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【ノーコードで実現】フォームで受信したファイルをDX Suiteで読み取る方法
「請求書や申込書などの書類を手作業でシステムに入力する業務、自動化できないかな…」
「手入力による転記ミスや確認作業に追われて、本来の業務に集中できない…」
このように、紙やPDFの書類を扱う定型業務に限界を感じていませんか？
もし、DX Suiteで読み取った書類データを、お使いの様々なシステムへ自動で連携できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を生み出すことが期待できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはDX Suiteで書類を読み取りテキスト化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要Googleフォームで受け取った請求書などの帳票を、手作業で内容を確認しながら転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。DX Suiteの活用事例として有効なこのワークフローを利用すれば、Googleフォームにファイルが送信されたのをきっかけに、DX Suiteが自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加します。面倒な転記作業を自動化し、業務の正確性と効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- GoogleフォームとDX Suiteを使い、請求書などの処理を手作業で行っている経理担当者の方
- DX Suiteの具体的な活用事例を探しており、業務の自動化を検討しているバックオフィスの方
- 紙やPDFの書類をデータ化する業務に時間がかかり、効率化を目指しているすべての方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへのファイル送信を起点に、DX Suiteでの読み取りから転記までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- システムが自動でデータ転記を行うことで、手作業による入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、Google Chat、DX SuiteをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルをダウンロードします。
- 続けて、DX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションで、ダウンロードしたファイルの内容を読み取ります。
- 次に、DX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションで、読み取ったテキストデータを取得します。
- 次に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、取得したデータを指定のシートに追加します。
- 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、処理が完了した旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どの列にどのデータを追加するかを任意で設定できます。DX Suiteで読み取った請求書番号や金額といった値を、対応する列に自動で入力するようにカスタムが可能です。
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースや宛先を自由に指定できます。また、メッセージ本文に「処理が完了しました」といった固定のテキストや、DX Suiteで取得したファイル名などの情報を変数として含めることも可能です。
■注意事項- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、Google Chat、DX SuiteのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- GoogleフォームとDX Suiteを使い、請求書などの処理を手作業で行っている経理担当者の方
- DX Suiteの具体的な活用事例を探しており、業務の自動化を検討しているバックオフィスの方
- 紙やPDFの書類をデータ化する業務に時間がかかり、効率化を目指しているすべての方
- Googleフォームへのファイル送信を起点に、DX Suiteでの読み取りから転記までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- システムが自動でデータ転記を行うことで、手作業による入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、Google Chat、DX SuiteをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルをダウンロードします。
- 続けて、DX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションで、ダウンロードしたファイルの内容を読み取ります。
- 次に、DX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションで、読み取ったテキストデータを取得します。
- 次に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、取得したデータを指定のシートに追加します。
- 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、処理が完了した旨を関係者に通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どの列にどのデータを追加するかを任意で設定できます。DX Suiteで読み取った請求書番号や金額といった値を、対応する列に自動で入力するようにカスタムが可能です。
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースや宛先を自由に指定できます。また、メッセージ本文に「処理が完了しました」といった固定のテキストや、DX Suiteで取得したファイル名などの情報を変数として含めることも可能です。
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、Google Chat、DX SuiteのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
DX Suiteの連携自動化事例
普段お使いのDX Suiteと様々なツールを連携し、書類の読み取りやデータ入力を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームで受信したファイルをDX Suiteで読み取る
Googleフォームなどのフォームツールで受信したファイル（請求書や申込書など）をDX Suiteで自動的に読み取り、その内容をテキストデータとして抽出することができるので、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロードやデータ入力の手間を削減できます！
■概要Googleフォームで受け取った請求書などの帳票を、手作業で内容を確認しながら転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。DX Suiteの活用事例として有効なこのワークフローを利用すれば、Googleフォームにファイルが送信されたのをきっかけに、DX Suiteが自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加します。面倒な転記作業を自動化し、業務の正確性と効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- GoogleフォームとDX Suiteを使い、請求書などの処理を手作業で行っている経理担当者の方
- DX Suiteの具体的な活用事例を探しており、業務の自動化を検討しているバックオフィスの方
