・
【簡単設定】Microsoft ExcelのデータをPDF化しGoogle Driveへ自動保存する方法
Microsoft Excelで見積書や請求書を作成した後、毎回手動でPDF形式に変換し、ファイル名を付けてGoogle Driveの特定のフォルダに保存する、といった作業に時間と手間を取られていませんか？
ファイル名の命名規則を間違えたり、うっかり別のフォルダに保存してしまったりするような人的ミスも起こりがちです。
Microsoft Excelファイルをもとに自動でPDFが生成され、適切なファイル名で指定のGoogle Driveフォルダに保存される仕組みがあれば、こうした面倒な繰り返し作業や確認の手間から解放され、より分析や戦略立案といったコア業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。ぜひこの機会に自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、Microsoft ExcelのデータをPDF化してGoogle Driveに自動保存する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
■概要 フォームへの回答があった際、その内容をもとに手作業で書類を作成し、ファイルサーバーへ保存する業務は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動的にMicrosoft ExcelでPDF書類を作成し、Google Driveへ保存する一連の流れが完結するため、これらの課題を解消し業務を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Microsoft ExcelとGoogle Driveを連携する自動化の方法
Microsoft Excelで作成したデータをPDF化し、Google Driveへ自動で保存・整理する連携方法を、具体的な自動化テンプレートを交えて紹介します！
これにより、書類作成から保管までの一連のプロセスを効率化し、手作業によるミスも防げるようになるため、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォーム回答やメール受信などを起点に、Microsoft ExcelのデータをPDF化しGoogle Driveへ自動保存する
Webフォームへの回答送信、特定のメール受信、Google スプレッドシートへのデータ追加といった様々なトリガーをきっかけに、Microsoft Excelで自動的にPDFファイルを作成し、指定したGoogle Driveフォルダへ保存する連携フローです。
申請書や報告書の受付から保管までのプロセス自動化や、他システムからのデータをもとにした帳票作成・管理の効率化に役立ちます！
■概要 フォームへの回答があった際、その内容をもとに手作業で書類を作成し、ファイルサーバーへ保存する業務は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動的にMicrosoft ExcelでPDF書類を作成し、Google Driveへ保存する一連の流れが完結するため、これらの課題を解消し業務を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 メールで受信した情報をMicrosoft Excelへ手入力し、PDFへ変換後Google Driveへ保存する作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすいと感じていませんか。このワークフローを利用すれば、特定のメール受信をきっかけとして、Microsoft ExcelでのPDF作成からGoogle Driveへの保存までの一連のプロセスを自動化し、これらの業務課題の解消を支援します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google スプレッドシートに日々のデータを入力した後、その情報を基にMicrosoft Excelで書類を作成し、PDFとして出力、さらにGoogle Driveの特定のフォルダへ保存する、といった一連の作業に手間を感じている方もいらっしゃるかもしれません。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
こうした定型的ながらも重要な業務は、手作業で行うと時間がかかるだけでなく、ファイル名の誤りや保存場所の間違いといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。
このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートへのデータ追加をトリガーとして、Microsoft ExcelでのPDF書類作成、そしてGoogle Driveへの自動保存までを一気通貫で自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
フォーム回答をもとにMicrosoft ExcelでPDFを作成しGoogle Driveへ保存するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、「Yoomで作成したフォームに回答が送信された際に、その内容をもとにMicrosoft Excelで見積書などのPDFファイルを作成し、指定のGoogle Driveフォルダに自動で保存するフロー」の作り方を解説します！
ここでは、Yoomを使用してノーコードで設定します。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Microsoft ExcelとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- トリガーとなるフォームと各アクション（書類の発行と保存）の設定
- トリガーをONにしてフローの動作確認
■概要 フォームへの回答があった際、その内容をもとに手作業で書類を作成し、ファイルサーバーへ保存する業務は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動的にMicrosoft ExcelでPDF書類を作成し、Google Driveへ保存する一連の流れが完結するため、これらの課題を解消し業務を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
前準備：発行する請求書の雛形
フォームの回答を元に請求書を発行するには、雛形となる書類の準備が必要です。
作成したいPDFファイルの雛形をMicrosoft Excelで作成し、OneDriveに格納してください。
{}で囲んだ項目がフォームの回答で置換されます。
※ 雛形書類の作成方法は、「書類を発行する」の設定方法をご覧ください。
この記事ではサンプルとして、下図の雛形を使用します。
{会社名}・{請求日}・{支払い期限}・{商品_1}などが置換対象になります。
ステップ1：Microsoft ExcelとGoogle Driveのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
Microsoft Excelの場合
Microsoft Excelのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には、個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Google Driveの場合
「アプリ一覧」でGoogle Driveを検索して選択します。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
Googleのログイン画面が表示されます。
任意のGoogleアカウントを選択してください。
内容を確認し、「次へ」をクリックします。
YoomからGoogleアカウントへのアクセス権限を確認し、「続行」をクリックしましょう。
「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。
「マイアプリ」に使用する2つのアプリが追加されていれば、このフローでのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のテンプレートページを開き、「このテンプレートを試してみる」をクリックします。
■概要 フォームへの回答があった際、その内容をもとに手作業で書類を作成し、ファイルサーバーへ保存する業務は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動的にMicrosoft ExcelでPDF書類を作成し、Google Driveへ保存する一連の流れが完結するため、これらの課題を解消し業務を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
ステップ3：フォームトリガーの設定
まずは、フローの起点となるトリガーアクション（フォーム）を設定していきます。
フォームトリガーをクリックしてください。
- フォームタイトルを設定しましょう。
必要に応じてフォームの説明文も追加してください。
ここでは例として、「請求書発行フォーム」と設定します。 - 前準備で用意した雛形書類の置換対象（{}で囲われている項目）に沿った質問項目を作成していきます。
質問項目は100個まで設定でき、送信ボタン上のテキストや完了ページなども自由に変更できるので、運用方法に合わせて編集しましょう。
詳しくは、フォームトリガーをご確認ください。
今回は例として、以下のように設定しました。
設定が完了したら、ページ下部の「次へ」をクリックします。
「プレビューページ」や「完了ページ」をクリックすると、作成したフォームや完了ページの表示を確認できます。
有料プランでのみ設定可能な項目もあるので、下記のページもご確認ください。
以下はプレビュー表示したものです。
「取得した値」には、請求書発行テストを行う際に使用するサンプル値を設定してください。
ここではテスト用にサンプル値を手入力しますが、フローボットが実際に起動した際には、フォームの回答がそのまま請求書発行で用いられます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
設定を終えたら、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
これで、フォームの設定は完了です。
フォームアクションのタイトルも、設定したフォームタイトルに変更されます。
ステップ4：Microsoft Excelの書類発行設定
では、フォームの回答を元にMicrosoft Excelで書類を発行していきましょう。
Microsoft Excelの「書類を発行する」をクリックしてください。
- 「タイトル」：任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
フォームタイトルと同様に、書類発行アクションのタイトルが変化します。 - 連携アカウント：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。
- 「ファイルの保存場所」：「OneDrive」か「SharePoint」から選択してください。
今回は「OneDrive」を選びます。 - 「ドライブID」：雛形書類を保存しているドライブのIDを設定してください。
入力欄をクリックすると、連携しているOneDriveアカウントから候補が表示されるので、対象となるドライブを選択します。
「アイテムID」には、前準備で用意した雛形書類のアイテムIDを設定してください。
ドライブIDと同様に、入力欄をクリックすると連携しているOneDriveアカウントから候補が表示されるので、対象となる雛形書類を選択します。
※候補に対象が表示されない場合は、「ファイル名（任意）」に雛形書類のファイル名か、ファイル名の一部を設定してください。
発行書類の「格納先のフォルダID」は、発行するPDFファイル（請求書）の格納先となるOneDriveフォルダを候補から選択します。
