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「顧客情報が変わるたびに、手動でGoogle スプレッドシートも更新するのが面倒…」
「フォームの回答を都度Google スプレッドシートにコピー&ペーストしていて、時間がかかるしミスも怖い…」
このように、複数のアプリケーション間で情報を同期させるための手作業に、多くの時間と労力を費やしてはいませんか？
特に、Google スプレッドシートを情報集約し、活用している場合、その更新作業は頻繁に発生し、担当者の負担となりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">異なるアプリで行われた更新作業やフォームへの新規回答、チャットツールへの特定投稿などをきっかけに、Google スプレッドシートのデータを自動で更新できる仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業から解放されるでしょう。
ヒューマンエラーのリスクを低減しつつ、常に最新の情報をチームで共有できるようになり、スピーディーな意思決定やアクションに繋げることができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートのデータを自動で更新する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
お使いの様々なSaaSアプリケーションと連携し、Google スプレッドシートの情報を自動で更新するための具体的な自動化テンプレートを紹介します！
これにより、手作業によるデータ入力や転記の手間を削減し、常に最新の情報に基づいた業務遂行が可能になります。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Zoho CRMのようなデータベースなどに登録されている顧客情報や案件情報が更新されたら、すぐにGoogle スプレッドシートに反映する</span>ことが可能です。
営業データの二重管理を防ぎ、常に最新の顧客リストや進捗状況をチーム全体で共有できるので、素早い対応を行えそうです！
<span class="mark-yellow">Tallyなどのフォームツールで新しい回答が送信された際に、その回答内容を自動的にGoogle スプレッドシートの指定した行に追記・更新する</span>ことができます。
アンケート結果や問い合わせ情報を手作業で転記する手間をなくし、スピーディーに情報集約と共有を実現することができるため、顧客対応の迅速化やデータ分析の効率向上に繋がりそうです。
<span class="mark-yellow">Telegramなどのチャットツールで特定のキーワードを含む投稿があった場合に、その投稿内容や投稿者情報などをGoogle スプレッドシートに自動で記録・更新する</span>ことができます。
重要な情報やフィードバックを見逃すことなく収集し、コミュニケーションログを一元管理できるので、情報共有の円滑化や業務報告の自動化が実現するでしょう。
それではここから代表的な例として、Zoho CRMで見込み客の情報が更新された際に、Google スプレッドシートのデータも自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
フローボットの設定に進む前に、Yoomと各アプリを連携しましょう。
まずはYoomにログインしましょう。
ログイン後、左上のマイアプリをクリックし、新規接続を選択します。
アプリ一覧は、検索窓を活用してZoho CRMをクリックしてください。
ご利用のデータセンターのドメインURLを入力しましょう。
これでZoho CRMのマイアプリ登録ができました。
先ほどと同様に、左上のマイアプリを選択後、新規接続をクリックします。
アプリ一覧は検索窓を活用し、Google スプレッドシートを選択してください。
「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携するアカウントを選択します。
「次へ」をクリックしてください。
「続行」を選択しましょう。
これでGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録ができました。
次にYoomのテンプレートサイトから使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートを活用すれば、あらかじめ大枠が作成されており、それに沿って設定するだけで完成します。
それでは下のバナーをクリックしてみましょう。
「このテンプレートを試す」を選択します。
「OK」をクリックしてください。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「見込み客が更新されたら」をクリックしてみましょう。
タイトルはコピーした時に入力されていますが、変更できます。
Zoho CRMと連携するアカウント情報を確認しておきます。
トリガーアクションは「見込み客が更新されたら（Webhook）」が選択されています。
設定を確認後、次へをクリックしましょう。
ZohoドメインとチャンネルIDは注記に記載されている内容を確認し、入力してください。
入力後、テストをクリックしましょう。
テストが成功と表示されたら次へをクリックしてください。
Zoho CRMに移動し、トリガーアクション（見込み客が更新されたら）を実行しましょう。
ここでは「見込み客ステータス」を更新しました。
見込み客の更新ができたら、Yoomに戻り、テストをクリックしてください。
テストが成功し、Zoho CRMの情報が取得できたら保存します。
次に「見込み客情報を取得」をクリックしましょう。
タイトルは変更できます。
Zoho CRMと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
アクションは「見込み客情報を取得」が選択されています。
設定を確認後、次へをクリックしましょう。
見込み客IDはZoho CRMのトリガーの取得した値から「見込み客ID」を選択します。
取得した値を活用せずに手入力した場合、同じ見込み客情報を取得し続けることになりますので、必ず取得した値を活用しましょう。
詳細はこちらを確認してください。
Zohoドメインは利用しているZohoドメインを入力してください。
設定後、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、Zoho CRMの情報が取得できたら、保存してください。
次に「レコードを更新する」をクリックしてください。
Google スプレッドシートは以下のステータスを更新していきます。
タイトルは変更OKです。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を確認しましょう。
実行アクションは「レコードを更新する」が選択されています。
スプレッドシートIDは候補から選択してください。
スプレッドシートのタブ名も同様に候補から選択します。
テーブル範囲を設定したら、次へをクリックしてください。
更新したいレコードの条件はGoogle スプレッドシートに登録されている「見込み客ID」が等しいレコードを更新するという設定になっています。
取得した値を使用せずにIDを手入力してしまうと、同じレコード情報を更新し続けることになるため、必ず取得した値を活用しましょう。
詳細はこちらを確認してください。
更新後のレコードの値は、ステータスを更新したいので、Zoho CRMの見込み客情報を取得から「見込み客ステータス」を選択してください。
設定できたら、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、Google スプレッドシートの情報を更新できたら保存してください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！
これでフローボットの設定ができました。
Googleスプレッドシートを使った自動化は、今回ご紹介した以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
各種SaaSの情報とGoogle スプレッドシートを連携し、データの更新を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力や転記作業、情報の突き合わせなどの手間を大幅に削減できます。</span>
これにより、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぐことが可能になり、常に最新かつ正確性の高い情報がGoogle スプレッドシートに集約されます。
また、チーム内での情報共有がスムーズになるため、データに基づいた迅速な意思決定や、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整いますよね！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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