【ラクラク設定】Google スプレッドシートのデータを自動更新する方法

データベース/CRMサービスのデータをGoogle スプレッドシートに自動で送信・転送する

Notionなどのデータを持つアプリを起点にして、Google スプレッドシートのデータ更新を行うフローです。二重入力の手間を省き、情報管理の効率化が期待できます。

フォームのデータをGoogle スプレッドシートに自動で送信・転送する

Googleフォームなどのフォームアプリを起点に、Google スプレッドシートのデータ更新を行うフローです。回答の自動集約・共有が可能となるでしょう。

Google スプレッドシートのデータを自動更新するフローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にGoogle スプレッドシートのデータを自動で通知するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は、Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Google スプレッドシートを更新するフローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定およびGoogle スプレッドシートのアクション設定
• トリガーをONにして動作チェック

ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携

まずは、GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携します。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。

【Gmailの場合】

(1)「Gmail」と検索し、アプリ一覧からGmailを選択します。

(2)「Sign in with Google」をクリックします。

(3)Yoomと連携したいGmailのメールアドレス・パスワードを入力します。
【Yoomにログイン】の画面で「次へ」をクリックしましょう。

(4)「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」の「すべて選択」をチェックし、「続行」をクリックします。

以上で、Gmailのマイアプリ連携は完了です。

【Google スプレッドシートの場合】

(1)「Google スプレッドシート」と検索し、アプリ一覧からGoogle スプレッドシートを選択します。

(2)「Sign in with Google」をクリックします。

(3)Yoomと連携したいGoogle スプレッドシートのメールアドレス・パスワードを入力します。
【Yoomにログイン】の画面で「次へ」をクリックしましょう。

(4)Yoomがアクセスできる情報をすべて選択し、「続行」をクリックします。
※すでに別のGoogleアプリを連携している方は、あらかじめアクセス権限が付与されています。

以上で、Google スプレッドシートのマイアプリ連携は完了です。

ステップ2：テンプレートをコピー

マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

(1)まずは、フローボットの起動対象となるGmailの受信設定を行います。
テンプレートの1番上にある「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう。

(2)「Gmailと連携したいアカウント情報」で、フローの運用に使用したいGmailのアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。

(3)トリガーの起動間隔を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
基本的には最短の時間を設定しておくのがおすすめです。
※最短の起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。

(4)「ラベル」欄に受信したいラベルを設定します。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されます。フローの運用に使用したいラベルを、「候補」から選択しましょう。

※Gmailではフィルタ機能によって受信したメールを自動で指定したラベルに振り分けられます。詳しくは公式サイトを参考に、フィルタの作成時にラベルを付けておきましょう！

(5)フローの起動対象となるGmailアドレス宛に、仮のメールを送信します。今回はタスクの進捗報告という想定で仮のメールを送信してみました！

送信後に「テスト」をクリックし、「アウトプット」に送信したメールの内容やファイルが抽出されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックして設定完了です。

※‍アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。取得したアウトプットは、この後のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に値は変動します。詳しくはこちらをご参照ください。

ステップ4：テキストデータの抽出設定

(1)次に、受信したメールの内容からテキストデータを抽出する設定を行います。
テンプレートの「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。

(2)抽出したいデータの変換タイプを選択します。
デフォルトでは3,500文字に設定されていますが、より長い文章のメールも抽出したい場合は、7,000文字以上を選択しましょう。

(3)「対象テキスト」にGmailから抽出したいメールの内容を設定します。
「アウトプット」の「特定のラベルのメールを受信したら」にある「本文」を選択しましょう。

(4)「抽出したい項目」にメールから抽出したい項目をカンマ（,）区切りで設定します。
今回はタスクの進捗状況の報告を想定しているため、タスク名、ステータス、詳細、期限を設定しました。

設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。

(5)テストが成功すると、Gmailで受信したメールの内容から「抽出したい項目」に指定した項目のテキストデータがアウトプットとして抽出されます。正しくテキストデータを抽出できていることを確認しましょう。

正しく抽出できていることが確認できたら、「保存する」をクリックして設定完了です。

ステップ5：Google スプレッドシートのアクション設定

(1)最後に、Google スプレッドシートにデータを更新する設定を行います。
テンプレートの「レコードを更新する」をクリックしましょう。

(2)「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」で運用したいGoogle スプレッドシートのアカウント情報を選択します。

(3)「スプレッドシートID」にデータを更新したGoogle スプレッドシートのIDを入力します。
直接IDを入力することも可能ですが、「候補」に表示される連携したアカウントで開いたシートの一覧からも設定可能です。

(4)「スプレッドシートのタブ名」に設定したシート内にある対象のタブ名を入力します。
「候補」に設定したシート内にあるタブのリストが表示されるので、対象のタブ名を選択しましょう。

(5)「テーブル範囲」に更新したいデータが記載されているテーブルの範囲を任意で設定します。設定が完了したら「次へ」をクリックします。

(6)まずは、更新したいレコードの条件を設定します。
左のセルには、シート内にあるセルの中から一意のデータが記載された項目を選択しましょう。例えば、今回は「タスク名」がシート内で被るデータがないため、「タスク名」を選択します。

(7)真ん中のセルは「等しい」を選択します。

右のセルには、左のセルで設定した項目の条件に合うデータを選択しましょう。
今回は、「アウトプット」の「テキストからデータを抽出する」にある「タスク名」を選択します。

(8)次に、「更新後のレコードの値」を設定します。
入力欄を空白にした場合は、シート内にある元の値から更新されません。今回は、更新する必要がない「No.」「タスク名」「期限」の項目を空白にしています。

一方で、更新したい項目は「アウトプット」の「テキストからデータを抽出する」にあるデータから選択します。
※念のため、更新する可能性が少しでもある項目は「アウトプット」から設定しておきましょう。

(9)設定が完了したら、テストを実行しGoogle スプレッドシートのデータを更新します。実際に対象のシートを開き、データが更新されているか確認してみましょう。

正常にデータが更新されていれば、「保存する」をクリックして設定完了です。

ステップ6：トリガーをONにして動作チェック

以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！

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Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例

Yoomにはこの他にもDropboxを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。

終わりに　

Google スプレッドシートを自動更新する自動化を導入すれば、データ転記や書き込みが自動で完結し、作業を簡略化できることがお分かりいただけたかと思います！
これにより、データをコピー＆ペーストし続けたり、日々更新作業に追われたり、また、「どっちのデータが最新なの？」なんて場面が少なくなることが期待できるでしょう。

なお、Yoomは初心者の方でも簡単に自動化が導入できるよう、シンプルで使いやすい仕様になっています。プログラミングなどの難しい知識は必要ありません。
そのため、今まで自動化の導入をあきらめていた方でも、Google スプレッドシートを活用した自動化にチャレンジしやすいはずです！

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