Google DriveとYoomの連携イメージ
【Google Drive API】各種アプリとの連携方法から活用事例まで徹底解説。
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Google DriveとYoomの連携イメージ
自動化のアイデア

2025-11-11

【Google Drive API】各種アプリとの連携方法から活用事例まで徹底解説。

杉山 歩優


■概要
Google Driveで管理しているファイルを、手動でフォルダ分けしたり関係者に共有したりする作業に時間を要していませんか。
このような手作業は、ファイルの移動忘れや共有漏れといったミスの原因になることもあります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルがアップロードされたことをトリガーに、自動で指定フォルダへファイルを格納しMicrosoft Teamsへ通知することが可能です。
これにより、ファイル管理業務を効率化し、対応漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveでのファイル管理を手作業で行っており、手間を感じている方
・Google Driveを利用した業務の自動化に関心がある情報システム担当者の方
・Microsoft Teamsでのファイル共有や通知の漏れをなくしたいチームリーダーの方

■注意事項
・Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Google Driveを使ったファイル管理や共有業務を、より効率的に進めたいと考えたことはありませんか?
日常的に行うファイルのアップロードやフォルダ移動、関係者への共有連絡といった作業は、手動で行うと時間がかかるだけでなく、共有漏れや権限設定のミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。

APIを活用すればこれらの業務を自動化できると知っていても、プログラミングの知識が必要になるため、エンジニアのリソースが限られている環境では導入のハードルが高いと感じてしまうかもしれません。

そこで本記事では、Google Drive APIの基礎知識から、プログラミング不要で様々なSaaSと連携し、日々の業務を自動化する具体的な方法までを分かりやすく解説します。

この記事を読めば、これまで手作業で行っていたファイル管理業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境を整えることができますので、ぜひ最後までご覧ください。

とにかく早くGoogle DriveのAPIを利用したい方へ

YoomにはGoogle Drive APIを使った様々なアクションや、業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています。

今すぐ試したい方はこちらから詳細をチェックしてみてください!

Google Drive APIとは

Google Drive APIはGoogle Driveと外部アプリ(Google、Microsoft、Salesforce、Notionなど)を繋げてデータの受け渡しを行い、Google Driveを使った業務フローを自動化できるインターフェースです。
APIはアプリケーション・プログラミング・インタフェース (Application Programming Interface)の略語です。

インターフェースとは簡単に言うと「何か」と「何か」を「繋ぐもの」で、Google Drive APIの場合は「Google Drive」と「外部のアプリ」を繋ぐインターフェースを指します。

また、APIでは大きく分けて以下のような指示を出すことができます。

  • 取得:APIを経由して、データを取得することができます。
  • 追加:APIを経由して、データを追加することができます。
  • 更新:APIを経由して、データを更新することができます。
  • 削除:APIを経由して、データを削除することができます。

Google Drive APIでできること

Google Drive APIでできることをいくつかピックアップしたので、ご覧ください!

気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogle Drive APIを使った自動化を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください!

ファイルの格納先フォルダを自動で変更する

Google Driveにファイルがアップロードされることを起点として、特定のフォルダに自動でファイルを移動させ、関係者に通知するフローを構築できます。
これにより、手作業によるファイルの整理や共有連絡の手間を削減し、格納ミスや連絡漏れを防ぐことが可能です。


■概要
Google Driveで管理しているファイルを、手動でフォルダ分けしたり関係者に共有したりする作業に時間を要していませんか。
このような手作業は、ファイルの移動忘れや共有漏れといったミスの原因になることもあります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルがアップロードされたことをトリガーに、自動で指定フォルダへファイルを格納しMicrosoft Teamsへ通知することが可能です。
これにより、ファイル管理業務を効率化し、対応漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveでのファイル管理を手作業で行っており、手間を感じている方
・Google Driveを利用した業務の自動化に関心がある情報システム担当者の方
・Microsoft Teamsでのファイル共有や通知の漏れをなくしたいチームリーダーの方

■注意事項
・Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

新しくファイル・フォルダが作成されたら自動で起動する

Google Driveに新しいファイルが作成されたことをきっかけに、後続の業務を自動化することができます。
例えば、アップロードされた請求書PDFの内容をOCRで読み取り、会計システムやスプレッドシートに自動で転記するといった連携が可能になり、データ入力の手間を削減できるでしょう。


■概要
請求書や申込書など、PDFで受け取った書類の内容を一つひとつ確認し、管理用のGoogle スプレッドシートに手入力で転記する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダにPDFファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートにテキストデータを追加できるため、面倒な転記作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに保存したPDFの内容を手作業で転記している方
・PDF内のテキストデータの抽出と管理を自動化したいと考えている方
・定型的なデータ入力業務の時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎたい方

