Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
「日々の業務で発生するデータをGoogle スプレッドシートに手入力するのが面倒…」
このように、Google スプレッドシートへのデータ入力や更新作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、様々な業務システムやSaaSアプリケーションからの情報をトリガーとして、Google スプレッドシートのデータを自動的に更新したり、新しい情報を追記したりできる仕組み があれば、これらの手作業による負担やヒューマンエラーのリスクから解放されるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートの情報を自動で更新できるテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
Google スプレッドシートを連携して自動更新する活用例
日々の業務で利用する様々なツールとGoogle スプレッドシートを連携し、データの記録や更新を自動化することで、作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
ここでは、具体的な自動化のパターンをいくつか紹介するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールからの情報でGoogle スプレッドシートを更新する
Outlookのようなメールソフトで受信した特定のメール内容をトリガーにして、Google スプレッドシートの対応する項目を自動で更新する フローです。
メールからの情報転記作業をなくし、問い合わせ管理や進捗報告の記録を常に最新の状態に保つことができます！
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
フォームの回答をGoogle スプレッドシートに記録・更新する
Googleフォームなどで収集したアンケートの回答や申し込み情報を、自動でGoogle スプレッドシートにリアルタイムで記録・更新する ことができます。
データ集計の手間を大幅に削減し、手入力によるミスも防ぎ、迅速なデータ活用を実現します！
Googleフォームに回答されたら、データを抽出してGoogle スプレッドシートを更新する
試してみる
データベース/CRMサービスのデータをGoogle スプレッドシートに同期・更新する
SalesforceなどのCRMや社内データベースに登録・更新された顧客情報や案件情報を、定期的またはリアルタイムでGoogle スプレッドシートに同期・更新します。
営業レポートの作成やデータ分析を効率化し、正確な情報に基づいた判断がしやすくなります！
Salesforceでリード情報が更新されたら、Google スプレッドシートのデータを更新する
試してみる
メールの内容をGoogle スプレッドシートに自動更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で更新するフロー を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
OutlookとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Outlookのトリガー設定（特定の件名など）とGoogle スプレッドシートのアクション設定（更新するシート、セル、書き込む内容など）
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
ステップ1:マイアプリ連携の設定
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリック します。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Outlook
検索結果からOutlookを選択します。Microsoftのサインイン画面に遷移するので、Microsoft 365のログイン情報を入力します。
ログイン情報の入力と追加、Microsoft Outlookのマイアプリ登録が完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google スプレッドシート
検索結果からアプリ名をクリックすると、Google スプレッドシートとYoomの連携確認画面が表示されます。
「Sign in with Google」 ボタンをクリックします。
Googleアカウントのログイン画面が表示されます。メールアドレス・パスワードの入力を行います。すでにChromeでログインしている場合は、連携するアカウントの選択画面が表示されるため、該当のアカウントを選択します。
ログインまたはアカウント選択が完了すると、Yoomがアクセス権限を求める画面に切り替わります。
権限を付与すると、Google スプレッドシートのマイアプリ登録が完了します。
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「特定の件名のメールを受信したら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程では、Outlookで特定のキーワードが含まれた件名のメールを定期的に検知する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
タイトル
アプリ
Outlookと連携するアカウント情報
トリガーアクション
次へをクリック して進みましょう。
（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定
トリガー起動間隔 フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
メールフォルダID フィールドをクリックするとプルダウンメニューが表示されます。Outlookの既存フォルダが表示されるので、該当のフォルダを選択します。選択すると、IDが引用されます。
キーワード 検知するメールの条件になるキーワードを入力します。今回は「発注内容修正」を設定しました。 設定ができたら、テストに進みます。
