Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
■概要
Outlookで受信する特定のお問い合わせや注文メールなどを、一件ずつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、AIが内容を読み取りGoogle スプレッドシートへ自動で追記します。面倒な転記作業から解放され、情報の集計や管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信したメール情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 メールからのデータ転記作業における入力ミスや確認の手間を削減したいと考えている方 ルーティン化しているメールの処理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでメールを受信するだけで情報がスプレッドシートに蓄積されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペースト時の転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、特定の条件（件名や差出人など）に合致するメールを受信したらフローが起動するように設定します。 オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「データベースを操作する」を設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールフォルダや、件名に含まれる特定のキーワードなどを指定することが可能です。 AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名、問い合わせ内容など）を設定してください。 Google スプレッドシートのオペレーションでは、データを追記したいスプレッドシートのIDや、情報を入力するテーブルの範囲を指定してください。 ■注意事項
Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「日々の業務で発生するデータをGoogle スプレッドシートに手入力するのが面倒…」
このように、Google スプレッドシートへのデータ入力や更新作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、様々な業務システムやSaaSアプリケーションからの情報をトリガーとして、Google スプレッドシートのデータを自動的に更新したり、新しい情報を追記したりできる仕組み があれば、これらの手作業による負担やヒューマンエラーのリスクから解放されるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートの情報を自動で更新できるテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
■概要
Outlookで受信する特定のお問い合わせや注文メールなどを、一件ずつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、AIが内容を読み取りGoogle スプレッドシートへ自動で追記します。面倒な転記作業から解放され、情報の集計や管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信したメール情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 メールからのデータ転記作業における入力ミスや確認の手間を削減したいと考えている方 ルーティン化しているメールの処理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでメールを受信するだけで情報がスプレッドシートに蓄積されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペースト時の転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、特定の条件（件名や差出人など）に合致するメールを受信したらフローが起動するように設定します。 オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「データベースを操作する」を設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールフォルダや、件名に含まれる特定のキーワードなどを指定することが可能です。 AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名、問い合わせ内容など）を設定してください。 Google スプレッドシートのオペレーションでは、データを追記したいスプレッドシートのIDや、情報を入力するテーブルの範囲を指定してください。 ■注意事項
Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートを連携して自動更新する活用例
日々の業務で利用する様々なツールとGoogle スプレッドシートを連携し、データの記録や更新を自動化することで、作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
ここでは、具体的な自動化のパターンをいくつか紹介するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールからの情報でGoogle スプレッドシートを更新する
Outlookのようなメールソフトで受信した特定のメール内容をトリガーにして、Google スプレッドシートの対応する項目を自動で更新する フローです。
メールからの情報転記作業をなくし、問い合わせ管理や進捗報告の記録を常に最新の状態に保つことができます！
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
■概要
Outlookで受信する特定のお問い合わせや注文メールなどを、一件ずつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、AIが内容を読み取りGoogle スプレッドシートへ自動で追記します。面倒な転記作業から解放され、情報の集計や管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信したメール情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 メールからのデータ転記作業における入力ミスや確認の手間を削減したいと考えている方 ルーティン化しているメールの処理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでメールを受信するだけで情報がスプレッドシートに蓄積されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペースト時の転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、特定の条件（件名や差出人など）に合致するメールを受信したらフローが起動するように設定します。 オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「データベースを操作する」を設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールフォルダや、件名に含まれる特定のキーワードなどを指定することが可能です。 AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名、問い合わせ内容など）を設定してください。 Google スプレッドシートのオペレーションでは、データを追記したいスプレッドシートのIDや、情報を入力するテーブルの範囲を指定してください。 ■注意事項
Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームの回答をGoogle スプレッドシートに記録・更新する