※ 候補に対象が表示されない場合は、「格納先のフォルダ名（任意）」に格納先のフォルダ名か、フォルダ名の一部を設定してください。
「出力ファイル名」に任意のファイル名を設定してください。
入力欄クリック時に表示される「取得した値（アウトプット）」のフォームアクションから、フォームの各項目を選択できます。
これらの値を使用すると、フォームの回答ごとに異なるファイル名をつけることが可能です。
※ 項目を選択すると、{{項目名 フォームの回答}}という形で入力欄に追加されます。
日付のタブから、任意の形式の日付も追加できます。
設定を終えたら、「次へ」をクリックしてください。
雛形書類の置換対象を、フォームの回答で置換していきます。
まずは「置換条件を再取得」をクリックしてください。
これにより、選択した雛形書類の置換対象（{}部分）が項目として表示されます。
「置換後の文字列」にフォームの各項目を設定します。
入力欄クリック時に表示される「取得した値」のフォームアクションから、置換対象に合う項目を選択していきましょう。
{商品_1}{商品_2}のようにリストになっている項目は、コンマ区切りで置換後の文字列を設定します。
設定を終えたら、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、指定したOneDriveのフォルダ内に、置換された請求書がPDFファイルとExcelファイルとで発行され、「取得した値」にファイル情報が追加されます。
「ダウンロード」をクリックし、ダウンロードした請求書の置換内容が正しいことを確認しましょう。
実際に発行された請求書（PDF）は、以下です。
期待する請求書が発行されていれば、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
これで、書類発行の設定も完了です。
ステップ5：Google Driveのアップロード設定
書類はOneDrive（かSharePoint）上に発行されるため、まだGoogle Driveには保存されていません。
発行した書類をGoogle Driveにアップロードしましょう。
Google Driveの「ファイルをアップロードする」をクリックしてください。
任意で「タイトル」を変更します。
連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリックしてください。
「格納先のフォルダID」にファイルをアップロードするフォルダのIDを設定します。
入力欄をクリックすると、連携しているGoogle Driveから候補が表示されますので、対象となるフォルダIDを選択してください。
フォルダIDは、Google DriveのフォルダURL（folders/{{ID部分}}）でも確認できます。
「ファイル名」にはデフォルトで、書類発行時に設定した出力ファイル名が設定されています。
変更する場合は、重複しない任意の名称で設定し直してください。
「ファイルの添付方法」にもデフォルトで、発行した書類が設定されています。
変更は必要ありません。
設定を終えたら、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功したら、指定したフォルダにPDFファイルがアップロードされていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリックします。
実際にGoogle DriveにアップロードされたPDFファイルは、以下です。
ステップ6：トリガーをONにしてフローの動作確認
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにすると、フォームのリンクが作成されます。
実際にフローが動作するかを確認しましょう。
コピーしたリンク先からフォームへの回答を行い、フォームの回答を元にした書類（PDFファイル）がGoogle Driveにアップロードされていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
ぜひ、Yoomの便利な機能をお試しください。
Microsoft ExcelやGoogle Driveを使ったその他の自動化例
他にも、他にも、Microsoft ExcelやGoogle Driveを活用した様々な自動化の実現が可能です！
たとえば、以下のような自動化はいかがでしょうか。
Microsoft Excelを使った自動化例
メール受信から見積書・納品書の作成、データ格納や通知送信までの作業を自動化できます。
これにより、申し込み内容やアンケート結果の管理、商談情報の処理といった日常業務の手間を削減し、営業や事務作業の効率化が期待できます。
■概要Outlookで受信する重要なメールの内容を、その都度Microsoft Excelに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信した際に自動でMicrosoft Excelへレコードを追加できるため、こうした定型業務の効率化に繋がります。■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで受信した問い合わせ内容などをMicrosoft Excelで管理している方
- 手作業によるデータ転記での入力漏れや、対応遅延などの課題を抱えている方
- メールで受信した情報を起点とした業務の自動化や、効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookでのメール受信をトリガーに、自動でMicrosoft Excelへ情報が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのコピー＆ペーストが不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、受信したメールの情報をもとにレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールフォルダをIDで指定し、特定のフォルダのみを監視対象とすることが可能です。
- Microsoft Excelでレコードを追加する際、対象のファイル（アイテムID）やシート名を任意で設定できます。また、Outlookで取得したメールの件名や本文などの情報を、どの列に登録するか自由にマッピングできます。
■注意事項- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Gmailで受け取るアンケートの回答などを、手作業でMicrosoft Excelに転記する業務に手間を感じていませんか。一つひとつコピー＆ペーストを行う作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容を自動でMicrosoft Excelに格納できるため、こうした定型業務を効率化し、データの正確性を高めることが可能です。■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受け取るアンケート結果の集計に時間を要しているマーケティング担当者の方
- Microsoft Excelへのデータ入力を手作業で行っており、ミスや手間を削減したいと考えている方
- 定期的なデータ集計業務を自動化し、より重要な分析業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailでアンケートメールを受信するたびに自動でMicrosoft Excelへ内容が格納されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelのアクションを設定し、抽出したデータを指定のファイル・シートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを検知の対象にするか任意で設定してください。
- AI機能の設定では、受信したメール本文のどのテキストを対象に、どの項目（氏名、回答内容など）を抽出するかを具体的に指定できます。
- Microsoft Excelでデータを追加するアクションを設定する際に、格納先のファイルやシート名、どの列にどのデータを入力するかを任意で設定してください。
■注意事項- Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要毎月の納品書作成や送付業務に、手間や時間を取られていないでしょうか。Microsoft Excelの雛形ファイルに手作業で情報を転記し、Outlookでメールを作成して送付する作業は、件数が増えるほど負担が大きくなり、入力ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームに情報を入力するだけで、Microsoft Excelでの納品書作成からOutlookでのメール送付までの一連の流れを自動化し、請求関連業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Microsoft ExcelとOutlookを使い、手作業で納品書作成や送付を行っている経理・営業担当者の方
- 納品書の金額や送付先の間違いといった、手作業によるヒューマンエラーの発生を未然に防ぎたい方
- 毎月発生する定型業務を自動化することで、より付加価値の高いコア業務に時間を充てたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォームに入力するだけで納品書の作成から送付までが完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスやメールの宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、お使いのMicrosoft ExcelとOutlookのアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、納品書作成に必要な情報を入力するためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、フォームで受け取った情報を元に納品書を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「Outlookに送信する」アクションで、作成された納品書を添付したメールを取引先などに自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームでは、納品先の会社名や担当者名、金額、品目など、業務に必要な質問項目を任意で設定してください。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、自社で運用している任意の雛形ファイルを指定して、納品書を作成することが可能です。
- Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、宛先となるメールアドレスや件名、本文などを自由に設定できます。
■注意事項- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Yoomフォームに回答された内容を用いて、予め用意したMicrosoft Excelの見積書雛形で見積書を発行してWorkplaceに通知するフローです。
フォームの回答のみで見積書の発行とメールの送付まで完了させることができる便利なフローです。
Workplaceに通知する内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・Microsoft Excel、WorkplaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要申し込みメールを受信するたびに、内容を確認して手作業で見積書を作成し、メールで送付する業務に手間を感じていませんか。人の手による作業では、情報の転記ミスや対応の遅れが発生してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、受信したメールの内容をAIが自動で解析し、その情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を作成、Outlookで送信するまでの一連の流れを自動化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- 申し込みメールをもとにしたMicrosoft Excelでの見積書作成に時間がかかっている方
