【ラクラク設定】添付ファイルをGoogle Driveに保存して管理用ドキュメントを自動更新する方法

チャットツールで受け取ったファイルをGoogle Driveに保存し、管理用ドキュメントを自動更新する

<span class="mark-yellow">SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールで共有されたファイルを自動でGoogle Driveにアップロードし、関連する管理用ドキュメントを更新する</span>ことができます。

チャットでのファイル共有が多いチームにおいて、ファイルの散在やアップロード忘れを防ぎ、情報管理を一元化しましょう！

フォームで受け取ったファイルをGoogle Driveに保存し、管理用ドキュメントを自動更新する

<span class="mark-yellow">Yoomのフォーム機能やGoogleフォームなどで収集したファイルを自動でGoogle Driveにアップロードし、関連する管理用ドキュメントを更新する</span>ので、申請受付やアンケートなどでファイル提出を伴う場合に、収集したファイルの整理と情報記録を自動化できます。

手間だった管理業務を効率化しましょう！

受信したファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを自動更新するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Gmailで受信したファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新するフローを解説していきます！

まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Gmail・Google Drive・Googleドキュメントのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定とGoogle Drive・Googleドキュメントのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGmailとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

Gmailと検索し、ログインしましょう。

アカウントが複数ある場合は、連携したいアカウントを選択します。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックし操作を進めてください。

Google DriveとGoogleドキュメントも同様に、新規接続から連携をお願いします。

ステップ2:テンプレートのコピー

ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。

OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

用意するもの

• 管理用ドキュメント

ステップ3:Gmailのトリガー設定‍

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択しましょう。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

必須項目を入力してください。

• トリガーの起動間隔:ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
• キーワード:今回は「添付」としました。

ここでGmailにキーワードと添付ファイルを付けたテストメールを送信してみましょう。

フローボットに戻り、テストします。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットに受信したメールの情報が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に利用していきます！‍

アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ここまでできたら保存しましょう。

ステップ4:分岐する設定

続いて添付ファイルがある場合にのみフローを先に進める設定を行うため、「コマンドオペレーション」をクリックします。

今回は下記のように設定しました。

・分岐は一部有料プラン以上で利用いただける機能（オペレーション）です。
その他の場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、注意してください。

・一部有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。

ステップ5:Google Driveにファイルをアップロードする設定

続いて「ファイルをアップロードする」をクリックします。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

次に進み、項目を設定していきます。

• 格納先のフォルダID:画像のように該当欄をクリックして表示される候補から選択してください。

こちらもテストし、ファイルIDが取得出来たら保存します。

ステップ6:Googleドキュメントに追加する設定

続いて、メールや添付ファイルの内容を追加する設定を行うため、「文末にテキストを追加」をクリックします。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

必須項目を設定しましょう。

• ドキュメントID:表示される候補から、書き込みたいGoogleドキュメントを選択してください。

• 追加するテキスト:下記のようにアウトプットと日付を利用します。

※アウトプットから選択した項目は赤枠のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
メールアドレスなどを手打ちで入力してしまうとそれが毎回通知されてしまうため、項目名以外のトリガーから取得した項目は必ずアウトプットから選択してください。

設定が終わったらテストし、保存しましょう。
※テストを行うと、Googleドキュメントに書き込みされるのでご注意ください。

Googleドキュメントを確認してみましょう。

無事にGoogleフォームの回答内容が書き込みされましたね。

ステップ7:トリガーをONにして起動準備完了

以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Gmailで受信したファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントが更新されるかを確認してみましょう。

以上が「Gmailで受信したファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する」方法でした。

Google Driveを使ったその他の自動化例

ここでは、Google Driveを活用した業務をもっと効率化するためのテンプレートをいくつかご紹介します。
日々の業務をさらに効率化するヒントが見つかるかもしれません。

まとめ

Google Driveへのファイル保存と関連ドキュメントの更新作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルのアップロードや情報の手入力といった定型業務の手間を削減し、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>

これにより、ファイルや関連情報は常に整理された状態で最新に保たれ、必要な情報へのアクセスが容易になるため、チーム全体の業務効率向上に繋がるでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで、直感的に業務フローを構築できます。
もし業務自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

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