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【プログラミング不要】GmailのファイルをGoogle Driveに自動アップロードする方法
「Gmailに届いた請求書や報告書などの添付ファイルを、毎回手動でGoogle Driveの特定のフォルダに保存するのが面倒…」
「大量のメールの中から必要なファイルを探してアップロードする作業に時間がかかり、他の業務が進まない…」
このように、Gmailの添付ファイルの管理やGoogle Driveへのアップロード作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、Gmailで受信したメールの添付ファイルを自動的にGoogle Driveへアップロードし、整理・保存できる仕組みがあれば、これらのファイル管理に関する日々の細々とした作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクを減らし、より創造的で重要な業務に集中するための貴重な時間を確保することができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailの添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Gmailで受け取った請求書などの添付ファイルを、都度手作業でGoogle Driveに保存し、Microsoft Teamsで関係者に共有していませんか？
この定型業務は手間がかかるだけでなく、保存忘れや通知漏れといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、特定のGmail受信をトリガーに、添付ファイルのGoogle Driveへの保存とMicrosoft Teamsへの通知までを自動で完結させ、業務の正確性と効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったファイルの管理を手作業で行っている経理や営業担当者の方
- Google DriveとMicrosoft Teamsを情報共有のハブとして利用しているチームのリーダーの方
- 日々のファイル管理や共有の通知業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信からファイル保存、チームへの通知までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- ファイルの保存忘れや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールに添付されていたファイルをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルが保存された旨を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールの件名や本文に含まれるキーワード（例：「請求書」「発注書」など）を任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無を判定する条件などを、業務内容に合わせて任意で設定してください。
- Google Driveへのアップロード設定では、ファイルを格納したい特定のフォルダIDや、保存する際のファイル名を任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知を送信したいチームやチャネルID、そして共有するメッセージの内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受け取った請求書などの添付ファイルを、都度手作業でGoogle Driveに保存し、Microsoft Teamsで関係者に共有していませんか？
この定型業務は手間がかかるだけでなく、保存忘れや通知漏れといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、特定のGmail受信をトリガーに、添付ファイルのGoogle Driveへの保存とMicrosoft Teamsへの通知までを自動で完結させ、業務の正確性と効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったファイルの管理を手作業で行っている経理や営業担当者の方
- Google DriveとMicrosoft Teamsを情報共有のハブとして利用しているチームのリーダーの方
- 日々のファイル管理や共有の通知業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信からファイル保存、チームへの通知までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- ファイルの保存忘れや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールに添付されていたファイルをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルが保存された旨を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールの件名や本文に含まれるキーワード（例：「請求書」「発注書」など）を任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無を判定する条件などを、業務内容に合わせて任意で設定してください。
- Google Driveへのアップロード設定では、ファイルを格納したい特定のフォルダIDや、保存する際のファイル名を任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知を送信したいチームやチャネルID、そして共有するメッセージの内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとGoogle Driveを連携してファイルを自動アップロードする方法
日常業務でGmailに送られてくる様々なファイルを、手作業でGoogle Driveに整理・保存するのは時間がかかり、時には保存漏れといったミスも発生しかねません。しかし、これらのプロセスを自動化することで、作業時間を削減し、ファイル管理の正確性を高めることが可能です。
ここでは、Yoomを活用してGmailとGoogle Driveを連携させ、ファイルアップロードを自動化する具体的なテンプレートを紹介していきます！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailの添付ファイルをGoogle Driveに自動アップロードする
Gmailで受信したメールの添付ファイルを、指定したGoogle Driveのフォルダへ自動的にアップロードできます。
重要なファイルを見逃すことなく、かつ手間をかけずに一元管理できるようになるため、ファイルを探す手間が省け、業務の効率が格段に向上するはずです！
■概要取引先から毎月送られてくる請求書や定例レポートなど、特定のGmailに添付されたファイルを都度手動でGoogle Driveへ保存する作業は、手間がかかる上に保存忘れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたGmailの受信をトリガーとして、添付ファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダにアップロードすることが可能になり、こうした定型業務を効率化し、手作業によるミスをなくします。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信した添付ファイルを手作業でGoogle Driveに保存している方
- 請求書などの定型メールの処理に時間がかかり、業務を効率化したいと考えている方
- ファイルの保存漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- 特定のGmailを受信すると添付ファイルが自動でGoogle Driveに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存作業が不要になるため、保存忘れや誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの「分岐」を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進むように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。Gmailのフィルタ機能と組み合わせることで、特定の送信者や件名のメールに自動でラベルが付与され、より効率的な運用が可能になります。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルの保存先となるフォルダを任意で指定してください。
