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複数のGoogle スプレッドシートで情報を管理していると、一方のシートの更新内容をもう一方に手作業で転記したり、関数を使って参照したりする作業が発生しますよね。
これらの作業は手間がかかる上に、転記ミスや参照設定の誤りといったヒューマンエラーを引き起こす可能性があり、最新の情報が正しく共有されないリスクも伴います。
もし、一方のGoogle スプレッドシートが更新された際に、関連する別のGoogle スプレッドシートも自動的に最新の状態に保たれる仕組みがあれば、これらの煩雑な作業やミスから解放され、常に正確なデータに基づいて業務を進められるようになります。
結果として、より重要な分析や戦略立案などに集中できる時間が生まれます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、日々のデータ管理業務にかかる手間や時間の削減につながります。ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシート間でデータを自動的に更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
「Google スプレッドシートで行が更新されたら、別のシートも自動で更新する」ワークフローを利用すると、関連するシート同士のデータの同期が自動化されます。
手動でコピーや転記を行う必要がなくなり、作業がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを日々の業務で活用されている方
・複数のシート間で情報を管理し、スムーズにデータを同期したい方
・一方のシートで入力や修正を行った際、他のシートにも反映する作業の手間を減らしたいと感じている方
・更新内容を見落とさず、スピーディに業務を進めたい方
・シートの管理や更新作業に時間がかかってしまい、効率化を図りたい企業担当者の方
・チームで共有するデータを常に最新の状態に保ちたいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートのシート間の連携を自動化する方法
Google スプレッドシートを複数利用していると、シート間の情報連携が不可欠ですが、手作業では時間もかかりミスも起こりやすいです。
ここでは、特定のトリガーをきっかけにGoogle スプレッドシートの特定シートが更新された際に、別のシートも自動で更新する連携テンプレートを紹介します。
これにより、データの一貫性を保ち、常に最新の情報に基づいた作業が可能になるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
データベース内の情報更新に応じてGoogle スプレッドシートの別シートを自動更新する
Google スプレッドシート自体や他のデータベースサービスの情報が更新された際に、指定したGoogle スプレッドシートの別シートへも自動的に内容を反映させられます。
手動でのデータ同期作業をなくし、情報の鮮度と正確性を常に保つことができます。
■概要
「Google スプレッドシートで行が更新されたら、別のシートも自動で更新する」ワークフローを利用すると、関連するシート同士のデータの同期が自動化されます。
手動でコピーや転記を行う必要がなくなり、作業がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを日々の業務で活用されている方
・複数のシート間で情報を管理し、スムーズにデータを同期したい方
・一方のシートで入力や修正を行った際、他のシートにも反映する作業の手間を減らしたいと感じている方
・更新内容を見落とさず、スピーディに業務を進めたい方
・シートの管理や更新作業に時間がかかってしまい、効率化を図りたい企業担当者の方
・チームで共有するデータを常に最新の状態に保ちたいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームへの新規回答に応じてGoogle スプレッドシートの別シートを自動更新する
Googleフォームなどのフォームツールに新しい回答が送信されたタイミングで、その内容を元にGoogle スプレッドシートの行を更新し、さらに指定した別のシートへも自動的に情報を反映できるフローです。
収集したデータを迅速かつ正確に関係各所に共有できます。
■概要
「Googleフォームで回答があったらGoogle スプレッドシートの行を更新し、別のシートも更新する」ワークフローを利用すると、フォームへの回答内容が自動でデータに反映されます。
更新作業が効率化し、データ管理の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して業務やイベントの申込受付などを行っている方
・Googleフォームの回答内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新する機会が多い方
・複数のシートでデータを管理していて、同じ情報を何度も手入力する手間を減らしたい方
・Google スプレッドシート内のデータをスピーディに反映・共有したい方
・チームや部署でGoogle スプレッドシートを共同で利用している方
・フォームの回答状況をいち早く把握し、メンバー間で正確な情報共有をしたい方
■注意事項
・GoogleフォームとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
チャットツールの投稿内容に応じてGoogle スプレッドシートの別シートを自動更新する
Slackなどのチャットツールに特定の情報が投稿された際に、その投稿内容を利用してGoogle スプレッドシートの行を更新し、関連する別のシートにも自動でデータを同期するフローです。
コミュニケーションツール上の重要な情報を効率的に集約・管理できます。
■概要
「Slackの投稿内容をもとにGoogle スプレッドシートの行を更新し、別のシートも更新する」フローを利用すると、Slackの内容に応じて複数のシートを自動で編集できます。
情報の二重管理を防ぎ、業務の正確性が高まります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを活用して業務上の情報共有や報告を行っている方
・Google スプレッドシートでデータの管理や記録を行っている方
・投稿内容をもとにGoogle スプレッドシートの情報をスピーディに更新したい方
・手動でGoogle スプレッドシートを更新する作業に時間や手間を感じている方
・チームメンバーと円滑に情報を共有し、最新のデータを効率的に把握したい方
・定型的な記録や集計作業を自動化し、業務効率化を図りたいと考えている方
■注意事項
・SlackとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシート間でデータを連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、一方のGoogle スプレッドシートで特定の行が更新された際に、その変更内容を自動的に別のGoogle スプレッドシート（または同じGoogle スプレッドシート内の別シート）に反映するフローを解説していきます！
今回はYoomというノーコード連携ツールを使用して、プログラミング不要で誰でも簡単に設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
「Google スプレッドシートで行が更新されたら、別のシートも自動で更新する」ワークフローを利用すると、関連するシート同士のデータの同期が自動化されます。
手動でコピーや転記を行う必要がなくなり、作業がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを日々の業務で活用されている方
・複数のシート間で情報を管理し、スムーズにデータを同期したい方
