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【ノーコードで実現】DX Suiteの高い識字率で書類を読み取り、他アプリへ自動連携する方法
「DX Suiteで書類を読み取った後の、システムへのデータ入力が手作業で面倒…」
「識字率が高いのは良いけれど、後続の業務が自動化されないと結局手間がかかる…」
このように、OCRツールを導入したものの、業務全体で見ると手作業が残ってしまい、効率化を実感しきれていないと感じていませんか？
もし、DX Suiteの高い識字率で読み取ったデータを、自動で経理担当者へメールで送付したり、各種システムに登録したりできる仕組みがあれば、データ入力や転記の手間から解放され、より付加価値の高い業務に集中できる時間を生み出すことが期待できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはDX Suiteの高い識字率を活かして書類からデータを抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要紙の領収書やレシートの処理は、一枚一枚内容を確認し、システムに入力する手間のかかる業務ではないでしょうか。DX Suiteの高い識字率でデータ化をしても、その後のメール送付などを手作業で行っていては、効率化にも限界があります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに保存された領収書をDX Suiteで解析し、その結果をGmailで経理担当者へ自動で通知できるため、経費精算に関する一連の業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- DX Suiteを導入し、紙の領収書やレシートのデータ化に取り組んでいる経理担当者の方
- DX Suiteの優れた識字率を活かし、経費精算フロー全体の自動化を検討している方
- 領収書の提出や確認、その後の通知連絡といった手作業に課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット- 領収書をアップロードするだけでDX Suiteでの解析からGmailでの通知までが自動化され、手作業での対応時間を短縮します。
- 手動でのメール作成やファイル添付による宛先間違いや添付漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google Drive、DX Suite、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、処理対象とするファイルを特定するための分岐を設定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 次に、オペレーションで、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した読み取り結果を本文に含めて経理担当者へ送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、領収書ファイルを検知する対象のフォルダを任意で設定してください。
- 分岐機能では、処理対象とするファイルの種類（例：PDFのみ、画像ファイルのみなど）といった条件を任意で設定することが可能です。
- Gmailでメールを送るオペレーションでは、通知先のメールアドレス（宛先）、件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項- Google Drive、DX Suite、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- DX Suiteを導入し、紙の領収書やレシートのデータ化に取り組んでいる経理担当者の方
- DX Suiteの優れた識字率を活かし、経費精算フロー全体の自動化を検討している方
- 領収書の提出や確認、その後の通知連絡といった手作業に課題を感じている方
- 領収書をアップロードするだけでDX Suiteでの解析からGmailでの通知までが自動化され、手作業での対応時間を短縮します。
- 手動でのメール作成やファイル添付による宛先間違いや添付漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報共有を実現します。
- はじめに、Google Drive、DX Suite、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、処理対象とするファイルを特定するための分岐を設定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 次に、オペレーションで、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した読み取り結果を本文に含めて経理担当者へ送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、領収書ファイルを検知する対象のフォルダを任意で設定してください。
- 分岐機能では、処理対象とするファイルの種類（例：PDFのみ、画像ファイルのみなど）といった条件を任意で設定することが可能です。
- Gmailでメールを送るオペレーションでは、通知先のメールアドレス（宛先）、件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます。
- Google Drive、DX Suite、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
DX Suiteの読み取りデータを活用する自動化テンプレート
DX Suiteの高い識字率で読み取った請求書や領収書などのデータを、様々なツールに自動で連携する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
手作業によるデータ転記の手間やミスをなくし、業務全体のスピードを向上させることが可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールと連携して担当者へ通知する
DX Suiteで読み取った書類のデータを、Gmailなどのメールツールへ自動で連携することができるため、経理担当者への確認依頼や申請処理の通知などを自動化し、コミュニケーションコストを削減できます。
■概要紙の領収書やレシートの処理は、一枚一枚内容を確認し、システムに入力する手間のかかる業務ではないでしょうか。DX Suiteの高い識字率でデータ化をしても、その後のメール送付などを手作業で行っていては、効率化にも限界があります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに保存された領収書をDX Suiteで解析し、その結果をGmailで経理担当者へ自動で通知できるため、経費精算に関する一連の業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- DX Suiteを導入し、紙の領収書やレシートのデータ化に取り組んでいる経理担当者の方