■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

ファイル権限を自動で変更する

特定のフォルダにファイルが格納されたら、そのファイルの共有権限を自動で変更し、関係者にメールで通知するといったフローも実現できます。
手動での権限設定ミスを防ぎ、効率的なファイル共有体制を構築するのに役立つでしょう。


■概要
Google Driveにアップロードしたファイルの共有設定を手動で行い、関係者にメールで通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
特に、Google DriveのAPI連携などを検討していても、専門知識が必要で着手できないこともあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、特定のフォルダにファイルが追加されるだけで、共有権限の変更からGmailでの通知までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveのファイル共有設定を手作業で行い、効率化したいと考えている方
・API連携でGoogle Driveの定型業務を自動化したいチームリーダーの方
・Gmailでの共有通知メールの送信忘れや、宛先間違いを防ぎたいと考えている方

■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

その他にも下記のようなアクションをAPI経由で実行が可能です。

■フローの中で設定できるアクション(フローボットオペレーション)

  • フォルダを作成する
  • ファイルを複製する
  • 特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索
  • ファイルを削除する
  • Googleスプレッドシートをダウンロード
  • Googleスライドをダウンロード
  • Googleドキュメントをダウンロード
  • 特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得
  • ファイル名を変更する
  • ファイル・フォルダ情報を取得
  • エクセルファイルをスプレッドシートに変換する
  • CSVファイルをスプレッドシートに変換する
  • 指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する
  • ファイルをゴミ箱に移動する
  • ファイルやフォルダの権限のリストを取得
  • ファイル・フォルダの説明を更新

■フローの起点となるアクション(トリガーアクション)

  • 特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
  • 特定のファイルが作成または更新されたら

Google Drive APIの利用料金と注意点

Google Drive APIは、利用そのものに追加料金がかかることはなく、無料で利用を開始可能です。
ただし、APIの利用には「クォータ」と呼ばれるリクエスト回数の上限が設けられています。
短時間に大量のリクエストを行うと、この上限を超えてしまい、一時的にAPIが利用できなくなる可能性があるため注意が必要です。
このクォータの上限値は、Google Driveのプラン(無料・有料)によって明確に分けられているわけではありませんが、大規模な利用を想定している場合は、事前に仕様を確認しておくと良いでしょう。

また、注意点として以下の点が挙げられます。

  • APIの利用料金は無料ですが、ファイルの保存容量については、契約しているGoogle Driveのストレージプランに基づいた料金が発生します。
  • クォータはプロジェクトやユーザーごとに異なる場合があり、利用規模が大きくなると、上限の引き上げ申請が必要になるケースもあるため注意が必要です。

※詳細はGoogle Driveのサービスサイトをご確認ください。
※2025年11月06日時点の情報です。

実際に連携してみた!

ここではノーコードツールYoomが用意するテンプレートで、実際の設定方法を通してGoogle Drive APIを使った具体的な連携方法を紹介していきます!
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

Google Drive APIとの連携方法

はじめにGoogle Drive APIとYoomを連携する方法を紹介します。

以下のナビで紹介しているGoogle スプレッドシートの連携方法を参考に、Google Driveのマイアプリ連携をしてください。

今回は「Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定フォルダに移動しMicrosoft Teamsで通知する」という実際のフローボットも作成していきます!

作成の流れは大きく分けて以下です。

フローの作成方法

  • Microsoft Teamsのマイアプリ連携
  • 該当のテンプレートをコピー
  • Google Driveのトリガー設定と各種アクション設定
  • トリガーをONにし、フローが起動するかを確認


■概要
Google Driveで管理しているファイルを、手動でフォルダ分けしたり関係者に共有したりする作業に時間を要していませんか。
このような手作業は、ファイルの移動忘れや共有漏れといったミスの原因になることもあります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルがアップロードされたことをトリガーに、自動で指定フォルダへファイルを格納しMicrosoft Teamsへ通知することが可能です。
これにより、ファイル管理業務を効率化し、対応漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveでのファイル管理を手作業で行っており、手間を感じている方
・Google Driveを利用した業務の自動化に関心がある情報システム担当者の方
・Microsoft Teamsでのファイル共有や通知の漏れをなくしたいチームリーダーの方

■注意事項
・Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

ステップ1:Microsoft Teamsのマイアプリ連携

ここでは、YoomとMicrosoft Teamsを連携して、操作が行えるようにしていきます。

【Microsoft Teamsのマイアプリ連携】

以下のナビと注意事項をご参照ください。

※詳しくは以下をご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター
※「Microsoft 365(旧Office 365)」には個人向けと法人向けプラン(Microsoft 365 Business)があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

