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「Salesforceの商談フェーズが更新されるたびに、手作業で見積書を作成してチームに共有するのが大変…」
「毎回の書類作成で細かい入力ミスがないか不安になるし、確認作業に時間がかかってしまう…」
このように、Salesforceに関連する書類作成業務で、手間やヒューマンエラーのリスクに悩んでいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Salesforceの商談ステータスが特定の段階に進んだことをトリガーに、関連情報を含んだ見積書などのPDFを自動で作成し、SlackやDiscordといったチャットツールに共有できる仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業から解放されるでしょう。
より戦略的な、営業活動や顧客対応といったコア業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Salesforceの情報を基にPDF書類を自動で作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Salesforceの商談オブジェクトが指定のフェーズに更新されたタイミングで、見積書PDFを自動で発行し、Discordで送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce／Discord／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて、以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法と、Google スプレッドシートとの連携方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
Yoomには様々なアプリを活用した自動化のテンプレートが用意されています。今回は以下のテンプレートを試してみましょう。
Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
自動でYoomの画面に遷移して、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です！「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
このフローボットでトリガーになっている、Salesforceの「商談オブジェクトが登録または更新されたら」というアクションを設定しましょう。
タイトルを任意で設定し、Salesforceと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
「マイドメインURL」は、Salesforceにログインして設定画面から抽出し、ペーストしてください。
マイドメインURLを設定できたら、ここでSalesforceにアクセスし、テスト用に商談オブジェクトを登録、もしくは更新しておきましょう。
これでアプリトリガーを動かす条件である「商談オブジェクトが登録または更新されたら」という条件を満たせます。
Salesforceにテスト用の商談オブジェクトを作成できたら、Yoomの設定画面に戻って「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
「テスト成功」の文字とリクエスト内容がJSON PATHで表記され、共に「取得した値」として、Salesforceに作成した商談の内容が反映されていれば成功です！
ここまで確認できたら「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう。
Salesforceで商談オブジェクトが登録または更新されたことをYoomが検知したら、その商談情報が後続オペレーションに連携すべきものかどうか判別するために、分岐オペレーションを設定していきます。
アクションタイトルは任意で設定し、「分岐対象の取得した値」を設定しましょう。
ここでは、アプリトリガーで取得した値であるSalesforceの「フェーズ」を設定してみます。
次に「分岐条件」を設定しましょう。
この例では、「フェーズがPropositionになっている」ことを条件とするために、以下のように設定しました。
分岐条件の設定内容は任意の内容に設定できるため、Salesforceのフェーズが他の状態になっていることを分岐条件とすることも可能です。
詳しい設定方法は「分岐」の設定方法をご確認ください。
任意の分岐条件を設定できたら、「保存する」をクリックして次に進みましょう。
Salesforceの商談が分岐オペレーションの条件を満たす場合のみ、こちらの後続オペレーションへと進みます。
アプリトリガーで作成されたSalesforceの商談オブジェクトについて、レコードを取得しましょう。
見積書の作成に必要な、商談の内容について情報を得るためです。
タイトルを任意で設定し、Salesforceと連携するアカウントやアクション内容を確認したら下へスクロールします。
「データベースの連携」を設定していきましょう。
以下2つの項目は、アプリトリガーの設定時と同様、Salesforceにログインして必要な情報を抽出し、ペーストしてください。
ペーストできたら「次へ」をクリックします。
「取得したいレコードの条件」として、以下のように設定しましょう。
ここで取得した値を活用することにより、今後新たにSalesforceで商談オブジェクトが登録・更新される度、新しい内容が反映されていきます。
レコードの条件を設定できたら、「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
「テスト成功」の文字と共に、リクエスト結果と取得した値が表示されていれば成功です！
これで見積書に必要な商談の情報が取得できました。ここまで確認できたら「保存する」をクリックしましょう。
条件を満たすSalesforceの商談オブジェクトについて、商談内容のレコード情報を取得したら、次は取引先の情報についてレコードから取得していきます。
タイトルを任意で設定し、Salesforceと連携するアカウントやアクション内容を確認したら下へスクロールします。
データベースの連携は、前ステップと同じ情報を入力して「次へ」をクリックしてください。
