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Microsoft Excelで見積書や請求書を作成した後、毎回手動でPDF形式に変換し、ファイル名を付けてGoogle Driveの特定のフォルダに保存する、といった作業に時間と手間を取られていませんか？
ファイル名の命名規則を間違えたり、うっかり別のフォルダに保存してしまったりするような人的ミスも起こりがちです。
Microsoft Excelファイルをもとに自動でPDFが生成され、適切なファイル名で指定のGoogle Driveフォルダに保存される仕組みがあれば、こうした面倒な繰り返し作業や確認の手間から解放され、より分析や戦略立案といったコア業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。ぜひこの機会に自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、Microsoft ExcelのデータをPDF化してGoogle Driveに自動保存する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
■概要 フォームへの回答があった際、その内容をもとに手作業で書類を作成し、ファイルサーバーへ保存する業務は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動的にMicrosoft ExcelでPDF書類を作成し、Google Driveへ保存する一連の流れが完結するため、これらの課題を解消し業務を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Microsoft ExcelとGoogle Driveを連携する自動化の方法
Microsoft Excelで作成したデータをPDF化し、Google Driveへ自動で保存・整理する連携方法を、具体的な自動化テンプレートを交えて紹介します！
これにより、書類作成から保管までの一連のプロセスを効率化し、手作業によるミスも防げるようになるため、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォーム回答やメール受信などを起点に、Microsoft ExcelのデータをPDF化しGoogle Driveへ自動保存する
Webフォームへの回答送信、特定のメール受信、Google スプレッドシートへのデータ追加といった様々なトリガーをきっかけに、Microsoft Excelで自動的にPDFファイルを作成し、指定したGoogle Driveフォルダへ保存する連携フローです。
申請書や報告書の受付から保管までのプロセス自動化や、他システムからのデータをもとにした帳票作成・管理の効率化に役立ちます！
■概要 フォームへの回答があった際、その内容をもとに手作業で書類を作成し、ファイルサーバーへ保存する業務は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動的にMicrosoft ExcelでPDF書類を作成し、Google Driveへ保存する一連の流れが完結するため、これらの課題を解消し業務を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 メールで受信した情報をMicrosoft Excelへ手入力し、PDFへ変換後Google Driveへ保存する作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすいと感じていませんか。このワークフローを利用すれば、特定のメール受信をきっかけとして、Microsoft ExcelでのPDF作成からGoogle Driveへの保存までの一連のプロセスを自動化し、これらの業務課題の解消を支援します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google スプレッドシートに日々のデータを入力した後、その情報を基にMicrosoft Excelで書類を作成し、PDFとして出力、さらにGoogle Driveの特定のフォルダへ保存する、といった一連の作業に手間を感じている方もいらっしゃるかもしれません。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
こうした定型的ながらも重要な業務は、手作業で行うと時間がかかるだけでなく、ファイル名の誤りや保存場所の間違いといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。
このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートへのデータ追加をトリガーとして、Microsoft ExcelでのPDF書類作成、そしてGoogle Driveへの自動保存までを一気通貫で自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
フォーム回答をもとにMicrosoft ExcelでPDFを作成しGoogle Driveへ保存するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、「Yoomで作成したフォームに回答が送信された際に、その内容をもとにMicrosoft Excelで見積書などのPDFファイルを作成し、指定のGoogle Driveフォルダに自動で保存するフロー」の作り方を解説します！
ここでは、Yoomを使用してノーコードで設定します。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 フォームへの回答があった際、その内容をもとに手作業で書類を作成し、ファイルサーバーへ保存する業務は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動的にMicrosoft ExcelでPDF書類を作成し、Google Driveへ保存する一連の流れが完結するため、これらの課題を解消し業務を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
前準備：発行する請求書の雛形
フォームの回答を元に請求書を発行するには、雛形となる書類の準備が必要です。
作成したいPDFファイルの雛形をMicrosoft Excelで作成し、OneDriveに格納してください。
{}で囲んだ項目がフォームの回答で置換されます。
※ 雛形書類の作成方法は、「書類を発行する」の設定方法をご覧ください。
この記事ではサンプルとして、下図の雛形を使用します。
{会社名}・{請求日}・{支払い期限}・{商品_1}などが置換対象になります。
ステップ1：Microsoft ExcelとGoogle Driveのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
Microsoft Excelの場合
Microsoft Excelのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には、個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Google Driveの場合
