とにかく早く試したい方へ
Yoomには複数のPDFファイルを一括で結合してBoxに格納する業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
指定日時にBoxの特定フォルダに保存されたPDFを結合し、別のフォルダに保存する
試してみる
■概要
日々の業務で、Boxに保存された複数のPDFファイルを手作業で一つにまとめ、管理用の別フォルダへ移動する作業に時間を取られていませんか。また、手作業によるファイルの選択ミスや保存先の誤りも気になるところです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にBox内の特定フォルダにあるPDFを自動で結合し、指定のフォルダへ保存するため、こうした定型業務の負担を軽減し、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを利用し、定期的に複数のPDFファイルを結合・整理している業務担当者の方
- 手作業によるPDFの結合や移動で発生しがちな、ファイルの選択漏れや保存ミスを防止したい方
- ファイル管理のような定型業務を自動化し、より創造的なコア業務へ時間を充てたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでPDFの結合と移動が自動的に実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 人の手による作業を介さないことで、ファイルの選択ミスや結合漏れ、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーのリスクを減らすことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを実行したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを設定し、結合対象のPDFが保存されているフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「リスト型のアウトプットを個々のアウトプットに分割」アクションを設定し、取得したファイルリストを個別のファイル情報に分けます。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、分割されたPDFファイルのうち1つ目をダウンロードします。
- 次に、オペレーションで再度Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、2つ目のPDFファイルをダウンロードします。
- さらに、オペレーションで再度Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、3つ目のPDFファイルをダウンロードします。(この例では3つのファイルを扱います。実際のファイル数に合わせてこのダウンロードオペレーションの数を調整してください。)
- その後、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを結合します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定した別のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを実行する任意の日時を指定可能ですので、業務サイクルに合わせて設定してください。
- Boxの各オペレーション（「フォルダ内の項目のリストを取得」、「ファイルをダウンロード」、「ファイルをアップロード」）では、実際に使用しているBoxのフォルダを任意で指定してください。
- 結合したいPDFファイルの数に応じて、Boxの「ファイルをダウンロード」のオペレーション数を調整してください。このテンプレートでは3つのファイルを例としていますが、増減が可能です。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションでは、結合後のファイル名に、フローの前段階で取得した情報（日付や特定のファイル名など）を変数として組み込んだり、固定のテキストを設定したりすることが可能です。
■注意事項
「毎月、報告書や請求書など、複数のPDFファイルを一つにまとめる作業に時間を取られてしまう…」
「手作業でのPDF結合は、順番を間違えたり、ファイルを選び間違えたりと、ミスが起こりやすくて困る…」
このように複数のPDFファイルを扱う業務において、手作業による結合の手間やヒューマンエラーにお悩みではありませんか？
もし、特定のフォルダに保存されたPDFファイルを自動で結合したり、フォームで受け取った複数のPDFをまとめて一つのファイルにしたりできる仕組みがあれば、これらの煩雑な作業から解放され、より創造的で重要な業務に集中するための貴重な時間を生み出すことができます！
今回紹介する自動化設定は、プログラミング不要で導入でき、業務効率の向上が見込めます。この機会にぜひ試してみてください！
バッチ処理の一般的な方法
専用ソフトウェアにバッチ処理機能が搭載されている場合には、GUIを操作することで処理を行うことができます。
また、プログラミングの知識のある方は、スクリプトを組み合わせることで自動化を実現できるでしょう。
ただ、もっと気軽に自動化を取り入れたい方にとって、高度なプログラミングはハードルが高いものかもしれません。
ノーコード自動化ツールYoomは、どんな方でもすぐに実現可能な最適ツールとなる可能性があります。
PDFファイルを効率的に結合する自動化テンプレート
ここでは、様々なトリガーをきっかけにPDFファイルを自動で結合し、指定の場所に保存する具体的な自動化の例を紹介します！
これらのテンプレートを活用することで、手作業によるPDFの結合業務を大幅に削減し、業務の正確性とスピードを向上させることができます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
スケジュールをトリガーにストレージサービス上のPDFを結合する
設定したスケジュール（例えば、毎日や毎週特定の曜日など）をトリガーとして、Boxのようなストレージサービス内の特定フォルダにあるPDFファイルを自動的に結合し、別の指定フォルダに保存することができます。
定期的に発生するPDF結合業務を完全に自動化し、作業漏れや遅延を防ぎながら、常に最新の統合済みPDFを管理できるようになります。
指定日時にBoxの特定フォルダに保存されたPDFを結合し、別のフォルダに保存する
試してみる
■概要
日々の業務で、Boxに保存された複数のPDFファイルを手作業で一つにまとめ、管理用の別フォルダへ移動する作業に時間を取られていませんか。また、手作業によるファイルの選択ミスや保存先の誤りも気になるところです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にBox内の特定フォルダにあるPDFを自動で結合し、指定のフォルダへ保存するため、こうした定型業務の負担を軽減し、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを利用し、定期的に複数のPDFファイルを結合・整理している業務担当者の方
- 手作業によるPDFの結合や移動で発生しがちな、ファイルの選択漏れや保存ミスを防止したい方
