【ノーコードで実現】kintoneのデータを自動更新する方法

「フォームに入力したデータ、毎回手動でkintoneに入力するのが面倒だな…」

そんな悩み、ありませんか？
特にデータが増えると、手動での更新は時間もかかりますし、ミスの原因にもなりがちです。
しかし、GoogleフォームやCRM、チャットツールなどから直接kintoneのレコードを自動で更新する方法があれば、業務が一気に楽になります。
今回は、フォームのデータをkintoneに自動で送信・転送する方法をご紹介！

忙しいビジネスパーソンにとって、手作業を減らし、業務の効率化を実現できる便利なフローです。

とにかく早く試したい方へ

Yoomにはkintoneを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

Googleフォームの内容をもとにkintoneのレコードを更新する

試してみる

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■概要
「Googleフォームの内容をもとにkintoneのレコードを更新する」ワークフローは、情報更新の手間を削減します。
フォームへの送信だけでデータベースの情報が更新されるので業務効率化につながります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してアンケートや申し込みフォームを運用している方
・Googleフォームで収集したデータをkintoneに手動で登録している方
・データの転記作業に時間がかかり、運用効率を向上させたいと考えている方
・スピーディにデータを処理し、業務を迅速に進めたい方
・kintoneを活用して業務管理やデータベース運用を行っている企業
・業務の自動化を進めて、手動作業によるミスを減らしたい方

■注意事項
・GoogleフォームとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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kintoneのデータを自動更新する様々な方法

いろいろな方法で、kintoneのデータを自動更新することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！

気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにkintoneの自動更新を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！

フォームのデータをkintoneに自動で送信・転送する

GoogleフォームやHubSpotフォームを起点にして、kintoneのレコードを自動更新するフローです。フォーム送信のみでデータベースの情報が素早く反映されるため、手作業を削減し、業務効率を向上させます。

Googleフォームの内容をもとにkintoneのレコードを更新する

試してみる

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■概要
「Googleフォームの内容をもとにkintoneのレコードを更新する」ワークフローは、情報更新の手間を削減します。
フォームへの送信だけでデータベースの情報が更新されるので業務効率化につながります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してアンケートや申し込みフォームを運用している方
・Googleフォームで収集したデータをkintoneに手動で登録している方
・データの転記作業に時間がかかり、運用効率を向上させたいと考えている方
・スピーディにデータを処理し、業務を迅速に進めたい方
・kintoneを活用して業務管理やデータベース運用を行っている企業
・業務の自動化を進めて、手動作業によるミスを減らしたい方

■注意事項
・GoogleフォームとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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Hubspotのフォーム内容をもとにkintoneのレコードを更新する

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■概要
「Hubspotのフォーム内容をもとにkintoneのレコードを更新する」ワークフローを利用すると、情報更新作業が楽になります。
フォームの内容が自動でkintoneに反映されるため、更新漏れなどの防止につながります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Hubspotを使用してリード管理やマーケティングを行っている方
・Hubspotとkintoneを連携させて、データを一元管理したい方
・手動でのデータ入力に時間をかけず、業務をスピーディに進めたい方
・営業担当者として、顧客とのやり取りの履歴を正確に記録・管理したい方
・kintoneを活用して顧客情報を効率的に更新し、社内共有を迅速に行いたい方
・顧客データの整合性を保ちつつ、頻繁な更新作業を自動化したい方

■注意事項
・HubspotとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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データベース/CRMサービスのデータをkintoneに自動で送信・転送する

GoogleスプレッドシートやSalesforceのリード情報を起点にして、kintoneのレコードを自動更新するフローです。これにより、手作業を削減し、情報の正確性を保ちながら業務効率の改善が期待できます。

Salesforceのリード情報をもとにkintoneのレコードを更新する

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■概要
「Salesforceのリード情報をもとにkintoneのレコードを更新する」ワークフローは、情報更新の手間を削減します。
手作業で行う業務が減るため作業効率が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用して営業活動を行っている方
・Salesforceでのリード情報を他のシステムと連携させたい方
・手動でリード情報を更新する手間を省きたいと考えている方
・効率的に情報を管理し、営業活動をスピーディに進めたい方
・kintoneを活用して顧客管理やプロジェクト管理を行っている方
・kintone上の情報を常に最新に保ちたい方

■注意事項
・SalesforceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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Google スプレッドシートで行が更新されたらkintoneのレコードも更新する

試してみる

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Googleスプレッドシートで行が更新されたらkintoneのレコードも更新するフローです。

