【初心者向け】GPTsの作り方を7ステップで解説！業務に役立つAIボットの作成方法も

「社内の問い合わせ対応だけで、午前中が終わってしまった……」

「マニュアルはあるのに、なぜみんな同じ質問をしてくるのだろう？」

バックオフィス業務やチームマネジメントを担当されている方なら、一度はこのような悩みを抱えたことがあるのではないでしょうか。しかし今では、GPTsを使うことで、自分専用の「問い合わせ対応AI」をノンプログラミングで作れます。

そこで本記事では、「GPTs 作り方」をテーマに、初心者でも迷わず設定できる手順を解説します。

この記事の手順通りに設定を完了すれば、社内規定やマニュアルを学習したオリジナルのAIボットが完成し、繰り返される質問への回答を自動化することが可能です。

✍️ChatGPTについて

本記事の想定読者

この記事は、以下のような課題や関心をお持ちの方を対象としています。

• 社内からの定型的な問い合わせ（経費精算、勤怠ルールなど）を自動化し、業務工数を削減したい方
• プログラミング知識はないが、ChatGPTを使って自分専用のツールを作ってみたい方
• ChatGPTの有料プランを契約中で、標準機能以上の活用方法を知りたい方

GPTsとは

ChatGPTは、OpenAI社が開発した対話型AIです。その中でも今回解説する「GPTs」は、特定の目的やタスクにあわせてChatGPTをカスタマイズできる機能です。

通常、ChatGPTは広く浅い知識を持っていますが、GPTsを使うことで「社内ルールに特化したAI」や「特定の文体で文章を書くAI」など、役割と知識を持たせた専用ボットを作成できます。

⭐YoomはChatGPTと連携できます！

 👉Yoomとは？ノーコードで業務自動化につながる！

ハイパーオートメーションツール「Yoom」とChatGPTを連携し、様々な業務を自動化できます。たとえばChatGPTとNotionを連携して、Notionの最新情報をChatGPTで集約しチャットツールへ通知するなど、異なるSaaS間での連携が可能です。気になる方はぜひチェックしてみてくださいね👀

毎日、Googleカレンダーの1日の予定をChatGPTで整理して通知する

試してみる

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■概要
このワークフローでは、Googleカレンダーからその日の予定を自動取得し、ChatGPTが内容を整理・要約することが可能です。また、その後で整理された情報を通知することで、効率的に一日の予定を把握できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・毎日Googleカレンダーを活用してスケジュール管理を行っているビジネスパーソンの方
・チームやプロジェクトの予定を効率的に把握したいマネージャーやリーダーの方
・ChatGPTを利用して業務プロセスを自動化したいIT担当者の方
・日々の予定を手軽に整理・確認したい経営者や起業家の方

■注意事項
・Googleカレンダー、ChatGPT、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

詳細を見る 試してみる

毎日、Notionの最新情報をChatGPTで集約して通知する

試してみる

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■概要
このワークフローでは、Notion内の更新情報を自動的に収集し、ChatGPTを活用して要約・整理した上で、指定のチャットツールへ通知することが可能です。この自動化によって、毎日の情報収集と要約を自動化し、効率的に最新情報をチームに共有できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを活用しているが、最新情報の追跡に手間を感じている方
・ChatGPTを利用して情報の要約や整理を行いたいチームリーダー
・情報共有を自動化し、業務効率を向上させたいビジネスパーソン
・定期的にNotionの更新情報をメンバーに通知したいプロジェクトマネージャー

■注意事項
・Notion・ChatGPT・SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・Notionにあらかじめ要約を記載する項目をつくっておく必要があります。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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💻GPTsで結局何ができる？できること4選

GPTsを作成することで、標準のChatGPTでは難しかった以下のようなタスクが可能になります。

1. 社内サポートの自動化

独自の社内マニュアル（PDFなど）を読み込ませることで、「交通費の申請期限はいつ？」「有給休暇の残日数の確認方法は？」といった質問に即答するボットが作れます。

2. コンテンツ制作の効率化

「自社のトーン＆マナー」や「SEO構成案のテンプレート」を指示しておくことで、毎回細かい条件を入力しなくても、一貫性のある記事構成やSNS投稿文を作成できます。

3. データ分析の補助

売上データなどのファイルをアップロードし、グラフ化や傾向分析を実行させることができます。

4. クリエイティブ作成

プレゼン資料用のフラットなイラストなど、画像生成の画風を固定し、統一感のある素材を量産できます。

👀GPTsの作り方

PC版のChatGPT画面を使って、以下のステップで作成していきます。今回は、より正確な挙動を設定するために「作成する（対話モード）」ではなく、「構成」タブでの直接入力を中心に行います。

