「見積書や請求書、契約書などを一枚一枚手作業で作成し送付する作業に追われている…」
「入力ミスも発生しがちで、本来集中すべきコア業務になかなか手が回らない…」
このように、定型的な書類作成業務に多くの時間を費やしている状況に、課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、フォームへの入力内容やスプレッドシートのデータなど、様々な情報をもとに、複数のPDF書類を一括で自動作成できる仕組みがあれば、こうした日々の煩雑な作業から解放されるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも低減でき、より生産的な業務に集中するための貴重な時間を確保できるかもしれませんよね！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門知識がなくてもノーコードで簡単に実現でき、手作業による手間やミスを大幅に削減できるので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには様々なデータをもとにPDF書類を一括作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームの情報をもとに、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する
試してみる
■概要
「フォームの情報をもとに、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する」ワークフローは、入力フォームから集めたデータを活用して複数の書類を自動生成し、それらをPDF形式でまとめてGmailにて送信する業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、手作業による作成や送信の手間を削減し、業務の効率化と精度向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームの入力データをもとに複数の書類を作成する作業を煩雑に感じている事務担当者の方
・書類作成やPDFへの変換、メール送信のプロセスを自動化して、業務効率を向上させたいと考えている管理職の方
・手動で行う書類作成やメール送信に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
■注意事項
・Googleドキュメント、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
PDFを一括作成する自動化テンプレート
普段利用している様々なツールを起点として、PDF書類を一括で作成する業務を自動化する方法をご紹介します。手作業での作成や転記ミスから解放され、業務効率を向上させることが可能です。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームから送信されたデータをトリガーにPDFを一括作成する
WebフォームやGoogleフォームなどに入力・送信された情報をもとに、自動で複数のPDF書類を一括作成できます。
申込書やアンケート回答に基づく書類発行の手間を削減し、迅速な対応を実現できるはずです！
フォームの情報をもとに、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する
試してみる
■概要
「フォームの情報をもとに、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する」ワークフローは、入力フォームから集めたデータを活用して複数の書類を自動生成し、それらをPDF形式でまとめてGmailにて送信する業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、手作業による作成や送信の手間を削減し、業務の効率化と精度向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームの入力データをもとに複数の書類を作成する作業を煩雑に感じている事務担当者の方
・書類作成やPDFへの変換、メール送信のプロセスを自動化して、業務効率を向上させたいと考えている管理職の方
・手動で行う書類作成やメール送信に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
■注意事項
・Googleドキュメント、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Googleフォームの情報をもとに、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する
試してみる
■概要
「Googleフォームの情報をもとに、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する」ワークフローは、フォームで集めたデータを活用して効率的に書類作成と配信を自動化します。
YoomのAPI連携や書類発行の機能を駆使し、手間のかかる作業をスムーズに進めることができます。
このワークフローを導入することで、業務の迅速化とミスの削減が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで収集したデータを使った書類作成に時間を取られている方
・手作業でPDFを作成し、Gmailで送信するプロセスを自動化したい方
・業務の効率化を図り、リソースを他の重要なタスクに充てたい企業の担当者
・ミスの発生を減らし、正確な書類配信を実現したい事務担当者
・Yoomを活用して、既存のSaaSアプリとの連携を強化したいIT管理者
■注意事項
・Googleフォーム、Googleドキュメント、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
メール受信をトリガーにPDFを一括作成する
GmailやOutlookなどで特定のメールを受信した際に、その内容から必要な情報を抽出し、自動で複数のPDF書類を一括作成可能です。
メールでの依頼に基づく請求書発行などを効率化し、見落としや遅延を防止しましょう！
Gmailで受信したメールをもとに、複数の書類を一括作成しPDFをメールで送信する
試してみる
■概要
「Gmailで受信したメールをもとに、複数の書類を一括作成しPDFをメールで送信する」フローは、受信メールの内容を活用して各種書類を自動的に生成し、PDF形式で関係者に送信する業務ワークフローです。
手動で行っていた書類作成やPDF化、メール送信のプロセスを一括化することで、時間と労力を削減し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで情報共有を行っており、メール内容を基に複数の書類を作成する業務がある方
・書類のPDF化やメール送信を手作業で行っており、効率化を図りたい事務担当者の方
・Yoomを活用して業務ワークフローを自動化し、作業時間を短縮したい方
・定型的な書類作成と配布に多くの時間を費やしているチームリーダーの方
・ミスなく迅速に書類を共有したい経営者や管理者の方
■注意事項
・Gmail、Googleドキュメント、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信したメールをもとに、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する
