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日々の業務で大量のメールを受信し、その中から重要な情報を抽出してGoogle スプレッドシートに手作業で入力・更新する作業に多くの時間を費やしていませんか？
あるいは、メールで受け取った注文情報や問い合わせ内容をスプレッドシートで管理しているものの、入力ミスや転記漏れが発生し、データの正確性に課題を感じている方もいらっしゃるかもしれません。
もし、<span class="mark-yellow">受信したメールの内容を、自動でGoogle スプレッドシートに情報を転記・更新してくれる仕組み</span>があれば、これらの煩雑な手作業から解放されそうです！
これにより、ヒューマンエラーによるリスクを軽減できるだけでなく、より戦略的な業務や分析作業に貴重な時間を充てることができるようになります。
今回ご紹介するYoomを使った自動化フローボットの作成は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
日々の業務効率を大きく改善することが期待できるので、ぜひこの機会に導入を検討し、作業の自動化を進めてみましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">メールで受信した情報をGoogle スプレッドシートを自動更新する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日常的に利用するメールツールで受け取った情報をトリガーとして、Google スプレッドシートの内容を自動で更新する方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します。
これにより、手作業によるデータ入力の手間を大幅に削減し、常に最新の情報をスプレッドシート上で管理できるようになるため、業務の正確性と迅速性の向上が見込めますよ。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">GmailやOutlook、Zoho Mailといった主要なメールサービスで特定の条件に合致するメールを受信したら、そのメールに含まれる情報を自動的に抽出し、Google スプレッドシートの指定した行や列にデータを追記したり、既存のデータを更新したりすることができます</span>
顧客からの問い合わせ管理、注文情報の集約、日報の自動作成など、幅広い業務での活用が可能になり、手入力による時間的コストやミスのリスクを大幅に削減できます！
それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件を満たすメールを受信したら、そのメール本文や件名などの情報をGoogle スプレッドシートに自動で記録・更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomと各アプリを連携していきます。
まずはYoomにログインしましょう！
次に画面左上に表示されてるマイアプリを選択し、新規接続をクリックします。
アプリ一覧でGmailを選択してください。
マイアプリ一覧は、検索窓を使うとすぐに見つかります。
「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携するアカウントを選択してください。
「次へ」をクリックしましょう。
「続行」を選択します。
これでGmailのマイアプリ登録が完了しました。
次にGoogle スプレッドシートを連携します。
先ほどと同じ手順で、マイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。
アプリ一覧でGoogle スプレッドシートをクリックしてください。
アプリを見つけられない時は、検索窓を活用するとすぐに見つけられます。
「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携するアカウントを選択してください。
「次へ」をクリックします。
「続行」を選択しましょう。
これでGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録が完了しました。
次にテンプレートをコピーしましょう。
Yoomでは、テンプレートを使う方法以外に、一から設定する方法もあります。
ここではより簡単に設定ができる、テンプレートを活用する操作手順をご紹介します。
それでは下のバナーをクリックしてください。
「このテンプレートを試す」をクリックします。
「OK」をクリックしてください。
これでテンプレートのコピーが完了しました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みます。
先ほどコピーしたテンプレートの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。
今回は以下のようなGmailを受信したという想定で設定していきます。
タイトルは入力されていますが、変更OKです。
Gmailと連携するアカウント情報を確認しておきます。
トリガーアクションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」が選択されています。
設定を確認したら、次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
キーワードを設定してください。
ここで入力したキーワードが記載しているメール情報を取得します。
設定したらトリガーアクションを実行し（先ほど準備しておいたGmailを送信）テストをクリックしてください。
テストが成功し、Gmailの内容が取得できたら保存してください。
次に「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
タイトルは変更OKです。
アクションは「3,500文字以内のデータからテキストを抽出」が選択されています。
文字数に応じてアクションを選択しましょう。
設定を確認後、次へをクリックします。
対象のテキストはGmailの取得した値から「本文」を選択します。
ここで手入力で文章を作成した場合、同じ内容から繰り返しデータを抽出することになります。
必ず取得した値を活用してください。
詳細はこちらを確認してください。
抽出したい項目は、次にGoogle スプレッドシートに追加する項目をGmailの本文から抽出します。
設定できたら、テストをクリックしてください。
テストが成功し、データを抽出できたら保存しましょう。
以下のGoogle スプレッドシートを用意しました。
今回はGoogle スプレッドシートを更新する設定ですので、あらかじめデータが登録されている想定です。
ここでは、面接予定者の情報がGoogle スプレッドシートに登録されていて、面接日と時間をGmailから取得し、追加していきたいと思います。
それでは「レコードを更新する」をクリックしてください。
タイトルは変更できます。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を確認します。
実行アクションは「レコードを更新する」が選択されています。
スプレッドシートIDは候補から選択します。
シート名は候補から選択してください。
テーブル範囲を設定し、次へをクリックしてください。
更新したいレコードの条件はGoogle スプレッドシートの更新するレコード選択するための設定です。
今回面接者情報が事前に登録されていますので、「氏名」「連絡先」など更新したいレコード条件が取得できる項目を、「テキストからデータを抽出する」の取得した値から選択してください。
氏名の場合、同姓同名が登録されている可能性もあるため、ここでは連絡先を選択しています。
「トリガーを追加」で項目を増やすことも可能です。
ご自身のGoogle スプレッドシートのデータベースに沿って設定してください。
更新後のレコードの値は、面談日と時間を設定したいので、「テキストからデータを抽出する」の取得した値から選択してください。
設定後、テストをクリックします。
テストが成功し、Google スプレッドシートの情報が更新できたら保存しましょう。
最後にトリガーをONにしてフローボットが正常に動作するか確認してください。
これでフローボットの設定ができました。
Google スプレッドシートのデータ追加や更新をトリガーに、通知したり、フォルダを作成したりできます。
他システムに追加されたデータをStripeの支払い内容をGoogle スプレッドシートに追加可能です。
メールの内容をGoogle スプレッドシートへ手動で転記する作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで入力作業に費やしていた時間と手間を削減し、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、最新の情報に基づいて素早い意思決定や次のアクションへ移ることが可能になり、チーム全体の業務効率向上にも大きく貢献しますよ！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしメール業務の自動化やデータ連携の効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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