「Gmailに届いた請求書や報告書などの添付ファイルを、毎回手動でGoogle Driveの特定のフォルダに保存するのが面倒…」
「大量のメールの中から必要なファイルを探してアップロードする作業に時間がかかり、他の業務が進まない…」
このように、Gmailの添付ファイルの管理やGoogle Driveへのアップロード作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、Gmailで受信したメールの添付ファイルを自動的にGoogle Driveへアップロードし、整理・保存できる仕組みがあれば、これらのファイル管理に関する日々の細々とした作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクを減らし、より創造的で重要な業務に集中するための貴重な時間を確保することができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailの添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailの添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った請求書などの添付ファイルを、都度手作業でGoogle Driveに保存し、Microsoft Teamsで関係者に共有していませんか？
この定型業務は手間がかかるだけでなく、保存忘れや通知漏れといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、特定のGmail受信をトリガーに、添付ファイルのGoogle Driveへの保存とMicrosoft Teamsへの通知までを自動で完結させ、業務の正確性と効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったファイルの管理を手作業で行っている経理や営業担当者の方
- Google DriveとMicrosoft Teamsを情報共有のハブとして利用しているチームのリーダーの方
- 日々のファイル管理や共有の通知業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信からファイル保存、チームへの通知までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- ファイルの保存忘れや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールに添付されていたファイルをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルが保存された旨を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールの件名や本文に含まれるキーワード（例：「請求書」「発注書」など）を任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無を判定する条件などを、業務内容に合わせて任意で設定してください。
- Google Driveへのアップロード設定では、ファイルを格納したい特定のフォルダIDや、保存する際のファイル名を任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知を送信したいチームやチャネルID、そして共有するメッセージの内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとGoogle Driveを連携してファイルを自動アップロードする方法
日常業務でGmailに送られてくる様々なファイルを、手作業でGoogle Driveに整理・保存するのは時間がかかり、時には保存漏れといったミスも発生しかねません。しかし、これらのプロセスを自動化することで、作業時間を削減し、ファイル管理の正確性を高めることが可能です。
ここでは、Yoomを活用してGmailとGoogle Driveを連携させ、ファイルアップロードを自動化する具体的なテンプレートを紹介していきます！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailの添付ファイルをGoogle Driveに自動アップロードする
Gmailで受信したメールの添付ファイルを、指定したGoogle Driveのフォルダへ自動的にアップロードできます。
重要なファイルを見逃すことなく、かつ手間をかけずに一元管理できるようになるため、ファイルを探す手間が省け、業務の効率が格段に向上するはずです！
特定の件名のGmailの添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書やレポートなど、特定のメールに添付されたファイルを都度ダウンロードし、Google Driveに手動で保存する作業は、見落としが許されず手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定の件名を持つメールをGmailで受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダへアップロードできるため、こうした課題をスムーズに解消し、重要なファイルの管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る請求書などを手動でGoogle Driveに保存している経理担当者の方
- クライアントからのレポートや資料をGmailで受け取り、チームで共有している方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、業務全体の生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメールが届くと添付ファイルが自動でGoogle Driveに保存されるため、これまで手作業に費やしていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを設定し、Gmail側で特定の件名に合致するメールがYoomに転送されるように設定します。
- 次に、分岐機能を設定し、メールに添付ファイルが存在する場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールを処理する条件を分岐機能で細かく設定できます。例えば、特定の送信元アドレスを含むメールのみを対象にしたり、件名に特定のキーワードが含まれる場合のみ処理を実行したりといったカスタムが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDや生成するファイル名を任意に設定できます。受信したメールの情報をもとに動的な命名も可能です。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailの添付ファイルのファイル名に会社名を付けて、Google Driveで自動整理する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や見積書といった添付ファイルを、都度手作業でGoogle Driveに保存していませんか？この一連の作業は手間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いやフォルダへの格納ミスといった課題にも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信した際に添付ファイルを自動でGoogle Driveへ保存し、ファイル名を変更して整理することが可能です。手作業による整理の手間をなくし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルを、手作業でGoogle Driveに移動し整理している方
- 添付ファイルの保存やリネーム作業に時間を取られ、本来のコア業務に集中できていない方
