Google Meetで会議が終了したら音声データをもとにAIで議事録を発行し、メールで送付する

■概要

オンライン会議後の議事録作成や共有に手間を感じていませんか。特にGoogle Meetを利用した会議では、録画データのダウンロードから文字起こし、要約、そして関係者への共有と、多くの手作業が発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をトリガーに、AIが自動で議事録を作成し、指定した宛先にメールで送付するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetでの会議が多く、議事録作成業務の効率化を検討している方
• AIを活用して、会議後の文字起こしや要約作業の負担を軽減したいと考えている担当者の方
• 会議内容の迅速な共有と、議事録の品質向上を目指しているチームの責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

• 会議終了後の音声データの取得から議事録作成、メール送付までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
• AIによる文字起こしと要約を活用することで、手作業による聞き間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Meet、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで、待機する機能の「待機する」アクションを設定し、レコーディングファイルが生成されるまでの時間を確保します。
4. 次に、オペレーションで、Google Meetの「レコーディング情報を取得」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、取得したレコーディングファイルをダウンロードします。
6. 次に、オペレーションで、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルからテキストを抽出します。
7. 次に、オペレーションで、AI機能の「要約する」アクションを設定し、文字起こししたテキスト内容を要約します。
8. 次に、オペレーションで、「書類を発行する機能」のGoogleドキュメントを設定し、要約された内容を元に議事録を作成します。
9. 最後に、オペレーションで、Yoomの「メールを送る」アクションを設定し、作成された議事録を指定した宛先に送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 待機する機能の「待機する」アクションでは、Google Meetのレコーディングファイルが確実に生成されるよう、次のアクションまでの待機時間を任意で指定できます。
• AI機能の「要約する」アクションでは、文字起こしされたテキスト全体を、任意の条件で要約する指示を設定することが可能です。
• Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ用意した任意の議事録雛形（テンプレートファイル）を指定でき、文字起こし内容や要約結果などを、雛形内の特定箇所に変数として自動で挿入できます。
• Yoomの「メールを送る」アクションでは、メールの件名や本文に、フロー内で取得した会議名や議事録のURLなどを変数として組み込むことができ、固定の案内文と合わせて自動送信メールを作成できます。また、送信先のメールアドレスも任意で設定可能です。

■注意事項

• Google Meet、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。