Googleフォームなどで収集したアンケートの回答や申し込み情報を、自動でGoogle スプレッドシートにリアルタイムで記録・更新する ことができます。
データ集計の手間を大幅に削減し、手入力によるミスも防ぎ、迅速なデータ活用を実現します！
Googleフォームに回答されたら、データを抽出してGoogle スプレッドシートを更新する
試してみる
■概要
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームを利用して収集したデータをGoogle スプレッドシートに自動で反映したい方 フォーム回答に基づきデータ管理を効率化したいビジネスユーザーの方 Google スプレッドシートのデータ更新作業を自動化したいチームリーダーやマネージャー 複数のフォームを運用しており、データの整理・管理に時間がかかっている方 効率的なデータ分析や報告作成のため、Google スプレッドシートの自動更新を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
手動作業の削減 ：Googleフォームの回答が送信されるたびに、データが自動でGoogle スプレッドシートに反映され、手動での更新作業が不要になります。データの正確性向上 ：自動化されたデータ抽出により、ヒューマンエラーが減少し、正確なデータ管理が可能です。業務効率の向上 ：フォームの回答内容を素早くGoogle スプレッドシートに反映することで、情報の整理や更新作業が迅速に行えます。時間の節約 ：定期的なデータ更新を自動化することで、作業時間を短縮し、他の重要な業務に集中できます。
データベース/CRMサービスのデータをGoogle スプレッドシートに同期・更新する
SalesforceなどのCRMや社内データベースに登録・更新された顧客情報や案件情報を、定期的またはリアルタイムでGoogle スプレッドシートに同期・更新します。
営業レポートの作成やデータ分析を効率化し、正確な情報に基づいた判断がしやすくなります！
Salesforceでリード情報が更新されたら、Google スプレッドシートのデータを更新する
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■概要
Salesforceで管理しているリード情報を、別途Google スプレッドシートに転記して管理しているものの、手作業での更新は手間がかかり、入力漏れやミスの原因になりがちではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
SalesforceとGoogle スプレッドシートで顧客情報を二重管理しており、手入力に課題を感じている方 リード情報の更新を手作業で行っており、入力ミスや反映漏れを防ぎたいと考えている営業担当者の方 SaaS間のデータ連携を自動化し、営業チーム全体の業務効率を改善したいと考えているマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Salesforceのリード情報が更新されると自動でGoogle スプレッドシートに反映されるため、データ転記の手間を省き、時間を節約できます。 手作業によるデータのコピー＆ペーストが不要になるため、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防止し、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、SalesforceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるように設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報で該当する行のデータを更新します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Salesforceのトリガー設定では、ご自身の環境に合わせたマイドメインURLを設定してください。 分岐機能では、例えば「特定のステータスのリードのみ」を対象とするなど、業務内容に合わせて分岐の条件を任意で設定してください。 Google スプレッドシートのアクションでは、どのシートのどの行を更新するかの条件と、更新するセルの値を任意で設定してください。 ■注意事項
SalesforceとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
メールの内容をGoogle スプレッドシートに自動更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で更新するフロー を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
OutlookとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Outlookのトリガー設定（特定の件名など）とGoogle スプレッドシートのアクション設定（更新するシート、セル、書き込む内容など）
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートを更新する
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■概要
Outlookで受信する特定のお問い合わせや注文メールなどを、一件ずつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、AIが内容を読み取りGoogle スプレッドシートへ自動で追記します。面倒な転記作業から解放され、情報の集計や管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信したメール情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 メールからのデータ転記作業における入力ミスや確認の手間を削減したいと考えている方 ルーティン化しているメールの処理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでメールを受信するだけで情報がスプレッドシートに蓄積されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペースト時の転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、特定の条件（件名や差出人など）に合致するメールを受信したらフローが起動するように設定します。 オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「データベースを操作する」を設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールフォルダや、件名に含まれる特定のキーワードなどを指定することが可能です。 AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名、問い合わせ内容など）を設定してください。 Google スプレッドシートのオペレーションでは、データを追記したいスプレッドシートのIDや、情報を入力するテーブルの範囲を指定してください。 ■注意事項
Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:マイアプリ連携の設定
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリック します。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Outlook
検索結果からOutlookを選択します。Microsoftのサインイン画面に遷移するので、Microsoft 365のログイン情報を入力します。
ログイン情報の入力と追加、Microsoft Outlookのマイアプリ登録が完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google スプレッドシート
