日々の業務において、会議の議事録作成に多くの時間を奪われていませんか？
録音データを何度も聞き直したり、長時間の議論から要点をまとめる作業は、集中力を使うだけでなく、他の重要な業務を圧迫する要因にもなります。
しかし、ChatGPTを活用すれば、文字起こしされたテキストデータから瞬時に要約を作成し、決定事項やネクストアクションを整理することが可能です。
本記事では、ChatGPTを使って質の高い議事録を短時間で作成するための具体的な手順と、コピペですぐに使える効果的なプロンプト（指示文） を紹介します。
また、手動での作業すら自動化してしまう便利なツール活用法もあわせて解説しますので、ぜひ最後までご覧いただき、議事録作成の負担を減らしましょう。
📌 【コピペOK】ChatGPT議事録要約のためのプロンプト活用術
ChatGPTから質の高い回答を引き出すためには、プロンプト（指示文）が重要です。
単に「要約して」と頼むだけでは、重要な決定事項が抜け落ちたり、不要な発言まで含まれてしまったりすることがあります。
良いプロンプトには、①役割定義（あなたはプロの書記です）、②入力データ（以下の会議ログを使用）、③出力形式（箇条書きで）の3要素 が含まれています。
以下に、コピペして使えるテンプレートを用意しました。
基本の要約プロンプト まずは会議の全体像を掴むための基本プロンプトです。
# 命令書
決定事項・ToDo抽出用プロンプト 次に、アクションアイテムを明確にするためのプロンプトです。
上記の議事録および元のテキストを基に、決定事項とToDoを抽出してください。
対話形式での修正プロンプト 一度の出力で満足できない場合は、追加で指示を出してブラッシュアップしましょう。
もっと箇条書きを増やして、読みやすくしてください。
専門用語（例：KPI、ROI）については、初心者向けに簡単な解説を加えてください。
議論が対立したポイントを、A案とB案のメリット・デメリットとして表にまとめてください。
💡 Yoomは議事録作成を自動化できます ChatGPTにテキストを貼り付けて要約する……それすら面倒に感じること、ありませんか？
たとえば、Google Driveにファイルが追加されたらAIワーカーがOCRで読み取り・要約してGoogleドキュメントに自動で記録してくれるジローなど、豊富なテンプレートが揃っています。
Inoreaderでコンテンツが公開されたら、AIワーカーで重要度の判定や要約を行いSlackで通知する
試してみる
■概要
日々多くのWebサイトから情報を収集するためにRSSフィード監視を行っているものの、全ての記事に目を通すのは時間がかかり、重要な情報を見逃してしまうことはありませんか？また、収集した情報をチームに共有する際にも手間がかかることがあります。 このワークフローを活用すれば、Inoreaderで新しいコンテンツが公開されると、AIが自動で重要度を判定して要約し、その結果をSlackに通知するため、情報収集と共有のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
手作業でのRSSフィード監視に多くの時間を費やしている情報収集担当者の方 収集した情報の中から重要なものを効率的に抽出し、チームへ迅速に共有したい方 AIを活用して情報収集のプロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Inoreaderでの情報取得からAIによる要約、Slackへの通知までを自動化し、RSSフィード監視にかかる時間を短縮できます 自動で重要度の判定と要約が行われるため、確認漏れや共有漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、安定した情報収集体制を構築できます ■フローボットの流れ
はじめに、InoreaderとSlackをYoomと連携します 次に、トリガーでInoreaderを選択し、「指定のフィードでコンテンツが公開されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでAIワーカーを起動し、取得したRSSフィードの内容から重要度を判定し、要約を行いSlackに通知するためのマニュアル（指示）を作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
Inoreaderのトリガー設定では、監視対象としたいフィードのURLを任意で設定してください AIワーカーの設定では、利用したいAIモデルを選択し、重要度の判定基準や要約の形式、Slackへの通知先や作成メッセージなど、実行させたい指示を具体的に設定してください ■注意事項
Inoreader、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。 AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法 」をご参照ください。 AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。 AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。 AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法 」ご参照ください。 AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法 」をご参照ください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveでファイルが追加されたら、AIワーカーでOCR読み取りと要約をしてGoogleドキュメントに追加する
試してみる
■概要
