Google スプレッドシートで行が更新されたシートをCloudConvertで画像としてコピーし、Airtableのレコードに添付する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

を自動連携できます。

■概要

Google スプレッドシートで管理しているデータを、レポートや記録のために画像としてAirtableに保存したい、といった場面で手作業が発生していませんか？毎回スクリーンショットを撮って手動で添付する作業は、手間がかかる上に更新漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されたことをきっかけに、対象シートをCloudConvertで画像化し、Airtableのレコードへ自動で添付することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

Google スプレッドシートとAirtableでプロジェクトやタスクを管理している方
手作業でのスクリーンショット取得やファイル添付に非効率を感じている方
定型的なレポート作成や情報共有のプロセスを自動化し、効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

シートの更新をトリガーに、ファイル変換から添付までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手動でのファイル操作が不要になるため、添付間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Google スプレッドシート、Google Drive、CloudConvert、AirtableをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」といったアクションを設定します。
オペレーションで、Google Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションを設定し、対象のシートをダウンロードします。
続いて、CloudConvertの各種アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロード、画像形式に変換後、再度ダウンロードします。
最後に、オペレーションでAirtableの「レコードにファイルを添付」アクションを設定し、変換した画像ファイルを指定のレコードに添付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象としたい任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください。
Google Driveのオペレーションでは、前段のトリガーで取得したファイルIDや、ダウンロードするファイル形式を任意で設定できます。
CloudConvertの各オペレーションでは、前段のオペレーションで取得したアウトプットを引用して、変換形式などを自由に設定してください。
Airtableのオペレーションでは、ファイルを添付したいベースやテーブル、レコードを任意で設定し、添付するファイル情報は前段のオペレーションから引用してください。

■注意事項

Google スプレッドシート、CloudConvert、Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
オペレーション数が5つを越えるフローボットは、パーソナルプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。

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