Microsoft Excelで見積書や請求書を作成した後、毎回手動でPDF形式に変換し、ファイル名を付けてGoogle Driveの特定のフォルダに保存する、といった作業に時間と手間を取られていませんか？
Microsoft Excelファイルをもとに自動でPDFが生成され、適切なファイル名で指定のGoogle Driveフォルダに確実に保存される仕組み があれば、こうした面倒な繰り返し作業や確認の手間から解放され、より分析や戦略立案といったコア業務に集中できる時間を生み出せます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングなどの専門知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft ExcelのデータをPDF化してGoogle Driveに自動保存する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
フォームで回答が送信されたらMicrosoft ExcelでPDFを作成し、Google Driveに保存する
試してみる
Microsoft ExcelとGoogle Driveを連携する自動化の方法
Microsoft Excelで作成したデータをPDF化し、Google Driveへ自動で保存・整理する連携方法を、具体的な自動化テンプレートを交えて紹介します！
フォーム回答やメール受信などを起点に、Microsoft ExcelのデータをPDF化しGoogle Driveへ自動保存する
Webフォームへの回答送信、特定のメール受信、Google スプレッドシートへのデータ追加といった様々なトリガーをきっかけに、Microsoft Excelで自動的にPDFファイルを作成し、指定したGoogle Driveフォルダへ保存する 連携フローです。
フォームで回答が送信されたらMicrosoft ExcelでPDFを作成し、Google Driveに保存する
試してみる
メールの受信内容をもとにMicrosoft ExcelでPDFを作成し、Google Driveに保存する
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Google スプレッドシートで特定のデータが追加されたらMicrosoft ExcelでPDFを作成し、Google Driveに保存する
試してみる
フォーム回答をもとにMicrosoft ExcelでPDFを作成しGoogle Driveへ保存するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、「Yoomで作成したフォームに回答が送信された際に、その内容をもとにMicrosoft Excelで見積書などのPDFファイルを作成し、指定のGoogle Driveフォルダに自動で保存するフロー」を解説していきます！
ここではハイパーオートメーションツール「Yoom」を使用してノーコードで設定を進めるので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Microsoft ExcelとGoogle Driveのマイアプリ連携
テンプレートのコピー
トリガーとなるフォームと各アクション（書類の発行と保存）の設定
フロー稼働の準備
フォームで回答が送信されたらMicrosoft ExcelでPDFを作成し、Google Driveに保存する
試してみる
前準備：発行する請求書の雛形
フォームの回答を元に請求書を発行するには、雛形となる書類の準備が必要です。こちらのヘルプページ をご覧ください。
この記事ではサンプルとして、下図の雛形を使用します。
ステップ1：Microsoft ExcelとGoogle Driveのマイアプリ連携
先ずは、Yoomと連携させたいMicrosoftアカウントとGoogleアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでMicrosoft Excelを検索して選択。
Microsoftのサインイン画面が表示されます。
既にサインインしているアカウントがある場合は、以下のような画面が表示されます。
パスワードを入力し、「サインイン」をクリック。
「マイアプリ画面」にMicrosoft Excelが追加されていることを確認してください。
このまま、Google Driveも連携していきましょう。
「Sign in with Google」をクリック。
Googleのログイン画面が表示されます。
内容を確認し、「次へ」をクリック。
YoomからGoogleアカウントへのアクセス権限を確認し、「続行」をクリック。
「マイアプリ」に使用する2つのアプリが追加されていれば、このフローでのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレート から使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
フォームで回答が送信されたらMicrosoft ExcelでPDFを作成し、Google Driveに保存する
試してみる
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
ステップ3：フォームトリガーの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（フォーム）を設定していきます。
フォームトリガーをクリック。
フォームタイトルを設定しましょう。
前準備で用意した雛形書類の置換対象（{}で囲われている項目）に沿った質問項目を作成していきます。こちらのヘルプページ で説明されています。
※ 設定例
設定が完了したら、ページ下部の「次へ」をクリックします。
「プレビューページ」や「完了ページ」をクリックすると、作成したフォームや完了ページの表示を確認できます。
※ プレビューページ
「取得した値」には、請求書発行テストを行う際に使用するサンプル値を設定してください。
設定を終えたら、ページ下部の「保存する」をクリック。
これで、フォームの設定は完了です。
ステップ4：請求書の発行
では、フォームの回答を元にMicrosoft Excelで書類を発行していきましょう。
Microsoft Excelの「書類を発行する」をクリック。
「タイトル」は任意の名称に変更できます。
連携アカウントを確認。
雛形書類の「ファイルの保存場所」を「OneDrive」か「SharePoint」から選択。
「ドライブID」に雛形書類を保存しているドライブのIDを設定。
「アイテムID」に前準備で用意した雛形書類のアイテムIDを設定。
発行書類の「格納先のフォルダID」に、発行するPDFファイル（請求書）の格納先となるOneDriveフォルダを候補から選択。
「出力ファイル名」に任意のファイル名を設定。こちらのヘルプページ をご覧ください。
日付のタブから、任意の形式の日付も追加できます。
設定を終えたら、「次へ」をクリック。
雛形書類
「置換後の文字列」にフォームの各項目を設定。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
テストに成功すると、指定したOneDriveのフォルダ内に、置換された請求書がPDFファイルとExcelファイルとで発行され、「取得した値」にファイル情報が追加されます。
「ダウンロード」をクリックし、ダウンロードした請求書の置換内容が正しいことを確認しましょう。
期待する請求書が発行されていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。 これで、書類発行の設定も完了です。
ステップ5：ファイルの保存
書類はOneDrive（かSharePoint）上に発行されるため、まだGoogle Driveには保存されていません。
Google Driveの「ファイルをアップロードする」をクリック。
任意で「タイトル」を変更。
連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
「格納先のフォルダID」にファイルをアップロードするフォルダのIDを設定。
「ファイル名」にはデフォルトで、書類発行時に設定した出力ファイル名が設定されています。
「ファイルの添付方法」にもデフォルトで、発行した書類が設定されています。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
テストに成功したら、指定したフォルダにPDFファイルがアップロードされていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ6：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにすると、フォームのリンクが作成されます。
実際にフローが動作するかを確認しましょう。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
Microsoft ExcelやGoogle Driveを使ったその他の自動化例 他にも、他にも、Microsoft ExcelやGoogle Driveを活用した様々な自動化の実現が可能です！
Microsoft Excelを使った自動化例
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納する
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Notionにタスクが登録されたら、Microsoft Excelのシートにも追加
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Salesforceの商談情報が登録されたらMicrosoft Excelに情報を追加する
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Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
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指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してMicrosoft Teamsに通知する
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Google Driveを使った自動化例
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まとめ
Microsoft Excelで作成した書類のPDF化とGoogle Driveへの保存作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた一連の定型業務にかかる時間を短縮し、ファイル名の付け間違いや保存場所の間違いといったヒューマンエラーも防ぐことができます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。こちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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