DX Suiteで領収書を解析し、Gmailで経理担当者へ自動送付する
DX Suiteで領収書を解析し、Gmailで経理担当者へ自動送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
DX Suite
と
Gmail
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
紙の領収書やレシートの処理は、一枚一枚内容を確認し、システムに入力する手間のかかる業務ではないでしょうか。DX Suiteの高い識字率でデータ化をしても、その後のメール送付などを手作業で行っていては、効率化にも限界があります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに保存された領収書をDX Suiteで解析し、その結果をGmailで経理担当者へ自動で通知できるため、経費精算に関する一連の業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- DX Suiteを導入し、紙の領収書やレシートのデータ化に取り組んでいる経理担当者の方
- DX Suiteの優れた識字率を活かし、経費精算フロー全体の自動化を検討している方
- 領収書の提出や確認、その後の通知連絡といった手作業に課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- 領収書をアップロードするだけでDX Suiteでの解析からGmailでの通知までが自動化され、手作業での対応時間を短縮します。
- 手動でのメール作成やファイル添付による宛先間違いや添付漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、DX Suite、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、処理対象とするファイルを特定するための分岐を設定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 次に、オペレーションで、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した読み取り結果を本文に含めて経理担当者へ送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、領収書ファイルを検知する対象のフォルダを任意で設定してください。
- 分岐機能では、処理対象とするファイルの種類（例：PDFのみ、画像ファイルのみなど）といった条件を任意で設定することが可能です。
- Gmailでメールを送るオペレーションでは、通知先のメールアドレス（宛先）、件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Google Drive、DX Suite、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
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YoomではGoogle DriveのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、Google Driveに新しくフォルダを作成しファイルを自動的に格納したり、Google Drive内のファイルをダウンロードしてメールやチャットで送信できます。
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実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
請求書OCRの読み取り依頼を実行
請求書OCRの読み取り結果を取得
レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行
レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得
読取ユニットを検索
CSVをダウンロード
読取ユニットを登録
読取パーツ情報を取得
メールを検索
メッセージをゴミ箱へ移動する
特定のメッセージにラベルを追加
特定のメッセージのラベルを削除
特定のメッセージを取得
フォルダを作成する
ファイルを複製する
特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索
ファイルを削除する
ファイルをアップロードする
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
請求書OCRの読み取り依頼を実行請求書OCRの読み取り結果を取得レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得読取ユニットを検索CSVをダウンロード読取ユニットを登録読取パーツ情報を取得
フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
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メールを検索メッセージをゴミ箱へ移動する特定のメッセージにラベルを追加特定のメッセージのラベルを削除特定のメッセージを取得
フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のキーワードを含むファイルが更新されたら特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
フォルダを作成するファイルを複製する特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索ファイルを削除するファイルをアップロードするファイルをダウンロードするGoogleスプレッドシートをダウンロードGoogleスライドをダウンロードGoogleドキュメントをダウンロード特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得ファイル名を変更するファイル・フォルダ情報を取得エクセルファイルをスプレッドシートに変換するCSVファイルをスプレッドシートに変換する指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与するファイルをゴミ箱に移動するファイルやフォルダの権限のリストを取得ファイル・フォルダの説明を更新ファイルの格納先フォルダを変更ファイルのショートカットを作成ファイルのダウンロードやコピー操作の可否を設定する特定フォルダ内のフォルダの一覧を取得ファイルをGoogleドキュメントに変換するGoogleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索（ごみ箱を除く）プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換するPDFファイルをGoogleドキュメントに変換する特定の組織にファイルやフォルダの権限を付与する特定のファイルを更新ファイルやフォルダから権限を削除する共有ドライブを作成共有ドライブを検索ファイルを複製する（詳細指定）ファイル・フォルダを検索関連するブログ記事一覧
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