■注意事項- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要Gmailに届く請求書や見積書といった添付ファイルを、都度手作業でGoogle Driveに保存していませんか？この一連の作業は手間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いやフォルダへの格納ミスといった課題にも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信した際に添付ファイルを自動でGoogle Driveへ保存し、ファイル名を変更して整理することが可能です。手作業による整理の手間をなくし、効率的なファイル管理を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信する添付ファイルを、手作業でGoogle Driveに移動し整理している方
- 添付ファイルの保存やリネーム作業に時間を取られ、本来のコア業務に集中できていない方
- 手作業でのファイル整理による保存ミスや、命名規則の不統一を減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailの添付ファイルダウンロードからGoogle Driveへのアップロード、リネームまでが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 人の手によるファイルの保存し忘れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを減らし、ファイル管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、受信したメール本文などから会社名といったデータを抽出するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、添付ファイルを指定のフォルダへアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するための「キーワード」（件名や差出人など）を任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードする設定では、ファイルの保存先となるフォルダを任意で指定することが可能です。
- アップロードする際のファイル名は、抽出した会社名や受信日などを組み合わせて、任意の形式で設定することができます。
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した添付ファイルを手作業でGoogle Driveに保存している方
- 請求書などの定型メールの処理に時間がかかり、業務を効率化したいと考えている方
- ファイルの保存漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のGmailを受信すると添付ファイルが自動でGoogle Driveに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存作業が不要になるため、保存忘れや誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの「分岐」を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進むように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。Gmailのフィルタ機能と組み合わせることで、特定の送信者や件名のメールに自動でラベルが付与され、より効率的な運用が可能になります。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルの保存先となるフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Gmailで受信する添付ファイルを、手作業でGoogle Driveに移動し整理している方
- 添付ファイルの保存やリネーム作業に時間を取られ、本来のコア業務に集中できていない方
- 手作業でのファイル整理による保存ミスや、命名規則の不統一を減らしたいと考えている方
- Gmailの添付ファイルダウンロードからGoogle Driveへのアップロード、リネームまでが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 人の手によるファイルの保存し忘れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを減らし、ファイル管理の精度を高めることに繋がります。
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、受信したメール本文などから会社名といったデータを抽出するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、添付ファイルを指定のフォルダへアップロードします。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するための「キーワード」（件名や差出人など）を任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードする設定では、ファイルの保存先となるフォルダを任意で指定することが可能です。
- アップロードする際のファイル名は、抽出した会社名や受信日などを組み合わせて、任意の形式で設定することができます。
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの添付ファイルをGoogle DriveにアップロードしMicrosoft Teamsに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、その添付ファイルをGoogle Driveの指定フォルダに自動でアップロードし、さらにMicrosoft Teamsに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Gmail、Google Drive、Microsoft Teamsのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定、Google DriveとMicrosoft Teamsのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
Gmailで受け取った請求書などの添付ファイルを、都度手作業でGoogle Driveに保存し、Microsoft Teamsで関係者に共有していませんか？
この定型業務は手間がかかるだけでなく、保存忘れや通知漏れといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、特定のGmail受信をトリガーに、添付ファイルのGoogle Driveへの保存とMicrosoft Teamsへの通知までを自動で完結させ、業務の正確性と効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったファイルの管理を手作業で行っている経理や営業担当者の方
- Google DriveとMicrosoft Teamsを情報共有のハブとして利用しているチームのリーダーの方
- 日々のファイル管理や共有の通知業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信からファイル保存、チームへの通知までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- ファイルの保存忘れや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールに添付されていたファイルをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルが保存された旨を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールの件名や本文に含まれるキーワード（例：「請求書」「発注書」など）を任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無を判定する条件などを、業務内容に合わせて任意で設定してください。