- 手作業による情報転記ミスを減らし、見積書の送付業務を正確に行いたいと考えている方
- Outlookでの定型的なメール送信を自動化し、顧客対応の迅速化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット- メール受信を起点に見積書作成から送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、見積書の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「特定の条件に合致した申し込みメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、メール本文から見積書作成に必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「見積書を発行」アクションを設定し、抽出した情報をもとに見積書ファイルを作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送信する」アクションを設定し、作成した見積書を添付して自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メールトリガーでは、件名や差出人など、フローを起動させたい申し込みメールの条件を任意で設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、メール本文からどのような情報を抽出したいのか、指示内容（プロンプト）を任意で設定できます。
- Microsoft Excelで見積書を作成する際に使用する、テンプレートとなるファイルを任意で設定してください。
- Outlookでメールを送信するオペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文を任意の内容に設定できます。
■注意事項- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要HubSpotで管理している顧客情報をもとに、Microsoft Excelで請求書を作成する際、手作業での転記に手間を感じていませんか？また、コピー＆ペーストによる入力ミスは、ビジネスにおいて避けたい課題の一つです。このワークフローを活用すれば、HubSpotのコンタクトページからワンクリックで請求書作成フローを起動でき、手作業による情報転記の手間やミスを減らし、請求書発行業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotの情報を元に、手作業でMicrosoft Excelの請求書を作成している営業担当者の方
- 請求書作成時のヒューマンエラーを防止し、業務の正確性を高めたい経理担当者の方
- 反復的な請求書発行業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotの画面から直接フローを起動し、Microsoft Excelの請求書が自動で作成されるため、手作業での情報転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業で情報を転記する工程が減るため、宛名や金額の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、HubSpotのコンタクト詳細ページでフローを起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、請求金額などの情報を入力するフォームを作成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、HubSpotとフォームの情報を元に請求書を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- 「担当者へ対応を依頼する」のオペレーションで、請求項目の入力を依頼する際のメッセージ内容は、運用に合わせて任意で設定することが可能です。
- 請求書の作成に使用するMicrosoft Excelの雛形ファイルは、ご自身で用意した任意のテンプレートファイルに変更して設定できます。
■注意事項- HubSpot、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能によるトリガーを使えば、HubSpotの画面上からワンクリックでトリガーを起動できるようになります。アプリページに戻らなくても簡単に操作できるので、よりスムーズに業務を進めていただけます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
毎月、特定の日にMicrosoft Excelから最新の予算データを取得し、Microsoft Teamsに報告する作業に手間がかかっていませんか？手作業による転記では、報告忘れや数値の間違いといったミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でMicrosoft Excelから情報を取得しMicrosoft Teamsへ通知できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelでの予算管理とMicrosoft Teamsでの報告を定常的に行っている方
- 手作業でのデータ転記や報告に手間を感じ、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
- 定期的な報告業務を自動化し、より重要な分析や戦略立案に時間を使いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた定期報告業務の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや報告漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで通知したい予算情報が記載されたファイルやシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、取得した予算情報を指定のチャネルに送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、実行する日時（毎月、毎週など）や時間を任意で設定可能です。
- Microsoft Excelからレコードを取得する際に、対象となるファイルのIDやシート名、データを取得するテーブルの範囲を任意で指定できます。
- Microsoft Teamsへの通知では、送信先のチームやチャネルを自由に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストを入れたり、Microsoft Excelから取得した予算データを変数として埋め込んだりすることも可能です。
■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Salesforceで管理している商談情報をもとに、都度手作業で見積書を作成し、Chatworkで共有する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーが発生しやすい業務でもあります。このワークフローを活用すれば、Salesforceの画面上でフローボットを起動するだけで、商談情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を自動で発行し、Chatworkへファイルを送信するまでの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Salesforceの情報を手入力で見積書に転記している営業担当者の方
- Microsoft ExcelとChatworkを使い、手作業で見積書の作成や共有を行っている方
- 見積書発行業務を効率化し、よりコアな営業活動に時間を充てたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Salesforceの商談情報取得から見積書発行、Chatworkへのファイル送信までを自動化し、手作業の時間を短縮します。
- データ転記が減るため、金額や宛先などの入力間違いや、ファイルの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、Salesforce、Microsoft Excel、ChatworkをYoomと連携する
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、Salesforceの商談ページでフローボットを起動できるように設定する
- 次に、オペレーションでSalesforceの「商談に紐づく商品情報を取得」アクションを設定し、見積もりに必要な情報を取得する
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに見積書を発行する
- 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行した見積書ファイルを指定のルームに送信する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Excelで見積書を発行する際に、ベースとなる雛形ファイルは任意で設定可能です。
- Chatworkでファイルを送信するルームや、通知する際のメッセージ本文は任意の内容に設定できます。
■注意事項- Salesforce、Microsoft Excel、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要納品書の発行業務は、都度情報を手入力で作成するため手間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに情報を入力するだけで、お使いのMicrosoft Excelの雛形から納品書を自動で作成し、作成完了をSlackで関係者に通知できます。手作業による作成の手間やミスを減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- Microsoft Excelで納品書を作成しており、手作業での入力に手間を感じている方
- 納品書の発行からSlackでの共有までの一連の流れを自動化したいと考えている方
- 手作業による入力ミスを減らし、正確かつ迅速に納品書発行業務を遂行したい方
■このテンプレートを使うメリット- フォームに入力するだけで納品書が自動で作成・通知されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が減ることで、金額の誤りや宛名の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、お使いのMicrosoft ExcelとSlackのアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、納品書の作成に必要な情報を入力するためのフォームを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「書類を発行する」アクションで、フォームで受け取った情報をもとに納品書を作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「Slackに通知する」アクションで、指定したチャンネルに納品書の作成完了を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームでは、納品書の作成に必要となる宛名や金額、品目など、質問項目を任意で設定してください。
- Microsoft Excelで書類を発行するアクションでは、書類の元となるお使いの雛形ファイルを任意で設定できます。
