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「毎月、報告書や請求書など、複数のPDFファイルを一つにまとめる作業に時間を取られてしまう…」
「手作業でのPDF結合は、順番を間違えたり、ファイルを選び間違えたりと、ミスが起こりやすくて困る…」
このように複数のPDFファイルを扱う業務において、手作業による結合の手間やヒューマンエラーにお悩みではありませんか？
もし、<span class="mark-yellow">特定のフォルダに保存されたPDFファイルを自動で結合したり、フォームで受け取った複数のPDFをまとめて一つのファイルにしたりできる仕組み</span>があれば、これらの煩雑な作業から解放され、より創造的で重要な業務に集中するための貴重な時間を生み出すことができます！
今回紹介する自動化設定は、プログラミング不要で導入でき、業務効率の向上が見込めます。この機会にぜひ試してみてください！
Yoomには<span class="mark-yellow">複数のPDFファイルを一括で結合する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、様々なトリガーをきっかけにPDFファイルを自動で結合し、指定の場所に保存する具体的な自動化の例を紹介します！
これらのテンプレートを活用することで、手作業によるPDFの結合業務を大幅に削減し、業務の正確性とスピードを向上させることができます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">設定したスケジュール（例えば、毎日や毎週特定の曜日など）をトリガーとして、Boxのようなストレージサービス内の特定フォルダにあるPDFファイルを自動的に結合し、別の指定フォルダに保存する</span>ことができます。
定期的に発生するPDF結合業務を完全に自動化し、作業漏れや遅延を防ぎながら、常に最新の統合済みPDFを管理できるようになります。
<span class="mark-yellow">Yoomのフォームなどでファイルアップロードを受け付け、送信された複数のPDFファイルを自動で結合し、OneDriveのようなストレージサービスに格納する</span>ことができます。
申請書やアンケート回答に添付されたPDFなどを手動で集めて結合する手間を省き、受付から保管までを自動化！
<span class="mark-yellow">Gmailなどで特定の条件（例えば、特定の送信者や件名など）を満たすメールを受信した際に、添付されているPDFファイルを自動で結合し、Google Driveのようなストレージサービスに保存する</span>ことができます。
取引先から送られてくる複数の書類PDFなどをメールソフトから一つ一つダウンロードして結合する手間がなくなり、迅速かつ正確な情報集約につながります。
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">指定した日時にBoxの特定フォルダに保存されている複数のPDFファイルを自動で結合し、その結果を別のフォルダに保存するフロー</span>の作り方をご紹介します！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
1.検索する
検索ボックスにBoxと入力し、Boxのアイコンをクリックします。
2.アクセスを許可する
マイアプリへ連携するためYoomに権限を付与する必要があります。
「Boxへのアクセスを許可」を選択してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
スムーズに設定できるよう、テンプレートが用意されています。まずはコピーから始めましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.トリガーを実行する具体的なスケジュールを設定しましょう。
下記赤枠をクリックすると、お好みの日付や曜日にカスタマイズ出来ます。
今回は下記のように「毎月1日の朝9時」に起動するように設定しました。ほかにも設定方法はあるので業務内容に合わせて入力してください。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次は、Boxフォルダ内の項目リストを取得するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを設定します。
アカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
アクションは、テンプレート通りに「フォルダ内の項目のリストを取得」のままで大丈夫なので「次へ」をクリックして進んでください。
3.ここでは、Boxのフォルダを指定します。まだフォルダの準備が出来ていない場合はこのタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなフォルダを作成しました。
また、この後のテスト操作で、このフォルダにPDFファイルが複数保存されている必要があります。テスト用のPDFファイルで良いので3つ保存しておきましょう。
Boxの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
フォルダのコンテンツIDの入力欄下に注釈がありますのでこちらを参考に、先ほど準備したフォルダのコンテンツIDを入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
Boxに保存した資料の内容が反映していればOKです!最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次は、リスト型のアウトプットを個々のアウトプットに分割するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.PDFファイルを結合するための具体的な操作の条件を設定します。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次は、Boxからファイルをダウンロードするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを設定しましょう。
先ほどと同様に、アカウント情報やアクションを確認して次に進みましょう。
3.box内の特定のファイルをダウンロードするため、コンテンツIDを設定します。
入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されるので、対象のコンテンツIDを選択してください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、ダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。ダウンロードボタンよりファイルをダウンロードして、指定した対象のファイルであればOKです!
最後に、「保存する」を押してください。
同じように、下記赤枠のアクション(保存したファイルの数分)もそれぞれ設定を行いましょう。
コンテンツIDを入力する際に、先ほど選択しなかった「コンテンツIDの一覧_2」と「コンテンツIDの一覧_3」をそれぞれ選択してください。
3つのファイルダウンロード設定が完了したら、次のステップへ進みましょう。
1.次は、PDFファイルを結合するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.PDFファイルを結合するため操作条件の設定を行います。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、ダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンからファイルを取得し、結合された内容であれば問題ありません。
最後に、「保存する」を押してください。
1.次は、Boxへ先ほど作成した結合後のPDFファイルをアップロードするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.これまで同様に連携アカウントとアクションを確認します。
3.ここでは、具体的にどのBoxフォルダに出来上がったPDFファイルをアップロードするか設定します。
今回は、下記のようなテスト用のフォルダを作成したので、こちらにアップロードするよう設定したいと思います。
アップロード先のフォルダ準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考に、それぞれの項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、指定したBoxのフォルダにデータがアップロードされているはずです。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
日々の業務で発生する細かなデータ処理も、ノーコードでスマートに自動化できます。
たとえば、Google フォームで受け取った情報の整形や、YouTubeのレポート作成、請求書の為替変換やPDF変換まで、Yoomのテンプレートを活用すればボタンひとつで処理可能に。Microsoft ExcelやSlackなどおなじみのツールと連携しながら、手間を省いて正確な処理を実現できます。
データ変換の一手間を自動化して、よりコアな業務に集中しませんか？
複数のPDFファイルをバッチ処理で自動的に結合すれば、これまで手作業で行っていた「ファイルの収集」「順番の整理」「結合」などの作業にかかる時間や手間を、大幅に減らすことができます。
同時に、ヒューマンエラーのリスクも抑えられるのが大きなメリットです。
たとえば、毎月の報告書作成や、顧客への提出資料の準備といったルーティン業務も、よりスムーズに。手間のかかる処理から解放されることで、分析や戦略立案など、より重要な業務に集中しやすくなります。
<span class="mark-yellow">結果として、仕事全体の質やスピードの向上も期待できます。</span>
今回ご紹介した自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくてもすぐに始められます。画面操作だけで簡単に設定できるので、「まずは試してみたい」という方にもぴったりです。
ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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