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■概要
Gmailで受信したお問い合わせや注文内容を、都度Google スプレッドシートに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？
こうした定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、その内容を自動でGoogle スプレッドシートに反映させることができ、データ管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
日々の業務で大量のメールを受信し、その中から重要な情報を抽出してGoogle スプレッドシートに手作業で入力・更新する作業に多くの時間を費やしていませんか？
あるいは、メールで受け取った注文情報や問い合わせ内容をスプレッドシートで管理しているものの、入力ミスや転記漏れが発生し、データの正確性に課題を感じている方もいらっしゃるかもしれません。
もし、受信したメールの内容を、自動でGoogle スプレッドシートに情報を転記・更新してくれる仕組みがあれば、これらの煩雑な手作業から解放されそうです！
これにより、ヒューマンエラーによるリスクを軽減できるだけでなく、より戦略的な業務や分析作業に貴重な時間を充てることができるようになります。
今回ご紹介するYoomを使った自動化フローボットの作成は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
日々の業務効率を大きく改善することが期待できるので、ぜひこの機会に導入を検討し、作業の自動化を進めてみましょう！
Yoomにはメールで受信した情報をGoogle スプレッドシートを自動更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Gmailで受信したお問い合わせや注文内容を、都度Google スプレッドシートに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？
こうした定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、その内容を自動でGoogle スプレッドシートに反映させることができ、データ管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
日常的に利用するメールツールで受け取った情報をトリガーとして、Google スプレッドシートの内容を自動で更新する方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します。
これにより、手作業によるデータ入力の手間を大幅に削減し、常に最新の情報をスプレッドシート上で管理できるようになるため、業務の正確性と迅速性の向上が見込めますよ。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
GmailやOutlook、Zoho Mailといった主要なメールサービスで特定の条件に合致するメールを受信したら、そのメールに含まれる情報を自動的に抽出し、Google スプレッドシートの指定した行や列にデータを追記したり、既存のデータを更新したりすることができます
顧客からの問い合わせ管理、注文情報の集約、日報の自動作成など、幅広い業務での活用が可能になり、手入力による時間的コストやミスのリスクを大幅に削減できます！
■概要
Gmailで受信したお問い合わせや注文内容を、都度Google スプレッドシートに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？
こうした定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、その内容を自動でGoogle スプレッドシートに反映させることができ、データ管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Outlookで受信するお問い合わせや資料請求などの定型メールを、一件ずつ確認してGoogle スプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。手作業による転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが内容を自動で解析し、Google スプレッドシートにデータを追加できます。これにより、煩雑な転記作業を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
海外からのメール対応で、内容の翻訳や問い合わせ管理表への転記に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のメールを受信した際に、内容を自動で翻訳しGoogle スプレッドシートへ記録する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件を満たすメールを受信したら、そのメール本文や件名などの情報をGoogle スプレッドシートに自動で記録・更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Gmailで受信したお問い合わせや注文内容を、都度Google スプレッドシートに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？
こうした定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、その内容を自動でGoogle スプレッドシートに反映させることができ、データ管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomと各アプリを連携していきます。
まずはYoomにログインしましょう！
次に画面左上に表示されてるマイアプリを選択し、新規接続をクリックします。
アプリ一覧でGmailを選択してください。
マイアプリ一覧は、検索窓を使うとすぐに見つかります。
「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携するアカウントを選択してください。
「次へ」をクリックしましょう。
「続行」を選択します。
これでGmailのマイアプリ登録が完了しました。
次にGoogle スプレッドシートを連携します。
先ほどと同じ手順で、マイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。
アプリ一覧でGoogle スプレッドシートをクリックしてください。
アプリを見つけられない時は、検索窓を活用するとすぐに見つけられます。
「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携するアカウントを選択してください。
「次へ」をクリックします。
「続行」を選択しましょう。
これでGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録が完了しました。
次にテンプレートをコピーしましょう。
Yoomでは、テンプレートを使う方法以外に、一から設定する方法もあります。
ここではより簡単に設定ができる、テンプレートを活用する操作手順をご紹介します。
それでは下のバナーをクリックしてください。
■概要
Gmailで受信したお問い合わせや注文内容を、都度Google スプレッドシートに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？
こうした定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、その内容を自動でGoogle スプレッドシートに反映させることができ、データ管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「このテンプレートを試す」をクリックします。
「OK」をクリックしてください。
これでテンプレートのコピーが完了しました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みます。
先ほどコピーしたテンプレートの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。
今回は以下のようなGmailを受信したという想定で設定していきます。
タイトルは入力されていますが、変更OKです。
Gmailと連携するアカウント情報を確認しておきます。
トリガーアクションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」が選択されています。
