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「Google スプレッドシートの特定範囲だけを画像で共有したいけど、毎回スクリーンショットを撮って加工するのが面倒…」
「Google スプレッドシートのデータ更新に合わせて、関係者に画像で最新情報を伝えたいが、手間がかかって他の業務が進まない…」
このように、Google スプレッドシートの情報を画像として活用する際に、手作業による煩わしさや時間的な制約を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートの指定した範囲を自動で画像に変換し、チャットツールへの通知やストレージへの保存、さらにはデータベースへの記録までを自動化できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より迅速かつ効率的な情報共有が実現し、本来集中すべきコア業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Googleスプレッドシートを画像としてコピーする業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのGoogle スプレッドシートの内容を画像として手軽にコピーし、様々なツールと連携させることで、情報共有の効率を格段に向上させる自動化の方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートの特定の行が更新された際に、そのシートの内容を画像として自動的に生成し、Slackなどのチャットツールへ通知する</span>ことができます。
チーム内でのリアルタイムな情報共有やレポートの視覚的な報告がスムーズになり、確認漏れを防ぎつつ、迅速な意思決定をサポートします！
<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートの行が更新されたタイミングで、シートの内容を画像ファイルとしてCloudConvertで変換し、Dropboxのようなストレージサービスに自動でアップロード・保存するフローです。</span>
日々のデータのスナップショットを画像で手軽に残したり、バージョン管理やバックアップを効率的に行ったりすることが可能になります！
<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートの特定行が更新された際に、そのシートを画像化してAirtableなどのデータベースやCRMサービスのレコードに自動で添付・記録する</span>こともできます。
顧客情報やプロジェクトの進捗状況といったテキスト情報に、視覚的なエビデンスやレポートを紐付けて一元管理できるようになり、情報活用の幅が広がります！
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートで行が更新された際に、そのシートをCloudConvertで画像としてコピーし、Slackに自動で送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリの画面内で「＋新規接続」をクリックします。
検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示される候補をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、内容に従って入力し「追加」をクリックしましょう。
YoomのマイアプリにCloudConvertが追加されていればマイアプリ登録が完了です。
「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Google Driveをクリックします
以下のような画面が出るので、「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントでログインを行ってください。
マイアプリにGoogle Driveが表示されれば登録は完了です。
Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリの画面内で「＋新規接続」をクリックします。
検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示される候補をクリックしましょう。
GoogleとYoomのアカウント連携画面が表示されます。
赤枠の「Sign in with Google」をクリックしましょう。
今回連携するGoogleアカウントを選択し、連携を進めましょう。
※全ての権限を付与するにチェックを入れます。
連携が完了するとマイアプリの画面にGoogle スプレッドシートが表示されます。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
「アプリ名で検索」でSlackを探すか、アプリ一覧から探してください。
以下の画像のような画面が表示されます。
通知を受け取るチャンネルを設定したら、「許可する」をクリックしましょう。
マイアプリの画面に戻りSlackが表示されていれば完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Google スプレッドシートで行が追加されたことを、この自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle スプレッドシートのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
スプレッドシートID、シートIDは以下のように表示される候補から、行の更新を検知したいシートを指定しましょう。
今回は取引先に対しての、営業進捗報告を想定して以下の表を簡易的に作成しました。
今回使用するGoogle スプレッドシートの範囲を指定しましょう。
入力後「テスト」をクリックし、Google スプレッドシートの内容が取得できているか確認しましょう。
以下のように、Google スプレッドシートの内容が反映されていればテスト成功です。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートをGoogleDriveにアップロードするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogleDriveのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
GoogleDriveの設定画面が表示されるので、アップロードするファイルIDを以下のように候補から選択しましょう。
ファイルタイプは「PDF」を指定し、「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功したことを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
CloudConvertにファイルをアップロードするための設定を行いましょう。
以下の赤枠をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するCloudConvertのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
API接続設定が表示されます。
テンプレートで、GoogleDriveにアップロードされたPDFファイルをインポートするよう設定されているので「テスト」をクリックしましょう。
以下の画面のようにCloudConvertから取得した値が表示されていることを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
CloudConvertにインポートしたPDFを画像ファイルとして変換するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するCloudConvertのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
API接続設定が表示されるので、内容の入力を進めましょう。
ファイルIDは、CloudConvertにインポートされたPDFのファイルIDを候補から選択しましょう。
入力フォーマット、出力フォーマットをそれぞれ入力します。
今回はPDFのファイルをJPGに変換するので、入力フォーマットに「PDF」、出力フォーマットに「JPG」と入力しました。
出力ファイル名を任意で入力しましょう。
エンジンは表示される候補から選択します。
タイムアウトは、タスクがキャンセルされるまでの時間を入力します。
今回は注釈の通り3600と入力しました。
入力後「テスト」をクリックし、取得した値が表示されていることを確認します。
確認後「保存する」をクリックし、次の設定へ進みましょう。
画像に変換したファイルをエクスポートするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するCloudConvertのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
API設定画面が表示されるので設定を進めます。
ファイルIDリストには、以下の画面のように「タスクID」を取得した値から選択します。
インラインと複数ファイルをアーカイブの箇所は、どちらも「する」を選択します。
設定後「テスト」をクリックし、テスト成功を確認後「保存する」をクリックしましょう。
ダウンロード用のURLを取得するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するCloudConvertのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
データIDを入力する箇所があるため、以下の画像のように「ファイルのエクスポートタスクを実行＜データID」をクリックし入力します。
「テスト」をクリックし、ダウンロード用のURLの取得ができているか確認しましょう。
確認後「保存する」をクリックします。
発行したURLからファイルをダウンロードするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するCloudConvertのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
ファイルのURLを入力する箇所があるので、以下のように取得した値から選択しましょう。
入力後「テスト」をクリックし、ファイルのダウンロードができていることを確認し「保存する」をクリックしましょう。
最後にSlackに通知するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するSlackのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
チャンネルIDもしくはメンバーIDの箇所には、以下のように候補から通知を受け取りたいSlackの情報を選択しましょう。
メッセージは、Slackに送信したい内容を選択しましょう。
今回は行が追加されたことがわかるように設定しました。
ファイルの添付方法、ファイルの箇所は以下のように設定しましょう。
ダウンロードしたファイルを送信します。
入力後、「テスト」をクリックし、実際にSlackにメッセージが送信されているか確認しましょう。
確認後、Yoomに戻り「保存する」をクリックします。
以下はSlackに送信完了したメッセージです。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Googleスプレッドシートを使った自動化は、今回ご紹介した以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Google スプレッドシートの内容を画像としてコピーし、各種ツールへ連携する作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたスクリーンショットの取得、加工、ファイル変換、そして各ツールへのアップロードや通知といった一連の作業にかかる時間と手間を削減し、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。</span>
これにより、必要な情報をより迅速かつ正確に、視覚的に分かりやすい形で共有できるようになり、チーム全体のコミュニケーション効率や業務の生産性向上に貢献します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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