Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りboardに顧客を登録する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた名刺や顧客リストなどの書類から、販売管理ツールであるboardへ手作業で情報を転記する業務に手間を感じていませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Boxとboardを連携させ、ファイルのアップロードをきっかけに顧客情報を自動で登録できます。
Boxにファイルが追加されるだけで、OCRが内容を読み取りboardへ自動で登録が完了するため、手作業による課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxで管理している顧客情報を、手作業でboardに登録している営業担当者の方
・Boxとboard間のデータ連携を自動化し、入力ミスや作業時間を削減したいと考えている方
・OCR機能を活用して紙の書類をデータ化し、顧客管理業務を効率化したい方
■注意事項
・Box、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
「Boxとboardを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「Boxにアップロードしたファイル情報をboardに手動で転記していて、時間がかかるしミスも怖い…」
このように、日常的に利用するSaaS間の手作業によるデータ連携に非効率さや限界を感じていませんか？
もし、Boxにファイルが追加されたら、その内容を自動で読み取ってboardに顧客情報として登録する仕組みがあれば、面倒なデータ入力作業をなくせるかもしれません。
入力ミスを心配する必要もなくなり、安心して業務に集中できそうですね！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
日々の定型業務の効率化が図れますので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxとboardを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りboardに顧客を登録する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた名刺や顧客リストなどの書類から、販売管理ツールであるboardへ手作業で情報を転記する業務に手間を感じていませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Boxとboardを連携させ、ファイルのアップロードをきっかけに顧客情報を自動で登録できます。
Boxにファイルが追加されるだけで、OCRが内容を読み取りboardへ自動で登録が完了するため、手作業による課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxで管理している顧客情報を、手作業でboardに登録している営業担当者の方
・Boxとboard間のデータ連携を自動化し、入力ミスや作業時間を削減したいと考えている方
・OCR機能を活用して紙の書類をデータ化し、顧客管理業務を効率化したい方
■注意事項
・Box、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxとboardを連携してできること
BoxとboardのAPIを連携させると、これまで手作業で行っていたアプリケーション間のデータ転記や更新作業を自動化できます。
作業時間の短縮が期待できる他、ヒューマンエラーの低減にもつながるでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りboardに顧客を登録する
Boxに書類の画像・PDFファイルがアップロードされるたび、その内容を目で確認してboardに手動で顧客情報を入力するのは非常に手間がかかります。
このテンプレートを利用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーとして、OCR機能がファイル内の文字情報を自動で読み取り、boardに新しい顧客として登録します。
自動で進むプロセスにより、手動作業を削減でき、入力ミスや対応漏れの防止も期待できます。
Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りboardに顧客を登録する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた名刺や顧客リストなどの書類から、販売管理ツールであるboardへ手作業で情報を転記する業務に手間を感じていませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Boxとboardを連携させ、ファイルのアップロードをきっかけに顧客情報を自動で登録できます。
Boxにファイルが追加されるだけで、OCRが内容を読み取りboardへ自動で登録が完了するため、手作業による課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxで管理している顧客情報を、手作業でboardに登録している営業担当者の方
・Boxとboard間のデータ連携を自動化し、入力ミスや作業時間を削減したいと考えている方
・OCR機能を活用して紙の書類をデータ化し、顧客管理業務を効率化したい方
■注意事項
・Box、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームから回答が送信されたら、Boxへのフォルダの作成とboardへの顧客の登録を自動化する
問い合わせや資料請求があった際に、手動でBoxに顧客ごとのフォルダを作成してboardにも顧客情報を登録するのは二度手間であり、対応の遅れにも繋がってしまいます。
この連携では、フォームの送信を起点として、Boxに顧客名のフォルダを自動で作成すると同時に、boardにも顧客情報を登録します。
リード獲得から情報管理までのプロセスを自動化することで、顧客対応の迅速化が実現するでしょう。
フォームから回答が送信されたら、Boxへのフォルダの作成とboardへの顧客の登録を自動化する
試してみる
■概要