- ファイル管理のような定型業務を自動化し、より創造的なコア業務へ時間を充てたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでPDFの結合と移動が自動的に実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 人の手による作業を介さないことで、ファイルの選択ミスや結合漏れ、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーのリスクを減らすことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを実行したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを設定し、結合対象のPDFが保存されているフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「リスト型のアウトプットを個々のアウトプットに分割」アクションを設定し、取得したファイルリストを個別のファイル情報に分けます。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、分割されたPDFファイルのうち1つ目をダウンロードします。
- 次に、オペレーションで再度Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、2つ目のPDFファイルをダウンロードします。
- さらに、オペレーションで再度Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、3つ目のPDFファイルをダウンロードします。(この例では3つのファイルを扱います。実際のファイル数に合わせてこのダウンロードオペレーションの数を調整してください。)
- その後、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを結合します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定した別のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを実行する任意の日時を指定可能ですので、業務サイクルに合わせて設定してください。
- Boxの各オペレーション（「フォルダ内の項目のリストを取得」、「ファイルをダウンロード」、「ファイルをアップロード」）では、実際に使用しているBoxのフォルダを任意で指定してください。
- 結合したいPDFファイルの数に応じて、Boxの「ファイルをダウンロード」のオペレーション数を調整してください。このテンプレートでは3つのファイルを例としていますが、増減が可能です。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションでは、結合後のファイル名に、フローの前段階で取得した情報（日付や特定のファイル名など）を変数として組み込んだり、固定のテキストを設定したりすることが可能です。
■注意事項
フォームの送信をトリガーにPDFを結合する
Yoomのフォームなどでファイルアップロードを受け付け、送信された複数のPDFファイルを自動で結合し、OneDriveのようなストレージサービスに格納することができます。
申請書やアンケート回答に添付されたPDFなどを手動で集めて結合する手間を省き、受付から保管までを自動化！
フォームから送信されたPDFを結合し、OneDriveに格納する
試してみる
■概要
フォームからのデータ提出は便利ですが、複数のPDFを一つにまとめ、特定の場所に手作業で格納する業務は手間がかかり、時にはミスの原因にもなるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でPDFファイルが結合され、OneDriveの指定フォルダへ格納されるため、これらの課題をスムーズに解消し、業務の正確性と効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム機能を利用し、定期的にPDFファイルを受領・管理している方
- 複数のPDFファイルを手作業で結合し、OneDriveへ格納している担当者の方
- ファイル管理業務を自動化し、コア業務へ集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に、PDFの結合からOneDriveへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの選択ミスや格納漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を設定し、フォームが送信された際にフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでデータ操作・変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームから送信された複数のPDFファイルを一つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のフォルダへ格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能の設定では、収集したい情報に応じて質問内容を自由にカスタマイズできます。
- データ操作・変換機能のファイル結合設定では、結合対象とするファイルや、結合後のファイル名を固定値だけでなく、フォームの回答内容（アウトプット）を利用して動的に設定することが可能です。
- OneDriveへのファイルアップロード設定では、格納先のドライブIDやフォルダを示すアイテムIDを指定したり、ファイル名をフォームの回答内容（アウトプット）に基づいて柔軟に設定したりできます。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
メールの受信をトリガーにPDFを結合する
Gmailなどで特定の条件（例えば、特定の送信者や件名など）を満たすメールを受信した際に、添付されているPDFファイルを自動で結合し、Google Driveのようなストレージサービスに保存することができます。
取引先から送られてくる複数の書類PDFなどをメールソフトから一つ一つダウンロードして結合する手間がなくなり、迅速かつ正確な情報集約につながります。
Gmailで受け取ったPDFを結合し、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Gmailで日々受け取る複数のPDFファイル、それらを手作業で一つにまとめ、Google Driveの所定の場所に格納する作業に時間を取られていませんか。また、手作業ではファイルの結合ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したPDFファイルを自動で結合し、Google Driveへ格納する一連の流れを自動化でき、これらの課題を効率的に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するPDFの結合とGoogle Driveへの保存に手間を感じている方
- 複数のPDFファイルを扱う業務が多く、ファイル管理の効率化を目指している担当者の方
