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「Boxとboardを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「Boxにアップロードしたファイル情報をboardに手動で転記していて、時間がかかるしミスも怖い…」
このように、日常的に利用するSaaS間の手作業によるデータ連携に非効率さや限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Boxにファイルが追加されたら、その内容を自動で読み取ってboardに顧客情報として登録する仕組み</span>があれば、面倒なデータ入力作業をなくせるかもしれません。
入力ミスを心配する必要もなくなり、安心して業務に集中できそうですね！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
日々の定型業務の効率化が図れますので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Boxとboardを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとboardのAPIを連携させると、これまで手作業で行っていたアプリケーション間のデータ転記や更新作業を自動化できます。
作業時間の短縮が期待できる他、ヒューマンエラーの低減にもつながるでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxに書類の画像・PDFファイルがアップロードされるたび、その内容を目で確認してboardに手動で顧客情報を入力するのは非常に手間がかかります。
このテンプレートを利用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーとして、<span class="mark-yellow">OCR機能がファイル内の文字情報を自動で読み取り、boardに新しい顧客として登録</span>します。
自動で進むプロセスにより、手動作業を削減でき、入力ミスや対応漏れの防止も期待できます。
問い合わせや資料請求があった際に、手動でBoxに顧客ごとのフォルダを作成してboardにも顧客情報を登録するのは二度手間であり、対応の遅れにも繋がってしまいます。
この連携では、フォームの送信を起点として、<span class="mark-yellow">Boxに顧客名のフォルダを自動で作成すると同時に、boardにも顧客情報を登録</span>します。
リード獲得から情報管理までのプロセスを自動化することで、顧客対応の迅速化が実現するでしょう。
それでは、さっそく実際にBoxとboardを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとboardの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りboardに顧客を登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からBoxを検索してください。
Boxのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
ログイン画面に移行するので、アカウントに登録しているメールアドレスとパスワードを入力し、［承認］をクリックします。
次の画面で表示されている内容を確認し、［Boxへのアクセスを許可］をクリックしてください。
まず、1つ目のBoxが接続できました。
先ほどと同様の操作でboardのアプリアイコンを検索し、クリックします。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックしましょう。
boardのマイアプリ登録方法については、こちらのページもご確認ください。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りboardに顧客を登録する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
トリガーとなる「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックして、連携するアカウント情報が正しいかを確認してください。
確認後、[次へ]をクリックして進みましょう。
次の画面で「フォルダのコンテンツID」を設定します。
Box側で該当するIDをコピーして、入力バーに貼り付けましょう。
さらに、実際にフォルダをアップロードしてみます。
アップロード後、Yoomのフロー設定画面に戻り、[テスト]を押しましょう。
テストに成功したことを確認したら、[次へ]をクリックします。
トリガーとなるイベント（ファイルのアップロード）は行ったので、次の画面で再度[テスト]を押します。
テストに成功し、取得した値（アウトプット）に問題がなければ、『保存する』を押してください。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
次に、2つ目の「分岐：コマンドオペレーション」をクリックします。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
ここでは、指定した条件に応じて後続のアクションに進むか否かを設定します。
「分岐対象の取得した値」は、プルダウンから選択できます。
今回は、トリガーのアクションを対象としました。
また、「分岐条件」は運用状況に合わせて、複数設定可能です。
追加する際は【+分岐条件を追加】をクリックして値を設定してくださいね。
今回のフローでは、アップロードしたファイル名に「顧客リスト」というワードが含まれていると、後続アクションに進むように設定しました。
設定後、『保存する』をクリックしましょう。
続いて、3つ目の「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報を確認して、[次へ]を押します。
次の画面で、「コンテンツID」を設定します。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。
入力後、[テスト]をクリックし、以下のように値が取得できたら『保存する』を押してください。
次に、4つ目の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
こちらはすでに設定が完了しているアクションなので、内容を確認し、［次へ］をクリックしてください。
もし、アクションを変更したい場合には、『変更する』を押すと、その他の抽出アクションを選択できます。
次の画面で、読み取り対象のファイルに対する設定を行います。
今回は、前ステップで取得した「ダウンロードしたファイル」を指定し、抽出したい項目を以下のように設定しています。
「使用するAI」や「言語」は、プルダウンから選択できます。
言語を設定しないと正しく読み取れない可能性があります。
設定後、[テスト]を押して取得したい情報が読み取れているか、確認してください。
値が取得できたら『保存する』を押しましょう。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
抽出が難しい条件については、こちらのページを確認しましょう。
最後に、5つ目の「顧客の登録」をクリックします。
連携するアカウント情報を確認して、[次へ]を押しましょう。
次の画面で「APIキー」などの項目に、注釈に沿って情報を入力します。
以下の画像のように、該当するアプリにアクセスして情報を取得し、設定しましょう。
「顧客名」や「電話番号」は、抽出結果のアウトプットを引用します。
その他の項目も運用状況に合わせた設定を行いましょう。
プルダウンから選択できる項目もあります。
必要項目に情報を設定した後、[テスト]をクリックして、boardの顧客情報を確認しましょう。
設定した内容が反映され、新規に顧客が登録されましたか？
登録内容に問題がなければ、『保存する』をクリックします。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
今回はBoxからboardへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にboardからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより、さらに幅広い業務の自動化が可能になります。
boardで新しい案件が登録されるたびに、関連資料を保管するためのフォルダをBoxに手動で作成するのは、手間がかかる上に作成漏れのリスクも伴います。
この連携を活用することで、<span class="mark-yellow">boardでの案件登録をトリガーに、案件名のついたフォルダをBoxで自動作成</span>できます。
ファイル管理の標準化と効率化を同時に実現し、情報の散在も防ぐことができそうです。
「受注確度が高い」や「特定のサービスに関する」といった特定の条件を満たす案件についてのみBoxにフォルダを作成したい場合、手動での仕分けと作成は行程が多く、大変な作業です。
このテンプレートを使えば、<span class="mark-yellow">boardで特定の条件に合致した案件が登録された場合のみ、Boxでフォルダを自動作成</span>するため、より柔軟で効率的なファイル管理体制を構築できます。
今回ご紹介した連携以外でも、Boxやboardを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
ファイルのアップロードをトリガーとしたデータ更新、OCRによる内容抽出と通知、さらにはAIによる要約と情報共有を自動化します。
また、外部フォームからのファイル自動保存や定期的なフォルダ作成も可能に。
これにより、ファイル管理や情報連携にかかる手間を削減し、組織全体の業務効率と生産性を向上させます。
新規登録や更新をトリガーに社内外のツールへ自動通知。
また、スプレッドシートへのデータ同期や、他の外部システムとの連携による案件情報の自動更新も実現します。
手作業を減らし、タイムリーな情報共有を促進することで、チーム全体の生産性と連携力を高めます。
Boxとboardの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたBoxとboard間のデータ転記やファイル管理といった定型業務の手間が減り、入力ミスやフォルダの作成漏れといったヒューマンエラーの低減も期待できます。</span>
結果、常に最新かつ正確な情報に基づいて業務を進めることができるようになるはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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