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「日々の業務で発生するデータをGoogle スプレッドシートに手入力するのが面倒…」
「複数のツールから情報を集めてスプレッドシートを更新しているけど、時間がかかりすぎるし、ミスも怖い…」
このように、Google スプレッドシートへのデータ入力や更新作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">様々な業務システムやSaaSアプリケーションからの情報をトリガーとして、Google スプレッドシートのデータを自動的に更新したり、新しい情報を追記したりできる仕組み</span>があれば、これらの手作業による負担やヒューマンエラーのリスクから解放されるでしょう。
そして、より分析的な業務や本来注力すべきコア業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートの情報を自動で更新できるテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日々の業務で利用する様々なツールとGoogle スプレッドシートを連携し、データの記録や更新を自動化することで、作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、常に最新のデータに基づいた意思決定が可能になり、業務全体の効率化に繋がります。
ここでは、具体的な自動化のパターンをいくつか紹介するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Outlookのようなメールソフトで受信した特定のメール内容をトリガーにして、Google スプレッドシートの対応する項目を自動で更新する</span>フローです。
メールからの情報転記作業をなくし、問い合わせ管理や進捗報告の記録を常に最新の状態に保つことができます！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで収集したアンケートの回答や申し込み情報を、自動でGoogle スプレッドシートにリアルタイムで記録・更新する</span>ことができます。
データ集計の手間を大幅に削減し、手入力によるミスも防ぎ、迅速なデータ活用を実現します！
<span class="mark-yellow">SalesforceなどのCRMや社内データベースに登録・更新された顧客情報や案件情報を、定期的またはリアルタイムでGoogle スプレッドシートに同期・更新します。</span>
営業レポートの作成やデータ分析を効率化し、正確な情報に基づいた判断がしやすくなります！
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で更新するフロー</span>を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
検索結果からOutlookを選択します。Microsoftのサインイン画面に遷移するので、Microsoft 365のログイン情報を入力します。
ログイン情報の入力と追加、Microsoft Outlookのマイアプリ登録が完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
検索結果からアプリ名をクリックすると、Google スプレッドシートとYoomの連携確認画面が表示されます。
権限を付与すると、Google スプレッドシートのマイアプリ登録が完了します。
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程では、Outlookで特定のキーワードが含まれた件名のメールを定期的に検知する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
設定ができたら、テストに進みます。
Outlookの指定したフォルダでテスト用のメールを受信しておいてください。例として、以下のようなメールをあらかじめ送信してあります。
今回は、事前にGoogle スプレッドシート上にある既存の情報（商品数）を別の内容に更新することを目的にしています。
テスト用のメールが受信できたら、Yoomの画面に戻りテストボタンをクリックします。成功すると、検知したメールの内容が取得できます。
この画面は、YoomとOutlookが正常に連携でき、情報が取得できた結果です。
さらに下へスクロールすると、取得できた値の一覧が表示されます。
次の工程で本文の値を引用します。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
この値は、後の工程で引用します。
確認ができたら、保存するをクリックして次に進みましょう。
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、前の工程で取得した本文の内容から、指定した項目と値を抽出する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
AIのタイプと読み込む文字量によって、消費タスクが異なります。このテストでは、事前に設定された変換タイプで操作を進めます。次へをクリックします。
各種設定ができたら、テストボタンをクリックしましょう。成功すると、項目と値が抽出されます。
保存するをクリックします。
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、前の工程で取得した値を用いて既存のスプレッドシートの行を更新する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
下へスクロールします。
項目は一意の値（ユニークキー）で設定してくださいね。重複しているとエラーが発生します
事前に準備したシートでは、2行目のメールアドレスを更新する前提で情報を入力しています。
データベースの準備ができたら、Yoomの画面に戻ります。
入力ができたら次へをクリックします。
前の画面で指定したスプレッドシートのヘッダを読み込むと、必要な情報と紐付けられる画面が表示されます。
①更新したいレコードの条件
たくさん行がある場合、どの行を更新するか判断するために条件を設定します。各項目をクリックすると、プルダウンメニューから選択ができるようになっています。
（左から）
入力ができたら、下へスクロールします。
②更新後のレコードの値
指定したシートの項目と該当する値を紐づけるための画面が表示されます。こちらでも、編集欄をクリック＜プルダウンメニュー＜前の工程で取得した値の引用コードを選択して埋め込んでいきます。
全ての枠に、値の紐付けができたらテストボタンをクリックします。
成功すると、指定した条件の行が更新されます。
保存するをクリックして、次の操作に進みましょう。
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。</span>
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
Google スプレッドシートは、他ツールと組み合わせることでさまざまな業務の自動化に活用できます。
たとえば、Notionデータベースと連携して情報を反映したり、行の追加をトリガーにSalesforceやGoogle Driveと連携したり、更新をSlackに通知したりと、用途は多彩です。これらのテンプレートを活用すれば、転記や通知の手間を減らし、データの活用や共有もスムーズになります。
すぐに使えるテンプレートをチェックして、日々の業務をもっと効率的に進めてみましょう！
Google スプレッドシートの自動更新を実現することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたGoogle スプレッドシートへのデータ入力や更新作業の手間を削減し、転記ミスや反映漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、常に正確で最新の情報がGoogle スプレッドシートに集約されるため、データに基づいた迅速な意思決定や、より付加価値の高い分析業務に時間を活用できるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしGoogle スプレッドシートの運用効率化やデータ連携の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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