- 定型的なファイル処理作業を自動化し、コア業務への集中時間を増やしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したPDFファイルの結合からGoogle Driveへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手作業による結合漏れや保存ミス、ファイル名の誤りといったヒューマンエラーのリスクを減らし、業務の正確性を高められます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、該当ラベルが付与されたメールの受信を検知します。
- 続いて、オペレーションでデータの操作・変換機能を選択し、「PDFファイルを結合」アクションを設定して、受信メールに添付されたPDFファイルを一つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のフォルダへ自動でアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローが起動する間隔や、自動化の対象としたいメールに付与されている受信ラベルを任意で設定してください。
- データの操作・変換機能におけるPDF結合の設定では、結合するファイルを具体的に指定したり、結合後のPDFファイル名を固定の文字列やアクションの結果（アウトプット）を用いて動的に設定することが可能です。
- Google Driveへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダIDを任意で指定したり、アップロードするファイル名を他のアクションの結果（アウトプット）を利用して柔軟にカスタマイズすることができます。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
PDFを指定日時に自動結合・保存するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、指定した日時にBoxの特定フォルダに保存されている複数のPDFファイルを自動で結合し、その結果を別のフォルダに保存するフローの作り方をご紹介します！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Boxとのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フローの詳細設定（トリガー設定～ファイル結合設定）
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
指定日時にBoxの特定フォルダに保存されたPDFを結合し、別のフォルダに保存する
試してみる
■概要
日々の業務で、Boxに保存された複数のPDFファイルを手作業で一つにまとめ、管理用の別フォルダへ移動する作業に時間を取られていませんか。また、手作業によるファイルの選択ミスや保存先の誤りも気になるところです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にBox内の特定フォルダにあるPDFを自動で結合し、指定のフォルダへ保存するため、こうした定型業務の負担を軽減し、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを利用し、定期的に複数のPDFファイルを結合・整理している業務担当者の方
- 手作業によるPDFの結合や移動で発生しがちな、ファイルの選択漏れや保存ミスを防止したい方
- ファイル管理のような定型業務を自動化し、より創造的なコア業務へ時間を充てたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでPDFの結合と移動が自動的に実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 人の手による作業を介さないことで、ファイルの選択ミスや結合漏れ、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーのリスクを減らすことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを実行したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを設定し、結合対象のPDFが保存されているフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「リスト型のアウトプットを個々のアウトプットに分割」アクションを設定し、取得したファイルリストを個別のファイル情報に分けます。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、分割されたPDFファイルのうち1つ目をダウンロードします。
- 次に、オペレーションで再度Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、2つ目のPDFファイルをダウンロードします。
- さらに、オペレーションで再度Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、3つ目のPDFファイルをダウンロードします。(この例では3つのファイルを扱います。実際のファイル数に合わせてこのダウンロードオペレーションの数を調整してください。)
- その後、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを結合します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定した別のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを実行する任意の日時を指定可能ですので、業務サイクルに合わせて設定してください。
- Boxの各オペレーション（「フォルダ内の項目のリストを取得」、「ファイルをダウンロード」、「ファイルをアップロード」）では、実際に使用しているBoxのフォルダを任意で指定してください。
- 結合したいPDFファイルの数に応じて、Boxの「ファイルをダウンロード」のオペレーション数を調整してください。このテンプレートでは3つのファイルを例としていますが、増減が可能です。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションでは、結合後のファイル名に、フローの前段階で取得した情報（日付や特定のファイル名など）を変数として組み込んだり、固定のテキストを設定したりすることが可能です。
■注意事項
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、YoomとBoxを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは実際に、Boxを登録してみましょう。
Boxの連携
以下の解説をご参照ください。
これで、アプリの登録が完了しました！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
スムーズに設定できるよう、テンプレートが用意されています。まずはコピーから始めましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
指定日時にBoxの特定フォルダに保存されたPDFを結合し、別のフォルダに保存する
試してみる
■概要