ステップ2:テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。


■概要
Google Driveで管理しているファイルを、手動でフォルダ分けしたり関係者に共有したりする作業に時間を要していませんか。
このような手作業は、ファイルの移動忘れや共有漏れといったミスの原因になることもあります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルがアップロードされたことをトリガーに、自動で指定フォルダへファイルを格納しMicrosoft Teamsへ通知することが可能です。
これにより、ファイル管理業務を効率化し、対応漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveでのファイル管理を手作業で行っており、手間を感じている方
・Google Driveを利用した業務の自動化に関心がある情報システム担当者の方
・Microsoft Teamsでのファイル共有や通知の漏れをなくしたいチームリーダーの方

■注意事項
・Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されます。

ステップ3:Google Driveのトリガー設定

最初の設定です!
ここからは、「Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定フォルダに移動しMicrosoft Teamsで通知する」フローボットを設定していきます。
まずは、以下の赤枠をクリックしましょう!

アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックして進みましょう!

次にAPI接続設定を行いましょう。
「トリガーの起動時間」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ここでは、基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。

続いて、「フォルダID」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

テストをする前に、指定のフォルダ内にファイルをアップロードしましょう。
アップロード後、「テスト」をクリックしてください!
テストが成功すると、取得した値が表示されるはずです。

取得した値とは?
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう!

ステップ4:Google Driveのアクション設定

以下の赤枠をクリックしましょう!
ここでは、ファイルの格納先フォルダを変更する設定を行います。

アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう!

次の画面で必須項目を設定していきます!

  • 「対象のファイルID」:以下のように、先ほど取得した値から選択してください。

  • 「現在のフォルダID」:先ほど格納したフォルダIDを指定します。入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。
    入力する際は、入力欄下の注釈を参照して設定しましょう。
  • 「移動先のフォルダID」:先ほどアップロードしたファイルの移動先となるフォルダを指定します。
    こちらも「候補」から選択してくださいね。

「テスト」をクリックしましょう!
テストに成功すると、取得した値が表示されます。

ここで、Google Driveの画面を開き、先ほど指定した移動先フォルダにファイルが格納されているか確認しましょう!
確認後、必要に応じて格納先フォルダのURLをコピーします。
このURLは、後続のオペレーション(Microsoft Teamsでメッセージを通知する設定)で、使用できます。

最後に、「完了」をクリックしましょう!

ステップ5:Microsoft Teamsに通知する設定

いよいよ最後の設定です!
ここでは、Google DriveにファイルがアップロードされたことをMicrosoft Teamsに通知するメッセージを設定していきます。
赤枠部分をクリックしましょう!

アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしてください。

次の画面に遷移したら、必須項目を設定していきます!

  • 「チームID」:以下画像のように「候補」から選択できます。
  • 「チャネルID」:こちらも「候補」から選択します。通知先となる「チャネルID」を選択しましょう。

  • 「メッセージ」:ここでは、Microsoft Teamsに通知する文章を入力します!
    先ほど任意でコピーした「移動先URL」を設定します。
    以下の画像のように、取得した値と任意の文章を組み合わせて設定しましょう。
    ※入力する際は、入力欄下の注釈を参照して入力してください。

設定ができたら、「テスト」をクリックしましょう!
テストに成功すると、取得した値が表示されます。

最後に、Microsoft Teamsにメッセージが通知されるので確認します。
無事に通知されましたね。

Yoomの画面で「完了」をクリックしてください。
以上で、「Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定フォルダに移動しMicrosoft Teamsで通知する」フローの完成です。

ステップ6:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです!
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。

手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。

Google Driveを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、Google DriveのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。

例えば、Google Driveにファイルがアップロードされると、自動的にGoogle ChatやSlack、Chatworkに通知を送信することができます。
さらに、Google DriveのURLをNotionに追加したりすることで、チーム間のコミュニケーションとファイル管理が効率的になるでしょう。


■概要
「Apolloでコンタクトが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する」フローは、営業活動に伴うデータ管理をスムーズにする業務ワークフローです。
新しいコンタクトがApolloに追加されるたびに、自動的にGoogle Driveに専用フォルダが作成されます。これにより、各コンタクトに関連する資料や情報を一元管理でき、手動でのフォルダ作成の手間やミスを削減します。営業チームの効率化とデータの整理整頓を実現するための便利なワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・Apolloを活用して多数のコンタクトを管理している営業担当者の方
・Google Driveでコンタクトごとの資料を整理し、効率的にアクセスしたい方
・手動でフォルダ作成を行う際に時間や手間を削減したいチームリーダーの方
・営業プロセスの自動化を進め、業務効率を向上させたい経営者の方

■注意事項
・Apollo、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのURLをNotionのデータベースに追加します。

■概要
・Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
・途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。

■概要
Google Driveに新しいファイルが作成されたら、Google Chatで通知するフローです。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとGoogle Chatを業務で使用している方
・Google Driveを使用してファイル管理をしている担当者
・手動によるGoogle Chatのメッセージ入力を自動化したいと考えている方

