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「複数のGoogle スプレッドシートで同じデータ検証ルールを使いたいけど、いちいち手動で設定をコピーするのが面倒…」
「データ検証のコピー漏れや設定ミスで、データの整合性が取れなくなってしまうことがある…」
このように、Google スプレッドシートのデータ検証機能を利用する際に、その設定を複数のシートやファイル間で正確かつ効率的にコピーすることに課題を感じていませんか?
もし、特定のスプレッドシートでデータ検証ルールが設定されたら、Google Apps Scriptを利用して他のシートに自動でそのルールをコピーできる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、データ入力の品質維持や管理業務の効率化に繋がり、より重要な分析や戦略策定といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができます!
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的なプログラミング知識がなくても直感的に設定できて、設定にかかる手間や時間も抑えられるので、ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう!
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートのデータ検証をGoogle Apps Scriptを使って別のシートにコピーする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい!」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう!
■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたら、Google Apps Scriptを実行し、データ検証を別のシートにコピーする」ワークフローは、Google スプレッドシートでのデータ管理を効率化する業務ワークフローです。
このワークフローを導入することで、Google スプレッドシートでデータ検証を設定する作業が自動化され、時間と手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートとGoogle Apps Scriptを連携する自動化の方法
Google スプレッドシートとGoogle Apps Script間で発生するデータ検証のコピーといった連携作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します!
これにより、手作業による設定の手間やミスを削減し、データの一貫性を保つことができるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!
Google スプレッドシートのデータ検証をGoogle Apps Scriptで自動でコピー・連携する
Google スプレッドシートで新しいデータが追加された際や特定の条件を満たした際に、Google Apps Script を用いてデータ検証ルールを別のシートや場所に自動でコピーしたり、その処理結果をSlackなどのチャットツールに通知したりする連携フローであり、手作業によるデータ検証の設定漏れやコピーミスを防ぎ、常に正確なデータ入力環境を維持するのに役立ちます!
■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたら、Google Apps Scriptを実行し、データ検証を別のシートにコピーする」ワークフローは、Google スプレッドシートでのデータ管理を効率化する業務ワークフローです。
このワークフローを導入することで、Google スプレッドシートでデータ検証を設定する作業が自動化され、時間と手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
Google スプレッドシートに新しい行が追加されるたびに、手作業でGoogle Apps Scriptを実行してデータの検証を行い、別のシートへコピーする作業は手間がかかる上に、ヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか?
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をトリガーとして、Google Apps Scriptの実行とデータコピーまでを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたら、Google Apps Scriptを実行し、データ検証を別のシートにコピーし、Slackに通知する」ワークフローは、スプレッドシートに新しい行が追加された際に自動でGoogle Apps Scriptを実行します。
これにより、データ検証結果を別のシートにコピーし、さらにSlackに通知が送信されます。
データの整合性を保ちながら、チーム内での情報共有を効率的に行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートのデータ検証をGoogle Apps Scriptで自動コピーするフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートに新しい行が追加された際に、Google Apps Scriptを実行してデータ検証ルールを自動で別のシートにコピーするフローを解説していきます!
ここではYoomを使用してノーコードで設定を進めていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたら、Google Apps Scriptを実行し、データ検証を別のシートにコピーする」ワークフローは、Google スプレッドシートでのデータ管理を効率化する業務ワークフローです。
このワークフローを導入することで、Google スプレッドシートでデータ検証を設定する作業が自動化され、時間と手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
ステップ1:Google スプレッドシートとGoogle Apps Scriptをマイアプリ連携
はじめに、Google スプレッドシートとGoogle Apps ScriptをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ!
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGoogle スプレッドシートに、行を追加しておきましょう!データ検証(データの入力規則)をコピーする先の別シートも用意しておきましょう!
※後続のGoogle スプレッドシートのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のような行を追加してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報(「株式会社test」や「テスト太郎」など)でOKです!
こちらのデータ検証(データの入力規則)を、別シートにコピーするテンプレートの設定をしていきます。
※別シートは、以下画像のように作成しました。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Google スプレッドシート」と入力し、検索結果からGoogle スプレッドシートのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
3.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
4.続いてGoogle Apps Scriptをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGoogle Apps Scriptを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
その後は、先ほどのGoogle スプレッドシートと同様に登録していきましょう。
※こちらも同様に、認証時にアクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
マイアプリにGoogle スプレッドシートとGoogle Apps Scriptが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2:テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう!
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたら、Google Apps Scriptを実行し、データ検証を別のシートにコピーする」ワークフローは、Google スプレッドシートでのデータ管理を効率化する業務ワークフローです。
このワークフローを導入することで、Google スプレッドシートでデータ検証を設定する作業が自動化され、時間と手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう!
ステップ3:Google スプレッドシートのトリガー設定
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Google スプレッドシートに行が追加されたら、Google Apps Scriptを実行し、データ検証を別のシートにコピーする」という名前で格納されています。
「あれ?テンプレートどこいった?」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね!
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「行が追加されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「スプレッドシートID」「シートID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます!
※アウトプットとは?
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
ステップ4:Google Apps Scriptの設定
1.アプリと連携する「スクリプトを実行」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「実行可能URL」「関数の名前」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
実際に、Google スプレッドシートの別シートにコピーされているか確認してみましょう!