日々の業務で、Boxに保存された複数のPDFファイルを手作業で一つにまとめ、管理用の別フォルダへ移動する作業に時間を取られていませんか。また、手作業によるファイルの選択ミスや保存先の誤りも気になるところです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にBox内の特定フォルダにあるPDFを自動で結合し、指定のフォルダへ保存するため、こうした定型業務の負担を軽減し、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを利用し、定期的に複数のPDFファイルを結合・整理している業務担当者の方
- 手作業によるPDFの結合や移動で発生しがちな、ファイルの選択漏れや保存ミスを防止したい方
- ファイル管理のような定型業務を自動化し、より創造的なコア業務へ時間を充てたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでPDFの結合と移動が自動的に実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 人の手による作業を介さないことで、ファイルの選択ミスや結合漏れ、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーのリスクを減らすことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを実行したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを設定し、結合対象のPDFが保存されているフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「リスト型のアウトプットを個々のアウトプットに分割」アクションを設定し、取得したファイルリストを個別のファイル情報に分けます。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、分割されたPDFファイルのうち1つ目をダウンロードします。
- 次に、オペレーションで再度Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、2つ目のPDFファイルをダウンロードします。
- さらに、オペレーションで再度Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、3つ目のPDFファイルをダウンロードします。(この例では3つのファイルを扱います。実際のファイル数に合わせてこのダウンロードオペレーションの数を調整してください。)
- その後、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを結合します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定した別のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを実行する任意の日時を指定可能ですので、業務サイクルに合わせて設定してください。
- Boxの各オペレーション（「フォルダ内の項目のリストを取得」、「ファイルをダウンロード」、「ファイルをアップロード」）では、実際に使用しているBoxのフォルダを任意で指定してください。
- 結合したいPDFファイルの数に応じて、Boxの「ファイルをダウンロード」のオペレーション数を調整してください。このテンプレートでは3つのファイルを例としていますが、増減が可能です。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションでは、結合後のファイル名に、フローの前段階で取得した情報（日付や特定のファイル名など）を変数として組み込んだり、固定のテキストを設定したりすることが可能です。
■注意事項
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：スケジュールのトリガー設定
1.記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.トリガーを実行する具体的なスケジュールを設定しましょう。
下記赤枠をクリックすると、お好みの日付や曜日にカスタマイズ出来ます。
今回は下記のように「毎月1日の朝9時」に起動するように設定しました。ほかにも設定方法はあるので業務内容に合わせて入力してください。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ4：Boxフォルダ内の項目リスト設定
1.次は、Boxフォルダ内の項目リストを取得するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを設定します。
アカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
アクションは、テンプレート通りに「フォルダ内の項目のリストを取得」のままで大丈夫なので「次へ」をクリックして進んでください。
3.ここでは、Boxのフォルダを指定します。まだフォルダの準備が出来ていない場合はこのタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなフォルダを作成しました。
また、この後のテスト操作で、このフォルダにPDFファイルが複数保存されている必要があります。テスト用のPDFファイルで良いので3つ保存しておきましょう。
Boxの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
フォルダのコンテンツIDの入力欄下に注釈がありますのでこちらを参考に、先ほど準備したフォルダのコンテンツIDを入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
Boxに保存した資料の内容が反映していればOKです!最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ5：データ操作設定
1.次は、リスト型のアウトプットを個々のアウトプットに分割するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.PDFファイルを結合するための具体的な操作の条件を設定します。
- タイトル：特にこだわりがなければ変更不要です。
- 変換タイプ：デフォルトで「リスト型のアウトプットを個々のアウトプットに分割」が選択されています。こちらも変更は不要です。
- 分割対象の取得した値：「コンテンツIDの一覧」と「コンテンツ名の一覧」から選択できます。どちらかお好きな方を選択してください。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ6：Boxのファイルダウンロード設定
1.次は、Boxからファイルをダウンロードするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを設定しましょう。
先ほどと同様に、アカウント情報やアクションを確認して次に進みましょう。
3.box内の特定のファイルをダウンロードするため、コンテンツIDを設定します。
入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されるので、対象のコンテンツIDを選択してください。
※取得した値について
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、ダウンロードボタンと取得した値が表示されます。ダウンロードボタンよりファイルをダウンロードして、指定した対象のファイルであればOKです!