- Google Driveへのアップロード設定では、ファイルを格納したい特定のフォルダIDや、保存する際のファイル名を任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知を送信したいチームやチャネルID、そして共有するメッセージの内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受け取った請求書などの添付ファイルを、都度手作業でGoogle Driveに保存し、Microsoft Teamsで関係者に共有していませんか？
この定型業務は手間がかかるだけでなく、保存忘れや通知漏れといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、特定のGmail受信をトリガーに、添付ファイルのGoogle Driveへの保存とMicrosoft Teamsへの通知までを自動で完結させ、業務の正確性と効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったファイルの管理を手作業で行っている経理や営業担当者の方
- Google DriveとMicrosoft Teamsを情報共有のハブとして利用しているチームのリーダーの方
- 日々のファイル管理や共有の通知業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信からファイル保存、チームへの通知までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- ファイルの保存忘れや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールに添付されていたファイルをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルが保存された旨を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールの件名や本文に含まれるキーワード（例：「請求書」「発注書」など）を任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無を判定する条件などを、業務内容に合わせて任意で設定してください。
- Google Driveへのアップロード設定では、ファイルを格納したい特定のフォルダIDや、保存する際のファイル名を任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知を送信したいチームやチャネルID、そして共有するメッセージの内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Gmail、Google Drive、Microsoft Teamsのマイアプリ連携
今回使用する3つのアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう。
事前に登録を行っておくと、設定がスムーズになります。
1．Gmailのマイアプリ登録
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
2．Google Driveのマイアプリ登録
「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Google Driveをクリックします。
以下のような画面が出るので、「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントでログインを行ってください。
マイアプリにGoogle Driveが表示されればマイアプリ登録は完了です。
3．Microsoft Teamsのマイアプリ登録
Yoomの画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft Teamsが表示されます。
ステップ2：テンプレートをコピー
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
Gmailで受け取った請求書などの添付ファイルを、都度手作業でGoogle Driveに保存し、Microsoft Teamsで関係者に共有していませんか？
この定型業務は手間がかかるだけでなく、保存忘れや通知漏れといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、特定のGmail受信をトリガーに、添付ファイルのGoogle Driveへの保存とMicrosoft Teamsへの通知までを自動で完結させ、業務の正確性と効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったファイルの管理を手作業で行っている経理や営業担当者の方
- Google DriveとMicrosoft Teamsを情報共有のハブとして利用しているチームのリーダーの方
- 日々のファイル管理や共有の通知業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信からファイル保存、チームへの通知までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- ファイルの保存忘れや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールに添付されていたファイルをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルが保存された旨を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールの件名や本文に含まれるキーワード（例：「請求書」「発注書」など）を任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無を判定する条件などを、業務内容に合わせて任意で設定してください。
- Google Driveへのアップロード設定では、ファイルを格納したい特定のフォルダIDや、保存する際のファイル名を任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知を送信したいチームやチャネルID、そして共有するメッセージの内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受け取った請求書などの添付ファイルを、都度手作業でGoogle Driveに保存し、Microsoft Teamsで関係者に共有していませんか？
この定型業務は手間がかかるだけでなく、保存忘れや通知漏れといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、特定のGmail受信をトリガーに、添付ファイルのGoogle Driveへの保存とMicrosoft Teamsへの通知までを自動で完結させ、業務の正確性と効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったファイルの管理を手作業で行っている経理や営業担当者の方
- Google DriveとMicrosoft Teamsを情報共有のハブとして利用しているチームのリーダーの方
- 日々のファイル管理や共有の通知業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信からファイル保存、チームへの通知までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- ファイルの保存忘れや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールに添付されていたファイルをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルが保存された旨を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールの件名や本文に含まれるキーワード（例：「請求書」「発注書」など）を任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無を判定する条件などを、業務内容に合わせて任意で設定してください。
