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「Google スプレッドシートに他のシステムやサービスから最新情報を手動で転記するのが面倒…」
「問い合わせフォームの内容をGoogle スプレッドシートにまとめているけど、入力漏れやタイムラグが気になる…」
ーこんな風に思ったことはないですか？特に複数の情報を集約したり、リアルタイム性が求められたりする業務では、手作業による限界を感じることも少なくないはずです。
たとえば、フォームの回答や各種SaaSの更新をトリガーとして、該当するGoogle スプレッドシートのセルを自動更新できれば、繰り返し作業から解放されます。入力ミスの防止にもつながり、分析や企画などの業務に集中できる時間が生まれますね。
今回紹介するフローは、プログラミング不要でノーコードでも簡単に扱えます。ぜひこの機会に導入して、業務効率を飛躍的に向上させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートをリアルタイム更新できる自動化テンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
「フォームに回答されたら、Google スプレッドシートのデータを更新する」ワークフローは、フォームの回答内容を元にGoogle スプレッドシート内のデータを自動的に更新する仕組みです。フォームに入力されたデータをリアルタイムでスプレッドシートに反映させることで、手作業での更新を減らし、データの正確性と一貫性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでデータを管理しており、フォームの回答を自動で反映させたい方
・フォームの入力内容を迅速にGoogle スプレッドシートに反映させ、手作業を減らしたい担当者
・フォームデータの管理を効率化し、誤入力を防ぎたい企業の経営者
・フォームに基づいてデータベースをアップデートする作業を自動化したいIT担当者
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートのリアルタイム更新を実現する自動化パターン
Google スプレッドシートと様々なツールを連携させ、リアルタイムなデータ更新を自動化する方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します。
これにより、手作業でのデータ入力や更新の手間を削減し、常に最新の情報をGoogle スプレッドシートで一元管理できるようになります。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームの送信をトリガーにGoogle スプレッドシートを更新する
Webフォームなどから送信された回答内容をトリガーとして、指定したGoogle スプレッドシートの行にデータを自動で追加・更新することができます。
顧客からの問い合わせ管理やアンケート結果の集計などをリアルタイムで行い、迅速な対応や分析を実現しましょう！
■概要
「フォームに回答されたら、Google スプレッドシートのデータを更新する」ワークフローは、フォームの回答内容を元にGoogle スプレッドシート内のデータを自動的に更新する仕組みです。フォームに入力されたデータをリアルタイムでスプレッドシートに反映させることで、手作業での更新を減らし、データの正確性と一貫性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでデータを管理しており、フォームの回答を自動で反映させたい方
・フォームの入力内容を迅速にGoogle スプレッドシートに反映させ、手作業を減らしたい担当者
・フォームデータの管理を効率化し、誤入力を防ぎたい企業の経営者
・フォームに基づいてデータベースをアップデートする作業を自動化したいIT担当者
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
データベース/CRMサービスのデータ更新をトリガーにGoogle スプレッドシートを更新する
Zoho CRMのようなデータベースやCRMサービス内の顧客情報や案件情報が更新されたタイミングで、関連するGoogle スプレッドシートのデータも自動で最新の状態に同期します。
営業リストのメンテナンスや進捗管理の精度を高め、常に正確な情報に基づいた意思決定を支援します。
■概要
「Zoho CRMで見込み客の情報が更新されたら、Google スプレッドシートのデータも更新する」ワークフローは、営業活動におけるデータ管理を効率化するための業務ワークフローです。
営業チームがZoho CRMで見込み客の情報を更新すると、その変更が自動的にGoogle スプレッドシートに反映されます。
これにより、リアルタイムで最新のデータを共有でき、チーム全体での情報共有や分析がスムーズになります。
手動でのデータ入力や更新作業を減らし、エラーのリスクを低減させることで、営業活動に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho CRMを活用して見込み客の管理を行っている営業担当者の方
・Google スプレッドシートでチーム全体のデータを共有・管理したいと考えている営業リーダーの方
・データの手動更新による作業負担やヒューマンエラーを減らしたいと考えている業務改善担当者の方
・営業データのリアルタイム更新を実現し、迅速な意思決定をサポートしたい経営者の方
■注意事項
・Zoho CRM、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
チャットツールの投稿をトリガーにGoogle スプレッドシートを更新する
たとえば、Telegramなどのチャットツールで特定のキーワードを含む投稿があった際に、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で記録・更新する仕組みです。
社内外のコミュニケーションから重要な情報を効率的に収集し、シート上で一元的に管理することで、情報共有の円滑化や業務の見落とし防止に繋がります。
■概要
「Telegramの特定投稿をもとに、Google スプレッドシートのデータを更新する」ワークフローは、チャットでの情報収集をリアルタイムでスプレッドシートに反映させる業務ワークフローです。
Telegramでの特定キーワードや条件に合致したメッセージが送信された際、その内容から必要な情報を抽出し自動的にGoogle スプレッドシートのデータを更新します。
これにより、手動でのデータ管理が不要となり、情報の一元化と迅速な共有が実現できます。
リアルタイムでのデータ更新が可能なため、チーム全体で最新情報を常に把握でき、業務効率の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Telegramを活用して情報共有を行っており、そのデータをGoogle スプレッドシートで一元管理したい方
・手動でのデータ入力に時間を取られている業務担当者
・リアルタイムでのデータ更新が求められるチームリーダーや管理者
・複数のSaaSアプリを連携させて業務プロセスを自動化したいIT担当者
・Google スプレッドシートを活用して業務データを分析・共有したい経営者やマネージャー
■注意事項
・Telegram、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
フォーム回答をトリガーにGoogle スプレッドシートに連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、フォームに新しい回答が送信された際に、その内容をGoogle スプレッドシートの指定した行に自動で追加・更新するフローを解説していきます！
たとえば、問い合わせフォームの内容をリアルタイムでGoogle スプレッドシートに集約したり、イベントの参加申し込みリストを自動で作成したりできます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回使用するアプリはこちら：Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