最後に、「保存する」を押してください。
同じように、下記赤枠のアクション(保存したファイルの数分)もそれぞれ設定を行いましょう。
コンテンツIDを入力する際に、先ほど選択しなかった「コンテンツIDの一覧_2」と「コンテンツIDの一覧_3」をそれぞれ選択してください。
3つのファイルダウンロード設定が完了したら、次のステップへ進みましょう。
ステップ7：取得したPDFファイルを結合する設定
1.次は、PDFファイルを結合するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.PDFファイルを結合するため操作条件の設定を行います。
- タイトル：特にこだわりがなければ変更不要です。
- 変換タイプ：デフォルトで「PDFファイルを結合」が選択されています。こちらも変更は不要です。
- 結合するPDFファイル：デフォルトでそれぞれダウンロードしたPDFファイルが設定されています。こちらもそのままで大丈夫です。
- 結合後のファイル名：お好きなファイル名を入力してください。
アウトプットを活用して日付などをファイル名に挿入することも可能ですので、カスタマイズしてください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、ダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンからファイルを取得し、結合された内容であれば問題ありません。
最後に、「保存する」を押してください。
ステップ8：Boxへファイルをアップロード設定
1.次は、Boxへ先ほど作成した結合後のPDFファイルをアップロードするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.これまで同様に連携アカウントとアクションを確認します。
3.ここでは、具体的にどのBoxフォルダに出来上がったPDFファイルをアップロードするか設定します。
今回は、下記のようなテスト用のフォルダを作成したので、こちらにアップロードするよう設定したいと思います。
アップロード先のフォルダ準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考に、それぞれの項目を入力しましょう。
- ファイル名：入力欄をクリックし、先ほど作成した結合ファイルのファイル名を選択してください。
- 格納先フォルダのコンテンツID：アップロードしたいフォルダのコンテンツIDを入力欄下の注釈を参考に入力してください。
- ファイルの添付方法、ファイル：デフォルトで結合したファイルが設定されているので、変更不要です。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、指定したBoxのフォルダにデータがアップロードされているはずです。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ9：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
データ変換機能を使った便利な自動化例
日々の業務で発生する細かなデータ処理も、ノーコードでスマートに自動化できます。
たとえば、Google フォームで受け取った情報の整形や、YouTubeのレポート作成、請求書の為替変換やPDF変換まで、Yoomのテンプレートを活用すればボタンひとつで処理可能に。Microsoft ExcelやSlackなどおなじみのツールと連携しながら、手間を省いて正確な処理を実現できます。
データ変換の一手間を自動化して、よりコアな業務に集中しませんか？
Discordに送信された内容で複数ファイルを作成・結合し、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Discordで共有される情報から書類を作成・格納する作業に手間を感じていませんか。
これらの作業は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Discordへのメッセージ投稿をきっかけにAIが必要なデータを抽出し、複数の書類を作成・結合した後、Google Driveに格納するまでを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで共有された情報をもとに、手作業で書類作成を行っている方
- 複数のファイルを手動で結合し、Google Driveに格納する作業に非効率を感じている方
- AIを活用して、日々の定型業務を自動化したいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordへの投稿からファイル作成、結合、格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの作成・結合漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Discord、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メッセージ内容から必要な情報を取り出します。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを2つ設定し、抽出したデータを用いてそれぞれ書類を作成します。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションで、作成した2つのPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、通知を監視したいサーバーやチャンネルを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、Discordのメッセージからどの情報を抽出するかを指定でき、抽出精度を高めるためのプロンプトも自由に設定できます。
- Google スプレッドシートで書類を発行する際には、テンプレートとなる任意の雛形ファイルを指定してください。
雛形内の変数部分にAIで抽出した値が挿入されます。 - PDFファイルを結合するオペレーションでは、どのファイルを結合対象にするかを任意で設定できます。
