「メールで受け取ったファイルを毎回Google Driveに保存して、管理リストも更新するのが地味に面倒…」
このように、Google Driveへのファイル保存や関連ドキュメントの更新作業に、手間や時間を取られていませんか？
もし、様々なツールで受け取ったファイルを自動的にGoogle Driveにアップロードし、さらに関連する管理用ドキュメントに必要な情報を追記・更新するフロー があれば、こうした日々の煩わしさから解放され、ファイル管理の効率化はもちろん、常に最新の情報に基づいたスムーズな業務遂行が可能となり、より重要なコア業務に集中する時間を確保できるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには受信したファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用ドキュメントを自動更新する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで受信したファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手動でGoogle Driveに保存し、さらに管理用のGoogleドキュメントを更新する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付ファイルのGoogle Driveへのアップロードと、Googleドキュメントへの記録追加までを自動で完結できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った請求書などのファイルをGoogle Driveで管理している経理・総務担当者の方 複数メンバーからの報告書をGmailで受信し、手作業でドキュメントにまとめているチームリーダーの方 日々のファイル管理業務を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたいと考えているすべての方 ■このテンプレートを使うメリット
特定のメール受信をトリガーにファイル保存とドキュメント更新が自動化されるため、手作業の時間を削減できます。 手動でのファイル移動や情報転記に伴う、保存漏れや更新忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Gmail、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、例えば添付ファイルの有無などに基づいて後続の処理を分岐させます。 その後、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定のフォルダに保存します。 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」を設定し、管理用ドキュメントにファイル名などの情報を追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとなるメールのキーワード（件名や差出人など）を任意で設定してください。 分岐機能では、例えば「添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進む」といったように、実行条件を自由にカスタマイズできます。 Google Driveでファイルをアップロードするアクションでは、保存先となるフォルダを任意で指定してください。 Googleドキュメントへのテキスト追加では、更新対象のドキュメントを指定し、ファイル名や受信日時など、メールやファイルの情報を組み込んだテキストを追記できます。 ■注意事項
Gmail、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
受け取ったファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用ドキュメントを自動更新する自動化例
Google Driveにファイルを保存し、関連するドキュメントを更新する作業を自動化する方法を、具体的な連携パターンをテンプレートでご紹介します！
この自動化により、ファイルの手動アップロードやドキュメントへの転記作業から解放され、情報の集約と最新化を効率的に行うことが可能です。
メールツールで受け取ったファイルをGoogle Driveに保存し、管理用ドキュメントを自動更新する
GmailやOutlookで受信したメールに添付されたファイルを自動でGoogle Driveにアップロードし、関連する管理用ドキュメントを更新する ことができます。
メールでのファイル授受が多い業務において、添付ファイルの見落としや手動での保存・更新作業の手間を削減し、重要な情報を確実に記録しましょう！
Gmailで受信したファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手動でGoogle Driveに保存し、さらに管理用のGoogleドキュメントを更新する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付ファイルのGoogle Driveへのアップロードと、Googleドキュメントへの記録追加までを自動で完結できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った請求書などのファイルをGoogle Driveで管理している経理・総務担当者の方 複数メンバーからの報告書をGmailで受信し、手作業でドキュメントにまとめているチームリーダーの方 日々のファイル管理業務を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたいと考えているすべての方 ■このテンプレートを使うメリット
特定のメール受信をトリガーにファイル保存とドキュメント更新が自動化されるため、手作業の時間を削減できます。 手動でのファイル移動や情報転記に伴う、保存漏れや更新忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Gmail、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、例えば添付ファイルの有無などに基づいて後続の処理を分岐させます。 その後、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定のフォルダに保存します。 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」を設定し、管理用ドキュメントにファイル名などの情報を追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとなるメールのキーワード（件名や差出人など）を任意で設定してください。 分岐機能では、例えば「添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進む」といったように、実行条件を自由にカスタマイズできます。 Google Driveでファイルをアップロードするアクションでは、保存先となるフォルダを任意で指定してください。 Googleドキュメントへのテキスト追加では、更新対象のドキュメントを指定し、ファイル名や受信日時など、メールやファイルの情報を組み込んだテキストを追記できます。 ■注意事項