- Slackで通知を送るアクションでは、通知先のチャンネルやメンション先、メッセージの本文などを任意で設定可能です。
■注意事項- Microsoft Excel、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Yoomフォームに添付されたPDFファイル（納品書や請求書など）をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しWorkplaceに通知するフローです。
取得したPDFデータの情報を、手作業でMicrosoft Excelのデータベースへ格納する必要がなく、フォームにPDFファイルを添付し送信されただけですべての工程を自動的に行うことができます。
そのため、手間が省ける他入力ミスと言った管理エラーを無くすこともできます。
■注意事項
・Microsoft Excel、WorkplaceそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Outlookで受信した問い合わせ内容などをMicrosoft Excelで管理している方
- 手作業によるデータ転記での入力漏れや、対応遅延などの課題を抱えている方
- メールで受信した情報を起点とした業務の自動化や、効率化を検討している方
- Outlookでのメール受信をトリガーに、自動でMicrosoft Excelへ情報が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのコピー＆ペーストが不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、受信したメールの情報をもとにレコードを追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールフォルダをIDで指定し、特定のフォルダのみを監視対象とすることが可能です。
- Microsoft Excelでレコードを追加する際、対象のファイル（アイテムID）やシート名を任意で設定できます。また、Outlookで取得したメールの件名や本文などの情報を、どの列に登録するか自由にマッピングできます。
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Gmailで受け取るアンケート結果の集計に時間を要しているマーケティング担当者の方
- Microsoft Excelへのデータ入力を手作業で行っており、ミスや手間を削減したいと考えている方
- 定期的なデータ集計業務を自動化し、より重要な分析業務に時間を割きたい方
- Gmailでアンケートメールを受信するたびに自動でMicrosoft Excelへ内容が格納されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelのアクションを設定し、抽出したデータを指定のファイル・シートに行として追加します。
- Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを検知の対象にするか任意で設定してください。
- AI機能の設定では、受信したメール本文のどのテキストを対象に、どの項目（氏名、回答内容など）を抽出するかを具体的に指定できます。
- Microsoft Excelでデータを追加するアクションを設定する際に、格納先のファイルやシート名、どの列にどのデータを入力するかを任意で設定してください。
- Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft ExcelとOutlookを使い、手作業で納品書作成や送付を行っている経理・営業担当者の方
- 納品書の金額や送付先の間違いといった、手作業によるヒューマンエラーの発生を未然に防ぎたい方
- 毎月発生する定型業務を自動化することで、より付加価値の高いコア業務に時間を充てたいと考えている方
- フォームに入力するだけで納品書の作成から送付までが完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスやメールの宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、お使いのMicrosoft ExcelとOutlookのアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、納品書作成に必要な情報を入力するためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、フォームで受け取った情報を元に納品書を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「Outlookに送信する」アクションで、作成された納品書を添付したメールを取引先などに自動で送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、納品先の会社名や担当者名、金額、品目など、業務に必要な質問項目を任意で設定してください。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、自社で運用している任意の雛形ファイルを指定して、納品書を作成することが可能です。
- Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、宛先となるメールアドレスや件名、本文などを自由に設定できます。
- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Yoomフォームに回答された内容を用いて、予め用意したMicrosoft Excelの見積書雛形で見積書を発行してWorkplaceに通知するフローです。
フォームの回答のみで見積書の発行とメールの送付まで完了させることができる便利なフローです。
Workplaceに通知する内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・Microsoft Excel、WorkplaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 申し込みメールをもとにしたMicrosoft Excelでの見積書作成に時間がかかっている方
- 手作業による情報転記ミスを減らし、見積書の送付業務を正確に行いたいと考えている方
- Outlookでの定型的なメール送信を自動化し、顧客対応の迅速化を図りたい方
- メール受信を起点に見積書作成から送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、見積書の正確性を高めます。
- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「特定の条件に合致した申し込みメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、メール本文から見積書作成に必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「見積書を発行」アクションを設定し、抽出した情報をもとに見積書ファイルを作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送信する」アクションを設定し、作成した見積書を添付して自動で送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、件名や差出人など、フローを起動させたい申し込みメールの条件を任意で設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、メール本文からどのような情報を抽出したいのか、指示内容（プロンプト）を任意で設定できます。
- Microsoft Excelで見積書を作成する際に使用する、テンプレートとなるファイルを任意で設定してください。
- Outlookでメールを送信するオペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文を任意の内容に設定できます。
- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- HubSpotの情報を元に、手作業でMicrosoft Excelの請求書を作成している営業担当者の方
- 請求書作成時のヒューマンエラーを防止し、業務の正確性を高めたい経理担当者の方
- 反復的な請求書発行業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
- HubSpotの画面から直接フローを起動し、Microsoft Excelの請求書が自動で作成されるため、手作業での情報転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業で情報を転記する工程が減るため、宛名や金額の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
- はじめに、HubSpotとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、HubSpotのコンタクト詳細ページでフローを起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、請求金額などの情報を入力するフォームを作成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、HubSpotとフォームの情報を元に請求書を作成します。
- 「担当者へ対応を依頼する」のオペレーションで、請求項目の入力を依頼する際のメッセージ内容は、運用に合わせて任意で設定することが可能です。
- 請求書の作成に使用するMicrosoft Excelの雛形ファイルは、ご自身で用意した任意のテンプレートファイルに変更して設定できます。
- HubSpot、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能によるトリガーを使えば、HubSpotの画面上からワンクリックでトリガーを起動できるようになります。アプリページに戻らなくても簡単に操作できるので、よりスムーズに業務を進めていただけます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
毎月、特定の日にMicrosoft Excelから最新の予算データを取得し、Microsoft Teamsに報告する作業に手間がかかっていませんか？手作業による転記では、報告忘れや数値の間違いといったミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でMicrosoft Excelから情報を取得しMicrosoft Teamsへ通知できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelでの予算管理とMicrosoft Teamsでの報告を定常的に行っている方
- 手作業でのデータ転記や報告に手間を感じ、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
- 定期的な報告業務を自動化し、より重要な分析や戦略立案に時間を使いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた定期報告業務の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや報告漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで通知したい予算情報が記載されたファイルやシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、取得した予算情報を指定のチャネルに送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、実行する日時（毎月、毎週など）や時間を任意で設定可能です。
