【ノーコードで実現】kintoneのデータを自動更新する方法

データベース/CRMサービスのデータをkintoneに自動で送信・転送する

​GoogleスプレッドシートやSalesforceのリード情報を起点にして、kintoneのレコードを自動更新するフローです。これにより、手作業を削減し、情報の正確性を保ちながら業務効率の改善が期待できます。

チャットツールのデータをkintoneに自動で送信・転送する

​SlackやMicrosoft Teamsでメッセージが投稿されると、kintoneのレコードを自動的に更新するフローです。手動でのデータ入力作業が不要となり、タスク管理や案件管理に便利です。

kintoneのデータを自動更新するフローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にkintoneのデータを自動更新するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はGoogleフォームの内容をもとにkintoneのレコードを更新するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• Googleフォームとkintoneをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Googleフォームのトリガー設定およびkintoneのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：マイアプリ連携の話

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。

Googleフォームの連携

1.検索する
検索ボックスにGoogleフォームと入力し、Googleフォームのアイコンをクリックします。

2.ログインする
‍‍下記の画面となりますので「Sign in with Google」をクリックします。

3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントで選択してください。
アカウント選択後、画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。

4.アクセス許可
YoomがGoogleアカウントにアクセスするため、下記画像のように許可を求める画面となります。赤枠の「続行」を押してください。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

kintoneの連携

1.検索する
検索ボックスにkintoneと入力し、kintoneのアイコンをクリックします。

2.連携情報の登録
‍「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を入力して、「追加」をクリックしましょう。
※詳しいkintoneのアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
※kintoneのアプリ登録がうまくいかない場合は、こちらを参照してください。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

ステップ2：テンプレートコピー

ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3：Googleフォームのトリガーアクション設定

1.トリガーの選択
‍記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。

2.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるGoogleフォームの設定を行います。
Googleフォームの準備がまだ出来ていない場合は、この後のテスト操作のためこのタイミングで作成してください。
今回は下記画像のようなGoogleフォームを作成しました!

また、この後のテスト操作ではGoogleフォームに回答が送信されることがトリガーとなりますので、回答を送信してみましょう。
今回は下記のような内容で回答を送信しました。

Yoom画面に戻り、下記項目を入力しましょう。

• トリガーの起動間隔：プランによって異なるため、注意してください。特にこだわりがなければ起動時間が一番短いものを選択してください。
  ※料金プランについての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
• フォームID：先ほど作成したGoogleフォームのフォームIDを入力してください。フォームIDについては入力欄下の注釈を参考にしてください。
  

入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、下記画像のようにアウトプットが表示されます。
Googleフォームで回答した内容が反映していればOKです!

なお、取得したいアウトプットを増やしたい場合は、「JSONPath」で取得するのがおすすめです。
JSONPathによるアウトプットの取得方法については、こちらのページをご確認ください。

最後に、「保存する」をクリックし次のステップに進みましょう。

ステップ4：kintoneのレコードを更新する設定

1.トリガーの選択
‍続いて、kintoneのレコード更新の設定を行うので下記画像の赤枠をクリックしてください。

2.データベースの連携
ここでは、Googleフォームの回答を反映するkintoneアプリを設定します。
kintoneアプリの準備がまだ出来ていない場合は、この後のテスト操作のためこのタイミングで作成してください。
また、更新対象となるレコードも合わせて作成してください。
今回は下記画像のようなkintoneアプリを作成し、レコードも追加しました!

Googleフォームに送信した会社名と契約日が、既にこのアプリに入力されている前提です。

kintoneアプリの準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
タイトルなどは先ほどステップ1で入力した内容が反映されているのでスクロールし、データベースの連携項目を入力します。
アプリIDの入力欄下にある注釈を参考に、先ほど作成したkintoneアプリのアプリIDを入力してください。
入力が完了したら「次へ」を押してください。

3.データベース操作の詳細設定
kintoneアプリから条件に合うレコードを取得し、レスポンス結果の一番上のレコードの値を更新するための設定を行います。

• 更新したいレコードの条件：更新したいkintoneのレコードについて条件を設定します。
  今回は下記画像のように、会社名と契約日をGoogleフォームから選択しました。条件の追加や条件内容の変更も可能ですので、お好みでカスタマイズしてください。
  

• 更新後のレコードの値：レコードの更新内容について設定します。
  今回は、下記画像のようにステータスを「契約完了」に更新する内容にしました。入力欄をクリックするとアウトプットが表示されますので、どの項目になにを更新したいのかお好みでカスタマイズしてください。
  ※アウトプットについて詳しくはこちら
  

入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功したら、kintoneアプリにデータが更新されているか確認してみましょう。
今回は、下記画像のようにステータスが「契約完了」になっているのが確認できました!
無事にデータの反映が確認できたらYoom画面に戻り、「保存する」を押してください。

ステップ5：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!

kintoneを使ったその他の自動化例

kintoneを使った便利な自動化例

カレンダーの予定登録やリード情報を自動追加したり、kintoneのコメントでメンションされたらSlackに通知したりできます。

終わりに

今回は、Googleフォームの内容をもとにkintoneのレコードを自動で更新する方法を紹介しました。
手動でのデータ入力作業を減らし、Googleフォームに入力されたデータが素早くkintoneに反映されることで、業務のスピードが格段にアップするでしょう。
特に、データが多くなるほど手作業での入力は時間がかかり、ミスが発生しやすいため、自動化の導入は効率化に大きく貢献するはずです。
また、ノーコードで設定できるため、特別なプログラミングスキルがなくても簡単に取り組めるのが魅力です。
これにより、データ管理や情報共有がスムーズになり、チーム内での作業効率も向上します。

ビジネスパーソンとしての業務負担を減らし、より重要な業務に集中するための第一歩として、ぜひこの自動化フローを試してみてください！

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