- 手作業でのファイル整理による保存ミスや、命名規則の不統一を減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの添付ファイルダウンロードからGoogle Driveへのアップロード、リネームまでが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 人の手によるファイルの保存し忘れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを減らし、ファイル管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、受信したメール本文などから会社名といったデータを抽出するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、添付ファイルを指定のフォルダへアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するための「キーワード」（件名や差出人など）を任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードする設定では、ファイルの保存先となるフォルダを任意で指定することが可能です。
- アップロードする際のファイル名は、抽出した会社名や受信日などを組み合わせて、任意の形式で設定することができます。
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの添付ファイルをGoogle DriveにアップロードしMicrosoft Teamsに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、その添付ファイルをGoogle Driveの指定フォルダに自動でアップロードし、さらにMicrosoft Teamsに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Gmail、Google Drive、Microsoft Teamsのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定、Google DriveとMicrosoft Teamsのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailの添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った請求書などの添付ファイルを、都度手作業でGoogle Driveに保存し、Microsoft Teamsで関係者に共有していませんか？
この定型業務は手間がかかるだけでなく、保存忘れや通知漏れといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、特定のGmail受信をトリガーに、添付ファイルのGoogle Driveへの保存とMicrosoft Teamsへの通知までを自動で完結させ、業務の正確性と効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったファイルの管理を手作業で行っている経理や営業担当者の方
- Google DriveとMicrosoft Teamsを情報共有のハブとして利用しているチームのリーダーの方
- 日々のファイル管理や共有の通知業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信からファイル保存、チームへの通知までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- ファイルの保存忘れや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールに添付されていたファイルをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルが保存された旨を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールの件名や本文に含まれるキーワード（例：「請求書」「発注書」など）を任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無を判定する条件などを、業務内容に合わせて任意で設定してください。
- Google Driveへのアップロード設定では、ファイルを格納したい特定のフォルダIDや、保存する際のファイル名を任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知を送信したいチームやチャネルID、そして共有するメッセージの内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Gmail、Google Drive、Microsoft Teamsのマイアプリ連携
今回使用する3つのアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう。
事前に登録を行っておくと、設定がスムーズになります。
1．Gmailのマイアプリ登録
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
2．Google Driveのマイアプリ登録
「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Google Driveをクリックします。
以下のような画面が出るので、「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントでログインを行ってください。
マイアプリにGoogle Driveが表示されればマイアプリ登録は完了です。
3．Microsoft Teamsのマイアプリ登録
Yoomの画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft Teamsが表示されます。
ステップ2：テンプレートをコピー
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
Gmailの添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った請求書などの添付ファイルを、都度手作業でGoogle Driveに保存し、Microsoft Teamsで関係者に共有していませんか？
この定型業務は手間がかかるだけでなく、保存忘れや通知漏れといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、特定のGmail受信をトリガーに、添付ファイルのGoogle Driveへの保存とMicrosoft Teamsへの通知までを自動で完結させ、業務の正確性と効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったファイルの管理を手作業で行っている経理や営業担当者の方
- Google DriveとMicrosoft Teamsを情報共有のハブとして利用しているチームのリーダーの方
- 日々のファイル管理や共有の通知業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信からファイル保存、チームへの通知までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- ファイルの保存忘れや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールに添付されていたファイルをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルが保存された旨を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールの件名や本文に含まれるキーワード（例：「請求書」「発注書」など）を任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無を判定する条件などを、業務内容に合わせて任意で設定してください。
- Google Driveへのアップロード設定では、ファイルを格納したい特定のフォルダIDや、保存する際のファイル名を任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知を送信したいチームやチャネルID、そして共有するメッセージの内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなるGmailでのメールの受信設定
