Googleフォームでファイルが送信されたら、DX Suiteで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
Googleフォームでファイルが送信されたら、DX Suiteで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
DX Suite
と
Google スプレッドシート
と
Googleフォーム
と
Google Chat
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームで受け取った請求書などの帳票を、手作業で内容を確認しながら転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。DX Suiteの活用事例として有効なこのワークフローを利用すれば、Googleフォームにファイルが送信されたのをきっかけに、DX Suiteが自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加します。面倒な転記作業を自動化し、業務の正確性と効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとDX Suiteを使い、請求書などの処理を手作業で行っている経理担当者の方
- DX Suiteの具体的な活用事例を探しており、業務の自動化を検討しているバックオフィスの方
- 紙やPDFの書類をデータ化する業務に時間がかかり、効率化を目指しているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへのファイル送信を起点に、DX Suiteでの読み取りから転記までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- システムが自動でデータ転記を行うことで、手作業による入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、Google Chat、DX SuiteをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルをダウンロードします。
- 続けて、DX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションで、ダウンロードしたファイルの内容を読み取ります。
- 次に、DX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションで、読み取ったテキストデータを取得します。
- 次に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、取得したデータを指定のシートに追加します。
- 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、処理が完了した旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どの列にどのデータを追加するかを任意で設定できます。DX Suiteで読み取った請求書番号や金額といった値を、対応する列に自動で入力するようにカスタムが可能です。
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースや宛先を自由に指定できます。また、メッセージ本文に「処理が完了しました」といった固定のテキストや、DX Suiteで取得したファイル名などの情報を変数として含めることも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、Google Chat、DX SuiteのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
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DX Suite
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Google スプレッドシート
Google スプレッドシート
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フォームの受信内容を文字コードに変換し、Google スプレッドシートでレコードを追加する
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Googleフォーム
YoomではGoogleフォームのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、Googleフォームで送信された情報をSlackやChatworkに通知したり、kintoneやSalesforceなどのCRMに自動的に情報を格納します。
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GoogleフォームからPDFファイルが送信されたら、Microsoft Excelのファイルに変換しGoogle Driveに格納する
定期的なスケジュールに合わせGoogleフォーム回答を集計しGammaでレポートを生成後Gmailで共有するフローです。手作業の集計・送信漏れを防ぎ、報告業務の時間とミスを減らせます。
定期的にGammaでフォーム回答の集計レポートを生成してGmailで送付する
Googleフォーム回答ごとにメールアドレスのドメインを自動検証し、条件に合致するものはGoogle スプレッドシートへ登録、条件外ならSlackで担当者に通知。目視チェックを省き、連絡遅延や入力ミスを防げます。
Googleフォームに回答が送信されたら、メールアドレスの形式をチェックしてSlackに確認依頼を送る
Google Chat
YoomではGoogle ChatのAPIをノーコードで活用することができます。入力フォームの情報や他SaaSでの様々なイベントをトリガーにGoogle Chatへメッセージを通知を行うことが可能です。
詳しくみるテンプレート
Google Chatの指定スペース投稿をYoom経由でAnthropic（Claude）が自動要約し、結果を別スペースへ届けるフローです。転記ミスや情報の取りこぼしを防ぎ、チャット整理にかかる手間を減らせます。
Google Chatでスペースにメッセージが送信されたら、Anthropic（Claude）で解析し結果を別のスペースに通知する
Google Chatのメッセージ受信をきっかけにAsanaへタスクを自動登録し、完了通知まで行うフローです。手動転記の時間削減と登録漏れ・入力ミスの防止に役立ちます。
Google Chatでメッセージが送信されたら、Asanaでタスクを作成し別のスペースに通知する
Google Chatの指定スペースにメッセージが届くと、内容を自動でChatworkへ転送するフローです。二重確認や手作業を減らし、社内外の伝達遅れを防げます。
Google Chatで投稿されたら、Chatworkに通知する
Google Drive™
YoomではGoogle DriveのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、Google Driveに新しくフォルダを作成しファイルを自動的に格納したり、Google Drive内のファイルをダウンロードしてメールやチャットで送信できます。
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Google Driveに追加された画像をOCRとChatGPTで解析し、内容別フォルダへ自動振り分けするフローです。ファイル整理の手間や分類ミスを抑え、チームの管理ルールを保ちながら作業時間を短縮できます。
Google Driveにアップロードされた画像ファイルをChatGPTで解析し、内容に応じたフォルダに移動する
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Gmailで写真を受け取ったら、オンラインツールでPDFに変換してGoogle Driveに保存する
@pocketで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。フォルダ作成を自動化することで、定型業務を省き、より建設的な業務にチーム全体が注力することができます。
@pocketで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
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