- Google Driveへのアップロード設定では、ファイルを格納したい特定のフォルダIDや、保存する際のファイル名を任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知を送信したいチームやチャネルID、そして共有するメッセージの内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなるGmailでのメールの受信設定
特定のメールを受信したことをこの自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう！
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
キーワードは、添付ファイルがあるメールを絞りこめれるよう任意のキーワードを設定します。
今回は「添付ファイルのご確認をお願いいたします。」の本文を認識できるように「添付ファイル」と入力しました。
入力後、対象のGmail宛にファイルを添付したメールを送信し「テスト」をクリックしましょう。
以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、このアウトプットの内容を入力に使用することができます。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：コマンドオペレーションの確認
添付ファイルがあるメールを受信した際に、次のステップに進むように設定されているコマンドオペレーションを確認しましょう。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
以下の赤枠をクリックします。
特定のメール（添付ファイルがあるメール）を受信した際に、Google Driveへ保存するフローへ進むようにテンプレートで設定されています。
画像と同じ状態になっているか確認後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：添付ファイルをGoogle Driveに保存する
添付ファイルをGoogle Driveに保存するための設定を行いましょう。
以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle Driveのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
ファイルをアップロードするための設定画面が表示されます。
格納先のフォルダIDは以下の画面のように表示される候補から選択します。
ファイル名は以下のように、取得した値の中から「添付ファイル1」の値を設定しました。
ファイルの添付方法は以下のように、Gmailで受信したファイルを添付するように設定します。
入力後「テスト」をクリックし、ファイルIDが取得できているか確認しましょう。
確認後「保存する」をクリックします。
ステップ6：Microsoft Teamsに添付ファイルを送信する
Google Driveに保存した添付ファイルをMicrosoft Teamsに送信するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するMicrosoft Teamsのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
Microsoft Teamsへの通知設定を行いましょう。
チームIDとチャネルIDは以下の画面のように表示される候補から選択しましょう。
メッセージには、Microsoft Teamsへ通知する内容を設定しましょう。
また、以下のように添付ファイルを取得した値から入力します。
入力後「テスト」をクリックし、実際にMicrosoft Teamsにメッセージが送信されたか確認しましょう。
確認後、Yoomに戻り「保存する」をクリックします。
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
GmailとGoogle Driveを活用したその他の自動化テンプレート事例
GmailとGoogle Driveを使った自動化は、今回ご紹介したテキストの抽出やレポートの作成以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Gmailを使った自動化例
■概要日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信する重要なメールを、チームで利用しているSlackに共有したいと考えている方
- メールの手動確認による見落としや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
- メールチェックの時間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 特定のキーワードを含むメールだけが自動でSlackに通知されるため、手動で確認する手間を省き、業務時間を短縮することができます。
- 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者への迅速な情報共有と対応を可能にします。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、通知の条件となるキーワードなどを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメール情報（件名、本文、送信者など）を任意のチャンネルに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、通知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由にカスタマイズしてください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知するメッセージには、固定のテキストに加え、Gmailで受信したメールの件名や送信者といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項- GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Google スプレッドシートで管理しているリストに対し、一件ずつ手作業でメールを送るのは手間がかかり、宛先間違いなどのミスも起こりがちではないでしょうか。 特に、顧客リストへの案内やイベント参加者へのお礼など、定期的に発生する業務は担当者の負担になりやすい作業です。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのリスト情報を基に、Gmailから自動でメールを送信する一連の流れを構築でき、こうした課題を解消へと導きます。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートで管理するリストをもとに、手作業でメールを作成・送信している方
- 営業リストやイベント参加者リストなど、特定の宛先へ定型文の連絡をする機会が多い方
- Gmailでのメール送信業務を効率化し、本来注力すべきコア業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートの情報を参照して自動でメールを送信するため、これまで手作業での転記や送信に費やしていた時間を短縮できます
- 宛先や本文への情報転記を自動化することで、入力間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します
- 次に、トリガーで「手動で起動」を選択し、任意のタイミングでフローを開始できるように設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、送信対象のリスト情報を取得します
- 次に、オペレーションで「ループ機能」を設定し、取得したリストの行数分だけ処理を繰り返すようにします
- ループ処理の中で、Google スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、リストから一行ずつ情報を取得します
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したメールアドレス宛にメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートから値を取得、またはレコードを取得する際に、対象としたいスプレッドシートのIDやシート名、セルの範囲を任意で設定してください
