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Salesforceに新しいリードを登録した後、フォローアップのための予定作成や活動履歴の入力を手作業で行っていませんか？
「リードが増えるたびに手動でタスクを作成するのが面倒…」
「活動履歴の入力忘れや対応漏れが発生してしまう…」
など、日々の定型業務に追われ、本来集中すべき顧客とのコミュニケーションに時間を割けないという課題を抱えている方も少なくないはずです。
もし、<span class="mark-yellow">Salesforceにリードが登録されると同時に、自動でフォロー予定が作成され、活動履歴まで記録される仕組み</span>があれば、これらの煩雑な手作業から解放され、より迅速かつ効果的な営業活動に集中できる時間を創れるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Salesforceのフォローアップ活動を自動で計画する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Salesforce上でのスケジュール作成や活動履歴の登録を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Salesforceに新しいリードが登録されたといった操作をきっかけにして、フォローアップの予定作成や活動履歴の登録を自動で行う</span>ことができるため、手作業による入力の手間を省き、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎながら、営業活動の質を高めることが可能です。
それではここから代表的な例として、Salesforceにリードが登録された際に、フォロー予定を作成し活動履歴を自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下の手順をご参照ください。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
始めに、Salesforceに新規レコード登録がされた時のトリガーを設定していきます。
1.「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリック
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報を確認します。
トリガーアクションが「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.Salesforceに新規レコード登録
今回は、以下の画像のようなレコードを作成しました。
なお、テスト用に仮の情報で登録して問題ありませんが、後の確認するためにもできるだけ実際の運用に近い形式で進めることをおすすめします。
4.アプリトリガーのAPI接続設定
トリガーの起動間隔：以下注釈を確認しながら、トリガーの起動間隔を設定します
マイドメインURL：注釈を確認しながら、入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、Salesforceで登録した情報が取得されるので、確認したら保存してください。
テストでは、直近で送信した情報を取得します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
続いて、Salesforceに登録された情報を基に担当者へ依頼する設定をしていきます。
1.「担当者へ対応を依頼する」をクリック
2.対応の詳細を記載
タイトル：そのままで変更の必要はありません。
担当者：プルダウンを開いて選択します。
今回は、「メールアドレスで担当者を指定（外部ユーザー指定可）」を選択しました。
メールアドレスを入力します。
＊外部ユーザー指定可を選択すると入力画面が表示されます。
対応を依頼する内容の詳細：依頼する文面を入力していきます。
「姓」「名」など、Salesforceから取得したデータを使用するときは、「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」のプルダウンを開いて指定していきます。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
入力フォーム：希望日と時間のフォームの形式を選択します。
希望日同様に時間の形式の設定が終わったら、「次へ」をクリックしましょう。
3.入力フォームのサンプル値の設定
サンプルの日付と時間を入力し、「保存する」をクリックします。
最後に、Salesforceに活動履歴を登録する設定をしていきます。
1.「リードオブジェクトに活動履歴を登録」をクリックします。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報を確認します。
アクションが「リードオブジェクトに活動履歴を登録」になっていることを確認して「次へ」をクリックしましょう。
3.API接続設定
マイドメインURL：注釈を確認しながら入力します。
リードID：「リードオブジェクトに活動履歴を登録」を開いて「リードID」を選択します。
件名：タスクの件名を手入力します。
取得した値を利用して設定することも可能です。
日付：「担当者へ対応を依頼する」を開いて「希望日」を選択します。
優先度：プルダウンから選択します。
コメント：Salesforceに追加する際に、表示するコメントを入力します。
「担当者へ対応を依頼する」を開いて「時間」を入力すると便利です。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、Salesforceの最初に登録したリードにToDoが追加されます。
指定した内容が反映されているか、確認しておきましょう。
Yoomの画面に戻り、下部にある「保存する」をクリックします。
これで、設定は完了です。
すべての設定が完了すると以下の画像のようなフローの起動画面が出るので、トリガーをONをクリックします。
トリガーをONにしたら、動作確認をしてください。
新規リードや取引先が登録されたら、チャットツールへ通知したり、データベースに情報を自動記録します。
逆に、Webフォーム、決済システム、カレンダー、他社CRMからの情報をトリガーにリードや商談を自動作成します。
情報連携の正確性と営業活動のスピードが向上します。
Salesforceでのリード登録後のフォロー予定作成や活動履歴の入力を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた一連の定型業務にかかる時間を大幅に削減し、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防げるでしょう。
</span>これにより、営業担当者はより迅速にリードへアプローチでき、コア業務である商談活動や顧客との関係構築により多くの時間を注力できる環境が整うはず！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験しててください！
Q：SalesforceのToDo作成以外もできますか？
A：はい、できます。
Salesforceで可能なアクションについては、下記のページをご確認ください。
Q：リードの条件によってフォロー内容を変えられますか？
A：はい、有料プランで利用可能な「分岐」や「進行先を切り替える」オペレーションを使うことで実現可能です。
「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」直下にある+マークをクリックし、「分岐」または「進行先を切り替える」オペレーションを追加します。
「分岐」オペレーションの場合、例えば従業員数が何人以上、とそれ以外でフォロー内容を変更できます。
「進行先を切り替える」オペレーションの場合、役職が「課長」「部長以上」など、役職ごとにフォロー内容を切り分けられます。
業務に合った方法をご利用ください。
Q：連携エラーが発生した場合、どのように検知できますか？
A：Yoomに登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定可能です。
通知にはエラーが発生したオペレーションも記載されているので、問題がどこで起きたかすぐに確認できます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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