- DX Suiteの優れた識字率を活かし、経費精算フロー全体の自動化を検討している方
- 領収書の提出や確認、その後の通知連絡といった手作業に課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット- 領収書をアップロードするだけでDX Suiteでの解析からGmailでの通知までが自動化され、手作業での対応時間を短縮します。
- 手動でのメール作成やファイル添付による宛先間違いや添付漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google Drive、DX Suite、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、処理対象とするファイルを特定するための分岐を設定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 次に、オペレーションで、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した読み取り結果を本文に含めて経理担当者へ送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、領収書ファイルを検知する対象のフォルダを任意で設定してください。
- 分岐機能では、処理対象とするファイルの種類（例：PDFのみ、画像ファイルのみなど）といった条件を任意で設定することが可能です。
- Gmailでメールを送るオペレーションでは、通知先のメールアドレス（宛先）、件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項- Google Drive、DX Suite、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- DX Suiteを導入し、紙の領収書やレシートのデータ化に取り組んでいる経理担当者の方
- DX Suiteの優れた識字率を活かし、経費精算フロー全体の自動化を検討している方
- 領収書の提出や確認、その後の通知連絡といった手作業に課題を感じている方
- 領収書をアップロードするだけでDX Suiteでの解析からGmailでの通知までが自動化され、手作業での対応時間を短縮します。
- 手動でのメール作成やファイル添付による宛先間違いや添付漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報共有を実現します。
- はじめに、Google Drive、DX Suite、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、処理対象とするファイルを特定するための分岐を設定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 次に、オペレーションで、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した読み取り結果を本文に含めて経理担当者へ送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、領収書ファイルを検知する対象のフォルダを任意で設定してください。
- 分岐機能では、処理対象とするファイルの種類（例：PDFのみ、画像ファイルのみなど）といった条件を任意で設定することが可能です。
- Gmailでメールを送るオペレーションでは、通知先のメールアドレス（宛先）、件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます。
- Google Drive、DX Suite、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
DX Suiteで読み取った領収書データをGmailで自動通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、DX Suiteで領収書を解析した際に、その内容をGmailで経理担当者へ自動で送付するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／DX Suite／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google Drive・DX Suite・Gmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google Driveのトリガー設定・DX SuiteとGmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要紙の領収書やレシートの処理は、一枚一枚内容を確認し、システムに入力する手間のかかる業務ではないでしょうか。DX Suiteの高い識字率でデータ化をしても、その後のメール送付などを手作業で行っていては、効率化にも限界があります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに保存された領収書をDX Suiteで解析し、その結果をGmailで経理担当者へ自動で通知できるため、経費精算に関する一連の業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- DX Suiteを導入し、紙の領収書やレシートのデータ化に取り組んでいる経理担当者の方
- DX Suiteの優れた識字率を活かし、経費精算フロー全体の自動化を検討している方
- 領収書の提出や確認、その後の通知連絡といった手作業に課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット- 領収書をアップロードするだけでDX Suiteでの解析からGmailでの通知までが自動化され、手作業での対応時間を短縮します。
- 手動でのメール作成やファイル添付による宛先間違いや添付漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google Drive、DX Suite、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、処理対象とするファイルを特定するための分岐を設定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 次に、オペレーションで、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した読み取り結果を本文に含めて経理担当者へ送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、領収書ファイルを検知する対象のフォルダを任意で設定してください。
- 分岐機能では、処理対象とするファイルの種類（例：PDFのみ、画像ファイルのみなど）といった条件を任意で設定することが可能です。
