GoogleフォームとMicrosoft Excelを連携してフォームの回答を自動登録する方法

Googleフォームの回答をMicrosoft Excelに自動登録する方法

先程連携させるメリットをお話ししましたが、今回は「Googleフォームの回答をMicrosoft Excelに登録する」というフローを実際の画面を参考にしながらご紹介したいと思いま

す。
プログラミングの知識がなくても、簡単な操作や設定で連携が完了できます。ぜひ皆さんも一緒に操作しながら作ってみてください。

[Yoomとは]

ステップ1:GoogleフォームとMicrosoft Excelをマイアプリ連携

まずは GoogleフォームとYoomを連携します。

１、画面左上にある「アプリ連携」をクリックし、 Googleフォームを選択してください。

２、次にYoomとGoogleフォームを連携します。という画面にて「Sign in with Google」をクリックします。

３、「アカウント選択」の画面では、連携したいアカウントを選択してください。

４、「Yoomにログインの画面」にて連携したいアカウントに間違いがなければ「次へ」を選択→次画面では「続行」を選択してください。

以上でYoomとGoogleフォームの連携が終了しました。

次にMicrosoft ExcelとYoomの連携をします。

１、左のタブの「アプリ連携」をクリックし、Microsoft Excelを選択してください。

２、接続したいアカウントを選択し次画面でパスワードを入力し設定完了です！

ステップ2:Googleフォームが回答されたら起動するトリガーを設定

それでは実際に設定をしていきましょう！最初にGoogleフォームの設定から行っていきます。

１、フロー作成前の作業を行います。

・フローを作成したいプロジェクトを選択します。

・次に画面上に出ている「新規作成」をクリックし「はじめから作成」でフロー作成を開始します。

２、タイトルの入力トリガー選択を行います。

・タイトルはわかりやすいようにフローを記載しています。

・トリガー選択では「アプリイベントを受信した時」を選択しGoogleフォームをクリックします。

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３、連携アカウントとアクションを選択の設定を行います。

・アプリトリガーのタイトルを入力します。

・Googleフォームと連携するアカウント情報では連携したいアカウントと接続します。

・トリガーアクションでは「フォームに回答が送信されたら」を選択します。

４、アプリトリガーのAPI接続設定を行います。

・トリガーの起動間隔は「5分」を選択してください。

・フォームIDは連携させたいフォームIDを入力してください。

・フォームIDについては、GoogleフォームURL内https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/editの「●●●●●●」部分がフォームIDとなります。

・設定が完了したら「テスト」をクリックしてみましょう。

・「テスト成功」と表示がされたらトリガーの設定は完了です。

・Googleフォームトリガーで、既存項目以外の回答内容を取得する方法についてはこちらの回答内容を取得する方法を確認してください。

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以上でGoogleとYoomの連携は完了しました！

ステップ3:Microsoft Excelに回答を追記するアクションを設定

次にMicrosoft ExcelとYoomの連携を行っていきましょう。

先程設定を行なったらすぐ下に表示されている＋をクリックします。

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１、オペレーションの選択で「データベースを操作する」→「Microsoft Excel」を選択します。

２、データベースの連携の設定を行います。

・オペレーションのタイトルを入力します。

・Microsoft Excelと連携するアカウト情報では連携したいアカウントと接続します。

・実行アクションでは「レコードを追加する」を選択します。

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スクロールして、データベースの連携入力を行います。

・それぞれの項目を入力し、次へをクリックします。

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３、設定したMicrosoft Excelのテーブル情報が取得でき表示されました。

・各項目にGoogleフォームで取得した情報をアウトプットとして埋め込んでいきます。

・入力が完了したらテストを行います。

・テストを行い、情報が追加されているのを確認したら保存します。

以上でYoomと連携してGoogleフォームの回答をMicrosoft Excelに登録するフローが完成しました！

GoogleフォームやMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogleフォームやMicrosoft ExcelのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

その他のフォームとMicrosoft Excelを連携した自動化例

Googleフォーム以外にも様々なフォームツールと連携して、Microsoft Excelへの自動登録を行うことが可能です。

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Googleフォームを活用した自動化例

Googleフォームで回答が送信されたらチャットツールに通知する

Googleフォームで回答が送信されたらSlackやChatworkなどに自動で通知します。

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Googleフォームに回答があったらカレンダーに予定を追加する

Googleフォームに回答があったら、GoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに予定を自動で追加します。

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Googleフォームで送信された内容をタスクツールに登録する

Googleフォームで送信された内容をタスクとしてTrelloやAsanaなどに自動で登録します。

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Microsoft Excelを活用した自動化例

顧客管理ツールに登録した情報をMicrosoft Excelに追加する

SalesforceやHubSpotなどに登録した顧客情報をMicrosoft Excelに自動で追加します。

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メールを受信したら、Microsoft Excelにレコードを登録する

受信したメールの内容をMicrosoft Excelに自動で追加します。

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Google フォームと Microsoft Excel を連携するメリット

1. データ入力の手間とヒューマンエラーの防止

Google フォームと Microsoft Excel を連携することで、フォームに入力されたデータが直接 Microsoft Excel に自動入力されます。
このプロセスを自動化することで、手動入力によるミスや入力漏れが発生するリスクを低減でき、確認作業にかかる時間も削減されます。

たとえば、アンケート結果や顧客の問い合わせ情報を Microsoft Excel に記録している場面では、手動でデータを移す必要がなくなり、正確な情報の記録が可能になります。

2. 最新のデータを容易に管理・分析可能

Google フォームから送信されたデータが逐次 Microsoft Excel に蓄積されるため、常に最新の情報が集計され、分析に活用できます。

調査やアンケートの集計が必要なシーンでは、情報の入力が完了次第、Microsoft Excel での分析が可能になり、調査担当者が素早くデータにアクセスできます。
たとえば、商品に関する顧客フィードバックや従業員の勤怠情報を管理する際、データが Microsoft Excel に蓄積されることで、管理者は効率的に状況を把握しやすくなります。

3. 異なるデータソースの統合による効率化

Google フォームと Microsoft Excel の連携により、異なるアプリから収集されたデータを Microsoft Excel に一元化することが可能です。

こうした統合により、分散しているデータの管理がしやすくなり、Microsoft Excel での検索やフィルタリングを通じて必要な情報にすぐにアクセスできます。例えば、Google フォームで顧客アンケートを実施し、その結果を他の営業データと統合することで、営業担当者が必要な情報を一つのファイルで確認し、素早く対応できる環境を構築できるでしょう。

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まとめ

いかがでしたでしょうか？Yoomを活用するとGASを活用したりせずに簡単に設定が可能になります。
誰でも操作可能なので事務作業の効率が上がり、生産性UPすること間違いなし！だと思います。

ご紹介したフローは情報を追加するという内容でしたが、アレンジして更に「追加された情報をSlackへ通知する」ということも可能になります。
また応用編になりますが、「Googleフォームに届いた情報をMicrosoftExcelとGoogleスプレットシートに情報を追加する」フローも作成できます。
簡単な操作で様々なアプリと連携し、アレンジ一つで状況に合ったフローボットを作成することができます。

是非この機会にYoomを活用してフローボットを試してみてください！

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