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チャットツールのデータをkintoneに自動で送信・転送する

SlackやMicrosoft Teamsでメッセージが投稿されると、kintoneのレコードを自動的に更新するフローです。手動でのデータ入力作業が不要となり、タスク管理や案件管理に便利です。

Slackでタスク報告が投稿されたら、kintoneのステータスを更新する

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■概要
「Slackでタスク報告が投稿されたら、kintoneのステータスを更新する」フローは、チームのタスク管理を効率化する業務ワークフローです。
Slack上でのタスク報告をトリガーにkintoneのステータスを自動的に更新することで手動での情報入力や確認作業を削減します。
この連携により素早い進捗把握が可能となり、チーム全体の生産性向上に寄与します。

■このテンプレートをおすすめする方
Slackとkintoneを活用してタスク管理を自動化したいビジネスユーザーの方
タスクの進捗状況を素早く共有し、チームの透明性を高めたいプロジェクトマネージャーの方
手動でのステータス更新に時間を取られている業務担当者の方
kintoneとSlackの連携を初めて導入する方で、簡単に設定を始めたい方

■注意事項
・Slack、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。

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Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらkintoneのレコードを更新する

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■概要
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらkintoneのレコードを更新するフローです。
このフローを活用することで、情報共有の円滑化、業務効率の向上、そしてより効果的なデータ活用を実現することができます。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsとkintoneを日常的に使用し、両ツール間の連携を強化したいチーム
・Microsoft Teamsでの進捗報告をkintoneのタスク管理に連携させたい
・Microsoft Teamsでの営業活動をkintoneの案件管理に連携させたい

■注意事項
・Microsoft Teams、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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kintoneのデータを自動更新するフローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にkintoneのデータを自動更新するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はGoogleフォームの内容をもとにkintoneのレコードを更新するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• Googleフォームとkintoneをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Googleフォームのトリガー設定およびkintoneのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

Googleフォームの内容をもとにkintoneのレコードを更新する

試してみる

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■概要
「Googleフォームの内容をもとにkintoneのレコードを更新する」ワークフローは、情報更新の手間を削減します。
フォームへの送信だけでデータベースの情報が更新されるので業務効率化につながります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してアンケートや申し込みフォームを運用している方
・Googleフォームで収集したデータをkintoneに手動で登録している方
・データの転記作業に時間がかかり、運用効率を向上させたいと考えている方
・スピーディにデータを処理し、業務を迅速に進めたい方
・kintoneを活用して業務管理やデータベース運用を行っている企業
・業務の自動化を進めて、手動作業によるミスを減らしたい方

■注意事項
・GoogleフォームとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

詳細を見る 試してみる

ステップ1：マイアプリ連携の話

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。

Googleフォームの連携

1.検索する
検索ボックスにGoogleフォームと入力し、Googleフォームのアイコンをクリックします。

2.ログインする
下記の画面となりますので「Sign in with Google」をクリックします。

3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントで選択してください。
アカウント選択後、画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。

4.アクセス許可
YoomがGoogleアカウントにアクセスするため、下記画像のように許可を求める画面となります。赤枠の「続行」を押してください。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

kintoneの連携

1.検索する
検索ボックスにkintoneと入力し、kintoneのアイコンをクリックします。

2.連携情報の登録
「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を入力して、「追加」をクリックしましょう。
※詳しいkintoneのアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
※kintoneのアプリ登録がうまくいかない場合は、こちらを参照してください。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

ステップ2：テンプレートコピー

ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Googleフォームの内容をもとにkintoneのレコードを更新する

試してみる

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■概要
「Googleフォームの内容をもとにkintoneのレコードを更新する」ワークフローは、情報更新の手間を削減します。
フォームへの送信だけでデータベースの情報が更新されるので業務効率化につながります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してアンケートや申し込みフォームを運用している方
・Googleフォームで収集したデータをkintoneに手動で登録している方
・データの転記作業に時間がかかり、運用効率を向上させたいと考えている方
・スピーディにデータを処理し、業務を迅速に進めたい方
・kintoneを活用して業務管理やデータベース運用を行っている企業
・業務の自動化を進めて、手動作業によるミスを減らしたい方

■注意事項
・GoogleフォームとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

詳細を見る 試してみる

1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3：Googleフォームのトリガーアクション設定

1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。

2.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるGoogleフォームの設定を行います。
Googleフォームの準備がまだ出来ていない場合は、この後のテスト操作のためこのタイミングで作成してください。
今回は下記画像のようなGoogleフォームを作成しました!

