指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得して、Salesforceの契約情報を一括削除する
試してみる
■概要
Salesforceで不要になった契約情報を手作業で一件ずつ削除するのは、件数が多いと時間がかかり、ミスの原因にもなります。特に、定期的なデータ整理で契約情報を一括削除したい場面では、作業負荷が大きくなることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたリストをもとに、Salesforceの契約情報を定期的に一括削除する処理を自動化し、こうしたデータメンテナンスの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceの不要な契約情報を、効率的に一括削除したいと考えている営業担当者や管理者の方
・Google スプレッドシートで管理しているリストをもとに、Salesforceのデータを整理している方
・手作業でのデータ削除によるヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させたい方
■注意事項
・Google スプレッドシートとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceと同じ処理を繰り返す機能はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリ・機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
「Salesforceに溜まった古い契約情報を整理したいけれど、一件ずつ削除するのは時間がかかりすぎる」
「手作業での削除は、誤って有効な契約まで消してしまいそうで不安…」
このように、Salesforceの契約情報管理における手作業での削除業務に、手間やリスクを感じていませんか？
もし、事前に用意したリストに基づいて不要な契約情報だけをSalesforceから自動で一括削除できる仕組みがあれば、面倒なデータ整理作業から解放され、顧客対応や営業戦略の立案といったコア業務に使う時間を増やせます！
今回ご紹介する自動化の設定はプログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をさらに効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSalesforceの契約情報を一括削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得して、Salesforceの契約情報を一括削除する
試してみる
■概要
Salesforceで不要になった契約情報を手作業で一件ずつ削除するのは、件数が多いと時間がかかり、ミスの原因にもなります。特に、定期的なデータ整理で契約情報を一括削除したい場面では、作業負荷が大きくなることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたリストをもとに、Salesforceの契約情報を定期的に一括削除する処理を自動化し、こうしたデータメンテナンスの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceの不要な契約情報を、効率的に一括削除したいと考えている営業担当者や管理者の方
・Google スプレッドシートで管理しているリストをもとに、Salesforceのデータを整理している方
・手作業でのデータ削除によるヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させたい方
■注意事項
・Google スプレッドシートとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceと同じ処理を繰り返す機能はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリ・機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
スプレッドシートの情報を基にSalesforceの契約を一括削除するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートのリストに基づいて、Salesforceの契約情報を一括で削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- SalesforceとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールのトリガー設定
- Google スプレッドシートからの情報取得
- Salesforceのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得して、Salesforceの契約情報を一括削除する
試してみる
■概要
Salesforceで不要になった契約情報を手作業で一件ずつ削除するのは、件数が多いと時間がかかり、ミスの原因にもなります。特に、定期的なデータ整理で契約情報を一括削除したい場面では、作業負荷が大きくなることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたリストをもとに、Salesforceの契約情報を定期的に一括削除する処理を自動化し、こうしたデータメンテナンスの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceの不要な契約情報を、効率的に一括削除したいと考えている営業担当者や管理者の方
・Google スプレッドシートで管理しているリストをもとに、Salesforceのデータを整理している方
・手作業でのデータ削除によるヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させたい方
■注意事項
・Google スプレッドシートとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceと同じ処理を繰り返す機能はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリ・機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ1：SalesforceとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作を行えるようにしていきます。
1．Salesforceのマイアプリ連携
以下の動画をご覧ください。
- Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
- 有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら普段は制限されている機能も問題なくお試しいただけますので、ぜひこの機会に体験してみてくださいね。