・一方のシートで入力や修正を行った際、他のシートにも反映する作業の手間を減らしたいと感じている方
・更新内容を見落とさず、スピーディに業務を進めたい方
・シートの管理や更新作業に時間がかかってしまい、効率化を図りたい企業担当者の方
・チームで共有するデータを常に最新の状態に保ちたいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Google スプレッドシートをマイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
ここでは、Yoomとアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。Google スプレッドシートのアプリ連携
以下をご確認ください。
上記完了したらアプリ連携の準備は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
設定しやすいようにテンプレートが用意されているので、まずはコピーして使ってみましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
「Google スプレッドシートで行が更新されたら、別のシートも自動で更新する」ワークフローを利用すると、関連するシート同士のデータの同期が自動化されます。
手動でコピーや転記を行う必要がなくなり、作業がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを日々の業務で活用されている方
・複数のシート間で情報を管理し、スムーズにデータを同期したい方
・一方のシートで入力や修正を行った際、他のシートにも反映する作業の手間を減らしたいと感じている方
・更新内容を見落とさず、スピーディに業務を進めたい方
・シートの管理や更新作業に時間がかかってしまい、効率化を図りたい企業担当者の方
・チームで共有するデータを常に最新の状態に保ちたいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
1.記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.次に、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
アカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。なお、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更可能です。
トリガーアクションは、テンプレート通りのまま、「次へ」を押して進みましょう。
3.ここでは、トリガーとなるGoogle スプレッドシートの具体的な設定をしていきましょう。
まだ、Google スプレッドシートの準備が出来ていない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記赤枠のレコードを「リード→完了」に更新したので、これをトリガーとして設定していきたいと思います!
Google スプレッドシートの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力しましょう。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行し、成功するか確認してみましょう。
下記のような、Google スプレッドシートのデータが反映したアウトプットが表示されればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ4：Google スプレッドシートのアクション設定
1.次は、先ほどとは別のシートのレコードを更新するための設定をしていきましょう。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
2.ここでは、前のステップでトリガーとしたシートとは別のシートのレコードを更新するため、具体的な設定をしていきます。
今回は、下記赤枠のようなシートを作成しました。ステータスはまだ更新されていない状態なので、こちらを更新するよう設定して行きたいと思います!
Google スプレッドシートの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
今回は、それぞれの項目を下記の通り入力しました。
無事に入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.ここでは、更新するレコードの指定と更新内容を設定します。
まず、「更新したいレコードの条件」では、どのレコードを更新するのかを指定します。
入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、条件にしたいものを選択しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
今回は、下記のように更新したいレコードを設定しましたが、条件の追加も可能です。
次に、「更新後のレコードの値」を設定しましょう。
こちらも、入力欄をクリックすることでアウトプットが表示されるので、更新したいレコードの値を入力してください。
今回は、「ステータス」を完了にしたいため、前のステップで取得した値を下記の通り入力しました。
入力が完了したら「テスト」を実行し、下記赤枠のように指定したGoogle スプレッドシートのレコードが更新されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了です。続けて、動作確認をしてみましょう。
Google スプレッドシートを使った便利な自動化例
Google スプレッドシートの更新や追加に応じて、Slackへの通知、Google Driveフォルダの自動作成、SalesforceやNotionDBとの連携、請求書の自動発行まで幅広く自動化できます。
いずれもテンプレートを使ってすぐに始められるので、面倒な手作業から解放され、スムーズに業務を進めたい方におすすめです！
まとめ
Google スプレッドシート間で情報を同期する作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータのコピー＆ペーストや参照設定といった煩雑な業務から解放され、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを大幅に削減できます。これにより、常に最新かつ正確なデータに基づいて迅速な意思決定が可能となり、データ入力や確認作業に費やしていた時間を、より付加価値の高い分析業務などに充てることができるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もしGoogle スプレッドシートのデータ管理や他SaaSとの連携自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoom登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：データはリアルタイムで同期されますか？
A：
今回のフローはポーリングトリガーのため、プランにもよりますが最短5分間隔で実行されます。
5分より早くすることは出来かねますのでご了承ください。
ポーリングトリガーの頻度については以下をご確認ください。
Q：シートの列を後から変更した場合、設定修正は必要ですか？
A：
設定の後から変更を加えた場合には、そのままフローを動かすとエラーになる可能性がありますので、必ず設定を修正してください。
Q：自動更新が失敗した場合、どうやって気づけますか？
A：
連携が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
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