データベース/CRMサービスのデータを使ってChatGPTでメール文を生成する

データが追加されるたびに迅速に確認し、対応したい方やメール文を自動生成して通知内容を簡単に作成したい方におすすめです。

フォーム回答をChatGPTにで要約する

フォームからの問い合わせ内容をスピーディに把握することで、迅速に対応したい方や手動でのデータ取りまとめや通知に手間を感じている方におすすめです。

ChatGPTでデータを自動で要約するフローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にChatGPTでデータを自動で要約するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はGmailの受信内容をChatGPTで要約してSlackに通知するフローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• GmailとChatGPT、Slackをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Gmailのトリガー設定およびChatGPTとSlackのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：GmailとChatGPT、Slackをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。」

1．GmailとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

2．ChatGPTとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

※ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

3．SlackとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：Gmailのメール受信設定

Gmailのメールの受信したことをYoomのAPIを用いて検知し、この自動化の起点（トリガー）にするための設定を行います。

以下の赤枠の箇所をクリックしましょう！

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントであるかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。

アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう！
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。

※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

次に「ラベル」を設定します。
以下の画像の様に、入力欄をクリックし下に表示される「候補」から、メールの受信を検知したいラベルを選択しましょう。
ここで設定したラベルのメールを受信した際に、フローボットが起動するようになりますよ！

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この後のテスト操作で、特定のラベルに該当するメールを受信している必要があります。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「Yoom連携テスト_Google Drive」というラベルに振り分けられるように設定しました。

ラベルを作成して Gmail を整理する

1. Gmailでフィルタ条件を設定し、「フィルタを作成」をクリック
2. 「ラベルを付ける」をクリック
3. 既存ラベルを選択するか、新規ラベルを作成する

メールのフィルタルールの作成

対象のGmail宛に実際にメールを送信し「テスト」をクリックしましょう！
以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、このアウトプットの内容を入力に使用することができます。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター

テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：ChatGPTでメールの内容を要約する

Gmailで受け取った内容をChatGPTで要約するよう設定していきます！

以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。

今回連携するChatGPTのアカウントであることを確認しましょう！

API接続設定が表示されるので、設定を行っていきましょう！
メッセージ内容は以下の画面のように、入力項目の下に表示されるアウトプットから、「本文」をクリックします。
また、この内容を要約するように指示も入力しましょう！

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ロールはデフォルトではユーザーとなりますが、任意で選択しましょう！

temperatureは
値が高いとランダムで予測しにくい出力が多く、面白く、斬新な提案がされることが多く
値が低いとより一貫した、明確で安定した出力が得られます。
今回は要約なので、明確な答えに近いよう「0.5」を入力しました。

最大トークン数は実用的な範囲で考えると、 入力文（元のメール）のトークン数は約1,000トークン以内に収めると要約の精度も保たれやすいです。
今回は200と入力しました。

モデルは「gpt-4o」を入力することをお勧めします。

入力ができたら「テスト」をクリックしましょう！
入力後「アウトプット」に、要約された文章が表示されていれば設定完了です。
テスト成功したことを確認後「保存する」をクリックしましょう！

ステップ5：Slackに通知する

最後にChatGPTで要約した内容をSlackで受け取るための設定を進めましょう！
以下の赤枠をクリックします。

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以下の画面では今回通知を受け取るSlackのアカウントを確認し「次へ」をクリックしましょう。

次の画面では、Slackの設定を進めます。
投稿先のチャンネルは、以下の画面のように候補から選択しましょう！

メッセージには、Slackで受け取るメッセージを入力します！
アウトプットを活用し、送信者アドレスとChatGPTで要約した内容を確認できるよう設定しました。

入力後「テスト」をクリックし、実際にSlackでメッセージが受け取れているかを確認しましょう！
確認後「保存する」をクリックし、設定完了です！

ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

設定お疲れ様でした！

その他のChatGPTを使った自動化例

その他にもYoomにはChatGPTを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

データベースやオンラインミーティングツール、各種フォームの内容をAIで要約・整理し、チャットツールやメールで通知します。
また、オンラインストレージにアップロードされたファイルをAIで要約し、関係者にメールで送付するフローも構築可能です。
これらの連携により、情報共有や議事録作成、メール文の自動生成にかかる時間を大幅に削減し、業務を効率化します。

まとめ

この記事では、Yoomを活用してChatGPTを使った業務フロー自動化の方法について解説しました。

<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ送信や転送作業を自動化することで、日々のル－ティン業務にかかる時間を削減し、手動入力によるミスや通知漏れを解消</span>できます。

これにより、業務の効率化が進み、より迅速かつ正確な対応が可能となり、ビジネスの競争力を高められそうです。

今回紹介した自動化テンプレートは、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
興味を持たれた方は、ぜひYoomの登録フォームから無料で登録し、業務の効率化を体験してみてください！

関連記事：任意のWebサイトの最新情報を毎日Microsoft Teamsに自動通知する方法

よくあるご質問

Q：要約の精度を上げるコツはありますか？

A：質の高い要約を得るには、プロンプト設計で「役割」「出力形式」「保持すべき情報」を具体的に指定することが重要です。
例えばYoomでは、ChatGPTに対して「あなたはメールの内容を要約するアシスタントです。重要な決定事項と担当者名を保持し、200字以内で簡潔にまとめてください。出力は箇条書き形式で」と指示できます。
こうした粒度や形式のコントロールが、要約の精度と実務適性を高めるポイントです。

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Q：特定の差出人や件名のメールだけを要約できますか？

A：はい。可能です。
フローに「分岐」を設定することで、特定の条件を満たすメールだけ通知することも可能です！
「分岐」の設定方法について、詳しくはこちらをご覧ください。

・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

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Q：エラーが起きた時、どこを確認すればいいですか？

A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。