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「メールで受け取ったファイルを毎回Google Driveに保存して、管理リストも更新するのが地味に面倒…」
このように、Google Driveへのファイル保存や関連ドキュメントの更新作業に、手間や時間を取られていませんか？
手作業による更新は、単純作業でありながらも情報の正確性を保つ上で重要ですが、ファイルの見落としや更新漏れといったヒューマンエラーが発生しやすいという課題もあります。
もし、様々なツールで受け取ったファイルを自動的にGoogle Driveにアップロードし、さらに関連する管理用ドキュメントに必要な情報を追記・更新するフローがあれば、こうした日々の煩わしさから解放され、ファイル管理の効率化はもちろん、常に最新の情報に基づいたスムーズな業務遂行が可能となり、より重要なコア業務に集中する時間を確保できるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
これまで手作業にかけていた手間や時間を削減できるので、ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の業務をもっと効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには受信したファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用ドキュメントを自動更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Gmailで受信したファイルを自動的にGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新するワークフローです。
このフローを活用することで、メールからのファイル管理がスムーズになり、手動でのアップロードやドキュメント更新の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するファイル管理に時間を取られているビジネスパーソンの方
・Google Driveとドキュメントを頻繁に使用し、手動更新に煩わしさを感じている方
・業務プロセスを自動化し、効率化を図りたい企業のIT担当者
・ドキュメント管理の精度を向上させたいチームリーダーの方
■注意事項
・Gmail、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
受け取ったファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用ドキュメントを自動更新する自動化例
Google Driveにファイルを保存し、関連するドキュメントを更新する作業を自動化する方法を、具体的な連携パターンをテンプレートでご紹介します！
この自動化により、ファイルの手動アップロードやドキュメントへの転記作業から解放され、情報の集約と最新化を効率的に行うことが可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールで受け取ったファイルをGoogle Driveに保存し、管理用ドキュメントを自動更新する
GmailやOutlookで受信したメールに添付されたファイルを自動でGoogle Driveにアップロードし、関連する管理用ドキュメントを更新することができます。
メールでのファイル授受が多い業務において、添付ファイルの見落としや手動での保存・更新作業の手間を削減し、重要な情報を確実に記録しましょう！
■概要
Gmailで受信したファイルを自動的にGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新するワークフローです。
このフローを活用することで、メールからのファイル管理がスムーズになり、手動でのアップロードやドキュメント更新の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するファイル管理に時間を取られているビジネスパーソンの方
・Google Driveとドキュメントを頻繁に使用し、手動更新に煩わしさを感じている方
・業務プロセスを自動化し、効率化を図りたい企業のIT担当者
・ドキュメント管理の精度を向上させたいチームリーダーの方
■注意事項
・Gmail、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Outlookで受信したファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する」ワークフローは、メールで受け取るファイルの整理と管理を効率化します。
これにより、手動でのファイル管理やドキュメント更新の手間を削減し、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとGoogle Driveを日常的に利用しているビジネスユーザーの方
・メールで受信するファイルの整理に手間を感じている方
・管理用ドキュメントの更新作業を自動化したい管理者の方
・業務ワークフローの効率化を目指しているチームリーダーの方
・RPAや自動化ツールを導入して業務改善を図りたい経営者の方
■注意事項
・Outlook、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
チャットツールで受け取ったファイルをGoogle Driveに保存し、管理用ドキュメントを自動更新する
SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールで共有されたファイルを自動でGoogle Driveにアップロードし、関連する管理用ドキュメントを更新することができます。
チャットでのファイル共有が多いチームにおいて、ファイルの散在やアップロード忘れを防ぎ、情報管理を一元化しましょう！
■概要
「Slackに送信されたファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する」ワークフローは、チーム内で共有されるファイルの整理と管理を効率化するための自動化プロセスです。
このワークフローを活用すれば、Slackに送信されたファイルが自動的にGoogle Driveにアップロードされ、管理用ドキュメントも自動で更新されます。
これにより、ファイル管理の手間を削減し、チームの生産性を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SlackとGoogle Driveを日常的に使用しているチームリーダーの方
・ファイル管理に時間を取られ、業務効率化を図りたい方
・ドキュメントの自動更新を通じて情報共有をスムーズにしたい管理者の方
・手動でのファイル整理に煩わしさを感じているビジネスパーソン
■注意事項
・Slack、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
「Microsoft Teamsに送信されたファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する」フローは、チーム内で共有されるファイルの管理を効率化する業務ワークフローです。
Microsoft Teamsで共有されたファイルが自動的にGoogle Driveに保存され、関連する管理ドキュメントが自動で更新されます。
これにより、ファイル管理の手間を削減し、最新の情報を常に保持することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとGoogle Driveを日常的に利用しているチーム
・ファイルの管理やドキュメントの更新に時間を取られている業務担当者
・業務ワークフローの自動化を導入して効率化を図りたい企業のリーダー
・情報の一元管理とスピーディーな更新を重視するプロジェクトマネージャー
・手動でのファイル転送やドキュメント更新に煩わしさを感じているユーザー
■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで受け取ったファイルをGoogle Driveに保存し、管理用ドキュメントを自動更新する
Yoomのフォーム機能やGoogleフォームなどで収集したファイルを自動でGoogle Driveにアップロードし、関連する管理用ドキュメントを更新するので、申請受付やアンケートなどでファイル提出を伴う場合に、収集したファイルの整理と情報記録を自動化できます。
手間だった管理業務を効率化しましょう！
■概要
「フォームから送信されたファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する」ワークフローは、ファイル管理とドキュメント更新を自動化する業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、これらの作業を自動化し、効率的に情報を管理することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを通じて多くのファイルを収集し、効率的に管理したい担当者の方
・Google Driveを利用しているが、手動でのファイルアップロードに時間を取られている方
・管理用ドキュメントの更新作業を自動化し、業務効率を向上させたいチームリーダー
・情報の一元管理と最新化を図りたい企業のIT担当者
■注意事項
・Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
「Googleフォームから送信されたファイルを任意のGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する」ワークフローは、フォームで集めたデータやファイルを自動的に整理し、管理ドキュメントを最新の状態に保つ業務ワークフローです。
