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Google Driveを使ったファイル管理や共有業務を、より効率的に進めたいと考えたことはありませんか？
日常的に行うファイルのアップロードやフォルダ移動、関係者への共有連絡といった作業は、手動で行うと時間がかかるだけでなく、共有漏れや権限設定のミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
APIを活用すればこれらの業務を自動化できると知っていても、プログラミングの知識が必要になるため、エンジニアのリソースが限られている環境では導入のハードルが高いと感じてしまうかもしれません。
そこで本記事では、Google Drive APIの基礎知識から、プログラミング不要で様々なSaaSと連携し、日々の業務を自動化する具体的な方法までを分かりやすく解説します。
この記事を読めば、これまで手作業で行っていたファイル管理業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境を整えることができますので、ぜひ最後までご覧ください。
YoomにはGoogle Drive APIを使った様々なアクションや、業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方はこちらから詳細をチェックしてみてください！
Google Drive APIはGoogle Driveと外部アプリ（Google、Microsoft、Salesforce、Notionなど）を繋げてデータの受け渡しを行い、Google Driveを使った業務フローを自動化できるインターフェースです。
APIはアプリケーション・プログラミング・インタフェース (Application Programming Interface）の略語です。
インターフェースとは簡単に言うと「何か」と「何か」を「繋ぐもの」で、Google Drive APIの場合は「Google Drive」と「外部のアプリ」を繋ぐインターフェースを指します。
また、APIでは大きく分けて以下のような指示を出すことができます。
Google Drive APIでできることをいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogle Drive APIを使った自動化を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Google Driveにファイルがアップロードされることを起点として、特定のフォルダに自動でファイルを移動させ、関係者に通知するフローを構築できます。
これにより、手作業によるファイルの整理や共有連絡の手間を削減し、格納ミスや連絡漏れを防ぐことが可能です。
■概要
Google Driveで管理しているファイルを、手動でフォルダ分けしたり関係者に共有したりする作業に時間を要していませんか。
このような手作業は、ファイルの移動忘れや共有漏れといったミスの原因になることもあります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルがアップロードされたことをトリガーに、自動で指定フォルダへファイルを格納しMicrosoft Teamsへ通知することが可能です。
これにより、ファイル管理業務を効率化し、対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google Driveに新しいファイルが作成されたことをきっかけに、後続の業務を自動化することができます。
例えば、アップロードされた請求書PDFの内容をOCRで読み取り、会計システムやスプレッドシートに自動で転記するといった連携が可能になり、データ入力の手間を削減できるでしょう。
■概要
請求書や申込書など、PDFで受け取った書類の内容を一つひとつ確認し、管理用のGoogle スプレッドシートに手入力で転記する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダにPDFファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートにテキストデータを追加できるため、面倒な転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
特定のフォルダにファイルが格納されたら、そのファイルの共有権限を自動で変更し、関係者にメールで通知するといったフローも実現できます。
手動での権限設定ミスを防ぎ、効率的なファイル共有体制を構築するのに役立つでしょう。
■概要
Google Driveにアップロードしたファイルの共有設定を手動で行い、関係者にメールで通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、Google DriveのAPI連携などを検討していても、専門知識が必要で着手できないこともあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、特定のフォルダにファイルが追加されるだけで、共有権限の変更からGmailでの通知までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
その他にも下記のようなアクションをAPI経由で実行が可能です。
■フローの中で設定できるアクション（フローボットオペレーション）
■フローの起点となるアクション（トリガーアクション）
Google Drive APIは、利用そのものに追加料金がかかることはなく、無料で利用を開始可能です。
ただし、APIの利用には「クォータ」と呼ばれるリクエスト回数の上限が設けられています。
短時間に大量のリクエストを行うと、この上限を超えてしまい、一時的にAPIが利用できなくなる可能性があるため注意が必要です。
このクォータの上限値は、Google Driveのプラン（無料・有料）によって明確に分けられているわけではありませんが、大規模な利用を想定している場合は、事前に仕様を確認しておくと良いでしょう。
また、注意点として以下の点が挙げられます。
※詳細はGoogle Driveのサービスサイトをご確認ください。
※2025年11月06日時点の情報です。
ここではノーコードツールYoomが用意するテンプレートで、実際の設定方法を通してGoogle Drive APIを使った具体的な連携方法を紹介していきます！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
はじめにGoogle Drive APIとYoomを連携する方法を紹介します。
以下のナビで紹介しているGoogle スプレッドシートの連携方法を参考に、Google Driveのマイアプリ連携をしてください。
今回は「Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定フォルダに移動しMicrosoft Teamsで通知する」という実際のフローボットも作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Google Driveで管理しているファイルを、手動でフォルダ分けしたり関係者に共有したりする作業に時間を要していませんか。
このような手作業は、ファイルの移動忘れや共有漏れといったミスの原因になることもあります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルがアップロードされたことをトリガーに、自動で指定フォルダへファイルを格納しMicrosoft Teamsへ通知することが可能です。
これにより、ファイル管理業務を効率化し、対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、YoomとMicrosoft Teamsを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Microsoft Teamsのマイアプリ連携】
以下のナビと注意事項をご参照ください。
※詳しくは以下をご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Google Driveで管理しているファイルを、手動でフォルダ分けしたり関係者に共有したりする作業に時間を要していませんか。
このような手作業は、ファイルの移動忘れや共有漏れといったミスの原因になることもあります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルがアップロードされたことをトリガーに、自動で指定フォルダへファイルを格納しMicrosoft Teamsへ通知することが可能です。
これにより、ファイル管理業務を効率化し、対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されます。
最初の設定です！
ここからは、「Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定フォルダに移動しMicrosoft Teamsで通知する」フローボットを設定していきます。
まずは、以下の赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックして進みましょう！
次にAPI接続設定を行いましょう。
「トリガーの起動時間」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ここでは、基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
続いて、「フォルダID」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
テストをする前に、指定のフォルダ内にファイルをアップロードしましょう。