- 紙やPDFの書類をデータ化する業務に時間がかかり、効率化を目指しているすべての方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへのファイル送信を起点に、DX Suiteでの読み取りから転記までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- システムが自動でデータ転記を行うことで、手作業による入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、Google Chat、DX SuiteをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルをダウンロードします。
- 続けて、DX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションで、ダウンロードしたファイルの内容を読み取ります。
- 次に、DX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションで、読み取ったテキストデータを取得します。
- 次に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、取得したデータを指定のシートに追加します。
- 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、処理が完了した旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どの列にどのデータを追加するかを任意で設定できます。DX Suiteで読み取った請求書番号や金額といった値を、対応する列に自動で入力するようにカスタムが可能です。
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースや宛先を自由に指定できます。また、メッセージ本文に「処理が完了しました」といった固定のテキストや、DX Suiteで取得したファイル名などの情報を変数として含めることも可能です。
■注意事項- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、Google Chat、DX SuiteのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- GoogleフォームとDX Suiteを使い、請求書などの処理を手作業で行っている経理担当者の方
- DX Suiteの具体的な活用事例を探しており、業務の自動化を検討しているバックオフィスの方
- 紙やPDFの書類をデータ化する業務に時間がかかり、効率化を目指しているすべての方
- Googleフォームへのファイル送信を起点に、DX Suiteでの読み取りから転記までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- システムが自動でデータ転記を行うことで、手作業による入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、Google Chat、DX SuiteをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルをダウンロードします。
- 続けて、DX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションで、ダウンロードしたファイルの内容を読み取ります。
- 次に、DX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションで、読み取ったテキストデータを取得します。
- 次に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、取得したデータを指定のシートに追加します。
- 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、処理が完了した旨を関係者に通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どの列にどのデータを追加するかを任意で設定できます。DX Suiteで読み取った請求書番号や金額といった値を、対応する列に自動で入力するようにカスタムが可能です。
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースや宛先を自由に指定できます。また、メッセージ本文に「処理が完了しました」といった固定のテキストや、DX Suiteで取得したファイル名などの情報を変数として含めることも可能です。
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、Google Chat、DX SuiteのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
フォームで受信したファイルをDX Suiteで読み取り、Google スプレッドシートに記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームでファイルが送信されたら、DX Suiteで内容を読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：DX Suite／Googleフォーム／Google Drive／Google スプレッドシート／Google Chat
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleフォーム、Google Drive、DX Suite、Google スプレッドシート、Google Chatのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定
- Google Drive・DX suite・Google スプレッドシート・Google Chatのアクション設定
- フローをONにして、Googleフォームにファイルを送信して動作を確認
■概要Googleフォームで受け取った請求書などの帳票を、手作業で内容を確認しながら転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。DX Suiteの活用事例として有効なこのワークフローを利用すれば、Googleフォームにファイルが送信されたのをきっかけに、DX Suiteが自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加します。面倒な転記作業を自動化し、業務の正確性と効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- GoogleフォームとDX Suiteを使い、請求書などの処理を手作業で行っている経理担当者の方
- DX Suiteの具体的な活用事例を探しており、業務の自動化を検討しているバックオフィスの方
- 紙やPDFの書類をデータ化する業務に時間がかかり、効率化を目指しているすべての方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへのファイル送信を起点に、DX Suiteでの読み取りから転記までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- システムが自動でデータ転記を行うことで、手作業による入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、Google Chat、DX SuiteをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルをダウンロードします。
- 続けて、DX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションで、ダウンロードしたファイルの内容を読み取ります。
- 次に、DX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションで、読み取ったテキストデータを取得します。
- 次に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、取得したデータを指定のシートに追加します。