手動でのファイル管理やドキュメント更新の手間を減らし、効率的な業務運営をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してデータ収集を行っている担当者の方
・Google Driveでのファイル管理に手間を感じているチームリーダーの方
・管理用ドキュメントを常に最新に保ちたいと考えている事務担当者の方
・業務ワークフローの自動化を検討している企業のIT担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
受信したファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを自動更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで受信したファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新するフローを解説していきます！
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Gmailで受信したファイルを自動的にGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新するワークフローです。
このフローを活用することで、メールからのファイル管理がスムーズになり、手動でのアップロードやドキュメント更新の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するファイル管理に時間を取られているビジネスパーソンの方
・Google Driveとドキュメントを頻繁に使用し、手動更新に煩わしさを感じている方
・業務プロセスを自動化し、効率化を図りたい企業のIT担当者
・ドキュメント管理の精度を向上させたいチームリーダーの方
■注意事項
・Gmail、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGmailとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Gmailと検索し、ログインしましょう。
アカウントが複数ある場合は、連携したいアカウントを選択します。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックし操作を進めてください。
Google DriveとGoogleドキュメントも同様に、新規接続から連携をお願いします。
ステップ2:テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
Gmailで受信したファイルを自動的にGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新するワークフローです。
このフローを活用することで、メールからのファイル管理がスムーズになり、手動でのアップロードやドキュメント更新の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するファイル管理に時間を取られているビジネスパーソンの方
・Google Driveとドキュメントを頻繁に使用し、手動更新に煩わしさを感じている方
・業務プロセスを自動化し、効率化を図りたい企業のIT担当者
・ドキュメント管理の精度を向上させたいチームリーダーの方
■注意事項
・Gmail、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
用意するもの
ステップ3:Gmailのトリガー設定
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を入力してください。
ここでGmailにキーワードと添付ファイルを付けたテストメールを送信してみましょう。
フローボットに戻り、テストします。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットに受信したメールの情報が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に利用していきます！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ここまでできたら保存しましょう。
ステップ4:分岐する設定
続いて添付ファイルがある場合にのみフローを先に進める設定を行うため、「コマンドオペレーション」をクリックします。
今回は下記のように設定しました。
・分岐は一部有料プラン以上で利用いただける機能（オペレーション）です。
その他の場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、注意してください。
・一部有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
ステップ5:Google Driveにファイルをアップロードする設定
続いて「ファイルをアップロードする」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に進み、項目を設定していきます。
こちらもテストし、ファイルIDが取得出来たら保存します。
ステップ6:Googleドキュメントに追加する設定
続いて、メールや添付ファイルの内容を追加する設定を行うため、「文末にテキストを追加」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を設定しましょう。
※アウトプットから選択した項目は赤枠のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
メールアドレスなどを手打ちで入力してしまうとそれが毎回通知されてしまうため、項目名以外のトリガーから取得した項目は必ずアウトプットから選択してください。
設定が終わったらテストし、保存しましょう。
※テストを行うと、Googleドキュメントに書き込みされるのでご注意ください。
Googleドキュメントを確認してみましょう。
無事にGoogleフォームの回答内容が書き込みされましたね。
ステップ7:トリガーをONにして起動準備完了
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Gmailで受信したファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントが更新されるかを確認してみましょう。
以上が「Gmailで受信したファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する」方法でした。
Google Driveを使ったその他の自動化例
ここでは、Google Driveを活用した業務をもっと効率化するためのテンプレートをいくつかご紹介します。
日々の業務をさらに効率化するヒントが見つかるかもしれません。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納するフローです。
■概要
このワークフローでは、Google Driveに新しいファイルをアップロードすると、自動的にNotionにそのファイル情報がまとめられます。この自動化によって、ファイルの追跡や共有がスムーズになり、チーム内での情報共有が円滑に進みます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを活用して大量のファイルを管理している方
・Notionでの情報整理やプロジェクト管理を効率化したいチームリーダーの方
・手動でのファイル情報入力に時間を取られている業務担当者の方
・notionとgoogledriveの連携を活用して業務プロセスを自動化したい方
■注意事項
・Google DriveとNotionをYoomに連携させる必要があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてGoogle Driveでファイルの権限を付与する」ワークフローは、事務作業の効率化につながります。
作業時間が短縮されるため、他の業務に集中できる時間が増えるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを活用して従業員情報を管理している方
・部署に応じたアクセス権限の付与を手動で行っており、手間を感じている方
・新入社員が増加するタイミングで、迅速に権限管理をしたいと考えている方
・Google ドライブを利用して社内資料の管理を行っている企業
・Google ドライブのファイル権限管理を効率化したいと考える方
■注意事項
・Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
GoogleDriveから資料をダウンロードし、Yoomデータベースで指定した宛先にメールで送付します。
まとめ
Google Driveへのファイル保存と関連ドキュメントの更新作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのアップロードや情報の手入力といった定型業務の手間を削減し、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、ファイルや関連情報は常に整理された状態で最新に保たれ、必要な情報へのアクセスが容易になるため、チーム全体の業務効率向上に繋がるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで、直感的に業務フローを構築できます。
もし業務自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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