お問い合わせフォームなどから受け取った情報を、手作業でBoxにフォルダを作成し、さらにboardへ顧客登録する作業は、手間がかかり入力ミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用することで、フォームへの回答送信をきっかけにBoxへのフォルダ作成とboardへの顧客登録を自動化できるため、これらの定型業務を効率化し、本来注力すべきコア業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxとboardを活用した顧客管理業務の効率化を目指している方
フォームで受け取った情報を、手作業で各ツールに登録しており手間を感じている方
定型業務の自動化によって、入力ミスを防ぎたいと考えているご担当者の方
■注意事項
・Box、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
Boxとboardの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にBoxとboardを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとboardの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りboardに顧客を登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Boxとboardをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定と分岐アクションの設定、続くOCRの設定およびboardのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1:Boxとboardをマイアプリ連携
Box
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からBoxを検索してください。
Boxのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
ログイン画面に移行するので、アカウントに登録しているメールアドレスとパスワードを入力し、［承認］をクリックします。
次の画面で表示されている内容を確認し、［Boxへのアクセスを許可］をクリックしてください。
まず、1つ目のBoxが接続できました。
board
先ほどと同様の操作でboardのアプリアイコンを検索し、クリックします。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックしましょう。
boardのマイアプリ登録方法については、こちらのページもご確認ください。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
ステップ2:テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りboardに顧客を登録する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた名刺や顧客リストなどの書類から、販売管理ツールであるboardへ手作業で情報を転記する業務に手間を感じていませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Boxとboardを連携させ、ファイルのアップロードをきっかけに顧客情報を自動で登録できます。
Boxにファイルが追加されるだけで、OCRが内容を読み取りboardへ自動で登録が完了するため、手作業による課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxで管理している顧客情報を、手作業でboardに登録している営業担当者の方
・Boxとboard間のデータ連携を自動化し、入力ミスや作業時間を削減したいと考えている方
・OCR機能を活用して紙の書類をデータ化し、顧客管理業務を効率化したい方
■注意事項
・Box、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ3:Boxのトリガーアクション設定
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りboardに顧客を登録する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
トリガーとなる「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックして、連携するアカウント情報が正しいかを確認してください。
確認後、[次へ]をクリックして進みましょう。
次の画面で「フォルダのコンテンツID」を設定します。
Box側で該当するIDをコピーして、入力バーに貼り付けましょう。
さらに、実際にフォルダをアップロードしてみます。
アップロード後、Yoomのフロー設定画面に戻り、[テスト]を押しましょう。
テストに成功したことを確認したら、[次へ]をクリックします。
トリガーとなるイベント（ファイルのアップロード）は行ったので、次の画面で再度[テスト]を押します。
テストに成功し、取得した値（アウトプット）に問題がなければ、『保存する』を押してください。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
ステップ4:条件に応じて分岐する設定
次に、2つ目の「分岐：コマンドオペレーション」をクリックします。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
ここでは、指定した条件に応じて後続のアクションに進むか否かを設定します。
「分岐対象の取得した値」は、プルダウンから選択できます。
今回は、トリガーのアクションを対象としました。
また、「分岐条件」は運用状況に合わせて、複数設定可能です。
追加する際は【+分岐条件を追加】をクリックして値を設定してくださいね。
今回のフローでは、アップロードしたファイル名に「顧客リスト」というワードが含まれていると、後続アクションに進むように設定しました。
設定後、『保存する』をクリックしましょう。
ステップ5:Boxにアップロードしたファイルをダウンロードする設定
続いて、3つ目の「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報を確認して、[次へ]を押します。
次の画面で、「コンテンツID」を設定します。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。
- ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
- その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらをチェックしてみてください。
入力後、[テスト]をクリックし、以下のように値が取得できたら『保存する』を押してください。
ステップ6:画像からテキストを読み取る設定
次に、4つ目の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
こちらはすでに設定が完了しているアクションなので、内容を確認し、［次へ］をクリックしてください。
もし、アクションを変更したい場合には、『変更する』を押すと、その他の抽出アクションを選択できます。
次の画面で、読み取り対象のファイルに対する設定を行います。
今回は、前ステップで取得した「ダウンロードしたファイル」を指定し、抽出したい項目を以下のように設定しています。
「使用するAI」や「言語」は、プルダウンから選択できます。
言語を設定しないと正しく読み取れない可能性があります。
設定後、[テスト]を押して取得したい情報が読み取れているか、確認してください。
値が取得できたら『保存する』を押しましょう。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
抽出が難しい条件については、こちらのページを確認しましょう。
ステップ7:boardに顧客を登録する設定
最後に、5つ目の「顧客の登録」をクリックします。
連携するアカウント情報を確認して、[次へ]を押しましょう。
次の画面で「APIキー」などの項目に、注釈に沿って情報を入力します。
以下の画像のように、該当するアプリにアクセスして情報を取得し、設定しましょう。
「顧客名」や「電話番号」は、抽出結果のアウトプットを引用します。
その他の項目も運用状況に合わせた設定を行いましょう。
プルダウンから選択できる項目もあります。
必要項目に情報を設定した後、[テスト]をクリックして、boardの顧客情報を確認しましょう。
設定した内容が反映され、新規に顧客が登録されましたか？
登録内容に問題がなければ、『保存する』をクリックします。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
ステップ8:トリガーをONにして起動準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
boardのデータをBoxに連携したい場合
今回はBoxからboardへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にboardからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより、さらに幅広い業務の自動化が可能になります。
boardで案件が登録されたら、Boxにフォルダを作成する
boardで新しい案件が登録されるたびに、関連資料を保管するためのフォルダをBoxに手動で作成するのは、手間がかかる上に作成漏れのリスクも伴います。
この連携を活用することで、boardでの案件登録をトリガーに、案件名のついたフォルダをBoxで自動作成できます。
ファイル管理の標準化と効率化を同時に実現し、情報の散在も防ぐことができそうです。
boardで案件が登録されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
クラウド型業務システム「board」で案件を管理し、ファイル共有に「Box」を利用している場合、案件ごとに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていないでしょうか。
このワークフローは、boardで新しい案件が登録されると、Boxに自動で関連フォルダを作成するものです。
手作業によるフォルダ作成の手間や作成漏れといった課題を解消し、boardとBoxを連携させたスムーズな案件管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
boardとBoxを利用し、案件ごとのフォルダを手作業で作成している方
・案件管理とファイル管理を連携させ、業務の効率化やミスの防止を図りたいと考えている方
・boardやBoxを活用した定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■注意事項
・board、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
boardで特定の案件が登録されたら、Boxにフォルダを作成する
「受注確度が高い」や「特定のサービスに関する」といった特定の条件を満たす案件についてのみBoxにフォルダを作成したい場合、手動での仕分けと作成は行程が多く、大変な作業です。
このテンプレートを使えば、boardで特定の条件に合致した案件が登録された場合のみ、Boxでフォルダを自動作成するため、より柔軟で効率的なファイル管理体制を構築できます。
boardで特定の案件が登録されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
boardで新しい案件が登録されるたびに、手動でBoxに案件用のフォルダを作成していませんか？
この作業は定型的でありながら、対応漏れやフォルダ名の入力ミスが発生しやすい業務の一つです。
このワークフローを活用することで、boardとBoxの連携が自動化され、boardに案件が登録されると同時にBoxへフォルダが自動で作成されるようになり、手作業による手間やヒューマンエラーを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・boardとBoxを利用した案件管理で、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
・案件登録からファイル管理までを自動化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
・boardとBox間の情報連携をスムーズにし、業務の属人化を防ぎたいチームリーダーの方
■注意事項