アップロード後、「テスト」をクリックしてください！
テストが成功すると、取得した値が表示されるはずです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！
以下の赤枠をクリックしましょう！
ここでは、ファイルの格納先フォルダを変更する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
次の画面で必須項目を設定していきます！
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
ここで、Google Driveの画面を開き、先ほど指定した移動先フォルダにファイルが格納されているか確認しましょう！
確認後、必要に応じて格納先フォルダのURLをコピーします。
このURLは、後続のオペレーション（Microsoft Teamsでメッセージを通知する設定）で、使用できます。
最後に、「完了」をクリックしましょう！
いよいよ最後の設定です！
ここでは、Google DriveにファイルがアップロードされたことをMicrosoft Teamsに通知するメッセージを設定していきます。
赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしてください。
次の画面に遷移したら、必須項目を設定していきます！
設定ができたら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
最後に、Microsoft Teamsにメッセージが通知されるので確認します。
無事に通知されましたね。
Yoomの画面で「完了」をクリックしてください。
以上で、「Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定フォルダに移動しMicrosoft Teamsで通知する」フローの完成です。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
今回ご紹介した連携以外でも、Google DriveのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
たとえば、Google Driveにファイルがアップロードされると、自動的にGoogle ChatやSlack、Chatworkに通知を送信することができます。
さらに、Google DriveのURLをNotionに追加したりすることで、チーム間のコミュニケーションとファイル管理が効率的になるでしょう。
■概要
営業活動において、Apolloで獲得したコンタクト情報を都度Google Driveで管理しているものの、手動でのフォルダ作成に手間を感じていませんか。また、手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れは、後の情報管理に影響を及ぼすこともあります。このワークフローを活用すれば、Apolloへのコンタクト登録をトリガーに、Google Driveへ自動でフォルダを作成し、こうした課題を解消して営業活動の準備を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのURLをNotionのデータベースに追加します。
Google Driveは特定のフォルダにファイルがアップロードされたら、だけではなくファイルが作成されたらといった広いアップロード範囲でも起動をさせることができます。
また、Notionは仕様上ファイル自体のアップロードを行うことはできませんが、今回のようにURLを追加することはできるので、Google Driveなどのストレージツールから取得したファイル情報を擬似的にNotionへ追加することは可能です。
■注意事項
・Notion、Google DriveそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■事前準備
Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc
■作成方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。
②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。
③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。
⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑥＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑦アクションから画像・PDFファイルを読み取るを選択し、次に進みます。
⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。
⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。
※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑪＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。
⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑭＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
⑯＋マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。
⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・Google Driveに新しくファイルが作成されるとGmailの通知から確認できるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
新メンバーの受け入れ準備は多岐にわたり、各種アカウント発行や権限付与は手間がかかる作業ではないでしょうか？
特に手作業での権限設定は、漏れや間違いが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されるだけで、関連するGoogle Driveのファイルやフォルダへの権限付与が自動的に完了し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローはデータ収集から書類作成、保管までを一貫して自動化する業務ワークフローです。
Googleフォームで集めた回答を基に必要な書類をGoogleドキュメントで自動生成し、Google Driveに整理して保存します。
これにより手動でのデータ入力やファイル管理の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
新しい従業員の入社手続きでは、SmartHRへの情報登録だけでなく、関連書類を保管するためのGoogle Driveフォルダ作成など、付随する作業も多く発生します。これらの手作業による情報入力は、手間がかかるだけでなく入力ミスなどの原因にもなりかねません。このワークフローは、SmartHRに従業員が登録されたタイミングをトリガーに、Google Driveへ自動で従業員用のフォルダを作成し、入社手続きにおける定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google Drive内の重要なファイルのバックアップは、定期的かつ確実に行いたい業務ですが、手作業では手間がかかり、他の業務に追われて忘れてしまうリスクもあります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にGoogle Driveの特定フォルダをバックアップし、完了をSlackに通知するため、こうしたバックアップ作業に関する課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google Drive API連携を活用することで、これまで手作業で行っていたファイルのアップロード、フォルダ整理、関係者への共有といった一連の業務が自動化され、作業時間の削減やヒューマンエラーの防止に繋がります。
また、担当者がこうした定型業務から解放されることで、企画立案や分析といった、より創造性が求められるコア業務に集中できる環境も整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できまか。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：自動化処理が失敗した場合はどうなりますか？
A：
自動化処理が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：もっと複雑な業務も自動化できますか？
A：
はい、可能です。
たとえば、Google Driveに格納されたファイルをOCR機能（画像・PDFから文字を読み取る機能）を使用し、抽出した文字を特定のツールに同期するなどの自動化も実現できます。
OCR機能の詳細や注意事項、Yoomの料金プランは以下をご確認ください。
※OCRは一部有料プランで利用可能な機能です。
他プランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Q：特定の条件を満たすファイルだけを処理できますか？
A：
はい、Yoomでは「分岐条件」を使うことで、特定の条件を満たすファイルだけを処理できます。
たとえば、「特定の文字列を含んだファイルのみ連携したい」など、柔軟な運用が可能です。
条件は複数組み合わせることもできるため、シーンに応じた高度な連携設定が行えます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