試してみる
■概要
「Outlookで受信したメールをもとに、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する」ワークフローは、メール内容から自動的に複数の書類を生成し、一括でPDF化。その後、Gmailを使用して指定の宛先へ送信します。
これにより、手作業の負担を軽減し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に利用しているビジネスパーソン
・書類作成やメール送信に多くの時間を費やしている事務担当者
・PDFの一括作成と自動送信で業務プロセスを効率化したい企業の担当者
・手動作業によるミスを減らし、業務の正確性を高めたい方
・業務ワークフローの標準化を図りたいチームリーダー
■注意事項
・Outlook、Googleドキュメント、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
データベース/CRMサービスの更新をトリガーにPDFを一括作成する
Google スプレッドシートのような表計算ソフトや、Airtableなどのデータベースサービスでデータが追加・更新されたタイミングで、その情報を基に自動で複数のPDF書類を一括作成します。
顧客リストや商品リストからの帳票発行などを自動化し、常に最新の情報に基づいた書類を作成できます！
Google スプレッドシートで行が追加されたら、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートで行が追加されたら、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する」ワークフローは、データ入力からPDF生成、メール送信までを自動化する業務ワークフローです。
このワークフローを活用すれば、データの追加に連動して必要な書類を一括で生成し、PDF形式でGmailに自動送信できます。
業務の効率化とミスの防止に役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを日常的に使用し、データ管理に手間を感じているビジネスユーザーの方
・複数の書類を毎回手作業で作成し、PDF化やメール送信に時間を取られている方
・業務プロセスの自動化を検討しており、効率化とミス防止を目指しているチームリーダーや管理者の方
・PDF 一括作成とGmail連携を通じて、日常業務のデジタル化を推進したいと考えている経営者の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Airtableでレコードが追加されたら、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する
試してみる
■概要
「Airtableでレコードが追加されたら、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する」ワークフローは、Yoomを活用した業務ワークフローです。
Airtableに新しいレコードが追加されると、自動的に必要な書類をPDF形式で一括作成し、Gmailを通じて指定の宛先に送信します。
これにより、データ管理から文書作成、メール送信までの一連の作業がスムーズに自動化され、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableを利用しており、手動での書類作成に時間がかかっている方
・複数の書類をPDF形式で一括作成し、効率的に管理したいビジネスパーソン
・Gmailを活用して自動的に作成書類のメール送信を行いたい方
・業務フローの自動化を進めたいと考えているチームリーダーや管理者
・書類作成やメール送信のプロセスを標準化し、業務の一貫性を保ちたい方
■注意事項
・Airtable、Googleドキュメント、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォーム情報からPDFを一括作成・送信するフローを作ってみよう
それでは、代表的な例として、Webフォームに入力された情報をもとに、複数のPDF書類を一括で自動作成し、指定のメールアドレスへ送信するフローを解説します！この設定により、フォーム送信後の手動での書類作成・送付作業が不要になります。
ここではYoomを使用してノーコードで設定を進めますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleドキュメント、Google スプレッドシート、Gmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Yoomフォームの作成、書類発行設定、Gmail送信設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
フォームの情報をもとに、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する
試してみる
■概要
「フォームの情報をもとに、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する」ワークフローは、入力フォームから集めたデータを活用して複数の書類を自動生成し、それらをPDF形式でまとめてGmailにて送信する業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、手作業による作成や送信の手間を削減し、業務の効率化と精度向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームの入力データをもとに複数の書類を作成する作業を煩雑に感じている事務担当者の方
・書類作成やPDFへの変換、メール送信のプロセスを自動化して、業務効率を向上させたいと考えている管理職の方
・手動で行う書類作成やメール送信に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
■注意事項
・Googleドキュメント、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：マイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Googleドキュメントの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogleドキュメントと入力し、Googleドキュメントのアイコンをクリックします。
2.ログインする
下記の画面となりますので「Sign in with Google」をクリックします。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.ログインする
下記の画面となりますので「Sign in with Google」をクリックします。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Gmailの連携
1.検索する
検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。
2.ログインする
下記の画面となりますので「Sign in with Google」をクリックします。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