Step 1：GPTs作成画面へアクセス

1. ChatGPTの画面左側のメニューから「GPTを探索する（Explore GPTs）」をクリックします。

※インターフェースは随時更新される可能性があります。

2. 画面右上の「＋作成する」ボタンをクリックしてください。

Step 2：作成モードの選択

画面が左右に分かれています。左側が設定画面、右側がプレビュー画面です。

左上のタブを「作成する」から「構成」に切り替えます。

※「作成する」は対話形式で作れますが、細かい指示やファイルのアップロードは「構成」のほうが確実です。

Step 3：基本情報の入力

以下の項目を入力します。

• アイコン：「＋」をクリックして画像をアップロードします。
• 名前：GPTsのタイトルです。
• 説明：ユーザーに見える短い説明文です。

  

Step 4：指示の入力

ここが最も重要なパートです。AIにどのような振る舞いをさせるか記述します。

Step 5：知識のアップロード

「ファイルをアップロードする」をクリックし、ファイルをアップロードします。

これにより、GPTはファイルの中身を「知識」として持てるようになります。

⚠️注意点

個人情報や機密性の高すぎる情報（パスワード一覧など）はアップロードしないでください。プロンプトインジェクション（悪意ある入力）により、ファイルの中身が見られてしまうリスクがゼロではありません。

Step 6：機能の設定

必要な機能にチェックを入れます。

• ウェブ検索：情報をネット検索させる場合。
• Canvas：専用エディタ（ワークスペース）機能。
• 画像生成：画像生成機能。
• コード インタープリターとデータ分析：データ分析や計算をさせる場合。

  

※「推奨モデル」は、特定のモデルを優先的に使用するかどうかの設定です。

社内FAQ回答のような即答性が求められるボットなら「Instant」、複雑なデータ分析やSEO構成案作成のような推論が必要なボットなら「Thinking」を選ぶなど、タスクにあわせて設定してください。

※「アクション」は、外部のAPIと連携する場合の設定です。例として、Googleカレンダーへの予定登録、Slackへのメッセージ送信などの機能を呼び出すことができます。

Step 7：挙動の確認と公開

1. プレビューで確認

画面右側のプレビュー画面で、実際に質問してみましょう。

アップロードしたPDFに基づいて回答してくれれば成功です。もし回答がおかしい場合は、Step 4の「指示」を修正します。

2. 公開設定

   画面右上の「作成する」ボタンをクリックし、公開範囲を選択します。

• 自分だけ：テスト段階ならこれを選択。
• リンクを受け取った人：社内で共有する場合はこれを選択。
• GPTストア：GPT Storeに公開されます（社内用ツールの場合は選択しないでください）。

  