「アプリ一覧」でGoogle Driveを検索して選択します。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
Googleのログイン画面が表示されます。
任意のGoogleアカウントを選択してください。
内容を確認し、「次へ」をクリックします。
YoomからGoogleアカウントへのアクセス権限を確認し、「続行」をクリックしましょう。
「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。
「マイアプリ」に使用する2つのアプリが追加されていれば、このフローでのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のテンプレートページを開き、「このテンプレートを試してみる」をクリックします。
■概要 フォームへの回答があった際、その内容をもとに手作業で書類を作成し、ファイルサーバーへ保存する業務は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動的にMicrosoft ExcelでPDF書類を作成し、Google Driveへ保存する一連の流れが完結するため、これらの課題を解消し業務を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
ステップ3：フォームトリガーの設定
まずは、フローの起点となるトリガーアクション（フォーム）を設定していきます。
フォームトリガーをクリックしてください。
今回は例として、以下のように設定しました。
設定が完了したら、ページ下部の「次へ」をクリックします。
「プレビューページ」や「完了ページ」をクリックすると、作成したフォームや完了ページの表示を確認できます。
有料プランでのみ設定可能な項目もあるので、下記のページもご確認ください。
以下はプレビュー表示したものです。
「取得した値」には、請求書発行テストを行う際に使用するサンプル値を設定してください。
ここではテスト用にサンプル値を手入力しますが、フローボットが実際に起動した際には、フォームの回答がそのまま請求書発行で用いられます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
設定を終えたら、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
これで、フォームの設定は完了です。
フォームアクションのタイトルも、設定したフォームタイトルに変更されます。
ステップ4：Microsoft Excelの書類発行設定
では、フォームの回答を元にMicrosoft Excelで書類を発行していきましょう。
Microsoft Excelの「書類を発行する」をクリックしてください。
「アイテムID」には、前準備で用意した雛形書類のアイテムIDを設定してください。
ドライブIDと同様に、入力欄をクリックすると連携しているOneDriveアカウントから候補が表示されるので、対象となる雛形書類を選択します。
※候補に対象が表示されない場合は、「ファイル名（任意）」に雛形書類のファイル名か、ファイル名の一部を設定してください。
発行書類の「格納先のフォルダID」は、発行するPDFファイル（請求書）の格納先となるOneDriveフォルダを候補から選択します。
※ 候補に対象が表示されない場合は、「格納先のフォルダ名（任意）」に格納先のフォルダ名か、フォルダ名の一部を設定してください。
「出力ファイル名」に任意のファイル名を設定してください。
入力欄クリック時に表示される「取得した値（アウトプット）」のフォームアクションから、フォームの各項目を選択できます。
これらの値を使用すると、フォームの回答ごとに異なるファイル名をつけることが可能です。
※ 項目を選択すると、{{項目名 フォームの回答}}という形で入力欄に追加されます。
日付のタブから、任意の形式の日付も追加できます。
設定を終えたら、「次へ」をクリックしてください。
雛形書類の置換対象を、フォームの回答で置換していきます。
まずは「置換条件を再取得」をクリックしてください。
これにより、選択した雛形書類の置換対象（{}部分）が項目として表示されます。
「置換後の文字列」にフォームの各項目を設定します。
入力欄クリック時に表示される「取得した値」のフォームアクションから、置換対象に合う項目を選択していきましょう。
{商品_1}{商品_2}のようにリストになっている項目は、コンマ区切りで置換後の文字列を設定します。
設定を終えたら、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、指定したOneDriveのフォルダ内に、置換された請求書がPDFファイルとExcelファイルとで発行され、「取得した値」にファイル情報が追加されます。
「ダウンロード」をクリックし、ダウンロードした請求書の置換内容が正しいことを確認しましょう。
実際に発行された請求書（PDF）は、以下です。
期待する請求書が発行されていれば、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
これで、書類発行の設定も完了です。
ステップ5：Google Driveのアップロード設定
書類はOneDrive（かSharePoint）上に発行されるため、まだGoogle Driveには保存されていません。
発行した書類をGoogle Driveにアップロードしましょう。
Google Driveの「ファイルをアップロードする」をクリックしてください。
任意で「タイトル」を変更します。
連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリックしてください。
「格納先のフォルダID」にファイルをアップロードするフォルダのIDを設定します。
入力欄をクリックすると、連携しているGoogle Driveから候補が表示されますので、対象となるフォルダIDを選択してください。
フォルダIDは、Google DriveのフォルダURL（folders/{{ID部分}}）でも確認できます。
「ファイル名」にはデフォルトで、書類発行時に設定した出力ファイル名が設定されています。
変更する場合は、重複しない任意の名称で設定し直してください。
「ファイルの添付方法」にもデフォルトで、発行した書類が設定されています。
変更は必要ありません。
設定を終えたら、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功したら、指定したフォルダにPDFファイルがアップロードされていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリックします。
実際にGoogle DriveにアップロードされたPDFファイルは、以下です。
ステップ6：トリガーをONにしてフローの動作確認
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにすると、フォームのリンクが作成されます。
実際にフローが動作するかを確認しましょう。
コピーしたリンク先からフォームへの回答を行い、フォームの回答を元にした書類（PDFファイル）がGoogle Driveにアップロードされていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
