HRMOSとクラウドサインを連携して、HRMOSのデータを基にNDAを作成し、クラウドサインで自動送付する方法

ステップ1:HRMOSとクラウドサインをマイアプリ登録

HRMOSとクラウドサインのマイアプリ登録を行います。
あらかじめ、マイアプリ登録をしておくと、自動化設定が簡単に進められます。

まず、HRMOSのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、アプリ一覧からHRMOSを探すか、検索欄で検索してください。

以下の画面が表示されるので、「アカウント名」と「アクセストークン」を設定しましょう。
詳しい設定方法は、こちらを確認してください。

次に、Google ドキュメントで書類を発行する設定を行うので、Google ドキュメントのマイアプリ登録を行います。
Google ドキュメントを検索するか、一覧から探してください。
以下の画面が表示されたら、Google ドキュメントにログインしましょう。

次に、クラウドサインのマイアプリ登録に移ります。
クラウドサインを一覧から探すか、検索欄で検索しましょう。
以下の画面が表示されたら、「アカウント名」と「クライアントID」を設定してください。
こちらから詳しい設定方法を確認しましょう。

HRMOS、Google ドキュメント、クラウドサインがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更が必要な場合は、以下のページから変更します。
最初に、HRMOSのWebページを開いた状態で拡張機能からYoomのフローボットを起動する設定を行うので、「社員詳細ページから起動」をクリックしましょう。

ステップ3:フローの起点となるHRMOSのトリガー設定とその後に続くクラウドサインのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定方法を確認してください。
Chrome拡張機能の詳しい設定方法はこちらから確認します。
まだChrome拡張機能をインストールしていない方は、こちらのページからインストールしましょう。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→変更可
• 「HRMOSと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「拡張機能から起動する際のアクション」→社員詳細ページから起動
  

以下の設定方法を確認しましょう。

スクロールして、「起動ページのURLサンプル」の設定を行いましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次に、社員の個人情報を取得する設定を行うため、「社員の個人基本情報を取得」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→変更可
• 「HRMOSと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「アクション」→社員の個人基本情報を取得
  

以下の画面が表示されたら、「社員ID」を設定しましょう。
「社員詳細ページから起動」のアウトプットから「社員ID」を選択してください。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると、表示されます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、書類を発行する設定を行うので、「書類を発行する」をクリックします。
詳しい設定方法は、こちらを参考にしてください。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→変更可
• 「Google ドキュメントと連携するアカウント情報」→正しいか確認
  

次に、テスト用の雛形書類としてGoogle ドキュメントでNDAを作成します。
以下は例ですので、先ほど共有した「書類を発行する」の設定の通りに設定してください。

スクロールし、「雛形書類の連携」を設定します。
先ほど作成したGoogle ドキュメントのファイルIDを設定してください。

次に、「発行書類」の設定を行います。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は候補から選択してください。
枠内をクリックすると、候補が表示されます。

「出力ファイル名」を任意で設定しましょう。
以下は例なので、お好みで変更してください。

設定方法が表示されるので、確認しましょう。

こちらでは、契約締結日を今日の日付に置換できるように設定を行います。
「置換後の文字列」を「日付」→「今日」→「%Y-%m-%d」の順でクリックしましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次に、クラウドサインの設定を行うため、「書類の作成」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→変更可
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「アクション」→書類の作成
  

以下の注意事項を確認してください。

スクロールし、「書類タイトル」を設定しましょう。
「社員の個人基本情報を取得」のアウトプットを活用すれば、自動的に書類タイトルを作成できます。
以下は例ですので、任意で設定してください。
他にも必要な項目があれば設定し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、クラウドサインでファイルを添付する設定を行うため、「書類にファイルを添付」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→変更可
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「アクション」→書類にファイルを添付
  

注意事項を確認しましょう。

次に、「書類ID」と「ファイル名」を設定します。
「書類の作成」のアウトプットを使用して、以下のように設定してください。

スクロールし、「ファイルの添付方法」を以下のように設定します。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次に、クラウドサインで宛先を追加する設定を行うため、「宛先の追加」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→変更可
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「アクション」→宛先の追加
  

以下の画面が表示されるので、「書類ID」を設定します。
「書類の作成」のアウトプットから「書類ID」を選択してください。

次に、「メールアドレス」を設定しましょう。
「社員詳細ページから起動」のアウトプットから選択してください。

スクロールし、「宛先の名前」を設定します。
「社員の個人基本情報を取得」のアウトプットから以下のように設定します。
他にも必要な項目があれば設定し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、クラウドサインで書類の送付設定を行うため、「書類の送信・リマインド」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→変更可
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「アクション」→書類の送信・リマインド
  

以下の注意事項を確認してください。

以下の画面が表示されるので、「書類ID」を設定しましょう。
「書類の作成」のアウトプットから「書類ID」を選択します。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、HRMOSとクラウドサインの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のHRMOSを使った自動化の例

他にもHRMOSを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します

1.入力フォームに新入社員情報が入力されたら、自動でHRMOSに登録し、その内容をSlackにも通知するフローです。
新入社員がフォームに情報を送信することで、HRMOSに自動で社員登録し、Slackに通知できるので、入力や通知の手間を省きます。
入社手続きをスムーズに進めたい方におすすめの自動化です。

2.Notionで従業員情報が登録されたら、HRMOSに自動追加するフローです。
Notionに登録された従業員データを基に、HRMOSに社員を登録できるため、転記作業が不要になります。
二重入力の手間が省け、登録ミスや漏れを防ぎます。

3.履歴書をOCRで読み取り、自動的にHRMOSに従業員を登録するフローです。
履歴書をAIを使って読み取り、HRMOSに社員登録できます。
一つ一つ確認しながら登録する必要がなくなります。

まとめ

HRMOSとクラウドサインを連携したNDAの作成と送付の自動化は、作成ミス防止と業務効率向上が期待できます。
手作業の手間が大幅に短縮され、1クリックで操作でき、簡単に文書を作成できます。
また、契約プロセスを一元化することで、管理の負担も軽減できます。

Yoomの自動化を活用して、作業時間を短縮し、精度の高い業務運営を実現しましょう。
今回ご紹介したテンプレートを使用し、担当者の負担を軽減させましょう。