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した値のうち、繰り返し処理の対象としたい値を任意で指定します
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。また、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した氏名といった情報を変数として埋め込み、パーソナライズすることも可能です
■注意事項- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。■このテンプレートをおすすめする方- ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方
- Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方
- 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。
■注意事項- ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。
■注意事項
- Gmail、DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要重要なクライアントからのメールやシステムアラートなど、すぐに確認したい連絡を見逃してしまい、対応が遅れてしまった経験はありませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、Google Chatへ自動で通知することが可能です。これにより、重要な情報の見落としを防ぎ、チーム全体での迅速な情報共有と対応を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信する重要なお知らせや問い合わせの見落としを防止したい方
- Google Chatを活用して、チームへの情報共有をよりスピーディーに行いたい方
- メールの内容を手作業で転記して通知する手間を減らし、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailで特定のメールを受信すると自動で通知が作成されるため、都度手動で確認し連絡する手間や時間を短縮できます。
- 通知のし忘れや内容の転記ミスといった、手作業によるヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、通知のきっかけとしたいラベルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したいスペースやメッセージ内容を構成することで設定は完了です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Google Chatへ送信するメッセージは、固定のテキストだけでなく、トリガーで受信したメールの件名や送信者、本文の一部といった情報を変数として埋め込み、より具体的な通知内容を作成することが可能です。
■注意事項- GmailとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- Gmailで受信する重要なメールを、チームで利用しているSlackに共有したいと考えている方
- メールの手動確認による見落としや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
- メールチェックの時間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
- 特定のキーワードを含むメールだけが自動でSlackに通知されるため、手動で確認する手間を省き、業務時間を短縮することができます。
- 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者への迅速な情報共有と対応を可能にします。
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、通知の条件となるキーワードなどを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメール情報（件名、本文、送信者など）を任意のチャンネルに通知するよう設定します。
- Gmailのトリガー設定では、通知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由にカスタマイズしてください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知するメッセージには、固定のテキストに加え、Gmailで受信したメールの件名や送信者といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
- GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートで管理するリストをもとに、手作業でメールを作成・送信している方
- 営業リストやイベント参加者リストなど、特定の宛先へ定型文の連絡をする機会が多い方
- Gmailでのメール送信業務を効率化し、本来注力すべきコア業務に時間を割きたいと考えている方
- Google スプレッドシートの情報を参照して自動でメールを送信するため、これまで手作業での転記や送信に費やしていた時間を短縮できます
- 宛先や本文への情報転記を自動化することで、入力間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します
- 次に、トリガーで「手動で起動」を選択し、任意のタイミングでフローを開始できるように設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、送信対象のリスト情報を取得します
- 次に、オペレーションで「ループ機能」を設定し、取得したリストの行数分だけ処理を繰り返すようにします
- ループ処理の中で、Google スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、リストから一行ずつ情報を取得します
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したメールアドレス宛にメールを送信します
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートから値を取得、またはレコードを取得する際に、対象としたいスプレッドシートのIDやシート名、セルの範囲を任意で設定してください
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した値のうち、繰り返し処理の対象としたい値を任意で指定します
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。また、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した氏名といった情報を変数として埋め込み、パーソナライズすることも可能です
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方
- Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方
- 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
- ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。
- Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。
- ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。
■注意事項
- Gmail、DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Gmailで受信する重要なお知らせや問い合わせの見落としを防止したい方
- Google Chatを活用して、チームへの情報共有をよりスピーディーに行いたい方
- メールの内容を手作業で転記して通知する手間を減らし、業務を効率化したい方
- Gmailで特定のメールを受信すると自動で通知が作成されるため、都度手動で確認し連絡する手間や時間を短縮できます。