3. 「保存する」をクリックして完成

これで、あなた専用のGPTsの完成です。発行されたURLをSlackなどでチームメンバーに共有すれば、すぐに業務で活用できます。

✅GPTsの使い方

設定を始める前の準備リスト

作業をスムーズに進めるために、以下の準備をしておきましょう。

• ChatGPTのアカウント（有料プランのいずれか）
• 読み込ませたい資料（PDF、テキストファイルなど）
• 作業時間の目安：約15分〜30分

使用した条件

ChatGPT 5.2モデルを活用し、特定の業務に特化したGPTsの作成と検証を行いました。

• 使用例①社内規定・総務FAQ回答ボット

モデル：ChatGPT 5.2

狙い：社員からの頻出質問に自動回答させる

• 使用例②SEO記事構成案作成アシスタント

モデル：ChatGPT 5.2

狙い：キーワードを入力するだけで、自社メディアの形式に則った構成案を出力させる

使い方の手順

1. 作成したGPTsを開き、モデルを選択

2. プロンプトを入力して送信

3. 出力された内容を確認する

🤔GPTsの使用例2選

使用例①②それぞれの検証結果を「評価できる点」「修正が必要な点」の2つに分けてお伝えします。

使用例①社内規定・総務FAQ回答ボット

就業規則PDFを「知識」としてアップロードし、自社独自のルールに正確に回答できるかテストしました。

設定画面の「知識」にアップロードしたPDF

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【「指示」の設定内容】
# 役割
あなたは企業の総務・人事担当のプロフェッショナルです。 アップロードされた「ナレッジ（就業規則など）」に基づき、従業員からの質問に誠実かつ正確に回答してください。
# 制約事項
・根拠の徹底：回答は必ず「ナレッジ」にあるファイルの情報に基づいて作成してください。
・虚偽回答の防止：ナレッジに記載がない事項については、憶測で答えず「申し訳ございませんが、提供された資料内には記載がありません。詳細は総務部まで直接お問い合わせください」と回答してください。
・丁寧な口調：従業員に対し、親切でビジネスマナーを守った丁寧な日本語で対応してください。
・引用元の明示：回答の根拠となる章（例：第3章 第2節）があれば、併せて提示してください。
# 出力スタイル
・結論から先に述べる。
・箇条書きを活用して視認性を高める。
・専門用語はなるべく平易な表現に噛み砕く。
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検証結果

結論からお伝えすると、ナレッジ（Knowledge）機能の精度は高く、実務レベルで活用できる状態です。一方で、より完成度を高めるための伸びしろも見受けられました。

1. 評価できる点

検証結果において、特に以下の点が優れています。

条件の見落としがない

住宅手当の質問に対し、単に「もらえます」ではなく「世帯主である場合」という重要な条件を漏らさず回答できています。

文脈の理解ができている

「先月入社したばかり」というユーザーの状況を汲み取り、規定の「半年後」という条件と照らし合わせて「あと5ヶ月後」という具体的な示唆ができています。

ハルシネーションの排除

スマホ操作の禁止など、規定にある内容に忠実に回答しており、勝手な解釈を加えていません。

2. 修正が必要な点

より「プロの仕事」をさせるために、以下の点を指示で強化すると良くなります。

根拠（章番号）の明示を徹底させる

指示文には「章を提示すること」と入れましたが、実際の回答では省略されています。

💡改善策

指示文に「回答の末尾に必ず【根拠：第○章】と一連の形式で記述してください」と、より強く指示を書き込みます。

視認性の向上（箇条書きの活用）

現状は文章（ベタ書き）での回答になっています。スマホで見る社員にとっては、パッと見てわかる箇条書きが理想です。

💡改善策

「回答が2つ以上の要素を含む場合は、必ず箇条書きを使用してください」という一文を追加します。

使用例②SEO記事構成案作成アシスタント

編集マニュアルPDFを「知識」としてアップロードし、自社独自のルールに正確に回答できるかテストしました。

設定画面の「知識」にアップロードしたPDF

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【「指示」の設定内容】
# 役割あなたは、大手Webメディアで数々の1位獲得実績を持つプロの「SEOコンテンツディレクター」です。 入力されたキーワードに対して、検索意図、ペルソナ、競合分析、そして独自の付加価値を反映した高品質な記事構成案を作成してください。
# ステップ別タスク
1. 検索意図の分析: キーワードから「なぜ検索したか」「解決したい悩み」を特定。
2. ペルソナ設定: 読者の属性や現在の状況を具体化。
3. 構成案作成: 読者の悩み解決プロセスに沿ったH2・H3構成を構築。
# 執筆レギュレーション（社内共通ルール）
・H2見出し：32文字以内。読み飛ばしても内容がわかるよう具体的にする。
・H3見出し：H2の内容を補足・具体化する。
・結びの章：単なる「まとめ」ではなく、読者のネクストアクションを促す内容にする。
・禁止事項：「〜について」「〜の紹介」といった抽象的な表現は避け、「〜するメリット3選」のように言い切る。
# 出力形式
1. タイトル案（32文字程度）
2. 記事の狙い（ペルソナ・検索意図）
3. 見出し構成（H2、H3の階層構造）
4. 各項目のライティングポイント（箇条書きで簡潔に）
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検証結果

今回の検証結果は、「AIの落とし穴」と「マニュアル遵守の難易度」が浮き彫りになる非常に興味深いものでした。結論、このままではメディアに掲載する構成案としては不採用（要再調整）となります。

