Outlookで特定の件名のメールを受信したら、ChatGPTで解析しメールを自動返信する

■概要

Outlookに届く特定の問い合わせメールへの返信作業に、多くの時間を費やしていませんか。定型的な内容であっても、一件一件確認して返信する手間は、コア業務への集中を妨げる一因になりがちです。
このワークフローは、ChatGPTがOutlookで受信したメールの内容を解析し、適切な返信を自動で送信するプロセスを構築します。これにより、メール対応業務の負担を軽減し、より重要な業務に時間を割くことが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookでの顧客対応や問い合わせ返信に多くの時間を割いている方
• ChatGPTを活用して、Outlookでのメール業務を効率化したいと考えている方
• 手作業によるメール返信での対応漏れや遅延を防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで特定のメールを受信すると自動で返信されるため、手作業での対応時間を短縮し、他の業務に集中する時間を確保できます
• ChatGPTが内容を解析し自動返信することで、対応漏れや返信遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質を均一化します

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとChatGPTをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」フローが起動するように設定します
3. 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、トリガーで受信したメール本文などを基に返信メールのテキストを生成するよう設定します
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に入れて自動で返信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダや、件名・本文に含まれるキーワードを任意で指定することが可能です
• ChatGPTでテキストを生成するアクションでは、プロンプトを自由にカスタマイズでき、トリガーで取得したメールの件名や本文を変数として組み込めます
• Outlookのメール送信設定では、宛先(To, CC, BCC)や件名、本文などを設定します。前段のChatGPTで生成した文章を変数として利用したり、固定の署名を追加したりと柔軟な設定ができます

■注意事項

• Outlook、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。