ぜひ、Yoomの便利な機能をお試しください。
Microsoft ExcelやGoogle Driveを使ったその他の自動化例
他にも、他にも、Microsoft ExcelやGoogle Driveを活用した様々な自動化の実現が可能です！
たとえば、以下のような自動化はいかがでしょうか。
Microsoft Excelを使った自動化例
メール受信から見積書・納品書の作成、データ格納や通知送信までの作業を自動化できます。
これにより、申し込み内容やアンケート結果の管理、商談情報の処理といった日常業務の手間を削減し、営業や事務作業の効率化が期待できます。
■概要
HubSpotのコンタクトページからMicrosoft Excelの雛形をもとに請求書を作成するフローです。
HubSpotからフローボットを起動し、請求品目や金額などの情報を指定箇所に設定することで、請求書が自動で作成されます。 請求書の雛形は自由なフォーマットでご利用いただけます。
また、フローの途中に担当者の確認依頼を入れることも可能で、請求内容を一度チェックするといった組み合わせもできます。
■注意事項
・HubSpot、Microsoft ExcelそれぞれとYoomの連携が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・こちらのようなMicrosoft Excelで作成した請求書の雛形を用意してください。
■概要
Yoomフォームの情報でMicrosoft Excelの雛形から納品書を作成してOutlookで送付するフローです。
取得した納品書の情報を、手作業でMicrosoft Excelへ転記しPDF発行を行う必要がなく、フォームに回答されただけですべての工程を自動的に行うことができます。
そのため、手間が省ける他入力ミスと言った管理エラーを無くすこともできます。
■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Yoomフォームの情報でMicrosoft Excelの雛形から納品書を作成してSlackに通知するフローです。
取得した納品書の情報を、手作業でMicrosoft Excelへ転記しPDF発行を行う必要がなく、フォームに回答されただけですべての工程を自動的に行うことができます。
そのため、手間が省ける他入力ミスと言った管理エラーを無くすこともできます。
Slackに通知する内容は自由にカスタマイズすることができます。
■注意事項
・Microsoft Excel、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Salesforceの商談ページからMicrosoft Excelの雛形をもとに見積書を発行して、Chatworkにファイルを送信するフローです。
商談に紐づいている商品情報を用いて見積書を作成します。そのため、事前に商談情報に商品を関連づけてご利用ください。
作成した帳票ファイルの送信はメールで送信したり、Slack、Google Chatなどの任意のチャットツールに送信が可能です。
また、Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Salesforce上から直接トリガーを起動させることができます。
■注意事項
・Salesforce、Microsoft Excel、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。
OutlookとMicrosoft Excelを連携することで、手動でメールの受信した内容をMicrosoft Excelに追加する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Yoomフォームに添付されたPDFファイル（納品書や請求書など）をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しWorkplaceに通知するフローです。
取得したPDFデータの情報を、手作業でMicrosoft Excelのデータベースへ格納する必要がなく、フォームにPDFファイルを添付し送信されただけですべての工程を自動的に行うことができます。
そのため、手間が省ける他入力ミスと言った管理エラーを無くすこともできます。
■注意事項
・Microsoft Excel、WorkplaceそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
申し込みメールを受信したら、AIを用いてメール内容を抽出して見積書をMicrosoft Excelの雛形から作成、Outlookメールで送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業チーム
・顧客からの見積もり依頼をメールで受信しており、見積書作成の効率化を図りたいチーム
・見積書作成にかかる時間を短縮して顧客への迅速な対応を可能にしたいチーム
2.Microsoft ExcelやOutlookを使用している事務担当者
・見積もり依頼メールの処理を担当しており、手作業によるテータの抽出や転記ミスを削減したい方
・Microsoft Excelの雛形を使用して見積書作成の時間を短縮し他の業務に時間を割きたい方
3.Microsoftを使用しておりAIを活用して業務の効率化を図りたい経営層
・見積書作成プロセスを自動化して業務効率の向上とコスト削減を目指したい方
・見積書の品質を均一化して顧客満足度向上に繋げたい方
・AIを活用した業務の効率化を推進して競争力を強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
新規顧客からの問い合わせ対応はビジネス拡大の機会ですが、見積書作成は時間と手間がかかる作業です。複数のシステムを利用している企業では、手作業での対応となり、担当者の負担も大きいです。
このフローを使用することによって、AIが申し込みメールを解析して見積書を自動で生成・送信することで問題を解決してくれます。担当者は手入力などの作業することなく、迅速かつ正確な顧客対応が可能となり顧客満足度の向上につながります。
■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Yoomフォームに回答された内容を用いて、予め用意したMicrosoft Excelの見積書雛形で見積書を発行してWorkplaceに通知するフローです。
フォームの回答のみで見積書の発行とメールの送付まで完了させることができる便利なフローです。
Workplaceに通知する内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・Microsoft Excel、WorkplaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
毎月、特定の日にMicrosoft Excelから最新の予算データを取得し、Microsoft Teamsに報告する作業に手間がかかっていませんか？手作業による転記では、報告忘れや数値の間違いといったミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でMicrosoft Excelから情報を取得しMicrosoft Teamsへ通知できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google Driveを使った自動化例