- Microsoft Excelからレコードを取得する際に、対象となるファイルのIDやシート名、データを取得するテーブルの範囲を任意で指定できます。
- Microsoft Teamsへの通知では、送信先のチームやチャネルを自由に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストを入れたり、Microsoft Excelから取得した予算データを変数として埋め込んだりすることも可能です。
■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceの情報を手入力で見積書に転記している営業担当者の方
- Microsoft ExcelとChatworkを使い、手作業で見積書の作成や共有を行っている方
- 見積書発行業務を効率化し、よりコアな営業活動に時間を充てたいと考えている方
- Salesforceの商談情報取得から見積書発行、Chatworkへのファイル送信までを自動化し、手作業の時間を短縮します。
- データ転記が減るため、金額や宛先などの入力間違いや、ファイルの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
- はじめに、Salesforce、Microsoft Excel、ChatworkをYoomと連携する
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、Salesforceの商談ページでフローボットを起動できるように設定する
- 次に、オペレーションでSalesforceの「商談に紐づく商品情報を取得」アクションを設定し、見積もりに必要な情報を取得する
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに見積書を発行する
- 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行した見積書ファイルを指定のルームに送信する
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelで見積書を発行する際に、ベースとなる雛形ファイルは任意で設定可能です。
- Chatworkでファイルを送信するルームや、通知する際のメッセージ本文は任意の内容に設定できます。
- Salesforce、Microsoft Excel、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft Excelで納品書を作成しており、手作業での入力に手間を感じている方
- 納品書の発行からSlackでの共有までの一連の流れを自動化したいと考えている方
- 手作業による入力ミスを減らし、正確かつ迅速に納品書発行業務を遂行したい方
- フォームに入力するだけで納品書が自動で作成・通知されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が減ることで、金額の誤りや宛名の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
- はじめに、お使いのMicrosoft ExcelとSlackのアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、納品書の作成に必要な情報を入力するためのフォームを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「書類を発行する」アクションで、フォームで受け取った情報をもとに納品書を作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「Slackに通知する」アクションで、指定したチャンネルに納品書の作成完了を通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、納品書の作成に必要となる宛名や金額、品目など、質問項目を任意で設定してください。
- Microsoft Excelで書類を発行するアクションでは、書類の元となるお使いの雛形ファイルを任意で設定できます。
- Slackで通知を送るアクションでは、通知先のチャンネルやメンション先、メッセージの本文などを任意で設定可能です。
- Microsoft Excel、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Yoomフォームに添付されたPDFファイル（納品書や請求書など）をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しWorkplaceに通知するフローです。
取得したPDFデータの情報を、手作業でMicrosoft Excelのデータベースへ格納する必要がなく、フォームにPDFファイルを添付し送信されただけですべての工程を自動的に行うことができます。
そのため、手間が省ける他入力ミスと言った管理エラーを無くすこともできます。
■注意事項
・Microsoft Excel、WorkplaceそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveを使った自動化例
ファイルの格納やデータ転記、通知送信などの作業を自動化できます。
これにより、PDFや帳票データの確認、従業員情報の管理、契約書や見積書の処理といった日常業務の手間を削減し、業務効率を向上させることが可能です。
■概要Google Driveに保存される請求書や申込書などのPDFファイルの内容を手作業で確認し、データベースに入力する作業は手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をトリガーに、OCR機能でPDFからテキストを自動で抽出し、内容確認の依頼からデータベースへの登録、関係者への通知までの一連の流れを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消します。■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveで受け取るPDF書類のデータ入力に手間を感じている経理や営業事務の方
- OCRツールを導入しているが、その後の確認や通知作業が手動で行われている方
- 紙やPDFで届く書類の管理を効率化し、ペーパーレス化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- PDFが格納されると自動でOCR処理が実行され、手作業での転記が不要になるため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記による、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」で、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 次に、「担当者に対応依頼」を設定し、抽出したデータの内容確認とYoomのデータベースへの登録を依頼します。
- 最後に、LINE WORKSの「指定のトークルームに通知する」を設定し、処理が完了した旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取りたいPDFのフォーマットに合わせて、抽出するテキスト項目を任意で設定できます。
- 担当者への対応依頼では、依頼する担当者や確認・登録を依頼する内容などを自由にカスタマイズしてください。
- Yoomのデータベースは、管理したい項目に合わせて任意のプロジェクトやデータベースを設定することが可能です。
- LINE WORKSへの通知では、通知先のトークルームや送信するメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項- Google Drive、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCR AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「こちらの記事」をご参照ください。
■概要DocuSignで電子契約が完了した後、締結済みの書類や証明書を手動でダウンロードし、Google Driveへ格納する作業に手間を感じていないでしょうか。この一連の作業は定型的でありながらも、対応漏れが許されない重要な業務です。このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープのステータスが完了になったことをトリガーに、証明書を自動でダウンロードし、指定のGoogle Driveフォルダに格納までを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約締結後のファイル管理を効率化したい法務や営業担当者の方
- Google Driveを契約書の保管庫として利用しており、手動での格納作業をなくしたい方
- 契約管理におけるファイル保存漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約締結後に発生する、証明書のダウンロードとGoogle Driveへのアップロード作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、格納漏れや誤ったフォルダへの保存といった人為的ミスを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象となるアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- DocuSign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要メールで受信する請求書や見積書といった帳票類に関して、都度ダウンロードして特定のフォルダに格納し、関係者に共有する作業を手間に感じてはいないでしょうか。この一連の作業は、手間がかかるだけでなく、格納漏れや共有忘れなどのミスを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付された帳票ファイルを自動でGoogle Driveに格納し、Slackへ通知するフローを自動化できるため、こうした課題を削減し、帳票管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- メールで届く請求書などの帳票管理を手作業で行っている経理や営業事務担当の方
- Google DriveとSlackを活用し、チーム内でのファイル共有の効率化を図りたい方
- 定型的なメール処理業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- メール受信からGoogle Driveへの格納、Slack通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの格納漏れや共有忘れを防ぎ、重要な帳票類をより確実に管理できるようになります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「添付ファイルを格納する」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを格納します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「メッセージを送る」アクションを設定し、ファイルが格納された旨を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メールトリガーでは、特定の送信元メールアドレスや件名に含まれるキーワードなど、フローボットを起動させる条件を任意で設定できます。
- Google Driveにファイルを格納する際に、格納先のフォルダは任意で指定してください。
