Google Meetで会議が終了したら、AIで議事録を作成してDropboxに保存する

■概要

Google Meetでのオンライン会議後、議事録の作成や録画ファイルの管理に手間を感じていませんか。手作業での文字起こしや要約、ファイル保存は時間がかかり、重要な情報共有の遅れやヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をトリガーに、AIによる議事録作成からDropboxへの自動保存までを一貫して行い、これらの課題を解消し、業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetでの会議が多く、議事録作成の時間を短縮したいと考えている方
• AIを活用して会議の文字起こしや要約を効率的に行いたいビジネスパーソンの方
• 会議の記録をDropboxへ自動保存し、チーム内の情報共有を迅速化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Meetの会議終了から議事録作成、Dropboxへの保存までを自動化することで、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• AIによる文字起こしと要約を活用するため、手作業による記録の抜け漏れや誤記といったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Meet、Google Drive、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションとして「待機する機能」を設定し、会議のレコーディングデータが処理されるのに必要な時間を設けます。
4. 続いて、オペレーションでGoogle Meetの「レコーディング情報を取得」アクションを設定し、会議の録画に関する情報を取得します。
5. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、取得した情報に基づいて会議の録画ファイルをダウンロードします。
6. オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした録画ファイルの音声データからテキストを抽出します。
7. さらに、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを基に会議の要点をまとめます。
8. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、AIによって要約された内容を含む議事録ドキュメントを作成します。
9. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された議事録ドキュメントを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「待機する機能」では、Google Meetのレコーディングが完了し、ファイルが利用可能になるまでの時間を任意で設定してください。
• AI機能による「要約する」アクションでは、文字起こしされたテキスト全体、またはその一部を対象とし、どのような観点で要約するかを具体的に指示することで、目的に応じた要約結果を得ることが可能です。
• Googleドキュメントで議事録を作成する際には、AIが生成した要約内容や会議名、参加者といった前段階で取得した情報を変数としてドキュメントに挿入でき、また定型文などの固定値を加えることも可能です。
• Dropboxへファイルをアップロードするアクションでは、議事録を保存するフォルダを任意のフォルダパスに設定できます。

■注意事項

• Google Meet、Google Drive、Googleドキュメント、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「待機する」オペレーションおよび音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 事前に議事録の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765