テストに進む前に
Outlookの指定したフォルダでテスト用のメールを受信しておいてください。 例として、以下のようなメールをあらかじめ送信してあります。
今回は、事前にGoogle スプレッドシート上にある既存の情報（商品数）を別の内容に更新することを目的にしています。
テスト用のメールが受信できたら、Yoomの画面に戻りテストボタンをクリック します。成功すると、検知したメールの内容が取得できます。
この画面は、YoomとOutlookが正常に連携でき、情報が取得できた結果です。
次の工程で本文の値を引用します。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
アウトプットについて
この値は、後の工程で引用します。
確認ができたら、保存するをクリック して次に進みましょう。
ステップ4：テキストからデータを抽出する「テキストからデータを抽出する」
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、前の工程で取得した本文の内容から、指定した項目と値を抽出する設定を行います。
（1/2）アクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
AIのタイプと読み込む文字量によって、消費タスクが異なります。このテストでは、事前に設定された変換タイプで操作を進めます。次へをクリック します。
（2/2）詳細を設定
対象のテキスト
変換対象のテキストをフィールド内に入力します。
事前設定で前の工程で取得した「本文の値」の引用コードが埋め込まれているため、追加の操作は不要です。ちなみに、このコードはフィールドをクリックすると表示されるプルダウンメニュー内に格納されています。
抽出したい項目 本文の中から、抽出したい項目をカンマ区切りで入力します。今回は、氏名,電話番号,メールアドレスを設定しました。
各種設定ができたら、テストボタンをクリック しましょう。成功すると、項目と値が抽出されます。
保存するをクリック します。
ステップ5：データベースを操作する「レコードを追加する」
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、前の工程で取得した値を用いて既存のスプレッドシートの行を更新する設定を行います。
（1/2）データベースの連携
この画面では、以下の項目が設定済みです。
タイトル
アプリ
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報
アクション
下へスクロールします 。
データベースの連携
項目は一意の値（ユニークキー）で設定してくださいね。重複しているとエラーが発生します
事前に準備したシートでは、2行目のメールアドレスを更新する前提で情報を入力しています。
データベースの準備ができたら、Yoomの画面に戻ります。
スプレッドシートID 編集欄をクリックすると、プルダウンメニューが表示され、連携したアカウントに権限があるシートが候補として表示されます。選択すると、IDを引用できます。 スプレッドシートのタブ名 同じく編集欄をクリックすると、候補が表示されるので、選択します。
テーブル範囲 ヘッダの始まりがA1で最後がDの場合は、A1:Dと入力します。 入力ができたら次へをクリック します。
（2/2）データベース操作の詳細設定
前の画面で指定したスプレッドシートのヘッダを読み込むと、必要な情報と紐付けられる画面が表示されます。
①更新したいレコードの条件
たくさん行がある場合、どの行を更新するか判断するために条件を設定します。各項目をクリックすると、プルダウンメニューから選択ができるようになっています。
（左から）
ユニークキー（一意の値）を選択すると確実です。そのため、発注書Noを選択します。
回答IDと等しい行を条件にするため、「等しい」を選択します。
回答IDの引用コードを埋め込みます。フィールドをクリックするとプルダウンメニューが表示され、前の工程で取得した値の引用コードを選択できます。クリックすると、フィールドにコードが埋め込まれます。
入力ができたら、下へスクロールします。
②更新後のレコードの値
指定したシートの項目と該当する値を紐づけるための画面が表示されます。こちらでも、編集欄をクリック＜プルダウンメニュー＜前の工程で取得した値の引用コードを選択して埋め込んでいきます。
全ての枠に、値の紐付けができたらテストボタンをクリック します。
成功すると、指定した条件の行が更新されます。
保存するをクリック して、次の操作に進みましょう。
ステップ6（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
Google スプレッドシートを利用したその他の自動化例
Google スプレッドシートは、他ツールと組み合わせることでさまざまな業務の自動化に活用できます。
たとえば、Notionデータベースと連携して情報を反映したり、行の追加をトリガーにSalesforceやGoogle Driveと連携したり、更新をSlackに通知したりと、用途は多彩です。これらのテンプレートを活用すれば、転記や通知の手間を減らし、データの活用や共有もスムーズになります。
すぐに使えるテンプレートをチェックして、日々の業務をもっと効率的に進めてみましょう！
Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
Google スプレッドシートの顧客情報が更新されたら、書類を発行してGmailで送付する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加する
試してみる
NotionDBに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加する
試してみる
まとめ
Google スプレッドシートの自動更新を実現することで、これまで手作業で行っていたGoogle スプレッドシートへのデータ入力や更新作業の手間を削減し、転記ミスや反映漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
.avif)
.avif)
.png)