特定のメールを受信したことをこの自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう！
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
キーワードは、添付ファイルがあるメールを絞りこめれるよう任意のキーワードを設定します。
今回は「添付ファイルのご確認をお願いいたします。」の本文を認識できるように「添付ファイル」と入力しました。
入力後、対象のGmail宛にファイルを添付したメールを送信し「テスト」をクリックしましょう。
以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、このアウトプットの内容を入力に使用することができます。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：コマンドオペレーションの確認
添付ファイルがあるメールを受信した際に、次のステップに進むように設定されているコマンドオペレーションを確認しましょう。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
以下の赤枠をクリックします。
特定のメール（添付ファイルがあるメール）を受信した際に、Google Driveへ保存するフローへ進むようにテンプレートで設定されています。
画像と同じ状態になっているか確認後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：添付ファイルをGoogle Driveに保存する
添付ファイルをGoogle Driveに保存するための設定を行いましょう。
以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle Driveのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
ファイルをアップロードするための設定画面が表示されます。
格納先のフォルダIDは以下の画面のように表示される候補から選択します。
ファイル名は以下のように、取得した値の中から「添付ファイル1」の値を設定しました。
ファイルの添付方法は以下のように、Gmailで受信したファイルを添付するように設定します。
入力後「テスト」をクリックし、ファイルIDが取得できているか確認しましょう。
確認後「保存する」をクリックします。
ステップ6：Microsoft Teamsに添付ファイルを送信する
Google Driveに保存した添付ファイルをMicrosoft Teamsに送信するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するMicrosoft Teamsのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
Microsoft Teamsへの通知設定を行いましょう。
チームIDとチャネルIDは以下の画面のように表示される候補から選択しましょう。
メッセージには、Microsoft Teamsへ通知する内容を設定しましょう。
また、以下のように添付ファイルを取得した値から入力します。
入力後「テスト」をクリックし、実際にMicrosoft Teamsにメッセージが送信されたか確認しましょう。
確認後、Yoomに戻り「保存する」をクリックします。
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
GmailとGoogle Driveを活用したその他の自動化テンプレート事例
GmailとGoogle Driveを使った自動化は、今回ご紹介したテキストの抽出やレポートの作成以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Gmailを使った自動化例
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
Gmailでメールを受信したら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
重要なクライアントからのメールやシステムアラートなど、すぐに確認したい連絡を見逃してしまい、対応が遅れてしまった経験はありませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、Google Chatへ自動で通知することが可能です。これにより、重要な情報の見落としを防ぎ、チーム全体での迅速な情報共有と対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する重要なお知らせや問い合わせの見落としを防止したい方
- Google Chatを活用して、チームへの情報共有をよりスピーディーに行いたい方
- メールの内容を手作業で転記して通知する手間を省き、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信すると自動で通知が作成されるため、都度手動で確認し連絡する手間や時間を短縮できます。
- 通知のし忘れや内容の転記ミスといった、手作業によるヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、通知のきっかけとしたいラベルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したいスペースやメッセージ内容を構成することで設定は完了です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatへ送信するメッセージは、固定のテキストだけでなく、トリガーで受信したメールの件名や送信者、本文の一部といった情報を変数として埋め込み、より具体的な通知内容を作成することが可能です。
■注意事項
・GmailとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。
■注意事項
- Gmail、DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
試してみる
■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方
- Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方
- 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。
■注意事項
- ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
試してみる
■概要
日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する重要なメールを、チームで利用しているSlackに共有したいと考えている方
- メールの手動確認による見落としや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
- メールチェックの時間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のキーワードを含むメールだけが自動でSlackに通知されるため、手動で確認する手間を省き、業務時間を短縮することができます。
- 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者への迅速な情報共有と対応を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、通知の条件となるキーワードなどを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメール情報（件名、本文、送信者など）を任意のチャンネルに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、通知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由にカスタマイズしてください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知するメッセージには、固定のテキストに加え、Gmailで受信したメールの件名や送信者といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveの自動化例
Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をTelegramに通知する
試してみる
■概要
Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をTelegramに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 顧客から送付された画像の情報をスムーズに共有したいカスタマーサポート担当者
- 大量の画像データを取り扱っているECサイトの運営者
- 競合製品や新商品の画像を素早く分析して共有したい市場調査の担当者
- 複数のソーシャルメディアで投稿された自社商品の画像を収集し、マーケティング戦略やブランド管理に活用したい方
- 画像データの内容確認や連絡作業を迅速に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、Google Driveにアップロードした画像のGeminiによる解析と解析結果のTelegram通知が自動化されます。
顧客や社内の担当者から収集した画像を手動で確認し報告する必要がなくなるため、作業時間が短縮され、担当者はより価値の高い業務に時間を振り分けることが可能です。
また、画像のアップロード後、速やかに解析と通知が行われることで、関係者への情報共有や対応がスムーズになります。
GoogleDrive内のファイルを取得し、メールで送付
試してみる
◼️概要
Yoomデータベースからフローボットを起動すると、GoogleDrive内に保存されている指定のファイルを取得し、メールで送付します。
◼️設定方法
1.Google DriveとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.データベーストリガーで任意のデータベース情報を設定してください。
3.Google Driveの「Google Driveから資料をダウンロード」で、取得するファイルの内容を設定してください。
4.「メールで資料を送付」オペレーションで、送信先メールアドレス、件名、本文などの設定を行い、ファイルの内容を添付ファイルとして追加してください。
5.データベースからチェックボックスなどで対象のレコードを選択し、フローボットを起動すると、指定したファイルが取得され、メールで送付されます。
◼️注意事項
・Google Driveのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・メールアドレスやメール文面、Google Driveの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
Googleフォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveに保存する
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■概要
Googleフォームで受け付けた依頼内容を、手作業で請求書に転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を基にGoogle スプレッドシートのテンプレートから請求書を自動で発行し、Google Driveに保存できます。定型的な請求書発行業務を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームからの依頼に基づき、手作業で請求書を作成・管理している方
- 請求書発行時の転記ミスや、Google Driveへの保存漏れを防ぎたいと考えている方
- 定型的な請求書発行業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から請求書発行、Google Driveへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションを設定し、請求書の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に請求書を発行し、指定したGoogle Driveのフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象となるフォームのIDや、フローボットが起動する間隔を任意で設定してください。
- Google Driveのファイル検索アクションでは、請求書の雛形となるファイルが保存されているフォルダのIDとファイル名を指定してください。
- Google スプレッドシートの書類発行アクションでは、使用する雛形のスプレッドシートID、発行した書類の格納先フォルダID、出力するファイル名を任意で設定できます。また、フォームのどの回答を書類のどこに反映させるか、といった置換条件も設定してください。
■注意事項
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
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■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Shopifyで商品情報が作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する
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■概要
Shopifyで商品情報が作成されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Shopifyの商品情報に基づいて業務を行う方
・新商品ごとに必要なファイルを特定のフォルダに自動で保存して業務効率化を図りたい方
・商品画像や説明資料などを商品情報と紐づけてGoogle Driveに保存したい方
2.商品管理担当者
・商品情報に基づいた書類作成やマーケティング資料作成などを効率化したい方
・Google Drive上で商品情報を検索して関連ファイルに簡単にアクセスしたい方
■このテンプレートを使うメリット
ShopifyはECサイト運営に不可欠なプラットフォームですが、商品が増えるにつれて関連ファイルの管理が煩雑になることがあります。
このフローを導入すると、商品ごとに自動的にGoogle Driveにフォルダが作成されて関連ファイルを一元管理することが可能になります。これによって、必要な情報を素早く見つけ出して商品ページの更新やマーケティング施策をスムーズに進めることができます。また、手作業でのフォルダ作成の手間を省いてヒューマンエラーを防ぐことも可能となります。
■注意事項
・Google Drive、ShopifyのそれぞれとYoomを連携してください。
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
Gmailで受信したメールの添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードする仕組みを導入することで、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロード、フォルダへの移動、名前の変更といった一連の作業にかかる時間と手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、必要な情報へ迅速にアクセスできるようになり、ファイル管理の負担から解放され、より重要な業務に集中できる環境が整うかもしれませんよね！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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