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「複数人への連絡で、LINE WORKSの各トークルームに同じ内容をコピペするのが面倒…」
「緊急の連絡なのに、一斉送信に時間がかかってしまい迅速な情報共有ができない…」
このように、LINE WORKSでの一斉連絡に手間や課題を感じていませんか？
もし、特定のフォームへの回答などをきっかけに、指定した複数のトークルームへ同じメッセージを自動で一斉送信できる仕組みがあれば、これらの手作業による連絡業務から解放されることも可能です。
そのうえ、伝達ミスを防ぎつつ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動例はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはLINE WORKSでメッセージを一斉送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Googleフォームに回答が送信された際に、その内容をLINE WORKSの複数のトークルームへ一斉に通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：LINE WORKS
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※Googleフォームのマイアプリ連携は、ナビ内のGoogle スプレッドシートの連携方法を参考にしてください。
それではここから今回のフローで使用するLINE WORKSのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomとLINE WORKSにログインしてください。
1 YoomのデータベースにボットIDとチャンネルIDの一覧を登録する
今回ご紹介するテンプレートでは、複数のトークルームにメッセージを送信します。
事前に一斉送信をしたいチャンネルのIDと、メッセージを送信するボットのIDを登録しておきましょう。
今回は以下のように登録しました。
Yoomのデータベースについて詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
ボットIDについては以下のリンク先のボットの作成方法をご確認ください。
チャンネルIDはトークルームの以下の箇所から確認できます。
2 フォームを用意する
今回ご紹介するテンプレートは、フォームに回答が送信されたら起動します。
事前に回答を収集するためのフォームを準備しておきましょう。
今回は以下のフォームを用意しました。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
フォームに回答が送信されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
次にフォーム画面に移動し、実際にテスト用回答を送信します。
今回ご紹介するテンプレートは、Googleフォームに回答が送信されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うには回答を送信する必要があるのです。
今回は以下の回答を送信しました。
事前準備で作成したフォームの管理画面からURLをコピーしたらYoomの画面に戻ります。
フォームIDを設定します。
注釈を確認しながらコピーしたURLからフォームIDとなる箇所を抜き出して入力してください。
入力できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示されます。
次に、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
また、Googleフォームは自由に回答を得られるため、特定の取得した値が設定されていません。
Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参考にしてみてくださいね。
値が追加できているのを確認できたら、忘れずに完了をクリックしましょう。
複数のレコードを取得する（最大500件）をクリックします。
プロジェクトを設定します。
事前準備でデータベースを作成したプロジェクトをプルダウンメニューから選択してください。
データベースを選択します。
プルダウンメニューから事前準備で作成したデータベースを選択します。
テーブルを設定します。
プルダウンメニューから事前準備で作成したテーブルを選択します。
※テーブルを作成していない場合は、デフォルトでテーブル1が表示されます。
ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。
取得したいレコードの条件を設定します。
左端の項目にはデータベースに設定している項目名が表示されます。
ご自身の状況に合わせて設定を行ってください。
今回はボットに値が入っているレコードを取得したいため、以下のように設定を行いました。
設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
同じ処理を繰り返すをクリックします。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
同じ処理を繰り返すでは、先ほど取得した複数のレコードの情報を個別で使用できるように処理を行います。
デフォルトでボットが選択されていますが、今回はチャンネルIDも利用したいため取得した値の追加を行います。
+取得した値を追加をクリックしてください。
オペレーションでは値を取得したいアクションを選択します。
今回はプルダウンメニューから複数のレコードを取得する（最大500件）を選択してください。
取得した値を設定します。
今回はチャンネルIDを使用したいため、プルダウンメニューからチャンネルIDを選択します。
※ご自身の状況に合わせて選択してください。
設定できたら完了をクリックしましょう。
トークルームにメッセージを送信をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
ボットIDはデフォルトで設定されています。
〇〇のループ変数となっており、項目名だけではなく値が実際に設定されていることを確認しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
トークルームIDを設定します。
デフォルトで設定されていますが、値が入っていない場合は自身で設定し直す必要があります。
ご自身の状況に合わせて設定を行ってください。
今回は入力欄をクリックし、同じ処理を繰り返すの項目からチャンネルIDのループ変数を設定しました。
メッセージを設定します。
デフォルトで設定されていますが、自由に編集できます。
入力欄をクリックし、取得した値を設定することも、直接入力することも可能です。
※以下の共有内容の項目のように取得した値が設定されていても、値が設定されていないものは空白になりますのでご注意ください。
また、直接入力した場合は入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して送信される全てのメッセージ内容に反映されます。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると、実際にメッセージが送信されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
※テスト成功画面にnullと表示されますが問題ありません。
また、LINE WORKSのトークルームにメッセージが送信されていますのでご確認ください。
実際はデータベースに登録されている複数のチャンネルに通知されます！
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がGoogleフォームに回答が送信された際に、その内容をLINE WORKSの複数のトークルームへ一斉に通知するフローでした！
チャットへのメッセージ投稿をトリガーに、データベースへの内容記録、タスク・課題の自動作成、フォルダの自動作成とURL返信を行います。
また、外部システムでのコンタクト登録や記事公開をチャットツールに自動通知。
さらに、AIによるメッセージ要約とメール通知も可能です。
情報共有の効率化とタスクの抜け漏れ防止に貢献します。
LINE WORKSへのメッセージ一斉送信を自動化することで、これまで手作業で行っていた複数人への連絡作業や情報共有の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は伝達漏れや送信ミスを気にすることなく、迅速で正確なコミュニケーションを実現でき、本来集中すべきコア業務に多くの時間を割くことが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：フォームの回答内容で送信先を変えられますか？
A：
はい、できます。
例えば、部署名などをデータベースに登録しておき、フォームの回答をステップ4の取得したいレコードの条件に設定することで、フォームの回答内容で送信先を変えられます。
その場合、有料プランで利用可能な「分岐」や「進行先を切り替える」オペレーションをご利用ください。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
Q：任意のタイミングで手動一斉送信は可能ですか？
A：
はい、可能です。
Yoomではフローボットを手動で起動させることも可能です。
また、フローの途中で承認を依頼などのアクションを挟むことで、内容を確認してから一斉送信することもできます。
Q：送信先ごとに宛名を変えることは可能ですか？
A：
はい、可能です。
送信先ごとに宛名を変えたい方は、データベースに宛名を登録しておくことをおすすめします。
データベースに宛名を登録しておき、ステップ5の同じ処理を繰り返すの項目で取得した値の追加を行うことで、宛名を取得した値として利用できます。
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