1. 評価できる点

内容の方向性は間違っていましたが、形式面ではマニュアルを一部遵守できています。

タイトルの文字数と配置

32文字以内でキーワードを左側に寄せるルールを守れています。

構造の整理

H2の中にH3を適切に配置し、情報が階層化されています。1つのH2に対するH3の数も3つ以内に収まっており、ルールを意識した構造になっています。

トーン

「です・ます」調が守られており、丁寧な解説姿勢は維持されています。

2. 修正が必要な点

アップロードした編集マニュアルと照らし合わせ、以下の点を修正する必要があります。

検索意図の再定義

❌問題

プログラミングの解説になっている。

💡改善策

「これはChatGPTの機能である『GPTs』の作り方に関する記事です。プログラミングは不要で、Configure画面での設定方法をメインに解説してください」と指示文に明記する必要があります。

見出しの表現ルール違反

❌問題
「GPTとは？」「〜の注意点と課題」など、マニュアルで禁止した「単調な表現」が多用されています。

💡改善策
「GPTとは？ → 修正後：GPTsで業務を自動化できる理由」「作成における注意点 → 修正後： 失敗しないための「ナレッジ機能」活用のコツ」など、読み飛ばしても内容がわかる表現に書き換えるよう指示を強化します。

🖊️まとめ

2つの検証を通じて、GPTs作成において最も重要な「成功の法則」が明確になりました。

• 知識（Knowledge）がAIの嘘を封じ、信頼を産む

検証①では、独自のPDFを読み込ませることで、AI特有のもっともらしい嘘（ハルシネーション）を抑えられることが証明されました。「世帯主かどうか」「12月10日まで」といった、人間がミスしやすい細かい条件を正確に抽出できる点は、実務ツールとしての武器になります。

• 指示（Instructions）は文脈の固定が命

検証②では、言葉の定義（「GPTs」なのか「GPTモデル開発」なのか）を一つ間違えるだけで、回答が大きくズレるリスクが浮き彫りになりました。ただし、「誰が何のために、どのようなルールで使うのか」を指示文で定義し直すことで、出力の精度を高められます。

まずは、今回紹介した手順を参考に、小さなマニュアルを1枚アップロードすることから始めてみてください。

💡Yoomでできること

ハイパーオートメーションツール「Yoom」では、ChatGPTを連携して、さまざまな業務を自動化できます！気になる方はぜひチェックしてみてください。

OneDriveにファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約し通知する

試してみる

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■概要
OneDriveにアップロードされたドキュメントをChatGPTで自動的に要約し、その結果を再びOneDriveに保存するワークフローです。
大量の資料を効率的に整理・活用したい方に最適な業務ワークフローとなっています。

■このテンプレートをおすすめする方
大量のドキュメントを管理しており、効率的な要約が必要なビジネスパーソンの方
OneDriveを利用しているが、要約作業を自動化したいIT担当者の方
チーム内で情報共有を円滑に行いたいプロジェクトリーダーの方

■注意事項
・OneDrive、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

フォーム回答されたら、ChatGPTで回答を生成しメールを送信する

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■概要
「フォーム回答されたら、ChatGPTで回答を生成しメールを送信する」ワークフローは、顧客からの問い合わせ対応を効率化する業務ワークフローです。
特に多くの問い合わせを抱える企業にとって、効率的なコミュニケーション手段として最適です。

■このテンプレートをおすすめする方
・顧客からの問い合わせ対応に時間がかかっているカスタマーサポート担当者の方
・YoomフォームとChatGPTを活用して、問い合わせ対応を自動化したい企業のIT担当者
・多くの問い合わせを効率的に処理し、顧客満足度を向上させたい中小企業の経営者の方
・問い合わせ対応の品質と一貫性を保ちつつ、業務負荷を軽減したいチームリーダーの方
・AIや自動化ツールを活用して、業務プロセスを最適化したいビジネスオーナーの方

■注意事項
・ChatGPT、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Trelloのカード作成時にChatGPTで解析し、特定の条件に合致した場合にGoogle スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要
‍Trelloでのタスク管理において、カードの内容確認や次のアクションの検討に時間を取られていませんか？このワークフローは、Trelloに新しいカードが追加されると、その内容をChatGPTが自動で解析し、特定の条件に合致した場合にGoogle スプレッドシートに情報を追加します。TrelloとChatGPTを連携させることで、手作業での情報整理から解放され、タスク管理をよりスムーズに進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Trelloでの問い合わせやタスク管理を手作業で整理しているプロジェクトマネージャーの方
・ChatGPTを活用して、Trelloカードの内容の分類を行いGoogle スプレッドシートで管理したい方
・チーム内のタスク管理プロセスを効率化し、生産性を向上させたいチームリーダーの方

■注意事項
・Trello、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

OpenAI