Gmail、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信したファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する
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■概要
OutlookとGoogle Driveを日常的に利用しているビジネスユーザーの方 メールで受信するファイルの整理に手間を感じている方 管理用ドキュメントの更新作業を自動化したい管理者の方 業務ワークフローの効率化を目指しているチームリーダーの方 RPAや自動化ツールを導入して業務改善を図りたい経営者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookで受信したファイルを自動でGoogle Driveに保存できる 管理用ドキュメントが自動更新される 手動でのファイル管理やドキュメント更新の手間を削減 業務の効率化と時間の有効活用が可能に
チャットツールで受け取ったファイルをGoogle Driveに保存し、管理用ドキュメントを自動更新する
SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールで共有されたファイルを自動でGoogle Driveにアップロードし、関連する管理用ドキュメントを更新する ことができます。
チャットでのファイル共有が多いチームにおいて、ファイルの散在やアップロード忘れを防ぎ、情報管理を一元化しましょう！
Slackに送信されたファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する
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※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
SlackとGoogle Driveを日常的に使用しているチームリーダーの方 ファイル管理に時間を取られ、業務効率化を図りたい方 ドキュメントの自動更新を通じて情報共有をスムーズにしたい管理者の方 手動でのファイル整理に煩わしさを感じているビジネスパーソン ■このテンプレートを使うメリット
ファイル管理の自動化：Slackに送信されたファイルが自動でGoogle Driveにアップロードされ、手間を省けます。 ドキュメントの自動更新：管理用ドキュメントが自動更新され、最新情報を常に保持できます。 業務効率の向上：手動作業を減らし、チームの生産性を高めることができます。 ヒューマンエラーの防止：自動化により、ファイル管理時のミスを防止します。
Microsoft Teamsに送信されたファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する
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■概要
Microsoft TeamsとGoogle Driveを日常的に利用しているチーム ファイルの管理やドキュメントの更新に時間を取られている業務担当者 業務ワークフローの自動化を導入して効率化を図りたい企業のリーダー 情報の一元管理とスピーディーな更新を重視するプロジェクトマネージャー 手動でのファイル転送やドキュメント更新に煩わしさを感じているユーザー ■このテンプレートを使うメリット
ファイル転送の自動化：Microsoft Teamsで共有されたファイルが自動的にGoogle Driveにアップロードされ、手動での移動作業が不要になります。 ドキュメントのリアルタイム更新：アップロードされたファイル情報が管理用ドキュメントに反映され、常に最新の状態を維持できます。 業務効率の向上：手作業によるファイル管理やドキュメント更新の負担を軽減し、他の重要な業務に集中できるようになります。 エラーリスクの削減：自動化によりヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なデータ管理を実現します。 情報の一元管理：異なるプラットフォーム間でのデータ連携がスムーズになり、情報の一元管理が可能になります。
フォームで受け取ったファイルをGoogle Driveに保存し、管理用ドキュメントを自動更新する
Yoomのフォーム機能やGoogleフォームなどで収集したファイルを自動でGoogle Driveにアップロードし、関連する管理用ドキュメントを更新する ので、申請受付やアンケートなどでファイル提出を伴う場合に、収集したファイルの整理と情報記録を自動化できます。
手間だった管理業務を効率化しましょう！
フォームから送信されたファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する
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■概要
定期的に発生するフォームからのファイル提出、その後のファイル保管や管理ドキュメントへの転記を手作業で行っていませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存ミスや転記漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務でもあります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、添付されたファイルが自動でGoogle Driveにアップロードされ、Googleドキュメントの管理表に記録が追記されるため、一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け取ったファイルの管理に手間を感じている総務や営業事務担当の方 Google DriveとGoogleドキュメントでファイル提出状況を管理しているチームリーダーの方 手作業によるファイル管理でのミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信を起点にファイル保存とドキュメント更新が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。 ファイルの保存場所の間違いや、ドキュメントへの転記ミス・漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、業務の品質が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を設定し、フォームが送信された際にフローが起動するようにします。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、フォームから送信されたファイルを指定のフォルダに格納します。 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、ファイルが提出された旨を管理用ドキュメントに追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーで設定するフォームの設問は、氏名や提出日、ファイルの添付欄など、実際の業務に合わせて自由に作成できます。 Google Driveのオペレーションでは、ファイルを格納したいフォルダのIDを任意で設定することが可能です。 Googleドキュメントのオペレーションでは、更新対象のドキュメントIDを任意で指定できます。また追記するテキストは、固定の文章だけでなく、フォームの入力内容を反映させることもできます。 ■注意事項
Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームから送信されたファイルを任意のGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する
試してみる
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた際、手作業でファイルをGoogle Driveに保存し、さらに管理用のドキュメントを更新する作業は、手間がかかり更新漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの送信をきっかけに、添付ファイルのGoogle Driveへの自動保存とGoogleドキュメントへの記録追加が自動で実行されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームでファイルを受け付け、Google Driveでの手動保存に手間を感じている方 提出されたファイルの管理や、Googleドキュメントへの記録更新を効率化したいと考えている方 手作業によるファイルの保存ミスや、管理ドキュメントへの記入漏れを防ぎたい業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からファイル保存、ドキュメント更新までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルの保存場所の間違いや、管理ドキュメントへの記入漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、ファイルアップロードを含むフォームを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信されたファイルを取得します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに保存します。 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、ファイルの提出記録などを自動で追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるGoogleフォームの質問項目やファイルアップロードの設定は、用途に合わせて自由にカスタマイズしてください。 Google Driveへファイルをアップロードするアクションでは、保存先となるフォルダを任意で指定する必要があります。 Googleドキュメントにテキストを追加するアクションでは、更新対象のドキュメントIDを指定し、フォームの回答内容などを含めた追記テキストを自由に設定できます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、GoogleドキュメントそれぞれとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
受信したファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを自動更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで受信したファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する フローを解説していきます！
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Gmail・Google Drive・Googleドキュメントのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定とGoogle Drive・Googleドキュメントのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで受信したファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手動でGoogle Driveに保存し、さらに管理用のGoogleドキュメントを更新する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付ファイルのGoogle Driveへのアップロードと、Googleドキュメントへの記録追加までを自動で完結できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った請求書などのファイルをGoogle Driveで管理している経理・総務担当者の方 複数メンバーからの報告書をGmailで受信し、手作業でドキュメントにまとめているチームリーダーの方 日々のファイル管理業務を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたいと考えているすべての方 ■このテンプレートを使うメリット
特定のメール受信をトリガーにファイル保存とドキュメント更新が自動化されるため、手作業の時間を削減できます。 手動でのファイル移動や情報転記に伴う、保存漏れや更新忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Gmail、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、例えば添付ファイルの有無などに基づいて後続の処理を分岐させます。 その後、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定のフォルダに保存します。 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」を設定し、管理用ドキュメントにファイル名などの情報を追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとなるメールのキーワード（件名や差出人など）を任意で設定してください。 分岐機能では、例えば「添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進む」といったように、実行条件を自由にカスタマイズできます。 Google Driveでファイルをアップロードするアクションでは、保存先となるフォルダを任意で指定してください。 Googleドキュメントへのテキスト追加では、更新対象のドキュメントを指定し、ファイル名や受信日時など、メールやファイルの情報を組み込んだテキストを追記できます。 ■注意事項