- Slackへの通知メッセージは、ファイル名や格納先のURLなど、メールから取得した情報を含めて自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項- Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要取引先から受け取った紙やPDFの受領書データを、手作業で管理表に転記していませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーが発生する原因にもなります。 このワークフローは、フォームにアップロードされた受領書をAI-OCRが自動で読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに転記するため、手作業によるデータ入力業務を効率化し、正確なデータ管理を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- 紙やPDFの受領書を、手作業でGoogle スプレッドシートなどに転記している経理担当者の方
- 書類のデータ化と保管作業に時間がかかり、本来のコア業務に集中できていない方
- 受領書をはじめとする帳票類の処理を、AI-OCRなどを活用して自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 受領書をフォームにアップロードするだけで、データ転記とファイル保管が自動で完了するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が減るため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシート、Google Drive、SlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、フォームトリガーを選択し、受領書データをアップロードするためのフォームを設定します
- 次に、オペレーションで、OCR機能を使い、アップロードされた受領書ファイルから文字情報を読み取ります
- 次に、オペレーションで、読み取った内容に間違いがないか「担当者へ対応を依頼する」アクションで確認依頼を送ります
- 次に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、読み取ったデータを指定のシートに転記します
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、元の受領書ファイルを指定のフォルダに格納します
- 最後に、オペレーションで、Slackの「Slackチャンネルに通知」アクションを設定し、処理の完了を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームで設定する質問項目（例：担当者名や備考欄など）は、業務内容に合わせて任意で設定できます
- Google スプレッドシートでデータを追加するシートや列は、管理しているファイルに合わせて任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名は、運用ルールに合わせて任意で設定可能です
- Slackへの通知は、通知先のチャンネルやメッセージの本文を任意でカスタマイズすることができます
■注意事項- Google スプレッドシート、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要Google Driveでチームメンバーにファイルを共有する際、その都度Gmailで通知メールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、通知漏れや宛先間違いの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダに新しいファイルが作成されたタイミングを検知し、設定した内容のメールをGmailから自動で送信することが可能です。ファイル共有に関する一連の通知業務を自動化し、コミュニケーションを円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveでのファイル共有が多く、関係者への通知を手作業で行っている方
- ファイル共有時のGmailでのメール通知漏れや、宛先間違いなどを防ぎたいチームリーダーの方
- Google DriveとGmailを連携させて、ファイル管理に伴う業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Google Driveにファイルが作成されると自動でメールが送信されるため、これまで通知業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのメール作成や送信が減るため、重要な通知の送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ファイルが追加された旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、通知のきっかけとしたい特定のフォルダを任意で設定してください。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、通知先のメールアドレス（宛先）、メールの件名や本文を自由に設定することが可能です。本文には、作成されたファイル名などの情報を含めることもできます。
■注意事項- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Zoomでのミーティング後、レコーディングファイルを手動でダウンロードし、Google Driveへアップロードする作業に手間を感じていませんか。
また、対応漏れやアップロード先の間違いなど、ヒューマンエラーが発生することもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると自動でレコーディングファイルを取得し、指定のGoogle Driveフォルダへ格納する一連の流れを自動化し、これらの課題を円滑に削減します。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomミーティングのレコーディングを、議事録やナレッジとしてチームで共有している方
- 手作業でのファイル管理に非効率を感じ、自動化による業務改善を検討している方
- 重要なレコーディングファイルの保存し忘れや、共有漏れなどのミスを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- Zoomミーティング終了後に自動でレコーディングが保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業で起こりうる保存し忘れやアップロード先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、ZoomとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定します
- 続けて、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティングのホストをメールアドレスで指定することが可能です。
- Google Driveへのファイルアップロード時に、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。ミーティング情報などをファイル名に含めることで、後の管理が容易になります。
■注意事項- Zoom、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要Google Driveにアップロードされた発注依頼書などから、Misocaで見積書を作成する際、内容を手作業で転記する手間や入力ミスに課題を感じていないでしょうか。この定型的ながらも重要な作業は、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がファイルの内容を自動で読み取り、Misocaで見積書を自動作成するため、手作業による見積書作成のプロセスを効率化し、よりコアな業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google DriveとMisocaを用いて、手作業で見積書を作成している営業担当者や経理担当者の方
- 見積書作成時の転記作業に時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
- 見積書作成業務の属人化を防ぎ、チーム全体の業務効率を改善したいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- Google Driveにファイルが追加されると自動で見積書が作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ転記の時間を短縮できます。
- 手作業による転記が減ることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、スムーズな見積書作成に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとMisocaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 次に、Misocaの「特定の取引先に紐づく送り先IDを取得」アクションを設定し、見積書の送付先を特定します
- 最後に、Misocaの「見積書を作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報などを連携して見積書を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- OCR機能で読み取るテキストの対象範囲は、アップロードするファイルのフォーマットに応じて任意で設定してください。
- Misocaで見積書を作成する際に連携する情報は、OCRで読み取ったどの情報をどの項目に反映させるかなど、任意で設定することが可能です。
■注意事項- Google Drive、MisocaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
従業員の入社や異動に伴うGoogle Driveのファイル権限設定は、手作業で行うと時間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、部署ごとにアクセスできるフォルダが異なると、管理はさらに複雑になります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じた適切なファイル権限を自動で付与できるため、こうした管理業務を効率化し、セキュリティを保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで従業員情報を管理している人事・総務担当者の方
- 部署異動や入社の度にGoogle Driveの権限を手動で設定している情報システム担当者の方
- 従業員のアクセス権限管理を自動化し、セキュリティを強化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートへの追加を起点に権限付与が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での権限設定による付与ミスや漏れを防ぎ、意図しない情報漏洩のリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、従業員情報が追加されたことを検知します。
- 次に、オペレーションで「進行先切り替え機能」を設定し、スプレッドシートから取得した部署情報をもとに、後続の処理を分岐させます。
- 最後に、分岐した各進行先でGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定し、部署に応じた権限を付与します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートIDやシートID、監視したいテーブルの範囲などを任意で指定してください。
- 進行先切り替え機能では、スプレッドシートから取得した部署名などの情報をもとに、条件を設定して後続の処理を分岐させることができます。