ファイルの格納やデータ転記、通知送信などの作業を自動化できます。
これにより、PDFや帳票データの確認、従業員情報の管理、契約書や見積書の処理といった日常業務の手間を削減し、業務効率を向上させることが可能です。
■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁に契約書を締結し、管理する必要がある方
2.手動での契約書管理を減らし、自動化したいと考えている方
3.DocuSignとGoogle Driveを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・DocuSignでエンベロープが完了した後、自動的にGoogle Driveにファイルが格納されるため、手動でのファイル保存作業が不要になります。
・ドキュメントの保存プロセスが自動化されるため、管理負担が軽減されます。
■注意事項
・DocuSign、GoogleDriveそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.オンラインストレージとしてGoogle Driveを使用している方
・Google Driveでファイル・フォルダの管理をしている方
・バックオフィス業務でGoogle Driveを使用している企業
2.Misocaを使用して帳票業務を担当している方
・帳票の作成を行う総務、事務の担当者
・帳票の管理をしている経理担当者
・商品管理をしている管理担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成することができるため、業務の効率化を図ることができます。
・見積書のひな型をGoogle Driveで作成している場合、AI機能を使うことで自動的に見積書を作成することができます。
・Misocaの見積書作成を自動化することができるため、文章の記載ミスといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・Misocaの見積書作成を手動で行う必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
・社内で使用しているコミュニケーションツールと連携することで、見積書作成の通知を特定のメンバーへ出すことができます。
■注意事項
・Google Drive、MisocaのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■事前準備
・Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc
■作成方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。
②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。
③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。
⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑥＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑦アクションから「画像・PDFファイルを読み取る」を選択し、次に進みます。
⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。
⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。
※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑪＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。
⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑭＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
⑯＋マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。
⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178
■概要
Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・Google Driveに新しくファイルが作成されるとGmailの通知から確認できるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
従業員の入社や異動に伴うGoogle Driveのファイル権限設定は、手作業で行うと時間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、部署ごとにアクセスできるフォルダが異なると、管理はさらに複雑になります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じた適切なファイル権限を自動で付与できるため、こうした管理業務を効率化し、セキュリティを保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceでステータスが変更されたらファイルをGoogle Driveに保存するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceで案件や顧客情報を管理している方
・Salesforceのレコードのステータス変更に応じて関連ファイルを自動的にGoogle Driveに保存したい方
・契約書、見積書、提案書などステータス変更に伴って発生するファイルを整理して管理したい方
・手作業でのファイル保存の手間を省いて業務効率を向上させたい方
2.Salesforceの情報を活用して業務を進める方
・ステータス変更をトリガーに関連ファイルを自動的にGoogle Driveに保存することにより必要なファイルをすぐに探し出せるようにしたい方
・Salesforceの情報を他のシステムと連携させてファイル管理を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceは顧客管理に非常に強力なツールですが、ステータスが変更されるたびに関連ファイルをGoogle Driveに手動で保存するのは、ファイル管理の煩雑化や誤ったファイル保存に繋がる可能性があります。
このフローを活用すれば、Salesforceでステータスが変更されると関連ファイルがGoogle Driveに自動で保存されます。これによって担当者はファイル保存の手間から解放されて顧客対応や営業活動などのより重要な業務に集中することができます。また、ファイル管理が効率化され必要なファイルを素早く見つけ出すことができます。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