フォームの情報をもとに、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する
試してみる
■概要
「フォームの情報をもとに、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する」ワークフローは、入力フォームから集めたデータを活用して複数の書類を自動生成し、それらをPDF形式でまとめてGmailにて送信する業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、手作業による作成や送信の手間を削減し、業務の効率化と精度向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームの入力データをもとに複数の書類を作成する作業を煩雑に感じている事務担当者の方
・書類作成やPDFへの変換、メール送信のプロセスを自動化して、業務効率を向上させたいと考えている管理職の方
・手動で行う書類作成やメール送信に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
■注意事項
・Googleドキュメント、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：フォームトリガー設定
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.フォームを作成
ここでは、フォームの具体的な内容を設定します。
デフォルトで質問が入力されていますが、質問の追加や削除も可能ですので、お好みでカスタマイズしてください。
今回は、下記のようなフォームを作成しました。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.フォームの表示確認と詳細設定
下記赤枠を押して、先ほど設定したフォームの内容を確認してみましょう。
プレビューページと完了ページをそれぞれ確認し、内容に誤りがないかチェックしてください。
フォーム内容に問題がなければページを下に進み、「取得した値」を入力してください。
ここには、フォームの回答を入力しましょう。今回はテストなので下記のように入力しました。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ4：Googleドキュメントの契約書発行設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.書類の連携
ここでは、契約書の雛形となるGoogleドキュメントを設定します。
まだ、雛形のGoogleドキュメントと保管先であるGoogle Driveフォルダの準備が出来ていない場合は、このタイミングで作成してください。
- Googleドキュメント：今回は下記のような契約書の雛形を作成しました。
雛形を作成する際の注意点として、{}で囲った文字列が「置換対象の文字列」となりますので、置換対象としたい文言ごとに{}で囲って入力してください。
※詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください。
- Google Drive：出来上がった見積書の格納先となる、Google Driveのフォルダを作成してください。今回は下記赤枠のようなフォルダを作成しました。
GoogleドキュメントとGoogle Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
下記の項目を入力してください。
- ドキュメントのファイルID：入力欄をクリックすると下記のように候補が表示されます。先ほど作成したGoogleドキュメントを選択してください。
- 格納先のGoogle DriveフォルダID：こちらも入力欄をクリックすると候補が表示されますので、保存先であるGoogle Driveのフォルダを選択してください。
- 出力ファイル名：ここでは、ファイル名の指定ができます。入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、お好みでファイル名を指定してください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.置換条件の設定
Googleドキュメントで囲った{}の置換対象の文字列を、フォームの回答を置換後として設定します。
下記画像のようにそれぞれの入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、置換後の文字列を選択してください。
今回は、下記のように置換後の文字列を設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、ダウンロードボタンが表示されますので、データが反映しているか確認してみましょう。
下記のように、指定したテキストに置き換えた契約書がダウンロードできました!
ちなみに設定したGoogle Driveにも、指定したファイル名でGoogleドキュメントファイルとPDFファイルが赤枠のように保存できていました!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択し次のステップへお進みください。
ステップ5：Google スプレッドシートの見積書発行設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.書類の連携
ここでは、見積書の雛形となるGoogle スプレッドシートを設定します。
まだ、雛形のGoogle スプレッドシートの準備が出来ていない場合は、このタイミングで作成してください。
前のステップで作成したように、注意点を踏まえて雛形を準備しましょう。
※詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください。
今回は、下記のような見積書の雛形を作成しました。
Google スプレッドシートの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
下記の項目を入力してください。
- スプレッドシートのファイルID：入力欄をクリックすると下記のように候補が表示されます。先ほど作成したGoogle スプレッドシートの見積書を選択してください。
- 格納先のGoogle DriveフォルダID：こちらも入力欄をクリックすると候補が表示されますので、保存先であるGoogle Driveのフォルダを選択してください。
- 出力ファイル名：ここでは、ファイル名の指定ができます。入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、お好みでファイル名を指定してください。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.置換条件の設定
Google スプレッドシートで囲った{}の置換対象の文字列を、フォームの回答を置換後として設定します。
下記画像のようにそれぞれの入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、置換後の文字列を選択してください。
今回は、下記のように置換後の文字列を設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、ダウンロードボタンが表示されますので、データが反映しているか確認してみましょう。
下記のように、指定したテキストに置き換えた見積書がダウンロードできました!