- 通知のし忘れや内容の転記ミスといった、手作業によるヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報共有を実現します。
- はじめに、GmailとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、通知のきっかけとしたいラベルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したいスペースやメッセージ内容を構成することで設定は完了です。
- Google Chatへ送信するメッセージは、固定のテキストだけでなく、トリガーで受信したメールの件名や送信者、本文の一部といった情報を変数として埋め込み、より具体的な通知内容を作成することが可能です。
- GmailとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
Google Driveの自動化例
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要Googleフォームで受け付けた依頼や注文内容をもとに、手作業で請求書を作成・管理する業務に手間を感じていませんか？転記作業には時間がかかるうえ、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、内容を反映した請求書を自動で発行し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存までを完結させることができ、請求書発行業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方・Googleフォームで受けた注文を元に、手動で請求書を発行している担当者の方・請求書作成時の転記ミスや確認作業に多くの時間を費やしている経理担当の方・Google Drive上での請求書管理をよりスムーズに行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームが送信されると請求書の発行から保存までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- フォームの回答内容が直接反映されるので、金額や宛名などの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションで請求書の雛形となるファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容と雛形を元に請求書を発行し、Google Driveに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Google Driveのアクション設定では、請求書の雛形が格納されているフォルダのIDや、発行した請求書を保存するフォルダのID、ファイル名を任意で設定可能です。
- 書類を発行するオペレーションでは、使用する雛形書類や、発行後の書類のタイトルなどを任意で設定できます。
■注意事項- Google スプレッドシート、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■概要Google Driveに保管している特定のファイルを、都度手作業でメールに添付して送付する作業に手間を感じていませんか？ 単純な作業ですが、頻度が高いと大きな負担になり、添付ミスなどの懸念も生じます。 このワークフローを活用すれば、指定したGoogle Driveのファイルを取得し、特定の宛先へメールで自動送付する一連のプロセスを自動化できます。定型的なファイル共有業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveを利用したファイル共有で、手動でのメール送付に手間を感じている方
- 報告書や資料など、定期的に決まったファイルを関係者へメールで送付している方
- ファイルの共有プロセスを自動化し、添付ミスや送信漏れを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 手動でファイルをダウンロードしメールを作成する一連の作業が自動化されるため、定型業務にかかる時間を短縮できます。
- ファイルの添付間違いや宛先の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでデータベーストリガーを選択し、送付先のメールアドレスなどを格納したデータベースを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「GoogleDriveから資料をダウンロード」アクションを設定し、送付したいファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで指定した宛先情報やダウンロードしたファイルを活用してメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- データベーストリガーでは、送付先のリストとして、Yoomで作成した任意のデータベースを選択することが可能です。
- Google Driveからダウンロードするファイルは、対象のファイルIDを任意で設定することで、送付したい特定のファイルを選択できます。
- 「メールを送る」オペレーションでは、宛先、件名、本文を自由に設定できるため、送付内容に応じたメールを作成できます。
■注意事項- Google DriveとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要Google Driveに日々アップロードされる大量の画像ファイル、その内容を一つひとつ手動で確認し、関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。確認漏れや共有の遅れが発生することもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに画像が追加されると自動でGeminiがその内容を解析し、結果をTelegramに通知することが可能です。画像の内容確認から共有までを自動化することで、手作業による負担を減らし、スムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveにアップロードされる画像をチームで効率的に管理したいと考えている方
- Geminiなどの生成AIを活用して、画像解析やコンテンツ生成の業務を自動化したい方
- Telegramを使い、情報共有のスピードと質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット- Google Driveへの画像アップロードを起点に、内容の解析から通知までが自動で実行されるため、手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報伝達時に起こりがちな、内容の誤認や通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Gemini、Google Drive、TelegramをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 続けて、オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
- 次に、Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションで、アップロードした画像の内容を解析するためのプロンプト（指示文）を設定します。
- 最後に、オペレーションでTelegramの「メッセージを送信」アクションを設定し、Geminiが生成した解析結果を指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- Geminiで画像内容を解析する際のプロンプトは、「この画像に何が写っているか日本語で説明してください」のように、目的に合わせて自由にカスタマイズが可能です。
- Telegramへの通知メッセージは、通知先のチャンネルやグループを任意で設定できるほか、本文にGeminiの解析結果などを変数として埋め込めます。
■注意事項- Gemini、Google Drive、TelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Shopifyで商品情報が作成されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Shopifyの商品情報に基づいて業務を行う方
