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「手作業でのデータ更新に多くの時間を費やしている…」
「複数のシステムから情報を集めてスプレッドシートに転記する作業が煩雑で、ヒューマンエラーも心配…」
このように、Google スプレッドシートの運用において、手作業による更新作業の負担や、それに伴う入力ミスなどに悩まされていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">他のアプリケーションのデータ変更を検知してGoogle スプレッドシートを自動で更新したり、定期的な情報収集の結果をGoogle スプレッドシートに自動的に記録したりする仕組み</span>があれば、これらの手作業から解放されそうです！
より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことが期待できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートのデータを自動で更新する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日常業務で頻繁に使用されるGoogle スプレッドシートですが、更新作業を自動化することで、大幅な時間短縮とヒューマンエラーの削減が可能です。
Yoomには、様々なトリガーからGoogle スプレッドシートを自動更新するためのテンプレートが用意されています。
ここでは、その具体的な例を紹介していきますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Airtableのようなデータベースサービスや各種CRMツールでデータが更新された際に、その変更をGoogle スプレッドシートに自動で反映させる</span>ことができます。
データの二重入力の手間を省き、常に最新の情報をGoogle スプレッドシート確認できるようになります。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで収集したアンケート回答や問い合わせ内容を、即座にGoogle スプレッドシートの特定のセルや行に自動で更新・追記する</span>ことができます。
手作業での転記ミスを防ぎ、リアルタイムでの情報共有が可能です。
<span class="mark-yellow">Googleカレンダーなどのスケジュールツールで予定が更新された際に、その情報をGoogle スプレッドシートに自動で記録する</span>ことが可能です。
予定の変更履歴管理やチームメンバーとの共有がスムーズになります。
それではここから代表的な例として、Airtableでレコードが更新された際に、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で反映するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、左上のマイプリをクリックし、新規接続を選択してください。
アプリ一覧でAirtableを選択してください。
検索窓を使うとすぐに見つかります。
Emailを入力しましょう。
Passwordを入力し、Sign inをクリックしてください。
add all resourcesをクリックしてください。
add a baseから、今回使用するデータベースを選択し、Great accessをクリックしましょう。
これでAirtableのマイアプリ登録ができました。
先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続の順でをクリックしましょう。
アプリ一覧は検索窓を活用し、Google スプレッドシートを選択してください。
「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携するアカウントを選択します。
「次へ」をクリックしてください。
「続行」を選択します。
これでGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録ができました。
次にテンプレートをコピーする作業を行います。
あらかじめ設定された大枠に沿って作成していくだけで、簡単に操作できます。
それでは下のバナーをクリックして、作成してみましょう！
「このテンプレートを試す」をクリックします。
「OK」を選択してください。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「レコードが更新されたら」をクリックして編集します。
以下のAirtableを用意しました。
今回はAirtableに登録しているステータスが更新されたという想定で設定していきます。
タイトルは入力されていますが、変更できます。
Airtableと連携するアカウント情報を確認しましょう。
トリガーアクションは「レコードが更新されたら」が選択されています。
設定を確認後、次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分で設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔がことなりますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔に設定しましょう。
ベースIDとテーブルIDはAirtableのURLから取得し、入力しましょう。
Last Modified Timeのフィールド名は注釈を確認し、設定してください。
Last Modified Timeの設定は、Airtableのテーブルの右にある+ボタンをクリックし、Last Modified Timeを選択します。
Field nameを入力し、Create fieldをクリックしましょう。
ここで設定した名前を、Last Modified Timeのフィールド名に設定してください。
設定後、実際にAirtableのレコードを更新しましょう。
更新できたら、再度Yoomに戻り、テストをクリックしてください。
テストが成功したら、取得した値を追加をクリックし、Airtableの情報を手動で取得しましょう。
取得したい項目の＋ボタンをクリックして、追加を選択しましょう。
取得した値に情報が追加されたら保存してください。
次に「レコードを更新する」をクリックしてください。
タイトルは変更OKです。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を確認してください。
実行アクションは「レコードを更新する」が選択されています。
スプレッドシートIDは候補から選択してください。
シートIDも同様に、候補から選択しましょう。
テーブル範囲を設定後、次へをクリックします。
更新したいレコードの条件はGoogle スプレッドシートに登録されている会社名がAirtableの会社名と等しいレコード情報を更新するという設定にしています。
取得した値を活用せずに手入力した場合、同じレコード情報を更新し続けることになるので注意してください。
詳しくはこちらをご確認ください。
更新後のレコードの値はステータスを更新したいので、Airtableの取得した値から、ステータスを選択しましょう。
設定後、テストを実行してください。
テストが成功し、Googe スプレッドシートの情報が更新されたら、保存しましょう。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正しく作動するか確認しておきましょう。
これでフローボットの設定ができました。
他にも、Google スプレッドシートを活用した様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
Google スプレッドシートの自動更新によって、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力や転記作業から解放されるでしょう。</span>
これにより作業時間の短縮はもちろん、入力ミスなどのヒューマンエラーを削減できることに加え、常に最新かつ正確性の高いデータから意思決定が可能となり、より戦略的な業務に時間を割けるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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