ちなみに設定したGoogle Driveにも、指定したファイル名でGoogle スプレッドシートファイルとPDFファイルが赤枠のように保存できていました!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択し次のステップへお進みください。
ステップ6：Google スプレッドシートの請求書発行設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.書類の連携
ここでは、請求書の雛形となるGoogle スプレッドシートを設定します。
まだ、雛形のGoogle スプレッドシートの準備が出来ていない場合は、このタイミングで作成してください。
前のステップで作成したように、注意点を踏まえて雛形を準備しましょう。
※詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください。
今回は、下記のような請求書の雛形を作成しました。
Google スプレッドシートの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
下記の項目を入力してください。
- スプレッドシートのファイルID：入力欄をクリックすると下記のように候補が表示されます。先ほど作成したGoogle スプレッドシートの請求書を選択してください。
- 格納先のGoogle DriveフォルダID：こちらも入力欄をクリックすると候補が表示されますので、保存先であるGoogle Driveのフォルダを選択してください。
- 出力ファイル名：ここでは、ファイル名の指定ができます。入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、お好みでファイル名を指定してください。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.置換条件の設定
Google スプレッドシートで囲った{}の置換対象の文字列を、フォームの回答を置換後として設定します。
下記画像のようにそれぞれの入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、置換後の文字列を選択してください。
今回は、下記のように置換後の文字列を設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、ダウンロードボタンが表示されますので、データが反映しているか確認してみましょう。
下記のように、指定したテキストに置き換えた請求書がダウンロードできました!
ちなみに設定したGoogle Driveにも、指定したファイル名でGoogle スプレッドシートファイルとPDFファイルが赤枠のように保存できていました!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択し次のステップへお進みください。
ステップ7：Gmailでメール送信設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.メールの設定
Gmailで送信するメールの具体的な内容について設定します。
各入力欄をクリックすると、下記画像のようにアウトプットが表示されます。アウトプットを活用して、メール内容をお好きに設定してください。
今回は、下記のようにメール内容を設定しました。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.メール送信のテスト
前のページで設定したメールの内容が反映しているので、内容に誤りがないか確認しましょう。
内容に誤りがなければ、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので確認してみましょう。
下記画像のように、指定した内容のメールが届いていればOKです。
最後に、Yoom画面の戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ8：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
書類作成に関するその他の自動化事例
Yoomなら様々な自動化の実現が可能です！例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
Google DriveにアップロードされたファイルをGeminiで要約し、書類を発行する
試してみる
■概要
「Google DriveにアップロードされたファイルをGeminiで要約し、書類を発行する」業務ワークフローは、ドキュメント管理を効率化するための自動化プロセスです。
これにより、情報整理の手間を削減し、スピーディーな共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveで多くのファイルを管理しているビジネスユーザー
・文書の要約作業に時間を割かれている事務担当者
・情報共有の効率化を目指すチームリーダー
・Yoomを活用して業務プロセスの自動化を検討している方
・AIを活用したドキュメント管理に興味がある方
■注意事項
・Google Drive、GeminiとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローはデータ収集から書類作成、保管までを一貫して自動化する業務ワークフローです。
Googleフォームで集めた回答を基に必要な書類をGoogleドキュメントで自動生成し、Google Driveに整理して保存します。
これにより手動でのデータ入力やファイル管理の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して定期的にデータを収集しているビジネスパーソン
・書類作成やファイル管理に多くの時間を費やしている担当者
・業務の自動化を検討し、効率化を図りたいと考えている企業のIT担当者
・GoogleドキュメントやGoogle Driveを活用して業務プロセスを最適化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoom会議が終了したら文字起こしと要約を行い、PDFを発行してBoxに保存する
試してみる
■概要
「Zoom会議が終了したら文字起こしと要約を行い、PDFを発行してBoxに保存する」ワークフローは、指定されたZoom会議終了後に録音内容を自動的に文字起こしし、その内容を要約してPDF形式にまとめ、Boxに保存する仕組みです。