ステップ5:トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう!
Google スプレッドシートとGoogle Apps Scriptを使ったその他の自動化例
Google スプレッドシートとGoogle Apps ScriptのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です!
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
Google スプレッドシートを使った便利な自動化例
情報の変化を即時に検知し、必要な連携作業を漏れなく自動化することで、入力の重複や確認作業が不要になり、日々の情報管理と事務処理の精度とスピードが向上します。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・部内の共有シートで業務管理を行う事務職の方
・同じシートを同時に編集したいチームの責任者
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・部門ごとの情報共有ツールとして使用している企業
・プロジェクトごとチャンネルを作成し、情報共有を行うチームの担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは同時に複数人でシートの編集を行えるため、業務を円滑に行うために有効なツールです。
Slackを併せて使用し情報の共有を行うことで、チーム内の情報精度を上げることができます。
しかし行の更新をその都度手動通知するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
Google スプレッドシートのデータが更新ごとに通知が欲しい、と考える方にこのフローは有効です。
情報更新がGoogle スプレッドシートで行われたら更新内容を基に自動でSlackへ通知を送付するため、手入力によるミスを防ぎます。
また更新後すぐに通知を行えるため、チーム内への素早い情報共有を行います。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートで案件や顧客リストを管理する際、新しい情報が追加されるたびにGoogle Driveに手動でフォルダを作成していませんか?この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したGoogle Drive内にフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成してGmailで送付する業務に手間を感じていませんか?この一連の作業は件数が増えるほど時間に追われ、宛先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有データを管理し、情報共有を行う事務職の方
・取引先企業とシートを共有し、情報のやりとりを行う営業アシスタント
2.Salesforceで商談管理を行なっている企業
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは情報を蓄積し共有することがスムーズにできるため、業務を円滑に進めることに役立ちます。
しかし、Google スプレッドシートの情報をSalesforceに手動で入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
異なるアプリ間での登録を時間をかけないで行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Googleスプレッドシートの登録内容を引用してSalesforceへも登録することができるため、手作業によるミスを防ぎ、手間を省きます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。
NotionとGoogle スプレッドシートを連携することで、新しく追加された情報を自動的にGoogle スプレッドシートのデータベースへ格納されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
また、Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため、作成日時や更新日時を用いて、分岐オペレーションを使用して登録と更新のルートを分岐させてGoogle Chatに通知するといった高度なフローも作成することができます。
■注意事項
・Notion、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
Google Apps Scriptを使った便利な自動化例
手作業の確認や入力が不要になり、異なるサービス間のデータ連携も自動で行われ、業務全体の速度と正確性が向上します。
■概要
Zoho Formsで受け付けた問い合わせやアンケートの情報を、後続のシステムで利用するために手動で処理していませんか?
都度の対応は手間がかかるだけでなく、対応漏れや遅延の原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Zoho Formsでフォームが送信されると同時にGoogle Apps Scriptを自動で実行させることが可能です。これにより、手作業によるデータ処理をなくし、迅速で正確な業務フローを構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Meta広告(Facebook)で獲得したリード情報を、手作業で転記したり、後続のシステムに連携したりする業務に手間を感じていませんか。手作業による対応は時間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Meta広告(Facebook)で新しいリード情報が作成されたことをトリガーに、指定したGoogle Apps Scriptのスクリプトを自動で実行し、データ連携や通知などの後続処理を自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Microsoft Teamsで受け取る請求書や申込書などのファイル処理に、手間や時間を取られていませんか。手作業でのデータ転記やスクリプト実行は、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにファイルが投稿されると、自動的にOCR機能で内容を読み取り、そのデータを基にGoogle Apps Scriptのスクリプトを実行するため、定型的なファイル処理業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Outlookで受信した請求書や発注書などの添付ファイルを、都度手作業で開き、内容を転記していませんか?この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメールをOutlookで受信するだけで、添付されたファイルをAIが自動でOCR処理し、抽出したテキストデータを元にGoogle Apps Scriptで指定のスクリプトを実行できるため、手作業による転記作業からの解放を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まとめ
Google スプレッドシートのデータ検証ルールをGoogle Apps Scriptと連携させて自動でコピーすることで、これまで手作業で行っていた煩雑な設定作業の負荷を大幅に削減し、ヒューマンエラーによる設定ミスや漏れのリスクも低減できます。
これにより、担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、データ入力規則の統一や品質向上といった、より戦略的な業務に集中できる環境が整います!
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの専門知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もしGoogle スプレッドシートやGoogle Apps Scriptを用いた業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!
Q:特定の条件を満たした時だけルールをコピーできますか?
A:
はい、可能です。
例えば今回ご紹介したフローボットの場合、Google スプレッドシートとGoogle Apps Scriptのアクションの間に「分岐オペレーション」を作成することで、任意の条件を満たした場合のみ連携できます。
詳しい設定方法は「分岐」の設定方法をご確認ください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q:連携が途中で失敗したらどうなりますか?
A:
Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、アクション設定時の「テスト」ボタンでもエラーがあれば内容が表示されます。
詳しくはエラー時の対応方法についてをご確認ください。
それでも解決しない場合は、下記よりお問い合わせください。
Q:実行するGoogle Apps Scriptの準備方法は?
A:
以下のページをご参照ください。