■注意事項
・Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。‍
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336‍
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付するフローです。

■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでファイルの権限を付与する」ワークフローは、細かい事務作業を効率化してくれます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceでユーザー管理を担当している方
・新しいユーザーが登録されるたびに迅速にファイルアクセス権限を設定したい方
・Google Driveを利用してチーム内でファイル共有を行っている方
・ファイルのアクセス制御を効率化したいと考える方
・手動での権限設定に手間を感じている方
・一貫性のある権限管理を求めているシステム管理者やIT担当者

■注意事項
・Google WorkspaceとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

■概要
「Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローはデータ収集から書類作成、保管までを一貫して自動化する業務ワークフローです。
Googleフォームで集めた回答を基に必要な書類をGoogleドキュメントで自動生成し、Google Driveに整理して保存します。
これにより手動でのデータ入力やファイル管理の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して定期的にデータを収集しているビジネスパーソン
・書類作成やファイル管理に多くの時間を費やしている担当者
・業務の自動化を検討し、効率化を図りたいと考えている企業のIT担当者
・GoogleドキュメントやGoogle Driveを活用して業務プロセスを最適化したい方

■注意事項
・Googleフォーム、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要
「SmartHRで従業員が登録されたら、Google Driveでフォルダを作成する」フローは、従業員情報の管理とドキュメント整理を自動化する業務ワークフローです。
新たに従業員がSmartHRに登録されると自動的にGoogle Driveに専用フォルダが作成され、必要なファイルや資料の格納がスムーズに行えます。
これによりフォルダ整理の手間を削減し、効率的な業務運営が可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartHRを導入しており、従業員データの管理に時間をかけている人事担当者の方
・Google Driveを活用して各従業員のドキュメントを整理したいと考えているチームリーダーの方
・新入社員のフォルダ作成作業を自動化し、業務効率化を図りたい経営者の方
・フォルダ整理に関する手間やミスを減らしたいIT担当者の方

■注意事項
SmartHR、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要
「定期的に特定のGoogle Driveのフォルダをバックアップし、Slackに通知する」ワークフローは、Driveのデータ保護とチームへの情報共有を自動化します。
定期的なバックアップによりデータの安全性を確保し、Slack通知でチーム全体の状況をスムーズに把握できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に使用しており、データのバックアップを自動化したい方
・チーム内での情報共有を円滑に行いたいSlackユーザーの方
・定期的なデータ管理に時間を割きたくないビジネスパーソン
・データ損失リスクを低減させたいIT管理者の方
・手動作業を減らし、業務効率化を図りたい経営者の方

■注意事項
・Google Drive、SlackとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。

まとめ

Google Drive API連携を活用することで、これまで手作業で行っていたファイルのアップロード、フォルダ整理、関係者への共有といった一連の業務が自動化され、作業時間の削減やヒューマンエラーの防止に繋がります。

また、担当者がこうした定型業務から解放されることで、企画立案や分析といった、より創造性が求められるコア業務に集中できる環境も整うでしょう。

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できまか。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!

よくあるご質問

Q:自動化処理が失敗した場合はどうなりますか?

A:自動化処理が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。

エラー時の対応方法については以下をご確認ください。

Q:もっと複雑な業務も自動化できますか?

A:はい、可能です。
たとえば、Google Driveに格納されたファイルをOCR機能(画像・PDFから文字を読み取る機能)を使用し、抽出した文字を特定のツールに同期するなどの自動化も実現できます。
OCR機能の詳細や注意事項、Yoomの料金プランは以下をご確認ください。
※OCRは一部有料プランで利用可能な機能です。
他プランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。

Q:特定の条件を満たすファイルだけを処理できますか?

A:はい、Yoomでは「分岐条件」を使うことで、特定の条件を満たすファイルだけを処理できます。
たとえば、「特定の文字列を含んだファイルのみ連携したい」など、柔軟な運用が可能です。
条件は複数組み合わせることもできるため、シーンに応じた高度な連携設定が行えます。

※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
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この記事を書いた人
杉山 歩優
ITパスポート資格保有者。SaaS自動化ツール『Yoom』のオウンドメディアで、業務効率化をテーマに記事執筆を担う。これまでの業務経験を通じて、多くの定型業務に「もっと効率的に進められないか」という課題意識を抱き、業務フロー改善に関心を持つ。自身もSaaS連携ツールYoomを実際に利用し、RPAなどを活用した業務自動化を試みる中で、その手軽さとインパクトに感銘を受けた。過去の自分と同じように、日々の業務に課題を感じる非エンジニアの方にも伝わるよう、実体験を基にしたSaaS活用のヒントを発信している。
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