Google Driveに保存された議事録や資料の数が増えるにつれて、内容の確認や整理に時間がかかってしまうことはないでしょうか。 このワークフローは、指定したGoogle Driveのフォルダに新しいファイルが追加されると、OCR機能でテキストを抽出し、AIが自動で内容を要約、新規Googleドキュメントに記録します。 AIを活用したGoogle Drive内のファイル要約を自動化し、情報管理の手間を省きます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存したドキュメントをAIで要約し、情報共有を効率化したいと考えている方 会議の議事録や参考資料など、大量のファイルの内容を素早く把握したいチームリーダーの方 手作業でのファイル確認や要約作成に時間がかかり、本来の業務を圧迫しているビジネスパーソンの方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルが追加されるだけで要約が自動生成されるため、内容確認やまとめ作業の時間を短縮できます AIによるGoogle Drive内のファイル要約が自動で行われるため、人による読み飛ばしや要約の質のばらつきを防ぎ、業務の標準化に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでAIワーカーを選択し、「Google Driveに追加された画像・PDFをOCRで読み取り、要約を自動生成して新規Googleドキュメントに整理する」ためのマニュアル（指示）を作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダをIDで任意に指定してください AIワーカーでは、ファイル解析の条件や要約の文字数、フォーマット、Googleドキュメントのタイトルなど、目的に応じてAIへのマニュアル（指示）を自由に設定することが可能です ■注意事項
Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。 AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法 」をご参照ください。 AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。 AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。 AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法 」ご参照ください。 AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法 」をご参照ください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限について をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
✅ 【検証】実際にChatGPTで議事録を作ってみた
前述した「基本の要約プロンプト 」と「決定事項・ToDo抽出用プロンプト 」を使って、実際に議事録を作成してみました。
※検証用として、架空の「新製品プロモーション会議」の文字起こしテキスト（約2,000文字）を用意しています。
ステップ1｜基本プロンプトを入力 【プロンプト】
# 命令書 【出力結果（ChatGPT 5.3 Instant）】
「ChatGPT 5.3 Instant」で検証したところ、基本プロンプトのみで実用レベルの議事録が瞬時に生成されました。
一方で、完璧に見えるこの結果も、さらに役割（Role）や出力形式を指定するプロンプトを加えることで、より実務に適したレベルへとブラッシュアップが可能といえます。
ステップ2｜修正プロンプトでブラッシュアップ 【プロンプト】
上記の議事録および元のテキストを基に、決定事項とToDoを抽出してください。 【出力結果（ChatGPT 5.3 Instant）】
追加プロンプトによる大きな変化が確認できました。
各担当者とタスクの紐付けが正確に行われ、会話中に散らばっていた期限の情報も整理されています。
検証結果のまとめ ステップ1では、約2,000文字の雑多な発言から重要な数字や背景を正確に抽出し、瞬時に構造化しました。
これだけでも十分実用的ですが、ステップ2で決定事項やToDoを指定することで、情報の視認性が大きく向上しています。
「まずは基本要約、次に詳細抽出」という2段構えのプロンプトを活用すれば、修正の手間を最小限に抑えつつ、そのままチームへ共有できる高品質な議事録が手に入ります。
Tips 「何度も指示を出すのは面倒」「一発で完璧な議事録が欲しい」という方は、要約・決定事項・ToDoのすべてを一度に抽出するオールインワン型プロンプトを使う方法もあります。
【プロンプト】
# 命令書 【出力結果（ChatGPT 5.3 Instant）】
ChatGPT 5.3 Instantは、単なる要約ではなく各タスクの目的（Why）を正しく理解しています。2回に分ける手間を省いても、精度は落ちていませんでした。
⚠️ 議事録作成時の注意点とセキュリティ ChatGPTは非常に便利ですが、業務で利用する際にはいくつか注意点があります。
ハルシネーション（嘘の生成）のリスク まず、ハルシネーション（嘘の生成）のリスクです。
AIは時折、もっともらしい嘘をつくことがあります。特に、「売上目標数値」や「顧客名」、「日付」などの重要な事実は、必ず元のメモや録音データと照らし合わせて人間が目視チェックを行ってください。
情報漏洩のリスク 次に、情報漏洩のリスクです。
無料版のChatGPTなどでは、入力したデータがAIの学習に使われる可能性があります。機密情報を含む会議の場合は、以下の対策を行いましょう。
ChatGPTの設定でトレーニングへの利用をオプトアウトする。 社外秘のプロジェクトAを「プロジェクトX」のようにマスキングしてから入力する。 YoomなどのAPI経由で利用するツール（API利用データは学習に使われないことが一般的）を活用する。
⚙️ Yoomでできること 👉 Yoomの登録はこちら。30秒で簡単に登録できます！
議事録は作って終わりではなく、関係者への共有・蓄積があって初めて価値が出るものです。作成後の共有や保存のフローもまとめて自動化できるので、共有漏れや「あの議事録どこだっけ？」という事態を防げます。
