広報担当の皆さん、毎日お疲れ様です。
プレスリリースにSNSの更新、メディアへの企画持ち込みなど、広報の仕事はとにかく「書くこと」が多いですよね。
いつも締め切りに追われて、「もっと時間がほしい！」と感じている方も多いのではないでしょうか。
今回は、広報の実務でChatGPTをどう使いこなすべきか、実際に試してわかったコツを交えてお話しします！
✅ChatGPTは自動化ツールYoomでも使える！ 👉 Yoomとは？ノーコードで業務自動化につながる！
ChatGPTで良い原稿が書けても、それをメールで送ったりSNSに貼り付けたりする作業が意外と面倒だったりしますよね。
例えば、ChatGPTで作成したリリースの下書きを自動でGoogleドキュメントに保存して関係者に共有したり、承認された内容を各SNSのトーンに合わせて一括で投稿したりすることができます。
「考える」作業はAIと協力し、「作業」の部分はYoomで自動化 する。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、ChatGPTでテキストを生成しGoogleドキュメントに追加する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートの情報をもとに、手作業でドキュメントを作成する業務に手間を感じていませんか？ このワークフローにより、Google スプレッドシートで特定の列が更新されると、その行の情報をもとにChatGPTがテキストを自動で生成し、Googleドキュメントの新規ファイルに記録するまでの一連の流れを自動化できます。面倒なコピー＆ペースト作業から解放され、Googleドキュメントへの自動保存を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートのデータに基づき、定期的にレポートを作成している担当者の方 ChatGPTを活用したコンテンツ作成を効率化し、Googleドキュメントへの自動保存を行いたい方 複数のツールをまたぐ手作業をなくし、ドキュメント管理業務全体の生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの更新だけでテキスト生成からドキュメントへの記録までが自動で実行され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 人の手によるコピー＆ペーストのミスやプロンプトの入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、コンテンツの品質維持に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ChatGPT、Google スプレッドシート、GoogleドキュメントをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、スプレッドシートの情報を元にテキストを生成させます 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、生成されたテキストを記録します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシート、シート、更新を検知したい列などを任意に指定できます。 ChatGPTへのプロンプトは自由にカスタマイズでき、Google スプレッドシートから取得した値を埋め込むことで、動的なテキスト生成が可能です。 Googleドキュメントを作成する際、ドキュメントのタイトルを固定のテキストやGoogle スプレッドシートの情報を用いて任意に設定できます。 Googleドキュメントに追加するテキストは、ChatGPTが生成した内容だけでなく、固定の文言やGoogle スプレッドシートから取得した他の情報も自由に組み合わせられます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、ChatGPT、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約 が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態） ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Trelloでカードが指定のリストに移動されたら、ChatGPTでプレスリリース案を作成し、Googleドキュメントに追加する
試してみる
■概要
プレスリリースの作成は、構成の検討や文章の推敲に時間がかかり、広報担当者の負担になりがちではないでしょうか。毎回ゼロから作成する手間や、担当者による品質のばらつきも課題となり得ます。 このワークフローを活用すれば、Trello上のタスク管理と連携し、ChatGPTが自動でプレスリリースの草案を作成するため、効果的なプレスリリースの作成方法を模索している担当者の業務を効率化し、本来注力すべき戦略業務などに集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
毎回時間をかけてプレスリリースを作成している広報・マーケティング担当者の方 Trelloを活用しており、プレスリリース作成のプロセスを効率化したいと考えている方 ChatGPTなどを活用し、文章作成業務の新しい方法を検討しているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Trelloでカードを移動させるだけで草案作成が自動で開始されるため、これまで手作業で行っていたプレスリリース作成の時間を短縮できます。 ChatGPTへの指示内容を予め設定することで、担当者による品質のばらつきを防ぎ、プレスリリース作成業務の属人化を解消します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Trello、ChatGPT、GoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでTrelloを選択し、「カードが指定のリストへ移動されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでTrelloの「カードの情報を取得」アクションを設定し、トリガーとなったカードの詳細情報を取得します。 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得したカード情報を基にプレスリリースの草案を作成するよう指示します。 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。 最後に、同じくGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションで、ChatGPTが生成したテキストを新規作成したドキュメントに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
Trelloのトリガー設定では、自動化の対象としたいボードIDやリストIDを任意で設定してください。 ChatGPTへの指示内容は、生成したいプレスリリースの構成やトーン＆マナーに合わせて任意の内容に設定できます。 Googleドキュメントのオペレーションでは、作成されるドキュメントのタイトルを、Trelloのカード名などの動的な情報を用いて任意に設定できます。 ■注意事項
Trello、ChatGPT、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態） 詳しくはOpenAIの「API料金 」ページをご確認ください。
広報業務におけるChatGPTの主な活用シーン 具体的に、どんな場面でChatGPTが助けてくれるのか整理してみましょう。
プレスリリースの起案 ：メモ程度の情報から、しっかりした構成の初稿を数秒で形にしてくれます。企画のアイデア出し ：新商品のキャッチコピーが思いつかないとき、100案くらい一気に出してもらうと、そこからヒントが見つかることもあります。メディア対応の準備 ：記者さんに突っ込まれそうな質問を予想してQ&Aを作ったり、難しい専門資料を「3分で読める要約」にしてもらったりするのも得意 です。SNSの使い分け ：X（旧Twitter）向けには短く、Facebook向けには少し丁寧に、といった書き分けも一瞬です。
💡【実践検証】ChatGPTを広報実務で使い倒してわかったこと ツールをただ眺めているだけではもったいないので、実際に広報の現場を想定して色々と試してみました。
使ってみて初めて分かった、精度を上げるための「ちょっとしたコツ」をご紹介します。
1.「いきなり書かせない」のが最大のコツ 一番やりがちなのが「〇〇のリリースを書いて」と一言で頼んでしまうことですが、これだと当たり障りのない文章しか出てきません。
そこで、「このリリースを完璧にするために、私に5つの質問をしてください」と逆に聞いてみる、『逆質問形式』を採用した検証を行ってみます。
では、さっそくAIに以下のようにプロンプトを投げかけてみます。
このリリースをできるだけ完璧なものにするために、 原稿に必要な情報を集める「質問」を5つだけ私にしてください。 すると、AIが「最も特徴的な機能は何ですか？」などと質問を返してくれたので、それに答えていきます。
回答内容（1〜5の回答）をすべて踏まえて、 プレスリリース兼オウンドメディア記事のドラフトを書いてください。 逆質問を行ったことで得られた生成結果は以下の通りです。
全体的に内容はいいのですが、ちょっと固い文脈ですね〜...
「この文章を1800文字に収めて、もう少しカジュアルにして」とプロンプトを追加すると、記事全体が読みやすくなりました。
このように、初手でいきなりコンテンツを生成させるのではなく、逆質問フローを組み込んで内容を精査する ことで、より高品質なコンテンツを作成することができるのです。
