【プログラミング不要】GmailのファイルをGoogle Driveに自動アップロードする方法

Gmailの添付ファイルをGoogle DriveにアップロードしMicrosoft Teamsに通知するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、その添付ファイルをGoogle Driveの指定フォルダに自動でアップロードし、さらにMicrosoft Teamsに通知するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Gmail、Google Drive、Microsoft Teamsのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定、Google DriveとMicrosoft Teamsのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：Gmail、Google Drive、Microsoft Teamsのマイアプリ連携

今回使用する3つのアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう。
事前に登録を行っておくと、設定がスムーズになります。

1．Gmailのマイアプリ登録

画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。

検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。

YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。

今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。

マイアプリにGmailが表示されます。

2．Google Driveのマイアプリ登録

「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

マイアプリの新規接続一覧の中から、Google Driveをクリックします。

以下のような画面が出るので、「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントでログインを行ってください。

マイアプリにGoogle Driveが表示されればマイアプリ登録は完了です。

3．Microsoft Teamsのマイアプリ登録

Yoomの画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。

 ※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

‍

検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、表示された候補をクリックしましょう。

Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。

サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft Teamsが表示されます。

ステップ2：テンプレートをコピー

続いてYoomのテンプレートをコピーします。

以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：トリガーとなるGmailでのメールの受信設定

特定のメールを受信したことをこの自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

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連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。

アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう！
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。

※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。

※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

キーワードは、添付ファイルがあるメールを絞りこめれるよう任意のキーワードを設定します。
今回は「添付ファイルのご確認をお願いいたします。」の本文を認識できるように「添付ファイル」と入力しました。

入力後、対象のGmail宛にファイルを添付したメールを送信し「テスト」をクリックしましょう。
以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、このアウトプットの内容を入力に使用することができます。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。

テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：コマンドオペレーションの確認

添付ファイルがあるメールを受信した際に、次のステップに進むように設定されているコマンドオペレーションを確認しましょう。

※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
以下の赤枠をクリックします。

特定のメール（添付ファイルがあるメール）を受信した際に、Google Driveへ保存するフローへ進むようにテンプレートで設定されています。
画像と同じ状態になっているか確認後「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5：添付ファイルをGoogle Driveに保存する

添付ファイルをGoogle Driveに保存するための設定を行いましょう。
以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle Driveのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。

ファイルをアップロードするための設定画面が表示されます。
格納先のフォルダIDは以下の画面のように表示される候補から選択します。

ファイル名は以下のように、取得した値の中から「添付ファイル1」の値を設定しました。

ファイルの添付方法は以下のように、Gmailで受信したファイルを添付するように設定します。

入力後「テスト」をクリックし、ファイルIDが取得できているか確認しましょう。
確認後「保存する」をクリックします。

ステップ6：Microsoft Teamsに添付ファイルを送信する

Google Driveに保存した添付ファイルをMicrosoft Teamsに送信するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するMicrosoft Teamsのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。

Microsoft Teamsへの通知設定を行いましょう。
チームIDとチャネルIDは以下の画面のように表示される候補から選択しましょう。

メッセージには、Microsoft Teamsへ通知する内容を設定しましょう。
また、以下のように添付ファイルを取得した値から入力します。

入力後「テスト」をクリックし、実際にMicrosoft Teamsにメッセージが送信されたか確認しましょう。
確認後、Yoomに戻り「保存する」をクリックします。

ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

設定お疲れ様でした！

GmailとGoogle Driveを活用したその他の自動化テンプレート事例

GmailとGoogle Driveを使った自動化は、今回ご紹介したテキストの抽出やレポートの作成以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。

Gmailを使った自動化例

Google Driveの自動化例

まとめ

Gmailで受信したメールの添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードする仕組みを導入することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルのダウンロード、フォルダへの移動、名前の変更といった一連の作業にかかる時間と手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>

これにより、必要な情報へ迅速にアクセスできるようになり、ファイル管理の負担から解放され、より重要な業務に集中できる環境が整うかもしれませんよね！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。

もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！