- Google Driveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやアップロードする際のファイル名を自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Discord、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームから回答が送信されたら正規表現による置換処理を自動で行い、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケートや申込情報をGoogle スプレッドシートへ手作業で転記し、さらに特定のルールに基づいてテキストを修正する作業は、手間がかかる上にミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、AI機能が正規表現を用いて自動でテキストの置換処理を行い、整形されたデータをGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集したデータの表記ゆれを手作業で修正し、非効率を感じている方
- テキストの置換や転記のミスをなくし、Google スプレッドシートのデータ精度を向上させたい方
- 正規表現を用いたテキスト処理を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からテキストの置換、スプレッドシートへの追加までを自動化し、手作業によるデータ加工や転記に費やしていた時間を削減します。
- 自動処理によって、手作業で起こりがちな置換ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでAI機能の「データを操作・変換する」アクションを設定し、正規表現を用いた置換ルールを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、整形後のデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「データを操作・変換する」アクションにて、置換対象としたいフォームの回答項目や、適用する正規表現の変換ルールを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションにて、データを出力するファイルやシート、列に対して、どの値を登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
毎週YouTubeからレポートを取得し、書類を自動作成してDropBoxに保存する
試してみる
■概要
毎週のYouTubeチャンネルのレポート作成業務に、手間や時間を取られていないでしょうか？
手作業でのデータ収集や書類作成は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでYouTubeのレポート情報を自動で取得し、Google スプレッドシートを雛形に書類を作成後、Dropboxへ保存する一連の流れを自動化し、定型的なレポーティング業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- YouTubeチャンネルのレポート作成を定期的に手作業で行っているマーケティング担当者の方
- 複数のSaaSを跨いだデータ集計や書類作成業務の効率化を検討しているチームリーダーの方
- 定型的なレポーティング業務を自動化し、分析などのコア業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎週決まった日時にレポート取得から書類作成、保存までを自動で実行するため、これまで手作業で行っていたレポーティング業務の時間を短縮できます。
- 手動でのデータ収集や転記作業が不要になるため、数値の入力ミスやファイルの保存忘れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、YouTube、Google スプレッドシート、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでデータ操作・変換機能の「1週間前の日付を取得」アクションを設定し、レポート対象期間を定めます。
- 次に、オペレーションでYouTubeの「チャンネルレポートを取得」アクションを設定します。
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータをもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成した書類を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、レポートを作成したい曜日や時間など、任意の日時を設定してください。
- データ操作・変換機能では、レポート期間の指定方法に合わせて、対象とするテキストや変換ルールを任意で設定します。
- YouTubeでチャンネルレポートを取得するアクションでは、対象のチャンネルIDや、取得したいレポート期間の開始日・終了日を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、レポートの雛形となる書類や、取得したデータを反映させるための置換後の文字列を任意で設定します。
- Dropboxでファイルをアップロードするアクションでは、作成したレポートを保存したいフォルダのパスやファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- YouTube、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームの請求書をOCRで読み取り、現在の為替レートに変換してMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
フォームの請求書をOCRで読み取り、現在の為替レートに変換してMicrosoft Excelに追加するフローです。
YoomのOCR機能でフォームで受信した請求書情報を読み取り、最新の為替レートに自動変換し、結果をMicrosoft Excelに追加します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 請求書処理に時間を取られている経理担当者の方
- 為替レートの変動を反映させながらMicrosoft Excelでデータ管理を行いたいビジネスパーソン
- 手動入力によるヒューマンエラーを減らしたい企業の担当者
- 業務プロセスの自動化を進めたい経営者や管理職の方
- 複数通貨での取引があり、正確な為替換算が求められるチーム