- Gmailでメールを送るオペレーションでは、通知先のメールアドレス（宛先）、件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項- Google Drive、DX Suite、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- DX Suiteを導入し、紙の領収書やレシートのデータ化に取り組んでいる経理担当者の方
- DX Suiteの優れた識字率を活かし、経費精算フロー全体の自動化を検討している方
- 領収書の提出や確認、その後の通知連絡といった手作業に課題を感じている方
- 領収書をアップロードするだけでDX Suiteでの解析からGmailでの通知までが自動化され、手作業での対応時間を短縮します。
- 手動でのメール作成やファイル添付による宛先間違いや添付漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報共有を実現します。
- はじめに、Google Drive、DX Suite、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、処理対象とするファイルを特定するための分岐を設定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 次に、オペレーションで、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した読み取り結果を本文に含めて経理担当者へ送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、領収書ファイルを検知する対象のフォルダを任意で設定してください。
- 分岐機能では、処理対象とするファイルの種類（例：PDFのみ、画像ファイルのみなど）といった条件を任意で設定することが可能です。
- Gmailでメールを送るオペレーションでは、通知先のメールアドレス（宛先）、件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます。
- Google Drive、DX Suite、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
【注意事項】
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
ステップ1：GoogleDrive・DX Suite・Gmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
以下のナビ内では、Google スプレッドシートのマイアプリ連携方法を解説しています。
Google DriveとGmailも同じ手順で行えますので、ナビを参照してマイアプリ連携を行ってください。
【DX Suiteのマイアプリ連携】
Yoomのアカウントにログインしたら、「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
次の画面で、DX Suiteの新規画面が表示されるので、必須項目を入力してください。
「マイアプリを登録しました」と表示されればOKです！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要紙の領収書やレシートの処理は、一枚一枚内容を確認し、システムに入力する手間のかかる業務ではないでしょうか。DX Suiteの高い識字率でデータ化をしても、その後のメール送付などを手作業で行っていては、効率化にも限界があります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに保存された領収書をDX Suiteで解析し、その結果をGmailで経理担当者へ自動で通知できるため、経費精算に関する一連の業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- DX Suiteを導入し、紙の領収書やレシートのデータ化に取り組んでいる経理担当者の方
- DX Suiteの優れた識字率を活かし、経費精算フロー全体の自動化を検討している方
- 領収書の提出や確認、その後の通知連絡といった手作業に課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット- 領収書をアップロードするだけでDX Suiteでの解析からGmailでの通知までが自動化され、手作業での対応時間を短縮します。
- 手動でのメール作成やファイル添付による宛先間違いや添付漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google Drive、DX Suite、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、処理対象とするファイルを特定するための分岐を設定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 次に、オペレーションで、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した読み取り結果を本文に含めて経理担当者へ送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、領収書ファイルを検知する対象のフォルダを任意で設定してください。
- 分岐機能では、処理対象とするファイルの種類（例：PDFのみ、画像ファイルのみなど）といった条件を任意で設定することが可能です。
- Gmailでメールを送るオペレーションでは、通知先のメールアドレス（宛先）、件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項- Google Drive、DX Suite、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- DX Suiteを導入し、紙の領収書やレシートのデータ化に取り組んでいる経理担当者の方
- DX Suiteの優れた識字率を活かし、経費精算フロー全体の自動化を検討している方
- 領収書の提出や確認、その後の通知連絡といった手作業に課題を感じている方
- 領収書をアップロードするだけでDX Suiteでの解析からGmailでの通知までが自動化され、手作業での対応時間を短縮します。
- 手動でのメール作成やファイル添付による宛先間違いや添付漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報共有を実現します。
- はじめに、Google Drive、DX Suite、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、処理対象とするファイルを特定するための分岐を設定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 次に、オペレーションで、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した読み取り結果を本文に含めて経理担当者へ送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、領収書ファイルを検知する対象のフォルダを任意で設定してください。