Gmail、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。Gmail とYoomを連携していきます。
Gmail と検索し、ログインしましょう。
アカウントが複数ある場合は、連携したいアカウントを選択します。
Google DriveとGoogleドキュメントも同様に、新規接続から連携をお願いします。
ステップ2:テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。
Gmailで受信したファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手動でGoogle Driveに保存し、さらに管理用のGoogleドキュメントを更新する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付ファイルのGoogle Driveへのアップロードと、Googleドキュメントへの記録追加までを自動で完結できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った請求書などのファイルをGoogle Driveで管理している経理・総務担当者の方 複数メンバーからの報告書をGmailで受信し、手作業でドキュメントにまとめているチームリーダーの方 日々のファイル管理業務を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたいと考えているすべての方 ■このテンプレートを使うメリット
特定のメール受信をトリガーにファイル保存とドキュメント更新が自動化されるため、手作業の時間を削減できます。 手動でのファイル移動や情報転記に伴う、保存漏れや更新忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Gmail、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、例えば添付ファイルの有無などに基づいて後続の処理を分岐させます。 その後、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定のフォルダに保存します。 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」を設定し、管理用ドキュメントにファイル名などの情報を追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとなるメールのキーワード（件名や差出人など）を任意で設定してください。 分岐機能では、例えば「添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進む」といったように、実行条件を自由にカスタマイズできます。 Google Driveでファイルをアップロードするアクションでは、保存先となるフォルダを任意で指定してください。 Googleドキュメントへのテキスト追加では、更新対象のドキュメントを指定し、ファイル名や受信日時など、メールやファイルの情報を組み込んだテキストを追記できます。 ■注意事項
Gmail、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
用意するもの
ステップ3:Gmailのトリガー設定
それでは、アプリトリガーを設定していきます。特定のキーワードに一致するメールを受信したら 」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔 :ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔 にしてお使いいただくことをおすすめします。
キーワード :今回は「添付」としました。
ここでGmailにキーワードと添付ファイルを付けたテストメールを送信してみましょう。
フローボットに戻り、テストします。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター ここまでできたら保存しましょう。
ステップ4:分岐する設定
続いて添付ファイルがある場合にのみフローを先に進める設定を行うため、「コマンドオペレーション
今回は下記のように設定しました。
・分岐は一部有料プラン以上で利用いただける機能（オペレーション）です。
・一部有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
ステップ5:Google Driveにファイルをアップロードする設定
続いて「ファイルをアップロードする 」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に進み、項目を設定していきます。
格納先のフォルダID :画像のように該当欄をクリックして表示される候補から選択してください。
こちらもテストし、ファイルIDが取得出来たら保存します。
ステップ6:Googleドキュメントに追加する設定
続いて、メールや添付ファイルの内容を追加する設定を行うため、「文末にテキストを追加 」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を設定しましょう。
ドキュメントID :表示される候補から、書き込みたいGoogleドキュメントを選択してください。
追加するテキスト :下記のようにアウトプットと日付を利用します。 ※アウトプットから選択した項目は赤枠のように表示されます。
設定が終わったらテストし、保存しましょう。
Googleドキュメントを確認してみましょう。
無事にGoogleフォームの回答内容が書き込みされましたね。
ステップ7:トリガーをONにして起動準備完了
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
以上が「Gmailで受信したファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する 」方法でした。
Google Driveを使ったその他の自動化例
ここでは、Google Driveを活用した業務をもっと効率化するためのテンプレートをいくつかご紹介します。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納する
試してみる
■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁に契約書を締結し、管理する必要がある方
法務部の担当者 セールス担当者や営業アシスタント プロジェクトマネージャー 2.手動での契約書管理を減らし、自動化したいと考えている方
業務の効率化を目指している中小企業の経営者 契約書の管理を効率的に行いたい法務アシスタントや管理者 3.DocuSignとGoogle Driveを日常的に活用している方
DocuSignを使用して契約書の締結を行っているユーザー Google Driveを利用してファイル管理を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・DocuSignでエンベロープが完了した後、自動的にGoogle Driveにファイルが格納されるため、手動でのファイル保存作業が不要になります。