- 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、処理が完了した旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どの列にどのデータを追加するかを任意で設定できます。DX Suiteで読み取った請求書番号や金額といった値を、対応する列に自動で入力するようにカスタムが可能です。
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースや宛先を自由に指定できます。また、メッセージ本文に「処理が完了しました」といった固定のテキストや、DX Suiteで取得したファイル名などの情報を変数として含めることも可能です。
■注意事項- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、Google Chat、DX SuiteのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- GoogleフォームとDX Suiteを使い、請求書などの処理を手作業で行っている経理担当者の方
- DX Suiteの具体的な活用事例を探しており、業務の自動化を検討しているバックオフィスの方
- 紙やPDFの書類をデータ化する業務に時間がかかり、効率化を目指しているすべての方
- Googleフォームへのファイル送信を起点に、DX Suiteでの読み取りから転記までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- システムが自動でデータ転記を行うことで、手作業による入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、Google Chat、DX SuiteをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルをダウンロードします。
- 続けて、DX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションで、ダウンロードしたファイルの内容を読み取ります。
- 次に、DX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションで、読み取ったテキストデータを取得します。
- 次に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、取得したデータを指定のシートに追加します。
- 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、処理が完了した旨を関係者に通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どの列にどのデータを追加するかを任意で設定できます。DX Suiteで読み取った請求書番号や金額といった値を、対応する列に自動で入力するようにカスタムが可能です。
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースや宛先を自由に指定できます。また、メッセージ本文に「処理が完了しました」といった固定のテキストや、DX Suiteで取得したファイル名などの情報を変数として含めることも可能です。
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、Google Chat、DX SuiteのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
【注意事項】
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
ステップ1：DX Suite、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、Google Chatをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
以下のナビ内では、Google スプレッドシートのマイアプリ連携方法を解説しています。
GoogleフォームとGoogle Driveも同じ手順で行えますので、ナビを参照してマイアプリ連携を行ってください。
【Google Chatのマイアプリ連携】
以下のナビと注意事項をご確認ください。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
※Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法は「Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法」をご確認ください。
【DX Suiteのマイアプリ連携】
Yoomのアカウントにログインしたら、「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
次の画面で、DX Suiteの新規画面が表示されるので、必須項目を入力してください。
「マイアプリを登録しました」と表示されればOKです！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要Googleフォームで受け取った請求書などの帳票を、手作業で内容を確認しながら転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。DX Suiteの活用事例として有効なこのワークフローを利用すれば、Googleフォームにファイルが送信されたのをきっかけに、DX Suiteが自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加します。面倒な転記作業を自動化し、業務の正確性と効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- GoogleフォームとDX Suiteを使い、請求書などの処理を手作業で行っている経理担当者の方
- DX Suiteの具体的な活用事例を探しており、業務の自動化を検討しているバックオフィスの方
- 紙やPDFの書類をデータ化する業務に時間がかかり、効率化を目指しているすべての方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへのファイル送信を起点に、DX Suiteでの読み取りから転記までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- システムが自動でデータ転記を行うことで、手作業による入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、Google Chat、DX SuiteをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルをダウンロードします。
- 続けて、DX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションで、ダウンロードしたファイルの内容を読み取ります。
- 次に、DX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションで、読み取ったテキストデータを取得します。
- 次に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、取得したデータを指定のシートに追加します。
- 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、処理が完了した旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どの列にどのデータを追加するかを任意で設定できます。DX Suiteで読み取った請求書番号や金額といった値を、対応する列に自動で入力するようにカスタムが可能です。
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースや宛先を自由に指定できます。また、メッセージ本文に「処理が完了しました」といった固定のテキストや、DX Suiteで取得したファイル名などの情報を変数として含めることも可能です。
■注意事項- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、Google Chat、DX SuiteのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- GoogleフォームとDX Suiteを使い、請求書などの処理を手作業で行っている経理担当者の方