検索結果からアプリ名をクリックすると、Google スプレッドシートとYoomの連携確認画面が表示されます。
「Sign in with Google」 ボタンをクリックします。
Googleアカウントのログイン画面が表示されます。メールアドレス・パスワードの入力を行います。すでにChromeでログインしている場合は、連携するアカウントの選択画面が表示されるため、該当のアカウントを選択します。
ログインまたはアカウント選択が完了すると、Yoomがアクセス権限を求める画面に切り替わります。
権限を付与すると、Google スプレッドシートのマイアプリ登録が完了します。
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートを更新する
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■概要
Outlookで受信する特定のお問い合わせや注文メールなどを、一件ずつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、AIが内容を読み取りGoogle スプレッドシートへ自動で追記します。面倒な転記作業から解放され、情報の集計や管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信したメール情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 メールからのデータ転記作業における入力ミスや確認の手間を削減したいと考えている方 ルーティン化しているメールの処理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでメールを受信するだけで情報がスプレッドシートに蓄積されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペースト時の転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、特定の条件（件名や差出人など）に合致するメールを受信したらフローが起動するように設定します。 オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「データベースを操作する」を設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールフォルダや、件名に含まれる特定のキーワードなどを指定することが可能です。 AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名、問い合わせ内容など）を設定してください。 Google スプレッドシートのオペレーションでは、データを追記したいスプレッドシートのIDや、情報を入力するテーブルの範囲を指定してください。 ■注意事項
Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「特定の件名のメールを受信したら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程では、Outlookで特定のキーワードが含まれた件名のメールを定期的に検知する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
タイトル
アプリ
Outlookと連携するアカウント情報
トリガーアクション
次へをクリック して進みましょう。
（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定
トリガー起動間隔 フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
メールフォルダID フィールドをクリックするとプルダウンメニューが表示されます。Outlookの既存フォルダが表示されるので、該当のフォルダを選択します。選択すると、IDが引用されます。
キーワード 検知するメールの条件になるキーワードを入力します。今回は「発注内容修正」を設定しました。 設定ができたら、テストに進みます。
テストに進む前に
Outlookの指定したフォルダでテスト用のメールを受信しておいてください。 例として、以下のようなメールをあらかじめ送信してあります。
今回は、事前にGoogle スプレッドシート上にある既存の情報（商品数）を別の内容に更新することを目的にしています。
テスト用のメールが受信できたら、Yoomの画面に戻りテストボタンをクリック します。成功すると、検知したメールの内容が取得できます。
この画面は、YoomとOutlookが正常に連携でき、情報が取得できた結果です。
次の工程で本文の値を引用します。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
アウトプットについて
この値は、後の工程で引用します。
確認ができたら、保存するをクリック して次に進みましょう。
ステップ4：テキストからデータを抽出する「テキストからデータを抽出する」
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、前の工程で取得した本文の内容から、指定した項目と値を抽出する設定を行います。
（1/2）アクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
AIのタイプと読み込む文字量によって、消費タスクが異なります。このテストでは、事前に設定された変換タイプで操作を進めます。次へをクリック します。
（2/2）詳細を設定
対象のテキスト
変換対象のテキストをフィールド内に入力します。
事前設定で前の工程で取得した「本文の値」の引用コードが埋め込まれているため、追加の操作は不要です。ちなみに、このコードはフィールドをクリックすると表示されるプルダウンメニュー内に格納されています。
抽出したい項目 本文の中から、抽出したい項目をカンマ区切りで入力します。今回は、氏名,電話番号,メールアドレスを設定しました。
各種設定ができたら、テストボタンをクリック しましょう。成功すると、項目と値が抽出されます。
保存するをクリック します。
ステップ5：データベースを操作する「レコードを追加する」
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、前の工程で取得した値を用いて既存のスプレッドシートの行を更新する設定を行います。
（1/2）データベースの連携
この画面では、以下の項目が設定済みです。
タイトル
アプリ
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報
アクション
下へスクロールします 。
データベースの連携
項目は一意の値（ユニークキー）で設定してくださいね。重複しているとエラーが発生します
事前に準備したシートでは、2行目のメールアドレスを更新する前提で情報を入力しています。
データベースの準備ができたら、Yoomの画面に戻ります。
スプレッドシートID 編集欄をクリックすると、プルダウンメニューが表示され、連携したアカウントに権限があるシートが候補として表示されます。選択すると、IDを引用できます。 スプレッドシートのタブ名 同じく編集欄をクリックすると、候補が表示されるので、選択します。
テーブル範囲 ヘッダの始まりがA1で最後がDの場合は、A1:Dと入力します。 入力ができたら次へをクリック します。
（2/2）データベース操作の詳細設定
前の画面で指定したスプレッドシートのヘッダを読み込むと、必要な情報と紐付けられる画面が表示されます。
①更新したいレコードの条件
たくさん行がある場合、どの行を更新するか判断するために条件を設定します。各項目をクリックすると、プルダウンメニューから選択ができるようになっています。
（左から）
ユニークキー（一意の値）を選択すると確実です。そのため、発注書Noを選択します。
回答IDと等しい行を条件にするため、「等しい」を選択します。
回答IDの引用コードを埋め込みます。フィールドをクリックするとプルダウンメニューが表示され、前の工程で取得した値の引用コードを選択できます。クリックすると、フィールドにコードが埋め込まれます。
入力ができたら、下へスクロールします。
②更新後のレコードの値