・ドキュメントの保存プロセスが自動化されるため、管理負担が軽減されます。
■注意事項
・DocuSign、GoogleDriveそれぞれとYoomを連携してください。
Google Driveに新規ファイルが追加されたらNotionにレコードを作成する
試してみる
■概要
Google Driveに新しいファイルを追加するたびに、その情報を手動でNotionのデータベースに転記していませんか？この作業は定型的でありながら、情報の入力漏れやミスが発生しやすく、手間のかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、自動でNotionにレコードが作成されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとNotionでファイル管理を行い、手作業での情報転記に手間を感じている方 チーム内のファイル共有プロセスを自動化し、情報共有の漏れをなくしたいと考えている方 SaaS間の連携によって業務を効率化する、具体的な方法を探しているDX推進担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveにファイルが追加されると自動でNotionへレコードが作成されるため、これまで手作業に費やしていた転記作業の時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になるため、ファイル名やURLの入力間違いや、レコードの作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル・フォルダ情報を取得」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したファイル情報をデータベースに反映させます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、ファイルの追加を監視したい特定のフォルダを任意で設定してください。 Notionのオペレーション設定では、レコードを追加したいデータベースを任意で指定してください。 Notionデータベースの各プロパティ（項目）に、トリガーとなったGoogle Driveから取得したどの情報（ファイル名やURLなど）を反映させるか任意で設定してください。 ■注意事項
Google DriveとNotionをYoomに連携させる必要があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてGoogle Driveでファイルの権限を付与する
試してみる
■概要
従業員の入社や異動に伴うGoogle Driveのファイル権限設定は、手作業で行うと時間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、部署ごとにアクセスできるフォルダが異なると、管理はさらに複雑になります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じた適切なファイル権限を自動で付与できるため、こうした管理業務を効率化し、セキュリティを保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで従業員情報を管理している人事・総務担当者の方 部署異動や入社の度にGoogle Driveの権限を手動で設定している情報システム担当者の方 従業員のアクセス権限管理を自動化し、セキュリティを強化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
スプレッドシートへの追加を起点に権限付与が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での権限設定による付与ミスや漏れを防ぎ、意図しない情報漏洩のリスクを軽減することに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、従業員情報が追加されたことを検知します。 次に、オペレーションで「進行先切り替え機能」を設定し、スプレッドシートから取得した部署情報をもとに、後続の処理を分岐させます。 最後に、分岐した各進行先でGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定し、部署に応じた権限を付与します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートIDやシートID、監視したいテーブルの範囲などを任意で指定してください。 進行先切り替え機能では、スプレッドシートから取得した部署名などの情報をもとに、条件を設定して後続の処理を分岐させることができます。 Google Driveのアクションでは、付与する権限の種類（閲覧者、編集者など）や対象のファイル・フォルダID、権限を付与するユーザーのメールアドレスを指定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
GoogleDrive内のファイルを取得し、メールで送付
試してみる
◼️概要
Yoomデータベースからフローボットを起動すると、GoogleDrive内に保存されている指定のファイルを取得し、メールで送付します。
◼️設定方法
1.Google DriveとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.データベーストリガーで任意のデータベース情報を設定してください。
3.Google Driveの「Google Driveから資料をダウンロード」で、取得するファイルの内容を設定してください。
4.「メールで資料を送付」オペレーションで、送信先メールアドレス、件名、本文などの設定を行い、ファイルの内容を添付ファイルとして追加してください。
5.データベースからチェックボックスなどで対象のレコードを選択し、フローボットを起動すると、指定したファイルが取得され、メールで送付されます。
◼️注意事項
・Google Driveのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・メールアドレスやメール文面、Google Driveの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
まとめ
Google Driveへのファイル保存と関連ドキュメントの更新作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのアップロードや情報の手入力といった定型業務の手間を削減し、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、ファイルや関連情報は常に整理された状態で最新に保たれ、必要な情報へのアクセスが容易になるため、チーム全体の業務効率向上に繋がるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで、直感的に業務フローを構築できます。
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