Microsoft Teamsに投稿された質問をAIワーカーで分類し、最適な部署の担当者へ自動通知する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsの特定のチャネルに日々投稿される様々な部署への質問や依頼に対し、内容を確認し適切な担当者へ振り分ける作業に手間がかかっていませんか？手動での振り分けは時間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿された質問をAIエージェントが自動で分類し、最適な部署の担当者へ通知する仕組みを構築できるため、こうした問い合わせ対応の課題を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsを活用した社内ヘルプデスクの運用を効率化したい情報システム部門の方 様々な部署への問い合わせの一次対応と振り分け業務に時間を費やしている総務部門の方 Microsoft TeamsにAIエージェントのような仕組みを導入し、問い合わせ対応の自動化を実現したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへの投稿をAIが自動で分類・振り分けするため、担当者の確認や判断の時間を削減し、迅速な一次対応を実現します。 担当者の知識や経験に依存しない問い合わせ対応フローを構築できるため、業務の標準化と属人化の削減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、監視対象のチャネルを指定します。 最後に、オペレーションでAIワーカーを設定し、投稿されたメッセージの問い合わせ内容を自動で分類し、緊急度を判定し通知するためのマニュアル（指示）を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、どのチャネルへの投稿を検知対象とするか、任意で設定してください。 AIワーカーへの指示（プロンプト）は、自社の運用に合わせて自由にカスタマイズ可能です。例えば、分類カテゴリや緊急度の判定基準などを具体的に指示できます。 通知先となるMicrosoft Teamsのチャネルやメンション先、通知メッセージの本文も、AIの分類結果に応じて動的に変更するなど、任意で設定が可能です。 ■注意事項
Microsoft TeamsとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法 」をご参照ください。 AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。 AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。 AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法 」ご参照ください。 AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法 」をご参照ください。
Slackに下書きを送信したら、AIワーカーで媒体に適した文章校正を行いNotionに保存する
試してみる
■概要
ブログ記事やSNS投稿など、コンテンツの下書きをSlackで共有する場面は多いですが、そこから各媒体に合わせて文章を調整し、管理ツールに転記する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Slackに下書きを送信したら、AIワーカーで媒体に適した文章校正を行いNotionに保存するまでの一連の流れを自動化できます。コンテンツ作成のプロセスを効率化し、より創造的な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで作成した下書きを、手作業で校正・転記しているコンテンツ担当者の方 AIの力を借りて文章の質を安定させ、効率的にコンテンツを制作したいと考えている方 Notionをコンテンツ管理のハブとして利用し、情報集約の自動化を目指している方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackに下書きを投稿するだけで、AIによる校正からNotionへの保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます AIが客観的な視点で文章校正を行うため、手作業による誤字脱字や表現の揺れといったヒューマンエラーを防ぎ、コンテンツの品質向上に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとSlackをYoomと連携します 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）」というアクションを設定します 次に、オペレーションでAIワーカーを選択し、媒体に合わせたコンテンツの最適化や校正を行うためのマニュアル（指示）を作成します 最後に、オペレーションでNotionの「データベースにページを作成する」アクションを設定し、AIが校正した文章を任意のデータベースに保存します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackのトリガー設定では、下書きを投稿するチャンネルを任意で設定してください AIワーカーのオペレーション設定では、利用するAIモデルの選択や、「ブログ記事用に、ですます調で」「SNS用に140字以内で」といった文章校正の具体的な指示を任意で設定してください Notionのオペレーション設定では、校正した文章を保存したいデータベースや、ページのタイトル、プロパティなどを任意で設定してください ■注意事項
Slack、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。 AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法 」をご参照ください。 AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。 AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。 AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法 」ご参照ください。 AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法 」をご参照ください。
🚩 まとめ ChatGPTと適切なプロンプトを活用すれば、議事録作成はもはや「面倒なルーチンワーク」ではなくなります。
まずは、今回紹介したコピペOKのプロンプトを試して、その便利さを体感してみてください。
そして、さらに業務を効率化したい場合は、Yoomを使って「録音→文字起こし→要約→共有」の一連の流れを自動化してみましょう。
浮いた時間を本来のクリエイティブな業務に充てて、生産性をさらに高めていってください。
出典：GPT‑5.3 Instant