指定したシートの項目と該当する値を紐づけるための画面が表示されます。こちらでも、編集欄をクリック＜プルダウンメニュー＜前の工程で取得した値の引用コードを選択して埋め込んでいきます。
全ての枠に、値の紐付けができたらテストボタンをクリック します。
成功すると、指定した条件の行が更新されます。
保存するをクリック して、次の操作に進みましょう。
ステップ6（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
Google スプレッドシートを利用したその他の自動化例
Google スプレッドシートは、他ツールと組み合わせることでさまざまな業務の自動化に活用できます。
たとえば、Notionデータベースと連携して情報を反映したり、行の追加をトリガーにSalesforceやGoogle Driveと連携したり、更新をSlackに通知したりと、用途は多彩です。これらのテンプレートを活用すれば、転記や通知の手間を減らし、データの活用や共有もスムーズになります。
すぐに使えるテンプレートをチェックして、日々の業務をもっと効率的に進めてみましょう！
Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・部内の共有シートで業務管理を行う事務職の方
・同じシートを同時に編集したいチームの責任者
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・部門ごとの情報共有ツールとして使用している企業
・プロジェクトごとチャンネルを作成し、情報共有を行うチームの担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは同時に複数人でシートの編集を行えるため、業務を円滑に行うために有効なツールです。
Google スプレッドシートのデータが更新ごとに通知が欲しい、と考える方にこのフローは有効です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで案件や顧客リストを管理する際、新しい情報が追加されるたびにGoogle Driveに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したGoogle Drive内にフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートでの情報管理と連携して、Google Driveのフォルダ作成を手作業で行っている方 フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といった、手作業によるミスをなくしたいと考えている方 定型的なファイル管理業務から解放され、本来のコア業務に集中したいと考えているビジネスパーソン ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行が追加されると自動でフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成にかかる時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの間違いといったヒューマンエラーを防止し、管理体制の標準化に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。フォルダ名はトリガーで取得したスプレッドシートの情報を活用できます。 最後に、再度オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、作成したフォルダのURLなどを元のシートに書き戻します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるGoogle スプレッドシートのアクションでは、対象のスプレッドシート、シート名、監視するテーブルの範囲を任意で設定してください。 Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションでは、どの列を更新するか、また前段で取得したどの情報を割り当てるかなどを自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートの顧客情報が更新されたら、書類を発行してGmailで送付する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成してGmailで送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は件数が増えるほど時間に追われ、宛先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートを基に、手作業で書類作成・送付を行っている営業・事務担当者の方 顧客情報の更新から書類送付までのプロセスで発生する、入力ミスや遅延を防止したい方 Gmailを使った定型的なメール送信を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、書類発行からGmailでの送付までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での情報転記やメール作成が不要になることで、入力内容や宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報を基に書類を作成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを自動送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートで「書類を発行する」アクションを設定する際、事前に作成した雛形を利用することで、請求書や送付状など任意のレイアウトでの書類作成が可能です。 Gmailで「メールを送る」アクションを設定する際、送信先アドレスやメッセージ内容に、Google スプレッドシートから取得した会社名や担当者名などの動的な情報を埋め込めます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加する
試してみる
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有データを管理し、情報共有を行う事務職の方
・取引先企業とシートを共有し、情報のやりとりを行う営業アシスタント
2.Salesforceで商談管理を行なっている企業
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは情報を蓄積し共有することがスムーズにできるため、業務を円滑に進めることに役立ちます。
異なるアプリ間での登録を時間をかけないで行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
NotionDBに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加する
試してみる
■概要
Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。
NotionとGoogle スプレッドシートを連携することで、新しく追加された情報を自動的にGoogle スプレッドシートのデータベースへ格納されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
また、Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため、作成日時や更新日時を用いて、分岐オペレーションを使用して登録と更新のルートを分岐させてGoogle Chatに通知するといった高度なフローも作成することができます。
■注意事項
・Notion、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
Google スプレッドシートの自動更新を実現することで、これまで手作業で行っていたGoogle スプレッドシートへのデータ入力や更新作業の手間を削減し、転記ミスや反映漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