会議終了後、会話内容を整理し、要点をまとめることで、会議の内容を素早く確認できるようになります。Boxに保存することで、チームメンバーとの共有も簡単になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoom会議の録音内容を効率的に要約・整理したい方
・会議後の議事録作成を自動化したいチームリーダー
・会議内容を素早く確認したいスタッフや参加者
・Boxを使ってチーム内で会議録を共有したい方
■注意事項
・ZoomとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。 ・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで申し込みされたら、申し込み内容で見積書を作って顧客に送付し、その内容をデータベースに追加する
試してみる
■概要
・Yoomのフォームに申し込みの回答が行われたら、見積書の作成と送付を行い、Googleスプレッドシートに情報を追加します。
・フォームの回答のみで見積書の送付とデータ蓄積が可能です。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・事前に見積書の雛形となるGoogleスプレッドシートを用意します。
※今回商品名と単価を紐つける関数を使用しているので、詳細は実際のシートをご参照ください。
■実際に使用している見積書雛形のスプレッドシート（閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。）
・https://docs.google.com/spreadsheets/d/1xs7xtXNf_eRbSwqy60nzj8pgRJF-sF3EHmFIj0wiDSE/edit#gid=1336928609
※商品名と単価を別シートでVLOOKUPさせているため、書類発行時はそのシートを非表示にしてください。
■実際に使用している蓄積用のスプレッドシート（閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。）
・https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ufWo-xXgeEa8WNesy21TmhGYjphzOSQ0OwPvIg-8e_I/edit#gid=0
■作成方法
①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。
・各質問項目：申し込みフォーム用に、名前や連絡先、申し込み商品、必要数量等を質問項目に設定します。
・取得した値：次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。
※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267
②トリガー下の＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・スプレッドシートID：事前に用意した見積書の雛形として使用するスプレッドシートIDを候補から選択します。
・格納するGoogleDriveのフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・ファイル名：任意のファイル名を設定します。①で取得した値を埋め込むことも可能です。（アウトプットを埋め込む）
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、①で取得した値を埋め込みます。（アウトプットを埋め込む）
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちら。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※商品と単価を紐つけるために用意しているシートはこの時点では非表示としてください。
③＋マークを押し、メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。
・To：①でアドレスを取得していたら埋め込みます。
・件名、本文：それぞれ入力します。①で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。
※メールを送るオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5462307
④＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択して以下設定し、テスト・保存します。
・実行アクション：レコードを追加する
・スプレッドシートID：欄をクリックし、表示された候補から事前に準備した蓄積用のスプレッドシートを選択します。
・シート名：欄をクリックし、表示された候補から対象のシートを選択します。
・テーブル範囲：列名を含む範囲を指定します。今回の例ではA1:Gと設定しています。
・追加するレコードの値：列名が表示されるので、①のフォームで取得した値を適応する列名の箇所に{{○○}}のように埋め込みます。
また、見積書の送付済みフラグなどがあれば、「送付済み」など決まったテキストを手入力することで毎回固定値で入力されます。
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※Googleスプレッドシートのテーブル範囲に関する定義はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8703465
まとめ
様々なデータソースを活用したPDF書類の一括作成を自動化することで、これまで多くの時間を要していた定型的な書類作成業務から解放され、入力ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことができます。
これにより、担当者はより付加価値の高いコア業務に集中できるようになり、組織全体の業務効率向上に繋がるかもしれません！
なお、今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」であればプログラミング知識がない方でも簡単に構築可能です。
もしPDFの一括作成をはじめとする業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
.avif)
.avif)
.png)