「フォームに回答されたら、Google スプレッドシートのデータを更新する」ワークフローは、フォームの回答内容を元にGoogle スプレッドシート内のデータを自動的に更新する仕組みです。フォームに入力されたデータをリアルタイムでスプレッドシートに反映させることで、手作業での更新を減らし、データの正確性と一貫性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでデータを管理しており、フォームの回答を自動で反映させたい方
・フォームの入力内容を迅速にGoogle スプレッドシートに反映させ、手作業を減らしたい担当者
・フォームデータの管理を効率化し、誤入力を防ぎたい企業の経営者
・フォームに基づいてデータベースをアップデートする作業を自動化したいIT担当者
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
上記のナビを参考にGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携を行いましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
「フォームに回答されたら、Google スプレッドシートのデータを更新する」ワークフローは、フォームの回答内容を元にGoogle スプレッドシート内のデータを自動的に更新する仕組みです。フォームに入力されたデータをリアルタイムでスプレッドシートに反映させることで、手作業での更新を減らし、データの正確性と一貫性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでデータを管理しており、フォームの回答を自動で反映させたい方
・フォームの入力内容を迅速にGoogle スプレッドシートに反映させ、手作業を減らしたい担当者
・フォームデータの管理を効率化し、誤入力を防ぎたい企業の経営者
・フォームに基づいてデータベースをアップデートする作業を自動化したいIT担当者
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：トリガーとなるフォームの設定
1.記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.ここでは、トリガーとなるフォームを作成します。
今回は、下記のようなフォームを作成しました。質問の追加や削除も可能ですので、お好みでカスタマイズしてください!
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.先ほど設定したフォームの表示を確認しましょう。
下記の赤枠を選択し、先ほど設定したフォームの内容が正しく反映しているかプレビューで確認してみましょう。
内容に誤りがあれば、前画面に戻り修正してください。
プレビュー内容が正しければ、作成したフォームの回答サンプルを入力していきます。
今回は、下記のような内容で入力しました。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップに進みましょう!
ステップ4：Google スプレッドシートのアクション設定
1.次は、Google スプレッドシートのレコード更新について設定していきます。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
2.ここでは、レコードを更新するGoogle スプレッドシートを具体的に設定していきます。
まだ、Google スプレッドシートを作成していない場合はこのタイミングで作成してください。
今回は、下記のGoogle スプレッドシートを作成しました。赤枠で囲った部分のレコードを更新するよう設定していきたいと思います!
Google スプレッドシートの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
アカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
タイトルは必要であればわかりやすいものに修正し、実行アクションは変更せずに次に進んでください。
ページを下に進み、「データベースの連携」を入力しましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら「次へ」を押して進みましょう。
3.つぎに、指定したGoogle スプレッドシートの更新の条件を設定していきます。
「更新したいレコードの条件」には、レコードの更新条件を設定します。
入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されますので、お好みでカスタマイズしましょう!
今回は、メールアドレスを条件に更新するよう設定しました。
次に、「更新後のレコードの値」を入力します。
入力欄をクリックすると下記のようなアウトプットが表示されます。アウトプットを活用し、フォームの回答を選択しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートのレコードが更新されているはずなので確認してみましょう。
下記のように指定したレコードが更新されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Google スプレッドシートを使った便利な自動化例
Google スプレッドシートと他のアプリケーションを組み合わせることで、Slack通知やGoogle Driveのフォルダ作成、SalesforceやGmailとの連携など、日常業務をスムーズにする自動化テンプレートが多数用意されています。
たとえば、行の追加・更新をきっかけに、通知を送ったり、書類を発行したりといった一連の業務がすべて自動で進行するため、作業時間の短縮はもちろん、対応漏れやヒューマンエラーも防げます。業務の正確性とスピードを両立したい方におすすめです。
Googleスプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
Google スプレッドシート上の顧客情報を元に書類を発行してGmailに送付するフローです。
■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。
Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。
まとめ
Google スプレッドシートへのデータ転記や更新作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた繰り返し作業の手間を大幅に削減し、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、リアルタイムでの情報共有を実現できます。
これにより、単純作業の手間を減らし、最新データをもとにした分析や顧客対応といった、重要な業務に集中できるようになります。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしGoogle スプレッドシートのリアルタイム更新をはじめとした業務自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Excel Onlineでも同様の自動化は可能ですか？
A：
はい、可能です。Microsoft Excelでも同様の自動化を利用することが可能です。
Google スプレッドシートのアクションを削除後、「＋」をクリックしMicrosoft Excelのアクションを設定することでMicrosoft Excelでの自動化を行うことができます。
Q：複数の条件で更新対象の行を特定できますか？
A：
はい、可能です。ミニプラン以上で使用できる「分岐」機能を使用することで、特定の条件を満たしたタスクでのみ次の設定を行うよう設定ができます。「分岐機能」については以下のリンクをご確認ください。
Q：自動更新が失敗した場合どうなりますか？
A：
連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
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