・board、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxやboardを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、Boxやboardを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Boxを使った自動化例
ファイルのアップロードをトリガーとしたデータ更新、OCRによる内容抽出と通知、さらにはAIによる要約と情報共有を自動化します。
また、外部フォームからのファイル自動保存や定期的なフォルダ作成も可能に。
これにより、ファイル管理や情報連携にかかる手間を削減し、組織全体の業務効率と生産性を向上させます。
Boxでファイルがアップロードされたら、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
■概要
「Boxでファイルがアップロードされたら、Google スプレッドシートをスムーズに更新する」業務ワークフローは、ファイル管理とデータ集計をスムーズに連携させる業務ワークフローです。
Boxに新しいファイルが追加されるたびに、自動的にGoogle スプレッドシートが更新されるため、手動でのデータ入力や管理の手間を削減できます。
これにより、チーム全体で最新の情報を共有しやすくなり、業務効率の向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとGoogle スプレッドシートを日常的に使用しており、データ連携の自動化を図りたい方
・ファイルアップロード時に手動でスプレッドシートを更新しているため、時間と労力を節約したいビジネスユーザー
・スムーズにデータが反映される環境を整え、チームの情報共有を円滑にしたいプロジェクトマネージャー
・業務プロセスの自動化を進め、ミスの防止と作業効率の向上を目指す経営者やIT担当者
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
試してみる
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する
試してみる
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する」フローは、BoxとOCRを活用した業務ワークフローです。
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、OCR機能で内容を自動的に読み取り、必要な情報をSlackに通知します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用しており、ファイル内容の迅速な共有が必要なチームの方
・手動でファイルの内容確認や情報共有に時間を取られているビジネスパーソン
・Slackを活用してリアルタイムに情報通知を行いたい企業の方
・OCRを用いて紙ベースの情報をデジタル化し、自動で管理したい事務担当者の方
■注意事項
・Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードするフローです。
■概要
毎月月初にBoxでフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Boxを業務で使用している方
・ファイルやフォルダの管理をBoxで行っている方
・共同作業でBoxを利用しているチーム
・フォルダの作成を自動化しフォルダ名称を統一して管理したい方
・毎月のフォルダ作成を手動で行っている方
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
boardを使った自動化例
新規登録や更新をトリガーに社内外のツールへ自動通知。
また、スプレッドシートへのデータ同期や、他の外部システムとの連携による案件情報の自動更新も実現します。
手作業を減らし、タイムリーな情報共有を促進することで、チーム全体の生産性と連携力を高めます。
Airtableで発注先が登録されたらboardに追加する
試してみる
Airtableで発注先が登録されたらboardに追加するフローです。
Salesforceでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する
試してみる
Salesforceでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。
boardに案件が登録されたら、Slackに通知する
試してみる
boardに新しい案件が登録されたら、Slackに通知するフローです。
boardで案件が更新されたら、Discordに通知する
試してみる
■概要
案件管理ツールであるboardの情報更新を、チームのコミュニケーションツールであるDiscordに手動で共有する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、boardで案件が登録または更新された際に、その内容を自動でDiscordに通知するものです。
boardとDiscordを連携させることで、手作業による共有漏れやタイムラグを防ぎ、チーム内のスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・boardとDiscordを併用しており、案件共有の自動化に関心がある方
・boardでの案件更新をチームに周知し、対応速度を向上させたいプロジェクトリーダーの方
・手動での情報共有作業をなくし、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・board、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシートにレコードを登録する
試してみる
boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシートにレコードを登録するフローです。
まとめ
Boxとboardの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたBoxとboard間のデータ転記やファイル管理といった定型業務の手間が減り、入力ミスやフォルダの作成漏れといったヒューマンエラーの低減も期待できます。
結果、常に最新かつ正確な情報に基づいて業務を進めることができるようになるはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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