- Google Driveのアクションでは、付与する権限の種類（閲覧者、編集者など）や対象のファイル・フォルダID、権限を付与するユーザーのメールアドレスを指定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
SPIRALで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SPIRALを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行う営業アシスタント
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
同時にSPIRALを使用して顧客情報を登録することで、Google Driveで管理するファイルと関連付けて管理を行うことができます。
しかし、SPIRALへ取引先が登録されるたびにGoogle Driveに手作業でフォルダを作成するのは、貴重な時間を浪費することになります。
作業にかける時間を短縮し、コア業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSPIRAL上で取引先が追加されるとGoogle Driveに取引先のフォルダを自動で作成し、手作業の時間を省きます。
フォルダ作成にかかっていた時間を他の業務に使うことで、チーム全体が重要度の高い業務に集中でき、業務効率化につながります。
■注意事項
・SPIRAL、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要Salesforceで管理している商談のステータスが更新された際に、関連するファイルをGoogle Driveへ手動で移動・保存する作業に手間を感じていませんか？手作業によるファイルの保存忘れや格納先のミスは、重要な情報の見落としに繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforce上のステータス変更をトリガーとして、関連ファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダに保存する一連の流れを自動化し、ファイル管理の精度と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方- Salesforceで顧客や案件情報を管理しており、ファイル保存を手作業で行っている営業担当者の方
- 手作業でのファイル管理による、保存ミスや共有漏れなどの課題を解決したいと考えている方
- SalesforceとGoogle Driveを連携させ、よりシームレスな情報管理体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- Salesforceのステータスが更新されると自動でファイルが保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル移動に伴う、保存先の指定間違いやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、SalesforceとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトにレコードが登録または更新されたら」を設定して、特定のステータス変更を検知するようにします。
- 続いて、オペレーションでSalesforceの「レコードに紐づくファイルのコンテンツIDを取得」「最新のコンテンツバージョンIDを取得」アクションを順に設定します。
- 次に、取得した情報をもとにSalesforceの「ファイルをダウンロード」アクションで対象のファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Salesforceの設定では、トリガーの対象とするカスタムオブジェクトのAPI参照名や、取得したいファイルのフィールド項目名、ご自身のマイドメインURLなどを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードする際には、ファイルの保存先となるフォルダや、アップロード時のファイル名などを任意で設定することが可能です。
■注意事項- Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Google Driveで受け取るPDF書類のデータ入力に手間を感じている経理や営業事務の方
- OCRツールを導入しているが、その後の確認や通知作業が手動で行われている方
- 紙やPDFで届く書類の管理を効率化し、ペーパーレス化を推進したいと考えている方
- PDFが格納されると自動でOCR処理が実行され、手作業での転記が不要になるため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記による、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めます。
- はじめに、Google DriveとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」で、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 次に、「担当者に対応依頼」を設定し、抽出したデータの内容確認とYoomのデータベースへの登録を依頼します。
- 最後に、LINE WORKSの「指定のトークルームに通知する」を設定し、処理が完了した旨を関係者に通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取りたいPDFのフォーマットに合わせて、抽出するテキスト項目を任意で設定できます。
- 担当者への対応依頼では、依頼する担当者や確認・登録を依頼する内容などを自由にカスタマイズしてください。
- Yoomのデータベースは、管理したい項目に合わせて任意のプロジェクトやデータベースを設定することが可能です。
- LINE WORKSへの通知では、通知先のトークルームや送信するメッセージ内容を任意で設定してください。
- Google Drive、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCR AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「こちらの記事」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約締結後のファイル管理を効率化したい法務や営業担当者の方
- Google Driveを契約書の保管庫として利用しており、手動での格納作業をなくしたい方
- 契約管理におけるファイル保存漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約締結後に発生する、証明書のダウンロードとGoogle Driveへのアップロード作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、格納漏れや誤ったフォルダへの保存といった人為的ミスを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象となるアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- DocuSign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- メールで届く請求書などの帳票管理を手作業で行っている経理や営業事務担当の方
- Google DriveとSlackを活用し、チーム内でのファイル共有の効率化を図りたい方
- 定型的なメール処理業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
- メール受信からGoogle Driveへの格納、Slack通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの格納漏れや共有忘れを防ぎ、重要な帳票類をより確実に管理できるようになります。
- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「添付ファイルを格納する」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを格納します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「メッセージを送る」アクションを設定し、ファイルが格納された旨を任意のチャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、特定の送信元メールアドレスや件名に含まれるキーワードなど、フローボットを起動させる条件を任意で設定できます。
- Google Driveにファイルを格納する際に、格納先のフォルダは任意で指定してください。
- Slackへの通知メッセージは、ファイル名や格納先のURLなど、メールから取得した情報を含めて自由にカスタマイズが可能です。
- Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 紙やPDFの受領書を、手作業でGoogle スプレッドシートなどに転記している経理担当者の方
- 書類のデータ化と保管作業に時間がかかり、本来のコア業務に集中できていない方
- 受領書をはじめとする帳票類の処理を、AI-OCRなどを活用して自動化したいと考えている方
- 受領書をフォームにアップロードするだけで、データ転記とファイル保管が自動で完了するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が減るため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
- はじめに、Google スプレッドシート、Google Drive、SlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、フォームトリガーを選択し、受領書データをアップロードするためのフォームを設定します
- 次に、オペレーションで、OCR機能を使い、アップロードされた受領書ファイルから文字情報を読み取ります
- 次に、オペレーションで、読み取った内容に間違いがないか「担当者へ対応を依頼する」アクションで確認依頼を送ります
- 次に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、読み取ったデータを指定のシートに転記します
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、元の受領書ファイルを指定のフォルダに格納します
- 最後に、オペレーションで、Slackの「Slackチャンネルに通知」アクションを設定し、処理の完了を関係者に通知します
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームで設定する質問項目（例：担当者名や備考欄など）は、業務内容に合わせて任意で設定できます
- Google スプレッドシートでデータを追加するシートや列は、管理しているファイルに合わせて任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名は、運用ルールに合わせて任意で設定可能です
- Slackへの通知は、通知先のチャンネルやメッセージの本文を任意でカスタマイズすることができます
- Google スプレッドシート、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google Driveでのファイル共有が多く、関係者への通知を手作業で行っている方
- ファイル共有時のGmailでのメール通知漏れや、宛先間違いなどを防ぎたいチームリーダーの方
- Google DriveとGmailを連携させて、ファイル管理に伴う業務を効率化したいと考えている方