・新商品ごとに必要なファイルを特定のフォルダに自動で保存して業務効率化を図りたい方
・商品画像や説明資料などを商品情報と紐づけてGoogle Driveに保存したい方
2.商品管理担当者
・商品情報に基づいた書類作成やマーケティング資料作成などを効率化したい方
・Google Drive上で商品情報を検索して関連ファイルに簡単にアクセスしたい方
■このテンプレートを使うメリット
ShopifyはECサイト運営に不可欠なプラットフォームですが、商品が増えるにつれて関連ファイルの管理が煩雑になることがあります。
このフローを導入すると、商品ごとに自動的にGoogle Driveにフォルダが作成されて関連ファイルを一元管理することが可能になります。これによって、必要な情報を素早く見つけ出して商品ページの更新やマーケティング施策をスムーズに進めることができます。また、手作業でのフォルダ作成の手間を省いてヒューマンエラーを防ぐことも可能となります。
■注意事項
・Google Drive、ShopifyのそれぞれとYoomを連携してください。
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームが送信されると請求書の発行から保存までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- フォームの回答内容が直接反映されるので、金額や宛名などの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションで請求書の雛形となるファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容と雛形を元に請求書を発行し、Google Driveに保存します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Google Driveのアクション設定では、請求書の雛形が格納されているフォルダのIDや、発行した請求書を保存するフォルダのID、ファイル名を任意で設定可能です。
- 書類を発行するオペレーションでは、使用する雛形書類や、発行後の書類のタイトルなどを任意で設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- Google Driveを利用したファイル共有で、手動でのメール送付に手間を感じている方
- 報告書や資料など、定期的に決まったファイルを関係者へメールで送付している方
- ファイルの共有プロセスを自動化し、添付ミスや送信漏れを減らしたいと考えている方
- 手動でファイルをダウンロードしメールを作成する一連の作業が自動化されるため、定型業務にかかる時間を短縮できます。
- ファイルの添付間違いや宛先の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル共有を実現します。
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでデータベーストリガーを選択し、送付先のメールアドレスなどを格納したデータベースを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「GoogleDriveから資料をダウンロード」アクションを設定し、送付したいファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで指定した宛先情報やダウンロードしたファイルを活用してメールを送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- データベーストリガーでは、送付先のリストとして、Yoomで作成した任意のデータベースを選択することが可能です。
- Google Driveからダウンロードするファイルは、対象のファイルIDを任意で設定することで、送付したい特定のファイルを選択できます。
- 「メールを送る」オペレーションでは、宛先、件名、本文を自由に設定できるため、送付内容に応じたメールを作成できます。
- Google DriveとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveにアップロードされる画像をチームで効率的に管理したいと考えている方
- Geminiなどの生成AIを活用して、画像解析やコンテンツ生成の業務を自動化したい方
- Telegramを使い、情報共有のスピードと質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへの画像アップロードを起点に、内容の解析から通知までが自動で実行されるため、手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報伝達時に起こりがちな、内容の誤認や通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gemini、Google Drive、TelegramをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 続けて、オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
- 次に、Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションで、アップロードした画像の内容を解析するためのプロンプト（指示文）を設定します。
- 最後に、オペレーションでTelegramの「メッセージを送信」アクションを設定し、Geminiが生成した解析結果を指定の宛先に送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- Geminiで画像内容を解析する際のプロンプトは、「この画像に何が写っているか日本語で説明してください」のように、目的に合わせて自由にカスタマイズが可能です。
- Telegramへの通知メッセージは、通知先のチャンネルやグループを任意で設定できるほか、本文にGeminiの解析結果などを変数として埋め込めます。
■注意事項
- Gemini、Google Drive、TelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Shopifyで商品情報が作成されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Shopifyの商品情報に基づいて業務を行う方
・新商品ごとに必要なファイルを特定のフォルダに自動で保存して業務効率化を図りたい方
・商品画像や説明資料などを商品情報と紐づけてGoogle Driveに保存したい方
2.商品管理担当者
・商品情報に基づいた書類作成やマーケティング資料作成などを効率化したい方
・Google Drive上で商品情報を検索して関連ファイルに簡単にアクセスしたい方
■このテンプレートを使うメリット
ShopifyはECサイト運営に不可欠なプラットフォームですが、商品が増えるにつれて関連ファイルの管理が煩雑になることがあります。
このフローを導入すると、商品ごとに自動的にGoogle Driveにフォルダが作成されて関連ファイルを一元管理することが可能になります。これによって、必要な情報を素早く見つけ出して商品ページの更新やマーケティング施策をスムーズに進めることができます。また、手作業でのフォルダ作成の手間を省いてヒューマンエラーを防ぐことも可能となります。
■注意事項
・Google Drive、ShopifyのそれぞれとYoomを連携してください。
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
Gmailで受信したメールの添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードする仕組みを導入することで、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロード、フォルダへの移動、名前の変更といった一連の作業にかかる時間と手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、必要な情報へ迅速にアクセスできるようになり、ファイル管理の負担から解放され、より重要な業務に集中できる環境が整うかもしれませんよね！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
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