設定を確認したら、次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
キーワードを設定してください。
ここで入力したキーワードが記載しているメール情報を取得します。
設定したらトリガーアクションを実行し（先ほど準備しておいたGmailを送信）テストをクリックしてください。
テストが成功し、Gmailの内容が取得できたら保存してください。
次に「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
タイトルは変更OKです。
アクションは「3,500文字以内のデータからテキストを抽出」が選択されています。
文字数に応じてアクションを選択しましょう。
設定を確認後、次へをクリックします。
対象のテキストはGmailの取得した値から「本文」を選択します。
ここで手入力で文章を作成した場合、同じ内容から繰り返しデータを抽出することになります。
必ず取得した値を活用してください。
詳細はこちらを確認してください。
抽出したい項目は、次にGoogle スプレッドシートに追加する項目をGmailの本文から抽出します。
設定できたら、テストをクリックしてください。
テストが成功し、データを抽出できたら保存しましょう。
以下のGoogle スプレッドシートを用意しました。
今回はGoogle スプレッドシートを更新する設定ですので、あらかじめデータが登録されている想定です。
ここでは、面接予定者の情報がGoogle スプレッドシートに登録されていて、面接日と時間をGmailから取得し、追加していきたいと思います。
それでは「レコードを更新する」をクリックしてください。
タイトルは変更できます。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を確認します。
実行アクションは「レコードを更新する」が選択されています。
スプレッドシートIDは候補から選択します。
シート名は候補から選択してください。
テーブル範囲を設定し、次へをクリックしてください。
更新したいレコードの条件はGoogle スプレッドシートの更新するレコード選択するための設定です。
今回面接者情報が事前に登録されていますので、「氏名」「連絡先」など更新したいレコード条件が取得できる項目を、「テキストからデータを抽出する」の取得した値から選択してください。
氏名の場合、同姓同名が登録されている可能性もあるため、ここでは連絡先を選択しています。
「トリガーを追加」で項目を増やすことも可能です。
ご自身のGoogle スプレッドシートのデータベースに沿って設定してください。
更新後のレコードの値は、面談日と時間を設定したいので、「テキストからデータを抽出する」の取得した値から選択してください。
設定後、テストをクリックします。
テストが成功し、Google スプレッドシートの情報が更新できたら保存しましょう。
最後にトリガーをONにしてフローボットが正常に動作するか確認してください。
これでフローボットの設定ができました。
Google スプレッドシートのデータ追加や更新をトリガーに、通知したり、フォルダを作成したりできます。
他システムに追加されたデータをStripeの支払い内容をGoogle スプレッドシートに追加可能です。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・部内の共有シートで業務管理を行う事務職の方
・同じシートを同時に編集したいチームの責任者
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・部門ごとの情報共有ツールとして使用している企業
・プロジェクトごとチャンネルを作成し、情報共有を行うチームの担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは同時に複数人でシートの編集を行えるため、業務を円滑に行うために有効なツールです。
Slackを併せて使用し情報の共有を行うことで、チーム内の情報精度を上げることができます。
しかし行の更新をその都度手動通知するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
Google スプレッドシートのデータが更新ごとに通知が欲しい、と考える方にこのフローは有効です。
情報更新がGoogle スプレッドシートで行われたら更新内容を基に自動でSlackへ通知を送付するため、手入力によるミスを防ぎます。
また更新後すぐに通知を行えるため、チーム内への素早い情報共有を行います。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートで案件や顧客リストを管理する際、新しい情報が追加されるたびにGoogle Driveに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したGoogle Drive内にフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有データを管理し、情報共有を行う事務職の方
・取引先企業とシートを共有し、情報のやりとりを行う営業アシスタント
2.Salesforceで商談管理を行なっている企業
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは情報を蓄積し共有することがスムーズにできるため、業務を円滑に進めることに役立ちます。
しかし、Google スプレッドシートの情報をSalesforceに手動で入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
異なるアプリ間での登録を時間をかけないで行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Googleスプレッドシートの登録内容を引用してSalesforceへも登録することができるため、手作業によるミスを防ぎ、手間を省きます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。
NotionとGoogle スプレッドシートを連携することで、新しく追加された情報を自動的にGoogle スプレッドシートのデータベースへ格納されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
また、Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため、作成日時や更新日時を用いて、分岐オペレーションを使用して登録と更新のルートを分岐させてGoogle Chatに通知するといった高度なフローも作成することができます。
■注意事項
・Notion、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Stripeで支払いが行われたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 決済処理にStripeを利用している企業
・Stripeで支払い完了した決済データを他のアプリでも活用したい方
・手作業でデータを転記する手間を省きたい方
2. Google スプレッドシートを業務に利用している方
・決済データをGoogle スプレッドシートで管理している方
・決済後の事務処理や決済データを活用した分析業務を迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Stripeは多様な決済処理に対応する便利なツールです。しかし、決済データを他のシステムやアプリで活用する場合、支払い完了のたびに手動で転記すると作業効率が低下する可能性があります。
このフローを導入すれば、決済データをGoogle スプレッドシートに自動反映でき、情報共有や後続処理をスムーズに進められます。また、金額や顧客情報などの転記ミスを防ぐこともできます。
■注意事項
・Stripe、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
メールの内容をGoogle スプレッドシートへ手動で転記する作業を自動化することで、これまで入力作業に費やしていた時間と手間を削減し、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、最新の情報に基づいて素早い意思決定や次のアクションへ移ることが可能になり、チーム全体の業務効率向上にも大きく貢献しますよ！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしメール業務の自動化やデータ連携の効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
