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「Google Driveにアップロードしたファイルを、都度Gmailに添付して関係者に共有している…」
「手作業でファイルを送っているので、添付漏れや宛先間違いが起きないかいつも不安…」
このように、Google DriveとGmailを日常的に利用する中で、二つのツール間の手作業による情報連携に手間やストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google Driveに特定のファイルがアップロードされたことをきっかけに、自動でGmailから関係者に通知やファイル共有が完了する仕組み</span>があれば、これらの定型業務から解放されるでしょう。
また、ファイル共有の迅速化とミスの削減を実現し、より創造的な業務に時間を使えるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google DriveとGmailを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google DriveとGmailのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル共有や関連情報の通知などを自動化できます。
これにより、作業時間を短縮できるだけでなく、共有漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることが可能になります。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Driveの特定のフォルダに見積書や請求書などのファイルがアップロードされた際に、そのファイルを自動でGmailに添付し、指定の宛先へ送信する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">ファイル共有のために都度メールを作成・送信する手間が一切なくなり、関係者への迅速な情報共有を実現</span>します。
手作業による添付漏れや送信忘れのリスクを減らします。
Google Driveにアップロードされた請求書や契約書などの画像・PDFファイルから、OCR機能を用いて取引先名や金額、日付といった情報を自動で読み取り、その内容を記載したメールをGmailから送信する連携です。
この自動化は、<span class="mark-yellow">ファイルの内容を目で確認してメール本文に手入力する作業をまるごと自動化</span>するため、転記ミスを防ぎながらメール作成時間を短縮できます。
特に、毎月大量の帳票を扱う経理部門などで効果を発揮するでしょう。
それでは、実際にGoogle DriveとGmailを連携した自動化フローを作成してみましょう。
今回は、専門的な知識がなくても直感的な操作で多種多様なSaaSを連携できるノーコードツール「Yoom」を使用して設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Google Driveにファイルがアップロードされたら、Gmailで送付する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、Google Driveのアイコンをクリックします。
下記画面が表示されたら「Sign in with Google」のボタンをクリックしましょう。
お手持ちのGoogleアカウントを選択しログインを行ってください。
希望のアカウントが表示されていない場合は「別のアカウントを使用」からログインすることが可能です。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
マイアプリにGoogle Driveが追加されたことを確認出来たら、Google Driveのマイアプリ登録は完了となります。
続いて、Gmailも同じく検索します。以下の画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
連携するアカウントを選んでください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
ここからフローを作成していきます！
あらかじめ用意されているフロー「テンプレート」を使えば、簡単に設定が可能です。
まずはテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、下のバナーから「試してみる」をクリックしてください。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここではGoogle Driveに新しくファイルが追加されたらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
フォルダIDのフィールドをクリックすると、候補が出てくるので連携したいフォルダを選択します。
ここで設定したフォルダにファイルを格納しましょう。
その後フローボットに戻り、テストします。
成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、ファイルをダウンロードする設定を行います。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。
ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
ファイルの容量制限については、こちらを確認しましょう。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
ファイルIDは、前項で取得した値から、「ファイルID」を選択します。
取得した値を使用することで値が固定化されず、トリガーが実行されるたび新しいファイルIDが反映されます。
入力したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示されるので、「保存する」をクリックします。
1.「メールを送る」をクリックしましょう。
各項目を確認して、メール内容の設定に進みます。
2.メール内容の各項目を設定していきます。
「To」は、通知したい宛先メールアドレスを設定してください。
※入力したメールアドレスが、アドレス形式になっているか、@などが大文字になっていないかを確認しましょう！
「件名」を設定してください。
入力欄をクリックして表示される取得した値や日付から選択することもできます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
「本文」は、入力欄をクリックして表示される取得した値などを利用して入力してください。
固定の文章や前ステップで取得した値を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
送信したい形式で設定しましょう！
これにより、Google Driveのファイルごとに変わる情報をGmailへ動的に反映できます。
今回は、以下画像のように、設定しました。
各項目を入力して確認し、「次へ」をクリックします。
3.メールの送信内容を確認します。
※テストを行うと、設定したメールアドレスに、実際にメールが送信されます。
送信してもよいアドレスか、事前に確認していただくと安心です。
確認後は「テスト」を行い、実際にGmailからメールが送信されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。
赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回はGoogle DriveからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからGoogle Driveへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
取引先からのメールに添付されたファイルを自動で整理するなど、こちらも非常に便利な自動化です。
特定の差出人や件名のメールをGmailで受信した際に、添付されているファイルを自動で抽出し、Google Driveの指定フォルダにアップロードする連携です。
この自動化により、<span class="mark-yellow">重要な添付ファイルを都度ダウンロードしてDriveに保存する手間を削減し、ファイルの保存漏れや紛失を防ぎます。</span>
「請求書」という件名が含まれるメールのみを対象とするなど、特定の条件で処理を分岐させることができるため、効率的なファイル管理が実現します。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveに保存する際に、「取引先名＋請求日」といった特定のルールに基づいてファイル名を自動で変更（リネーム）する連携です。
ファイル名が統一されることで、<span class="mark-yellow">後からファイルを探す際の手間が削減され、誰が見ても分かりやすいフォルダ管理が可能になります。</span>
手動でのリネーム作業が不要になるだけでなく、命名規則の徹底にも繋がるでしょう。
今回ご紹介した連携以外でも、Google Drive・GmailのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
ファイルやフォルダが作成されたらチャットで通知したり、アップロードされたファイルをOCRで読み取り、データベースに追加したりします。
また、レコードが登録されたらフォルダ作成する連携も可能です。
手動でのデータ入力やファイル整理の手間を削減し、業務効率を向上させましょう。
受信した内容をもとに、タスクを自動作成したり、ドキュメントでマニュアルを作成したりできます。
また、特定のラベルのメールを受信したら、本文を自動で翻訳してチャットツールで通知したり、コンタクトを自動作成したりすることも可能です。
これらの連携により手動でのデータ入力や情報共有の手間を削減し、業務効率を向上させます。
Google DriveとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル共有やメール作成、添付ファイルの整理といった定型業務にかかる時間を削減し、それに伴うヒューマンエラーを減らすことができます。</span>
これにより、担当者は単純作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整い、組織全体の業務効率が向上するでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも驚くほど簡単に実現できます。
直感的な操作で業務フローを構築できるので、もし本記事を読んで自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を実際に体験してみてください！
Q：ファイルのアップロード以外をきっかけにできますか？
A :はい、できます。
詳しくは下記のページの「フローボットトリガー」を確認ください。
Q：もっと複雑な条件でファイルを絞り込むことは可能ですか？
A : はい、可能です。
トリガー直下に分岐オペレーションを追加することで、特定の条件に合致したファイルのみ通知できます。
※分岐は有料プランで利用可能です。
Q：自動連携がエラーで失敗した場合はどうなりますか？
A : Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生箇所がすぐにわかります。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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