■このテンプレートを使うメリット
このフローは、請求書に記載されている請求額を現在の為替レートに自動変換し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
変換されたデータをMicrosoft Excelにスムーズに追加することで、手作業の手間やミスを減らし、経理業務をより迅速に行えます。
これまで手作業で発生していたヒューマンエラーを回避することで、データの正確性を保ちます。
また、請求書が届いた時点の最新の為替レートを自動反映することで、正確な金額管理が可能となります。
これらによって業務ワークフローが効率化され、時間とコストを節約できるでしょう。
Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して通知する
試してみる
■概要
「Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して通知する」ワークフローは、Slackで共有された日付情報を「YYYYMMDD」形式に自動変換し、必要なメンバーに通知する業務ワークフローです。日付データの一貫性を保ちつつ、通知作業の手間を省くことで、チームのコミュニケーションをスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackを日常的に活用しており、日付データの管理に課題を感じている方
- 「YYYYMMDD」形式でのデータ統一を図りたいチームリーダー
- 手動での日付変換や通知作業に時間を取られている業務担当者
- チーム内の情報共有を効率化し、ミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して、自動的に通知されるため、手動でのデータ変換の手間を省けます。
投稿された日付データを変換することで手動入力によるフォーマットのばらつきを防ぎ、データの一貫性を保てます。
自動化によって、データ変換におけるヒューマンエラーを防止でき、正確なデータ管理を実現できます。
まとめ
複数のPDFファイルをバッチ処理で自動的に結合すれば、これまで手作業で行っていた「ファイルの収集」「順番の整理」「結合」などの作業にかかる時間や手間を、大幅に減らすことができます。
同時に、ヒューマンエラーのリスクも抑えられるのが大きなメリットです。
たとえば、毎月の報告書作成や、顧客への提出資料の準備といったルーティン業務も、よりスムーズに。手間のかかる処理から解放されることで、分析や戦略立案など、より重要な業務に集中しやすくなります。
結果として、仕事全体の質やスピードの向上も期待できます。
今回ご紹介した自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくてもすぐに始められます。画面操作だけで簡単に設定できるので、「まずは試してみたい」という方にもぴったりです。
ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
関連記事：Googleフォームと連携したフローを紹介した記事
よくあるご質問
Q：フローボット内で扱うファイル数や容量に上限はありますか？
A：ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
ファイルの容量制限について
Q：Box以外のクラウドストレージでも設定できますか？
A：はい、可能です！
例えば、以下のフローボットはGoogleDriveとDropboxを連携したものになります。複数のストレージサービスを使っている方にとって、格納先のツールを運用状況に合わせて設定できるのは嬉しいポイントです。
Googleフォームから送信されたPDFを結合し、Dropboxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や申込書など、複数のPDFファイルを一つにまとめる作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、それらをDropboxへ手動で格納する作業は、時間もかかり、ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、関連するPDFファイルを自動で結合し、指定したDropboxのフォルダへ格納することが可能になり、こうした課題の解消に役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとDropboxを日常的に利用し、情報管理を行っている方
- 複数のPDFファイルを手作業で結合、整理することに手間を感じている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、作業効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、関連PDFの結合とDropboxへの格納が自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの結合ミスや、格納忘れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォーム回答に関連する1つ目のPDFファイルをダウンロードします。
- さらにオペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、2つ目のPDFファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、ダウンロードした2つのPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」では、結合後のファイル名に、前段階で取得した情報（フォームの回答内容など）を変数として設定したり、固定値を設定したりできます。
- Dropboxのファイルアップロード設定では、結合されたPDFを格納したい任意のフォルダを指定してください。
■注意事項
Q：連携が失敗した場合の通知や再実行は可能ですか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
・Slack・Chatworkへの通知設定
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
・エラーの対応方法
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