また、この後のテスト操作ではGoogleフォームに回答が送信されることがトリガーとなりますので、回答を送信してみましょう。
今回は下記のような内容で回答を送信しました。

Yoom画面に戻り、下記項目を入力しましょう。

• トリガーの起動間隔：プランによって異なるため、注意してください。特にこだわりがなければ起動時間が一番短いものを選択してください。
  ※料金プランについての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
• フォームID：先ほど作成したGoogleフォームのフォームIDを入力してください。フォームIDについては入力欄下の注釈を参考にしてください。
  

入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、下記画像のようにアウトプットが表示されます。
Googleフォームで回答した内容が反映していればOKです!

なお、取得したいアウトプットを増やしたい場合は、「JSONPath」で取得するのがおすすめです。
JSONPathによるアウトプットの取得方法については、こちらのページをご確認ください。

最後に、「保存する」をクリックし次のステップに進みましょう。

ステップ4：kintoneのレコードを更新する設定

1.トリガーの選択
続いて、kintoneのレコード更新の設定を行うので下記画像の赤枠をクリックしてください。

2.データベースの連携
ここでは、Googleフォームの回答を反映するkintoneアプリを設定します。
kintoneアプリの準備がまだ出来ていない場合は、この後のテスト操作のためこのタイミングで作成してください。
また、更新対象となるレコードも合わせて作成してください。
今回は下記画像のようなkintoneアプリを作成し、レコードも追加しました!

Googleフォームに送信した会社名と契約日が、既にこのアプリに入力されている前提です。

kintoneアプリの準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
タイトルなどは先ほどステップ1で入力した内容が反映されているのでスクロールし、データベースの連携項目を入力します。
アプリIDの入力欄下にある注釈を参考に、先ほど作成したkintoneアプリのアプリIDを入力してください。
入力が完了したら「次へ」を押してください。

3.データベース操作の詳細設定
kintoneアプリから条件に合うレコードを取得し、レスポンス結果の一番上のレコードの値を更新するための設定を行います。

• 更新したいレコードの条件：更新したいkintoneのレコードについて条件を設定します。
  今回は下記画像のように、会社名と契約日をGoogleフォームから選択しました。条件の追加や条件内容の変更も可能ですので、お好みでカスタマイズしてください。
  

• 更新後のレコードの値：レコードの更新内容について設定します。
  今回は、下記画像のようにステータスを「契約完了」に更新する内容にしました。入力欄をクリックするとアウトプットが表示されますので、どの項目になにを更新したいのかお好みでカスタマイズしてください。
  ※アウトプットについて詳しくはこちら
  

入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功したら、kintoneアプリにデータが更新されているか確認してみましょう。
今回は、下記画像のようにステータスが「契約完了」になっているのが確認できました!
無事にデータの反映が確認できたらYoom画面に戻り、「保存する」を押してください。

ステップ5：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!

kintoneを使ったその他の自動化例

kintoneを使った便利な自動化例

カレンダーの予定登録やリード情報を自動追加したり、kintoneのコメントでメンションされたらSlackに通知したりできます。

Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録する

試してみる

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■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？
二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceとkintoneを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている方
・データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたい営業担当者の方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方

■注意事項
・Salesforce、KintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する

試してみる

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Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。

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kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する

試してみる

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kintoneに新規レコードが登録されたら、ChatGPTでテキストを生成して、作成されたテキストをkintoneのデータベースに格納するフローです。

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kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

試してみる

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kintoneに新しく取引先のレコードが登録されたら、Microsoft SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成するフローです。

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kintoneのコメントで自分がメンションされたらSlackに通知

試してみる

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kintoneのコメントで自身がメンションされたら、そのコメント内容をSlackのDMに送信するフローボットです。

詳細を見る 試してみる

終わりに

今回は、Googleフォームの内容をもとにkintoneのレコードを自動で更新する方法を紹介しました。
手動でのデータ入力作業を減らし、Googleフォームに入力されたデータが素早くkintoneに反映されることで、業務のスピードが格段にアップするでしょう。
特に、データが多くなるほど手作業での入力は時間がかかり、ミスが発生しやすいため、自動化の導入は効率化に大きく貢献するはずです。
また、ノーコードで設定できるため、特別なプログラミングスキルがなくても簡単に取り組めるのが魅力です。
これにより、データ管理や情報共有がスムーズになり、チーム内での作業効率も向上します。

ビジネスパーソンとしての業務負担を減らし、より重要な業務に集中するための第一歩として、ぜひこの自動化フローを試してみてください！

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