2．Google スプレッドシートのマイアプリ連携
Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項をご確認のうえ、以下の動画をご覧ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得して、Salesforceの契約情報を一括削除する
試してみる
■概要
Salesforceで不要になった契約情報を手作業で一件ずつ削除するのは、件数が多いと時間がかかり、ミスの原因にもなります。特に、定期的なデータ整理で契約情報を一括削除したい場面では、作業負荷が大きくなることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたリストをもとに、Salesforceの契約情報を定期的に一括削除する処理を自動化し、こうしたデータメンテナンスの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceの不要な契約情報を、効率的に一括削除したいと考えている営業担当者や管理者の方
・Google スプレッドシートで管理しているリストをもとに、Salesforceのデータを整理している方
・手作業でのデータ削除によるヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させたい方
■注意事項
・Google スプレッドシートとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceと同じ処理を繰り返す機能はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリ・機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
OKをクリックすると、マイプロジェクトの欄にテンプレートが追加されます。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
まずはテンプレートの1番上「スケジュールトリガー」を開きましょう。
【スケジュールトリガーの条件設定】
日付設定、曜日設定、Cron設定の中から1つ選び、フローボットを起動する日時を指定してください。
入力したら「完了」をクリックします。
ステップ4：Google スプレッドシートからレコードを取得
テンプレートの設定をする前に、Google スプレッドシートで連携するデータを用意しておきましょう。
テスト用に新しいシートを作成し、架空の契約などを設定しても良いですね。
今回は以下のようにシートを作成しました。
Google スプレッドシートとSalesforceで契約情報を併用管理している想定で、「失効となった契約をSalesforceの該当レコードから削除する」フローを解説していきます。
準備できたら、テンプレートの2番目「複数のレコードを取得する（最大300件）」を開きましょう。
【データベースの連携】
- アクション：必要に応じて「変更」ボタンからアクションの内容の変更も可能です。今回はデフォルトのまま進めます。
- Google スプレッドシートと連携するアカウント情報：連携アカウントが表示されていない場合は「連携アカウントを追加」をクリックしてください。
※表示されている場合は、確認しそのままでOKです！
Googleアカウントの選択とYoomへの連携確認が表示されるので、画面の表示に従って連携しましょう。
スプレッドシートID / スプレッドシートのタブ名：入力欄をクリックすると候補が表示されるので、該当するものを選択してください。
テーブル範囲：情報を取得する範囲を指定できます。赤線の説明に従って記載しましょう。
シート全体から取得したい場合は空欄のままでも問題ありません。
設定したら「次へ」をクリックします。
【データベース操作の詳細設定】
- 取得したいレコードの条件：以下のような形で、任意の条件を指定してください。
選択肢が表示される項目は該当するものを選択し、右端の欄は手入力します。
設定したら「テスト」をクリックして実行しましょう。
テストに成功し、次のような画面が表示されました。
下へスクロールすると、取得した値が表示されています。
この値は以降の工程で使用します。
※「取得した値」とは
確認したら「完了」をクリックして次に進みましょう。
ステップ5：処置の繰り返し設定
次はテンプレートの3番目「同じ処置を繰り返す」を開きます。
このステップは、複数のレコードを繰り返し機能を使って一件ずつ処理する設定です。
この操作によりステップ4の操作を簡略化し、各レコードの処置をまとめて行えます。
繰り返し機能について詳しく知りたい方は、同じ処理を繰り返す | Yoomヘルプセンターをご覧ください。
【繰り返し対象を指定】
- オペレーション：デフォルトから変更不要です。
- 取得した値：入力欄をクリックして、繰り返し対象にしたい項目を選択しましょう。
枠を増やしたい場合は、「＋取得した値を追加」から追加してください。
設定が終わったら「完了」をクリックして次へ進みましょう。
ステップ6：Salesforceのアクション設定
続いて、テンプレートの右下「レコードを削除する」を開きます。
【データベースの連携】
- アクション / Salesforceと連携するアカウント情報：デフォルトから変更不要です。
- マイドメインURL / オブジェクトのAPI参照名：赤枠内の指示に従って記載してください。
設定したら「次へ」をクリックしましょう。
【データベース操作の詳細設定】
- 削除したいレコードの条件：画像のように指定してください。
※データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定しましょう。
例えば、Salesforceの入力形式が選択式であったり英語入力のみである場合、選択肢にない値や設定と違う言語で入力した値はエラーとなるのでご注意ください。
前の工程で取得した値から選択することもできます。
設定したらテストを行いましょう。
テストに成功し、以下のように表示されたら成功です。
Salesforceを確認してみましょう。
フローボット起動前の契約一覧が以下です。
対して、テスト実行後の画面が以下です。
条件に当てはまるレコードの1件が削除されました！
ここまで確認したらYoomの画面へ戻り、「完了」をクリックします。
ステップ7：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
これですべての設定が完了しました！
以下の画面が表示されたらトリガーをONにして、フローボットが正常に起動するか確認しましょう。
Salesforceを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、SalesforceのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