- DX Suiteの具体的な活用事例を探しており、業務の自動化を検討しているバックオフィスの方
- 紙やPDFの書類をデータ化する業務に時間がかかり、効率化を目指しているすべての方
- Googleフォームへのファイル送信を起点に、DX Suiteでの読み取りから転記までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- システムが自動でデータ転記を行うことで、手作業による入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、Google Chat、DX SuiteをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルをダウンロードします。
- 続けて、DX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションで、ダウンロードしたファイルの内容を読み取ります。
- 次に、DX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションで、読み取ったテキストデータを取得します。
- 次に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、取得したデータを指定のシートに追加します。
- 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、処理が完了した旨を関係者に通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どの列にどのデータを追加するかを任意で設定できます。DX Suiteで読み取った請求書番号や金額といった値を、対応する列に自動で入力するようにカスタムが可能です。
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースや宛先を自由に指定できます。また、メッセージ本文に「処理が完了しました」といった固定のテキストや、DX Suiteで取得したファイル名などの情報を変数として含めることも可能です。
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、Google Chat、DX SuiteのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
最初の設定です！
このフローボットでは、Googleフォームに回答が送信されるとフローボットが起動します。
まずは、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
次の画面で、連携するアカウント情報を確認してください。
アクションはそのままで、「次へ」をクリックしましょう！
ここで、Googleフォームの画面に移り、トリガーとなるGoogleフォームの用意をしましょう。
設定を終えたら、必ずフォームにテスト回答をしてくださいね。
Yoomの画面に戻り、アプリトリガーのAPI接続設定をしましょう！
まずは「トリガーの起動時間」を設定してください。
ここでは、5分で設定をしています。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「フォームID」は入力欄下の注釈を参考にして入力してください。
入力が完了したら、テストをクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
「完了」をクリックしましょう！
※フォームの回答内容を取得できない場合は、以下のリンクを確認してください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：ファイルをダウンロードする設定
ここでは、先ほどアップロードしたファイルをダウンロードする設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
次の画面で、「ファイルID」を設定します。
以下のように、Googleフォームのトリガー設定で取得した値から選択してください。
テストをクリックします。
取得した値が表示されたら「完了」をクリックしましょう！
ステップ5：DX Suiteのアクション設定
ここでは、請求書OCRの読み取り依頼を実行する設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしてください。
続いて、必須項目を設定しましょう。
「サブドメイン」は、入力欄下の注釈を参照して設定してください。
「ファイルの添付方法」・「ファイル」は、プルダウンから選択します。
下図のように設定しましょう！
「テスト」をクリックし、成功したら「完了」をクリックしてください。
ステップ6：DX Suiteのアクション設定
ここでは、請求書OCRの読み取り結果を取得する設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしてください。
続いて、必須項目を設定しましょう。
「サブドメイン」は、入力欄下の注釈を参照して設定してください。
「受付ID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択します。
「テスト」をクリックします。
成功したら「完了」をクリックしてください。
ステップ7：Google スプレッドシートのアクション設定
Google スプレッドシートにDX Suiteで読み取った情報を追加する設定を行います。
それでは、赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
次の画面で、レコードを追加したいスプレッドシートIDとタブ名を設定していきます！
「候補」から選択してください。
以下のシートを使用するため「A1:N」と設定しました。
次の画面で「追加するレコードの値」を設定します。
DX Suiteのオペレーションで取得した値を引用して設定してください。
テストをクリックしましょう！
テスト成功の表示を確認し、「完了」をクリックします。
Google スプレッドシートの画面に移り、レコードが追加されているか確認をしましょう！
追加されましたね。
以上で、フローボットの完成です！
ステップ8：Google Chatのアクション設定
最後の設定です。
ここでは、DX Suiteで読み取った情報をGoogle Chatに通知する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、連携するアカウントを確認しましょう。
アクションはそのままで、次に進みましょう！
次の画面で、必須項目を設定していきます！
- スペースのリソース名：入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
- メッセージ内容：Google Chatに送信する内容を設定します。
任意の文章とこれまでのオペレーションで取得した値を組み合わせて自由に設定しましょう！
「テスト」をクリックしましょう！
テスト成功と表示されたら「完了」をクリックします。
Google Chatの画面に移り、通知されたか確認します。
無事に通知されましたね！
以上で、フローボットの完成です。お疲れ様でした。
ステップ9：フロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
まとめ
DX Suiteと様々なツールを連携して書類の読み取りやデータ入力を自動化することで、これまで手作業で行っていた転記作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は単純作業から解放され、より創造的で付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：エラーが出た時はどこを確認すればいいですか？
A：
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知できます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：今回使用したツール以外も連携できますか？
A：
Q：フォーマットが異なる請求書でもDX Suiteで読み取れますか？
A：
はい。DX Suiteには、請求書などの非定型帳票から必要な項目を抽出する「項目抽出」機能があります。
発行元によってレイアウトが異なる書類でも、必要な情報を抽出できます。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
