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メールでの日程調整や定型的なメール文面の返信に時間を割かれていませんか？メール文面の作成は地味に時間がかかりますし、目上の人に送る場合などはより一層気を遣うもの。
またメール文面のたたき台をAIに作ってもらえるようになったものの、一から指示文を書かなければいけないなどなかなか業務効率化につながらないという課題を持つ方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メール作成においてすぐに使えるあなた専用の「メール作成AI」をGPTsで作成してみます！この記事を読めば、誰でも簡単かつ安全に自分だけのメール業務アシスタントを作ることができます。それでは早速GPTsの作り方を学んでいきましょう。
GPTsとは、特定のタスクに特化した、あなただけのチャットボットを作成できるChatGPTの機能。通常のChatGPTが「あらゆる質問に答えてくれる博識な汎用アシスタント」だとすれば、GPTsは「『自社の営業メール作成』など、特定の業務だけを完璧にこなすために育てた、あなた専用の部下や専門家」のような存在です。
【従来手法との違い】
【利用上の重要事項】
GPTsを安全かつ効果的に利用するために、以下の点は必ず押さえておきましょう。
■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Outlookに届く特定の問い合わせメールへの返信作業に、多くの時間を費やしていませんか。定型的な内容であっても、一件一件確認して返信する手間は、コア業務への集中を妨げる一因になりがちです。
このワークフローは、ChatGPTがOutlookで受信したメールの内容を解析し、適切な返信を自動で送信するプロセスを構築します。これにより、メール対応業務の負担を軽減し、より重要な業務に時間を割くことが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
想定されるユースケース2点をもとにGPTsを実際に使ってみました。設定方法も載せているので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
ChatGPTのPlusプラン
モデル：ChatGPT5.2 Thinking
想定されるユースケース：顧客へのビジネスメールを簡単に生成する
想定されるユースケース：社内メンバーに対し、特定のトーン（例：効率的かつ丁寧）や必須のフォーマット（例：所要時間、スケジュール入力先リンクの記載）を守った会議日程調整メールを自動作成する。
・指定した出力テンプレートに従っているか
・実際に業務に使える出力となっているか
・パターンにない指示を出しても的を射た回答が返ってくるか
1．ChatGPTにログインし、左カラムにある「GPT」欄から「調べる」を選択します。
2．すると下記のような画面が表示されるため、右上の「作成する」を選択します。
3．GPTsを作成する方法は、ChatGPTと会話しながらGPTsを作る方法と指示プロンプトなどをあらかじめ入れてGPTsを作る方法の2つあります。今回は、ChatGPTと会話しながらGPTsを作る方法で作成します。
【会話しながらGPTsを作る画面】
まずは、「顧客へのビジネスメールを簡単に作成する」という目的のもと、以下の方法でGPTsを構築しました。
名前：定型的なメール返信GPTs
指示：
メール返信アシスタントとして、顧客に対するメール文を作成して下さい。下記3パターン以外の場合、ビジネスメール文を臨機応変に作成してください。
##パターン1 顧客に対してのリマインドメール
（パターン1の返信文）
お世話になっております。株式会社○○の▼▼と申します。
先日はお打ち合わせにてお時間をいただき、誠にありがとうございました。
お打ち合わせさせていただきました内容に関しまして、その後いかがでしょうか。
ぜひ貴社内でのご検討状況などお伺いできれば幸いです。
お忙しい所大変恐れ入ります、何卒よろしくお願いいたします。
##パターン2 顧客に対してのアポ取りメール
（パターン2の返信文）
お世話になっております。株式会社○○の▼▼と申します。
先日はお問い合わせをありがとうございました。
ぜひ、その件に関する資料をお持ちさせていただきたく、お伺いできればと存じます。
（30分ほどお時間を頂戴できますと幸いです）
つきましては大変恐れ入りますが、ご都合の良い日とお時間帯を、いくつかピックアップいただけませんでしょうか。
お忙しい所大変恐れ入ります、何卒よろしくお願いいたします。
##パターン3 顧客に対してのお時間くださいメール
（パターン3の返信文）
お世話になっております。株式会社○○の▼▼と申します。
メールありがとうございました。拝受いたしました。
頂戴した件につきまして、早急に確認してご連絡させていただきます。
恐れ入りますが、社内各所との調整が必要なため、今しばらくお時間を頂戴できますでしょうか。
確認次第、早急にご連絡させていただきたいと存じます。
恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
会話のきっかけは、下記いずれかのボタンを押すこと
・顧客に対してのリマインドメール
・顧客に対してのお時間くださいメール
・顧客に対してのアポ取りメール
知識：社内データなどを入れられる。今回は使っていない。
設定完了後、さっそく「会話のきっかけ」ボタンを押してテストを行いました。検証結果を以下の3つの観点で評価します。
判定：❌ 指示通りに出力されないケースが発生
テンプレートを一言一句そのまま出すように指示しましたが、一部のパターンではAIによる独自の解釈が強く働いてしまう結果となりました。 具体的には、「リマインドメール」のボタンを押した際、テンプレートにはない「お支払いのリマインドについて」という件名の請求督促メールが出力されてしまうなどAIの独自の解釈が入ってしまいます。
一方で、特に厳密に指定していなかったメール末尾の署名欄については、文脈に合わせて適切な形式で自動生成されるという柔軟さも見られました。
判定：🔺 そのまま送信するにはリスクがあり、手直しが必須
生成された文章は日本語として自然ではあるものの、ビジネスの文脈（シチュエーション）がズレているため、そのままでは使えないものが目立つ印象です。 例えば「お時間くださいメール」を生成させたところ、「突然のご連絡をお許しください」から始まる、まるで新規営業のような他人行儀な書き出しになってしまいました。
本来は「既存のやり取りへの返信」として少し待ってほしいという意図でしたが、AIにはそれが伝わっておらず、実務で使うには大幅なリライトが必要という結果になりました。
判定：⭕️ 想定以上に高品質な回答