営業やマーケティングの各種データを自動で連携し、リード登録、通知、課題作成、フォルダ生成、メール送信などを自動化してみましょう！
入力情報をもとに関連システムへ即時反映し、情報共有と対応スピードを高め、業務の抜け漏れを防ぎます。
Jotformで送信された回答内容をSalesforceに連携する
試してみる
■注意事項
・Jotform、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
Apolloで登録されたコンタクト情報をSalesforceに追加する
試してみる
Apolloで登録されたコンタクト情報をSalesforceに追加するフローです。
Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信
試してみる
Salesforceのリード詳細ページから、Outlookで定型メールを送信します。メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、Salesforceにも追加する
試してみる
■概要
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、Salesforceにもリードオブジェクトのレコードを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Meta広告（Facebook）運用担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得したリード情報をSalesforceに手動で入力する手間を省きたい方
・リード情報の入力ミスを減らしたい方・Meta広告（Facebook）とSalesforceのリード情報を自動で同期させたい方
2.営業担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得したリード情報に対してSalesforce上で迅速に対応したい方
・Salesforceでリードの進捗状況を一元管理したい方
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？
二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceとkintoneを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている方
・データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたい営業担当者の方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方
■注意事項
・Salesforce、KintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceで商談情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
SalesforceとTeamsを連携し、Salesforceの商談情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知します。Microsoft Teamsの通知内容などを自由に変更してご利用ください。
Salesforceの商談情報が登録されたらJira Softwareに課題を追加する
試してみる
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、Jira Softwareに課題を追加するフローです。
Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
Salesforceに新規リードが登録されたらSlackに通知
試してみる
Salesforceに新規リードが登録されたことを検知し、指定のSlackチャンネルに通知します。
Tallyで回答が送信されたら、Salesforceにレコードを追加する
試してみる
■概要
Tallyのフォームで集めたお問い合わせやイベント申込情報を、手作業でSalesforceに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応の遅れにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Tallyでフォームが送信されたタイミングで、Salesforceに自動でレコードが追加されるため、こうした課題を解消し、顧客情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Tallyで集めた情報をSalesforceに手作業で入力しているマーケティングや営業担当者の方
・フォームからのリード情報を迅速にSalesforceに反映させたいと考えている方
・手作業によるデータ入力のミスをなくし、情報の正確性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Tally、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
まとめ
Salesforceの契約情報一括削除を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ整理業務の手間を削減し、誤って重要なデータを削除するといったヒューマンエラーを防げます。
これにより、担当者は面倒な単純作業から解放され、より戦略的な営業活動や顧客管理といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：契約以外のオブジェクト（例：古いリードや取引先）も削除できますか？
A：今回は「契約（Contract）」で操作を進めましたが、リードなど任意のオブジェクトで設定可能です。
ステップ6「Salesforceのレコード削除」でAPI参照名を設定すると、画像のように次の設定画面でそのオブジェクトに対応した選択肢が表示されます。あとは同じように設定を進めてください。
Q：誤って削除した場合、元に戻せますか？
A：Yoomのフローボットで自動的に行われたアクションを元に戻す「取り消し」や「復元」機能は、基本的には提供されていません。
操作ミスや不要なアクションを防ぐため、実行前に十分なテストを行うことを推奨します。
ただ、利用するアプリやサービスによっては元に戻す機能が用意されている場合があります。
Salesforceの場合、15日以内であればアプリ内のゴミ箱からレコードの復旧が可能です。
Q：「失効かつ最終更新日から1年経過」など複雑な条件は設定できますか？
A：ステップ4でGoogle スプレッドシートのレコードを取得する際、「＋トリガー条件を追加」からトリガー設定を複数設定できます。
その際、以下のようにさまざまな設定ができるようになっているので、組み合わせてご利用ください。
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