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「複数のツールに入力されたデータを、毎日Google スプレッドシートに手動で転記するのが面倒…」
「営業リストやタスク管理表など、スプレッドシートの情報が古くて業務に支障が出ることがある…」
このように、Google スプレッドシートへのデータ入力や更新作業に多くの時間と手間を費やしていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">様々なSaaSやデータベースからの情報をトリガーに、Google スプレッドシートの特定のセルや行を自動でリアルタイム更新できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、常に最新情報に基づいて判断できるようになり、戦略的業務に集中する時間も確保できます。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしませんか?
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートをリアルタイム更新する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートのリアルタイム更新を自動化することで、手作業によるデータ入力や転記の負担を軽減し、常に最新の情報をチーム全体で共有することが可能になります。
これにより、業務の正確性が向上し迅速な意思決定をサポートできるはずです。
具体的な連携パターンをいくつか紹介していくので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Boxなどのストレージサービスに新しいファイルがアップロードされた際に、その情報をGoogle スプレッドシートに自動で更新する</span>ことが可能です。
ファイル管理とデータ集約の手間を削減し、常に最新のファイル情報を一覧で確認できるようになります。
<span class="mark-yellow">Google Chatなどのチャットツールで特定のメッセージが送信された際に、その内容をGoogle スプレッドシートにリアルタイムで更新する</span>ことが可能です。
コミュニケーションの記録やタスク化を自動化し、重要な情報を見逃すことなく、効率的に管理できます。
<span class="mark-yellow">Intercomのようなカスタマーサポートツールでチケットのステータスが更新された際に、その詳細をGoogle スプレッドシートに自動で反映させる</span>ことができます。
顧客対応状況や営業進捗の可視化を促進し、データに基づいた迅速なアクションを可能にします。
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Boxに新しいファイルがアップロードされた際に、そのファイル情報をGoogle スプレッドシートに自動で記録・更新するフロー</span>を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のBoxとYoomを連携していきます。Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Boxと検索し、ログインしましょう。
続いてGoogle スプレッドシートと検索し、ログインしましょう。
アカウントが複数ある場合は、連携したいアカウントを選択します。
その後に表示される画面で、問題がなければ「続行」をクリックして操作を進めてください
Box・Google スプレッドシートの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されており、必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されているので、、右側の三点リーダー(...)をクリックして編集しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を設定・確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
アップロードするフォルダを作成・フローボットに設定したらテストし、成功したら次に進みます。
ここでBoxに移動し、ファイルをアップロードします。
フローボットに戻りテストをクリックし、次に進みましょう。
アウトプットに項目が反映したら保存します。
このアウトプットを後ほどのアクション設定に活用します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
続いて「レコードを更新する」をクリックします。
先ほどとどうようにタイトルやアカウント情報を確認して、下にスクロールしてください。
データベースの連携を行ないます。
次に進み、更新したいレコードの条件を設定していきます。
今回は、スプレッドシートの「状況」欄に「未」と入力されている行を対象に設定します。
追加するレコードの値を下記のようにアウトプットから設定します。
設定が完了したらテストし、保存します。
※テストを行うと、Google スプレッドシートに追加されるのでご注意ください。
Google スプレッドシートを確認します。
無事に追加されましたね。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了しました。Boxでファイルがアップロードされたら、Google スプレッドシートが更新されるかを確認してみましょう。
以上が「Boxでファイルがアップロードされたら、Google スプレッドシートを更新する」方法でした。
Google スプレッドシートを活用すれば、定型的な業務を自動化し、日々の作業効率を大幅に向上させることが可能です。
たとえば、行の追加や更新をトリガーにSlackへ通知を送ったり、Google Driveにフォルダを作成したり、さらにSalesforceやNotion、Gmailと連携することで、情報共有や顧客管理まで自動で処理できます。
煩雑な手作業から解放され、正確でスピーディーな対応を実現できるテンプレートを、ぜひご活用ください。
Google スプレッドシートのリアルタイム更新を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力や転記作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぎながら、常に最新の情報をGoogle スプレッドシートで共有できるようになります。</span>
これにより、各担当者はデータ収集や入力といった定型業務から解放され、分析や戦略立案といったより付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整い、組織全体の業務効率向上に繋がるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしGoogle スプレッドシートの運用効率化や、その他の業務自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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