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「Googleスプレッドシートのレコードに記載されている値を、別のツールと連携して情報を自動更新できないかな…」
「毎日、複数の情報源からデータを集めてスプレッドシートに転記しているけど、時間がかかりすぎるし、入力ミスも心配…」
このように、Googleスプレッドシートの値の更新作業に多くの時間と手間を費やし、非効率を感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
もし、<span class="mark-yellow">チャットツールへの投稿や受信メールの内容、フォームの回答といった様々な情報をトリガーとして、Googleスプレッドシートの値を自動で更新できる仕組み</span>があれば、これらの煩雑な手作業から解放されそうですね！
これによりヒューマンエラーのリスクを低減しつつ、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介するYoomを使った自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても直感的に設定可能です。
日々の業務負担を大幅に軽減できるため、ぜひこの機会に導入して、業務の効率化を実現しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Googleスプレッドシートの値を自動更新する業務フローのテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日常業務で利用する様々なアプリケーションとGoogleスプレッドシートを連携し、値の更新を自動化することで、データ入力の手間を削減し、常に最新の情報をGoogle スプレッドシートに反映させることができます。
ここでは、具体的な連携パターンをいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google Chatのようなチャットツールへの特定の投稿内容を検知し、その情報を基にGoogle スプレッドシートの指定したセルの値を自動で更新する</span>ことができます。
チーム内での情報共有と同時にGoogle スプレッドシートへの記録も自動化されるため、コミュニケーションとデータ管理の両面で効率が向上します！
<span class="mark-yellow">Gmailなどで受信したメールに含まれる特定の情報を抽出し、Google スプレッドシートの対応する項目を自動で更新する</span>ことが可能です。
問い合わせ管理や進捗状況のトラッキングなどを効率化し、メールの見落としや転記ミスを防ぎながら、リアルタイムでの情報集約が可能です！
<span class="mark-yellow">Typeformなどのオンラインフォームに新しい回答が送信されたら、その回答データをGoogle スプレッドシートに自動追加し、値を更新する</span>ことができます。
アンケート結果の集計や顧客リストの作成などを手間なく行い、手作業によるデータ入力の負担を大幅に軽減できます！
それではここから代表的な例として、Google Chatに特定のメッセージが投稿された際に、その内容を基にGoogleスプレッドシートの値を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
フローボットを設定する前に、Yoomと各アプリを連携しましょう。
まずはYoomにログインしましょう！
ログイン後、左上のマイアプリを選択し、新規接続をクリックしてください。
アプリ一覧でGoogle Chat（OAuth）をクリックします。
アプリを見つけられない時は、検索窓を使ってみましょう。
「Sign in with Google」を選択してください。
Client IDとClient Secretを入力しましょう。
Google Chatの詳しい連携方法はこちらを参考にしてください。
先ほどと同様に、左上に表示されているマイアプリを選択し、新規接続をクリックします。
アプリ一覧でGoogle スプレッドシートを選択しましょう。
検索窓を活用するとすぐ見つかります。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
連携するアカウントを選択します。
「次へ」をクリックしましょう。
「続行」を選択してください。
これでGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録ができました。
次にここで使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートを活用すれば、あらかじめ大枠が設定されているため、それに沿って作成していくだけで完成します。
簡単に操作できますので、一緒にやってみましょう！
それでは下のバナーをクリックしてください。
「このテンプレートを試す」をクリックします。
「OK」を選択してください。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「スペースにメッセージが送信されたら」をクリックしてください。
タイトルは入力されていますが、変更することができます。
Google Chatと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
トリガーアクションは「スペースにメッセージが送信されたら」が選択されています。
設定を確認し、次へをクリックしましょう。
トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
スペースのリソース名は候補に表示された項目から選択してください。
設定後、Google Chatに移動し、今回のトリガーアクション（スペースにメッセージが送信されたら）を実行します。
スペースにメッセージを送信したら、Yoomに戻り、テストをクリックしましょう。
テストが成功したら、取得した値にGoogle Chatの情報が追加されます。
ここまで設定できたら保存しましょう。
次に「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
タイトルは変更できます。
アクションは「3500文字以内のデータからテキストを抽出」が選択されていますが、文字数に応じて変更してください。
設定を確認し、次へをクリックしましょう。
対象のテキストはGoogle Chatの取得した値から「本文」を選択しましょう。
取得した値を活用せず、本文を手動で入力してしまうと、同じ内容から繰り返しテキストを抽出することになるので、必ず取得した値を使いましょう！
詳細はこちらを確認してください。
抽出したい項目はGoogle スプレッドシートに追加したい項目を、Google Chatの本文から抽出するための設定です。
添付画像のように、抽出項目を入力しましょう。
設定後、テストをクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値として、抽出したいデータが表示されます。
ここまでできたら、保存しましょう。
次に「レコードを更新する」をクリックしましょう。
タイトルは変更できます。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
実行アクションは「レコードを更新する」が選択されています。
スプレッドシートIDは候補から選択しましょう。
同様にスプレッドシートのタブ名も候補から選択してください。
テーブル範囲を設定したら、次へをクリックしましょう。
更新したいレコードの条件を設定しましょう。
ここでは作業件名がGoogle Chatに投稿された作業件名と等しいという設定にしています。
作業件名を設定する時は、テキストからデータを抽出の取得した値から「作業件名」を選択してください。
ここで取得した値を活用せずに手入力した場合、Google スプレッドシートの同じレコード情報を繰り返し更新することになりますので、必ず取得した値を使いましょう。
更新後のレコードの値は、更新したい項目に「テキストからデータを抽出する」の取得した値を選択し、設定しましょう。
設定後、テストを実行し、Google スプレッドシートの値を更新できたら保存してください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に作動するか確認しましょう。
これでフローボットの設定ができました。
Google スプレッドシートを使った自動化は、今回ご紹介した以外にもたくさんあります。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてくださいね！
Google スプレッドシートの値の更新を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力や転記作業にかかる時間と労力を削減し、入力ミスといったヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。</span>
これにより、常に正確性の高いデータベースに保つことができ、データ集計や分析といったより付加価値の高い業務に集中することが期待できます。
この自動化を取り入れることができれば、業務全体の生産性向上に繋がりそうですね。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしGoogleスプレッドシートの運用効率化やデータ活用の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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