SPIRALで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SPIRALを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行う営業アシスタント
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
同時にSPIRALを使用して顧客情報を登録することで、Google Driveで管理するファイルと関連付けて管理を行うことができます。
しかし、SPIRALへ取引先が登録されるたびにGoogle Driveに手作業でフォルダを作成するのは、貴重な時間を浪費することになります。
作業にかける時間を短縮し、コア業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSPIRAL上で取引先が追加されるとGoogle Driveに取引先のフォルダを自動で作成し、手作業の時間を省きます。
フォルダ作成にかかっていた時間を他の業務に使うことで、チーム全体が重要度の高い業務に集中でき、業務効率化につながります。
■注意事項
・SPIRAL、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zoomでミーティングが終了したらレコーティングファイルを取得して、Google Driveに連携して指定のフォルダに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを使用したミーティングを頻繁に行う方
・社内のミーティングを行う統括部門の方
・ウェビナーなどを企画開催するプランナーや企画部門の方
・Web面接を担当する人事部門の方
2.Google Driveによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・会議の議事録を毎回格納する必要のある会議書記の方
・プレゼンデータごとの質疑応答をまとめる書記業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ミーティング終了後に自動でファイルの格納を行うので、手間が削減できます。
・定型業務の自動化することによりDXを推進します。
■注意事項
・Zoomと Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
帳票類を添付するメールが届いたらGoogleDriveと連携し、ファイルを格納後、Slackで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.メールよりもチャットの方が確認がしやすい方
・外勤のフィールドセールス担当者
3.GoogleDriveで日常的にデータの管理を行なっている方
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・条件に合ったメールの受信をトリガーに、ファイルの格納、チャット通知まで自動で行うことができます。
・メール受信後すぐにGoogleDriveにファイルが格納されるため、担当者間での情報共有がスムーズになります。
■注意事項
・GoogleDrive、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
フォームで提出された受領書データをAIを用いて自動的に読み取り、その情報をGoogleスプレッドシートに格納するワークフローです。
受領書の内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
■設定方法
1.Googleスプレッドシート、Slack、Google DriveとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.フォームトリガーの作成で受領書データを添付できるフォームを作成します。
3.「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションの「PDFや画像ファイルから文字情報を読み取る」アクションで、抽出したい項目を設定してください。
4.「担当者へ対応を依頼する」オペレーションで読み取り情報の格納前に人によるチェックを入れます。
5.入力フォームに「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションで設定した抽出項目を設定してください。
6.「データベースを操作する」オペレーションの「レコードを追加する」アクションで取得した情報をスプレッドシートに追加します。
7.スプレッドシートに設定した列と読み取り項目を対応させて設定をしてください。
8.GoogleDriveの「ファイルをアップロードする」アクションでファイルの格納先やファイル名の設定を行なってください。
9.Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、任意のメッセージや送信先のチャンネルなどの設定を行ってください。
■注意事項
・抽出項目やスプレッドシートの項目はご自由に設定してください。
・スプレッドシート内の列と抽出情報を適切に対応させてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Microsoft Excelで作成した書類のPDF化とGoogle Driveへの保存作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた一連の定型業務にかかる時間を短縮し、ファイル名の付け間違いや保存場所の間違いといったヒューマンエラーも防ぐことができます。
これにより、担当者は書類作成後の煩雑な処理から解放され、本来注力すべき分析や改善といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：同名のPDFファイルがあった場合の挙動は？
A：
同名のファイルがGoogle Driveに既に存在していても、新しいファイルが作成されます。
たとえば、Google Driveに「テスト書類.pdf」がすでに存在していても、新たに「テスト書類.pdf」を作成することが可能です。
Q：自動化の処理が失敗した場合に気づけますか？
A：
はい、気づけます。
運用中にエラーが発生すると、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、Slack・Chatworkなどのチャットツールでエラー通知を受け取ることも可能です。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。
エラーが発生した際の対応方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
Q：保存先フォルダを動的に作成できますか？
A：
はい、可能です。
Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションの前に、以下のオペレーションを追加することで、取引先ごとや案件ごとにフォルダを分けてファイルを管理できます。
詳しい設定手順は、以下のヘルプページをご確認ください。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
