【ノーコードで実現】テキストデータを文字コードに変換して様々なツールに連携する方法

メールの受信内容を文字コード変換してGoogle スプレッドシートに記録する

<span class="mark-yellow">Gmailなどで受信したメールの本文や件名からテキストを抽出し、文字コードを変換してからGoogle スプレッドシートの指定したセルに自動で追加していく</span>ことで、メール経由で受け取る様々な形式のデータを効率的に集約・管理でき、文字コードの違いによるトラブルを未然に防げます。

フォームの回答内容を文字コード変換してGoogle スプレッドシートに記録する

<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで受け付けた回答内容の文字コードを自動で変換し、リアルタイムでGoogle スプレッドシートに整理・記録する</span>フローを構築できるので、アンケート結果や申し込み情報などを文字化けの心配なく正確に集計・分析するための基盤を整えられます。

SlackとGoogle スプレッドシートを連携するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Slackの特定チャンネルへの投稿内容を自動で取得し、文字コードを変換した上でGoogle スプレッドシートに新しい行として追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Slack、Google スプレッドシートのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Slackのトリガー設定、文字コード変換設定、Google スプレッドシートのアクション設定
• フローをONにし、テスト実行

ステップ1：マイアプリ登録

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。

Slackの連携

1.検索する
‍‍検索ボックスにSlackと入力し、Slackのアイコンをクリックします。

2.サインインする
ワークスぺースのURLを入力し「続行する」をクリックしてください。
画面が遷移しますので、登録のメールアドレスでサインインしてください。

3.連携を許可する
YoomとSlackとの連携を行います。下記設定を行った後、「許可する」ボタンをクリックします。

• 画面右上のプルダウンより、連携するSlackのワークスペースをご選択ください。
• 画面下部のプルダウンより、投稿するチャンネルをご設定ください。

4.チャンネルにYoomアプリを追加する
Slackサービス上で、Yoomからメッセージを送信するSlackチャンネルを開き、下記の図のとおり、1～3の順に設定を行います。
※管理者による承認が必要な場合があります。詳しくはこちらの公式ヘルプをご参照ください。

最後に、画面が遷移するのでYoomアプリを追加したいので「追加」をクリックします。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
※Slackのマイアプリ登録についての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。

Google スプレッドシートの連携

1.検索する
‍‍検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。

2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。

3.アカウントの選択
‍連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。

画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。

4.追加アクセスの選択
‍Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3：Slackのトリガーアクション設定

1.トリガーの選択
‍記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。

2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。

3.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、Slackのどのチャンネルにメッセージが投稿されたらトリガーを発動するか設定します。
まだ、対象とするSlackのチャンネルを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記赤枠のチャンネルに投稿されたメッセージをトリガーにしたいと思います。

なお、この後のテスト操作で指定のチャンネルにメッセージが送信されている必要があります。今回は、下記のような内容を送信しました。

Slackの準備が完了したら、Yoom画面に戻り下記の項目を入力してください。

• トリガーの起動間隔：プランによって異なるため、注意してください。特にこだわりがなければ起動時間が一番短いものを選択してください。
  ※料金プランについての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
• チャンネルID：入力欄をクリックすると、下記のように候補が表示されます。先ほど作成したSlackのチャンネルを選択してください。
  

• トリガー条件：ここには、Slackに投稿した内容に含まれるキーワードを入力します。このキーワードが含まれたSlackの投稿がトリガーになります。
  

入力ができたら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
Slackで送信したメッセージ内容が反映していればOKです。
最後に、「保存する」を選択して次のステップへ進みましょう。

ステップ4：AIでの文字コード生成設定

1.アクションの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。

2.アクションを選択
「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。

「アクション」は、デフォルトで「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」が選択されています。
生成したいテキストの文字数とタスク数に合わせて選択してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。

3.詳細を設定
ここでは、SlackのメッセージをAIで変換するための設定をします。
それぞれの項目を、下記を参考に入力してください。

• プロンプト：入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されます。アウトプットを活用してAIへの指示を記入してください。
  ※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
  

• 言語：今回は日本語で出力したいので下記のように入力しました。
  

入力が完了したら「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のように変換後のテキストが表示されます。
指示の通りデータが反映していればOKです。
最後に、「保存する」を選択して次のステップへ進みましょう。

ステップ5：Google スプレッドシートのレコード追加設定

1.アクションの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。

2.データベースの連携
ここでは、先ほど生成したJIS文字コードをGoogle スプレッドシートのレコードに追加する設定を行います。
まだ、レコードを追加したいGoogle スプレッドシートのファイルを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のような項目を入力したファイルを作成しました!

Google スプレッドシートのファイル準備が出来たら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考に、各項目を入力してください。

• スプレッドシートID：入力欄をクリックし、先ほど作成したGoogle スプレッドシートのファイルを選択してください。
  

• スプレッドシートのタブ名：先ほど入力したスプレッドシートIDと同様に、入力欄をクリックし対象のシート名を候補より選択してください。

入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。

3.データベース操作の詳細設定
ここでは、Google スプレッドシートファイルのどの項目に、何を入力するか設定していきます。
各入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されますので、各項目に合わせて選択してください。

下記のように、それぞれの項目を入力しました。

入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、Google スプレッドシートファイルにデータが追加されているはずなので確認してみましょう!
下記赤枠のように、データが反映していればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップにお進みください。

ステップ6：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!

テキスト生成機能を使ったその他の自動化例

テキスト生成機能を活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

テキスト生成機能を使った自動化例

Discordに投稿された文章をAIが自動で翻訳・校正し、そのまま返信したり、YouTubeで動画が公開されたタイミングでSNS投稿用の文章を生成してX（旧Twitter）に発信したりといったことが可能です。さらに、Zendeskで作成されたチケットに対して返答案を生成してMicrosoft Teamsに通知したり、Outlookで受信した商品情報からキャッチコピーを生成して通知したりすることもできます。

まとめ

この記事では、「テキストデータを文字コードに変換して様々なツールに連携する方法」について、ノーコードで実現できる具体的な手順をご紹介しました。
文字コードの自動変換と記録の自動化を組み合わせることで、日々の手作業による変換ミスやデータ転記の手間を大幅に削減できます。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介した文字コード変換の自動化以外にも、業務効率を高めるためのテンプレートが数多く用意されています。</span>
チャットの投稿やメール受信、フォーム回答など、さまざまな情報を自動で整理・記録できる仕組みが整っているため、業務の属人化を防ぎ、ミスのない情報管理が実現できます。

「データ収集や整理に時間がかかる」「文字化けで作業が止まってしまう」「もっとラクにデータをまとめたい」と感じている方は、Yoomのテンプレートでできる自動化をぜひ試してみてください。
設定はとてもシンプルで、初めての方でもすぐに使い始めることができます。

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