フォーム回答されたら、ChatGPTで回答を生成しメールを送信する

■概要

フォームから寄せられる問い合わせや申し込みに対し、一件ずつメールを作成して返信するのは手間がかかる業務ではないでしょうか。特に、内容に応じた丁寧な返信を心がけると、多くの時間を費やしてしまいます。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、ChatGPTが回答内容に基づいた適切なメール文面を自動で生成し、Outlookから送信までを完結させることができ、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせや申し込み対応に多くの時間を費やしている担当者の方
• ChatGPTを活用して、顧客対応の質とスピードを向上させたいと考えている方
• 手動でのメール返信作業による対応漏れや遅延といったミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答があるたびに手動でメールを作成・送信する手間が省けるため、本来注力すべきコア業務に集中する時間を確保できます。
• ChatGPTが文面を生成することで、返信内容の質を一定に保ち、担当者による対応のバラつきやヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ChatGPTとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、問い合わせを受け付けたい項目などを任意で作成します。
3. 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、フォームで受け付けた内容をもとにメール文面を生成するようプロンプトを記述します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• ChatGPTのオペレーションを利用するには、OpenAIのAPI有料プラン契約が必要です。APIは従量課金制のため、支払い設定が有効でないとエラーが発生しますのでご注意ください。
• Outlookとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft 365 Businessなど）への加入が必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する可能性があります。