- 分岐機能では、処理対象とするファイルの種類（例：PDFのみ、画像ファイルのみなど）といった条件を任意で設定することが可能です。
- Gmailでメールを送るオペレーションでは、通知先のメールアドレス（宛先）、件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます。
- Google Drive、DX Suite、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
前準備：Google Driveにファイルをアップロードする
本フローでは、Google Driveにファイルがアップロードされたことをきっかけにフローボットが起動します。
そのため、フォルダにファイルをアップロードしてください。
今回は、以下のファイルをアップロードしました。
ステップ3：Google Driveのトリガー設定
最初の設定です！
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
以下の注意事項を確認したら、赤枠をクリックしましょう！
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックして進みましょう！
次の画面で、API接続設定を行います。
「トリガーの起動時間」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ここでは、基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
続いて、「フォルダID」を設定します。
先ほどファイルをアップロードしたフォルダを「候補」から選択してください。
テストをクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！
ステップ4：分岐の設定
ここでは、分岐の設定を行います。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
【注意事項】
- 分岐オペレーションはパーソナルプラン以上でご利用いただける機能・アプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象の機能・アプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
次の画面で、分岐条件を指定していきます！
「オペレーション」は、「特定のフォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「URL」を設定しましょう！
続いて、「分岐条件」を設定します。
ここで指定した条件に合致した場合のみ、後続のオペレーションへ進むことになります。
今回は、「URL」に「file」という値を含む場合に、次のオペレーションへ進むように設定しました。
下図のように設定できたら、「完了」をクリックしましょう！
ステップ5：ファイルをダウンロードする設定
ここでは、先ほどアップロードしたファイルをダウンロードする設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
次の画面で、「ファイルID」を設定します。
以下のように、Google Driveのトリガー設定で取得した値から選択してください。
テストをクリックします。
取得した値が表示されたら「完了」をクリックしましょう！
ステップ6：DX Suiteのアクション設定
ここでは、レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行する設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしてください。
続いて、必須項目を設定しましょう。
「サブドメイン」は、入力欄下の注釈を参照して設定してください。
「ファイルの添付方法」・「ファイル」は、プルダウンから選択します。
下図のように設定しましょう！
「テスト」をクリックし、成功したら「完了」をクリックしてください。
ステップ7：DX Suiteのアクション設定
ここでは、レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得する設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしてください。
続いて、必須項目を設定しましょう。
「サブドメイン」は、入力欄下の注釈を参照して設定してください。
「受付ID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択します。
「テスト」をクリックします。
成功したら「完了」をクリックしてください。
ステップ8：Gmailのアクション設定
最後の設定です！
ここでは、Gmailで通知する設定を行います。赤枠をクリックしましょう。
アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定してください。
- To：通知先となるメールアドレスを入力
- CC/BCC：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定
- 差出人の名前：差出人の名前を設定
- 件名：通知するメールの件名を設定
- 本文：任意の文章を設定
任意で作成した文章と「ステップ7：DX Suiteのアクション設定」で取得した値を組み合わせて設定してください。
入力完了後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で「メールの送信内容」を確認します。
宛先と本文に間違いがないかを確認し、「テスト」をクリックします。
※テストをクリックすると、実際に「差出人」にメールが送信されるため、ご注意ください。
「テスト成功」と表示されたら、「完了」をクリックしましょう！
無事にメールが届いたら、フローボットの完成です！
ステップ9：フロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
まとめ
DX Suiteと各種ツールを連携させることで、これまで手作業で行っていた書類の読み取りからデータ転記、担当者への通知といった一連の業務を自動化し、ヒューマンエラーの防止と業務スピードの向上が見込めます。
これにより、経理担当者や申請者は面倒な定型業務から解放され、より専門的な分析や判断といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：今回使用したツール以外も連携できますか？
A：
Q：途中でエラーが起きたらフローはどうなりますか？
A：
エラーが発生した場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動的に通知できます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