「取得したいレコードの条件」では、前のステップで取得した値の中から「取引先ID」を選択しましょう。
取引先のレコードを指定できたら「テスト」をクリックしてみましょう。
「テスト成功」の文字と共に、リクエスト結果と取得した値に顧客情報が表示されていれば成功です！
見積書の作成に必要な情報を取得できているか確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
Salesforceから必要な情報を取得できたら、Google スプレッドシートを使って見積書のPDFファイルを発行していきましょう。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。
フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
タイトルを任意で設定し、Google スプレッドシートと連携するアカウントやアクション内容を確認したら、下にスクロールしてください。
Google スプレッドシートで見積書を作成するために使用する、雛形となる書類を連携しましょう。
もし雛形がまだ用意できていない場合は、この段階で用意してください。今回は例として、以下のような雛形を用意しています。
Google スプレッドシートに雛形の書類を用意できたら、Yoomの設定画面にある「雛形書類の連携」に、候補から該当する雛形書類を設定してください。
次に、発行した書類の格納先となるGoogle DriveのフォルダIDを設定しましょう。こちらも候補から選択可能です。
出力ファイル名には、手入力による固定値に加えて、取得した値、日付などの変動値を組み合わせられます。
ここでは例として、以下のような出力ファイル名を設定してみました。
ここまで設定できたら、「次へ」をクリックして進みます。
用意した雛形書類の中から、置換対象の文字列を設定していきましょう。
例として取得した値や日付などの変動値を活用し、以下のように設定していきます。
雛形書類に連携できる項目を設定できたら、「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
「テスト成功」の表記と共に、発行した書類のファイル名と取得した値が表示されたら成功です！
ここで実際にGoogle Driveを確認してみると、雛形のGoogle スプレッドシートを使って作成されたPDFファイルがしっかり格納されていますね。
ここまで確認できたら、Yoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしてください。
Salesforceから取得した情報をもとに見積書PDFを作成できたら、それをDiscordで送信するアクションを設定していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Discordと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
「チャンネルID」を入力しましょう。メッセージを通知したいチャンネルIDは、Discord内のURLから確認できます。
次に「メッセージ内容」を設定していきましょう。
ここでは、実際にDiscordのチャンネルに通知される内容を手入力による固定値と、取得した値を組み合わせて文章を作っていきましょう。
この例では、以下のようにメッセージ内容を設定してみました。
「ファイルの添付方法」には、Google スプレッドシートから発行した書類を設定してください。
ここまで設定できたら「テスト」をクリックしてみましょう。
「テスト成功」の文字と共に、リクエスト結果（JSON PATH）と取得した値が表示されていれば成功です！
ここで実際にDiscordの該当チャンネルにアクセスしてみます。
設定した通りのメッセージ内容で、発行した見積書PDFが添付されていますね。
お疲れさまでした！すべての必要な設定を完了すると、以下のポップアップが表示されます。
「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これでSalesforceの商談オブジェクトが指定フェーズに更新されると、自動で見積書PDFを発行し、Discordで送信されるようになりました。
今回ご紹介した連携以外でも、SalesforceのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Salesforceで新規リードが登録された際に、LINEやGoogleカレンダー、Google Chatへの通知を自動化できます。
このような連携を活用することで、リード情報を迅速にフォローアップでき、効率的にリード管理できるようになるでしょう。
Salesforceのデータ更新をトリガーにしたPDF作成と共有フローを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた見積書などの書類作成や共有の手間を削減し、入力ミスといったヒューマンエラーもの予防に役立てられます。</span>
これにより、営業担当者は書類業務から解放されるでしょう。
顧客との関係構築や提案活動といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：明細行が複数ある見積書も作成できますか？
A：はい、可能です。
例えば商品数が多く明細行が複数にわたる場合は、必要な商品の項目を追加した雛形を用意して、該当オペレーションを設定してください。
Q：PDFのテンプレートはWordやExcelでも作れますか？
A：「書類を発行する」オペレーションで設定できるアプリは、以下3つです。
Wordで作成した雛形がある場合は、該当ファイルを一度GoogleドキュメントにアップロードしてからYoomと連携することにより、Wordファイルから見積書PDFの自動発行が可能です。
Q：フローの途中でエラーが起きたらどうなりますか？
A：Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
その際には該当オペレーションを確認し、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。
詳しくは「エラー時の対応方法」をご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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