- Google Driveにファイルが作成されると自動でメールが送信されるため、これまで通知業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのメール作成や送信が減るため、重要な通知の送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ファイルが追加された旨を通知します
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、通知のきっかけとしたい特定のフォルダを任意で設定してください。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、通知先のメールアドレス（宛先）、メールの件名や本文を自由に設定することが可能です。本文には、作成されたファイル名などの情報を含めることもできます。
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
また、対応漏れやアップロード先の間違いなど、ヒューマンエラーが発生することもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると自動でレコーディングファイルを取得し、指定のGoogle Driveフォルダへ格納する一連の流れを自動化し、これらの課題を円滑に削減します。
- Zoomミーティングのレコーディングを、議事録やナレッジとしてチームで共有している方
- 手作業でのファイル管理に非効率を感じ、自動化による業務改善を検討している方
- 重要なレコーディングファイルの保存し忘れや、共有漏れなどのミスを未然に防ぎたい方
- Zoomミーティング終了後に自動でレコーディングが保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業で起こりうる保存し忘れやアップロード先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
- はじめに、ZoomとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定します
- 続けて、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティングのホストをメールアドレスで指定することが可能です。
- Google Driveへのファイルアップロード時に、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。ミーティング情報などをファイル名に含めることで、後の管理が容易になります。
- Zoom、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Google DriveとMisocaを用いて、手作業で見積書を作成している営業担当者や経理担当者の方
- 見積書作成時の転記作業に時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
- 見積書作成業務の属人化を防ぎ、チーム全体の業務効率を改善したいと考えているマネージャーの方
- Google Driveにファイルが追加されると自動で見積書が作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ転記の時間を短縮できます。
- 手作業による転記が減ることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、スムーズな見積書作成に繋がります。
- はじめに、Google DriveとMisocaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 次に、Misocaの「特定の取引先に紐づく送り先IDを取得」アクションを設定し、見積書の送付先を特定します
- 最後に、Misocaの「見積書を作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報などを連携して見積書を作成します
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能で読み取るテキストの対象範囲は、アップロードするファイルのフォーマットに応じて任意で設定してください。
- Misocaで見積書を作成する際に連携する情報は、OCRで読み取ったどの情報をどの項目に反映させるかなど、任意で設定することが可能です。
- Google Drive、MisocaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
従業員の入社や異動に伴うGoogle Driveのファイル権限設定は、手作業で行うと時間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、部署ごとにアクセスできるフォルダが異なると、管理はさらに複雑になります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じた適切なファイル権限を自動で付与できるため、こうした管理業務を効率化し、セキュリティを保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで従業員情報を管理している人事・総務担当者の方
- 部署異動や入社の度にGoogle Driveの権限を手動で設定している情報システム担当者の方
- 従業員のアクセス権限管理を自動化し、セキュリティを強化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートへの追加を起点に権限付与が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での権限設定による付与ミスや漏れを防ぎ、意図しない情報漏洩のリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、従業員情報が追加されたことを検知します。
- 次に、オペレーションで「進行先切り替え機能」を設定し、スプレッドシートから取得した部署情報をもとに、後続の処理を分岐させます。
- 最後に、分岐した各進行先でGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定し、部署に応じた権限を付与します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートIDやシートID、監視したいテーブルの範囲などを任意で指定してください。
- 進行先切り替え機能では、スプレッドシートから取得した部署名などの情報をもとに、条件を設定して後続の処理を分岐させることができます。
- Google Driveのアクションでは、付与する権限の種類（閲覧者、編集者など）や対象のファイル・フォルダID、権限を付与するユーザーのメールアドレスを指定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
SPIRALで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SPIRALを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行う営業アシスタント
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
同時にSPIRALを使用して顧客情報を登録することで、Google Driveで管理するファイルと関連付けて管理を行うことができます。
しかし、SPIRALへ取引先が登録されるたびにGoogle Driveに手作業でフォルダを作成するのは、貴重な時間を浪費することになります。
作業にかける時間を短縮し、コア業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSPIRAL上で取引先が追加されるとGoogle Driveに取引先のフォルダを自動で作成し、手作業の時間を省きます。
フォルダ作成にかかっていた時間を他の業務に使うことで、チーム全体が重要度の高い業務に集中でき、業務効率化につながります。
■注意事項
・SPIRAL、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceで顧客や案件情報を管理しており、ファイル保存を手作業で行っている営業担当者の方
- 手作業でのファイル管理による、保存ミスや共有漏れなどの課題を解決したいと考えている方
- SalesforceとGoogle Driveを連携させ、よりシームレスな情報管理体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceのステータスが更新されると自動でファイルが保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル移動に伴う、保存先の指定間違いやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトにレコードが登録または更新されたら」を設定して、特定のステータス変更を検知するようにします。
- 続いて、オペレーションでSalesforceの「レコードに紐づくファイルのコンテンツIDを取得」「最新のコンテンツバージョンIDを取得」アクションを順に設定します。
- 次に、取得した情報をもとにSalesforceの「ファイルをダウンロード」アクションで対象のファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceの設定では、トリガーの対象とするカスタムオブジェクトのAPI参照名や、取得したいファイルのフィールド項目名、ご自身のマイドメインURLなどを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードする際には、ファイルの保存先となるフォルダや、アップロード時のファイル名などを任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
まとめ
Microsoft Excelで作成した書類のPDF化とGoogle Driveへの保存作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた一連の定型業務にかかる時間を短縮し、ファイル名の付け間違いや保存場所の間違いといったヒューマンエラーも防ぐことができます。
これにより、担当者は書類作成後の煩雑な処理から解放され、本来注力すべき分析や改善といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：同名のPDFファイルがあった場合の挙動は？
A：
同名のファイルがGoogle Driveに既に存在していても、新しいファイルが作成されます。
たとえば、Google Driveに「テスト書類.pdf」がすでに存在していても、新たに「テスト書類.pdf」を作成することが可能です。
Q：自動化の処理が失敗した場合に気づけますか？
A：
はい、気づけます。
運用中にエラーが発生すると、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、Slack・Chatworkなどのチャットツールでエラー通知を受け取ることも可能です。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。
エラーが発生した際の対応方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
Q：保存先フォルダを動的に作成できますか？
A：
はい、可能です。
Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションの前に、以下のオペレーションを追加することで、取引先ごとや案件ごとにフォルダを分けてファイルを管理できます。
- 有料プランで利用可能な「分岐する」または「進行先を切り替える」というオペレーション
- Google Driveの「フォルダを作成する」アクション
詳しい設定手順は、以下のヘルプページをご確認ください。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
