます。
「マイアプリ」の画面に戻り、Boxが追加されていれば連携は完了です。
Boxとの連携が完了したら、使用するテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
先ずは、フローを起動させる日時を設定しましょう。
これでスケジュールの設定は完了です。
次に、Boxのバックアップ先となるフォルダを作成していきます。
入力欄クリック時の「日付」のタブから、任意の日時表記が選択可能です。
テストが成功すると、Boxに新しいフォルダが作成され、「アウトプット」に作成したフォルダのコンテンツIDが追加されます。
アウトプットに問題がなければ、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
フローの画面に戻り、「フォルダを作成」にチェックマークがついていれば完了です。
ステップ4で作成したフォルダに、バックアップをとりたいフォルダのデータをコピーしていきます。
テストが成功したら、指定した通り作成したフォルダにコピーが生成されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
BoxのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに自動保存したり、DocuSignの証明書をBoxへ格納することが可能です。Salesforceで新規レコードが作成された際にBoxにフォルダを自動生成したり、Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートへ同期することもできます。さらに、毎月月初にBoxでフォルダを自動作成することも可能です。
いかがでしたか？Boxを活用することで、「定期的なファイル更新の手間を省きたい」「最新情報の管理をスムーズにしたい」「チームでの情報共有を効率化したい」といった課題を解決できるはずです。フォルダ作成やファイル名変更を自動化することで、ヒューマンエラーを防ぎながら、日々の業務をもっとシンプルにできます。
<span class="mark-yellow">ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミング不要でBoxの自動更新フローを簡単に構築できます！</span>気になった方は、まずは無料アカウントを作成して、実際にその便利さを体験してみてください。登録はたったの30秒で完了！すぐに自動化を始められます。
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